Cómo contabiliza Bodegix cada operación (automático, borrador y manual)

Cada venta, compra, gasto, nómina o movimiento de inventario que registra en Bodegix propone su propio asiento contable. El modo que elija para cada tipo de documento decide si ese asiento se contabiliza solo, queda en borrador para que la contadora lo apruebe o espera en Por contabilizar.

Dónde se configura

Todo está en Configuración > Configuración contable, en dos secciones. Los pasos para cambiarlas están en Configurar cómo se contabiliza cada documento:

• Modo por tipo de documento: qué pasa con el asiento de cada tipo de documento.
• Cuentas por defecto: la cuenta del plan de cuentas (PUC) que usa el asiento cuando el producto, el impuesto o el concepto de gasto no trae la suya. Cada cuenta se ve con su código y su nombre, por ejemplo, 1105 Caja.

Para cambiarlas necesita el permiso de configurar el plan de cuentas, las plantillas y los modos contables. Lo traen los roles admin, jefe y contador. Quien solo consulta la contabilidad no puede cambiar nada. Después de cambiar, toque Guardar configuración.

Aquí se elige qué cuenta usa cada operación. Las cuentas mismas se crean y se cambian en el plan de cuentas, y la cuenta de cada banco y medio de pago en Cuentas bancarias y medios de pago.

Caja no es la caja POS. La cuenta Caja (110505 Caja general) es una cuenta contable, donde se registra el efectivo. La caja POS es el punto de venta donde el cajero abre un turno; se configura en Configuración > Cajas POS y turnos (vea Abrir y cerrar el turno de caja POS (arqueo)).

Revisar y confirmar la configuración

Una empresa nueva trae una configuración propuesta: todo en Borrador y las cuentas por defecto de la tabla de abajo. Que ya traiga cuentas no quiere decir que alguien la revisó: la pantalla dice Configuración propuesta, pendiente de revisión y el paso Revisar la configuración contable del asistente de configuración sigue pendiente.

1. Lea las dos secciones, con su contador si tiene uno, y cambie lo que haga falta. Si cambia algo, toque Guardar configuración.
2. Toque Confirmar la revisión. Si la configuración está bien, no tiene que cambiar nada para confirmar. Si arriba dice Hay cuentas por revisar, cambie primero las cuentas que se indican: el botón se habilita cuando ya no queda ninguna por cambiar. Si tiene cambios sin guardar, el botón dice Guardar y confirmar la revisión y hace las dos cosas.
3. Arriba queda Revisión confirmada con la fecha. Si llegó desde el asistente, Bodegix lo devuelve al paso, ya listo.

Solo se confirma una configuración que sirve: si una cuenta no existe o no acepta movimiento, sale "Estas cuentas no existen o no aceptan movimiento: 1105. Elija otras y confirme de nuevo." Si después de confirmar una cuenta deja de servir (por ejemplo, porque le crearon subcuentas en el plan de cuentas), la pantalla dice Hay cuentas por revisar con la operación y el código, y el paso del asistente vuelve a pendiente.

Mientras no la confirme, Bodegix usa la configuración propuesta: con los modos que trae, los asientos quedan en borrador, fuera de los libros, hasta que alguien los contabilice.

Los tres modos

Los reportes de ventas e inventario no dependen del modo: muestran las ventas y las existencias apenas se registran.

Una empresa nueva empieza con todo en Borrador.

Si el asiento no se puede crear, el documento no se pierde: pasa a Por contabilizar con el motivo.

• En Automático pasa cuando falta una cuenta, cuando la cuenta no existe o no acepta movimiento (tiene subcuentas o está inactiva) y cuando el mes está cerrado.
• En Borrador pasa cuando falta una cuenta o no existe en el plan, y cuando el mes está cerrado. Un borrador con una cuenta que no acepta movimiento se crea igual, pero no se deja contabilizar hasta que lo corrija.

Varios borradores se contabilizan a la vez en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Borradores: vea Hacer, contabilizar y anular un comprobante contable.

Qué lista manda en cada documento

Hoy el modo se toma de cinco listas. Cada una decide también los documentos que dependen de ella:

La pantalla muestra solo esas cinco listas, y debajo de cada una dice qué otros documentos decide.

Cuentas por defecto

Así vienen en una empresa nueva. En cada lista solo aparecen las cuentas que aceptan movimiento, y Sin configurar deja la cuenta vacía.

La Contrapartida de saldos iniciales viene vacía a propósito: mientras esté vacía, los documentos que la necesitan quedan en Por contabilizar. Si el Gasto por defecto queda vacío, Configuración contable lo avisa debajo del campo: sin él, las compras de servicios y los gastos sin cuenta propia quedan en Por contabilizar. Devoluciones en ventas también viene vacía, pero no frena nada: la devolución va a la 4175 Devoluciones en ventas, con el cliente (lo pide la exógena, formato 1007), y si la 4175 tiene subcuentas reversa la cuenta de ingreso de cada producto. En una persona natural, la contrapartida de los saldos iniciales y los retiros del propietario nacen en la 3130, capital de personas naturales (vea Llevar la contabilidad si el negocio está a su nombre).

Qué cuenta gana

El asiento usa primero la cuenta propia del documento y, si no la tiene, la de la configuración:

• Productos: en Catálogo > Productos, sección Cuentas contables (PUC), los campos Ingreso por venta, Inventario y Costo de venta. En la plantilla para importar productos son las columnas Cuenta de ingreso, Cuenta de inventario y Cuenta de costo: son opcionales y, vacías, el producto usa Ingresos por ventas, Inventario y Costo de ventas de la configuración.
• Impuestos de las ventas y retenciones: el campo Cuenta PUC del impuesto o de la retención, en Configuración > Impuestos y retenciones.
• IVA de compras y gastos: al revés. Gana IVA descontable en compras de la configuración; la cuenta del impuesto solo se usa si esa está vacía.
• Gastos: la Cuenta contable del concepto de gasto, en Compras > Caja menor, sección Conceptos de gasto. Si el concepto no la tiene, el Gasto por defecto.
• Caja menor: la cuenta que se le puso a esa caja menor o, si no tiene, la de Caja menor de la configuración.
• Forma de pago: el efectivo va a Caja. Tarjeta, transferencia y pago en línea van todos a la misma cuenta de Bancos.

Un producto sin cuentas propias no tiene nada malo: usa las de la configuración. En Catálogo > Productos, la columna Estado dice Listo cuando cada cuenta que necesita sale del producto o de la configuración. Si alguna no está en ninguno de los dos lados, dice cuál falta, por ejemplo Falta cuenta de costo; al pasar el cursor explica dónde se define. Ese aviso solo lo ven quienes tienen acceso a la contabilidad; los demás ven Activo.

Qué asiento deja cada operación

Las cifras son de ejemplo.

Cada línea lleva el centro de costo del documento: el de la bodega (o sede) de la venta, la remisión, la compra o el movimiento de inventario, el de la caja menor del gasto o el de la sede de la caja POS con cuya plata se pagó; o el que eligió a mano quien puede. La nómina usa el centro de costo de cada empleado. Vea ¿Puedo ver la contabilidad separada por sede?.

Una venta

Una venta deja dos asientos de tipo Venta.

El de ingreso, al confirmar la venta:

• Débito a Caja por lo pagado en efectivo, y a Bancos por lo pagado con tarjeta, transferencia o pago en línea.
• Débito a Clientes por lo que queda a crédito, con el cliente como tercero.
• Crédito a la cuenta de ingreso del producto o a Ingresos por ventas.
• Crédito a la cuenta del impuesto, con el cliente como tercero: una línea por cada impuesto (por ejemplo "Impuesto generado: IVA 19 %" e "Impuesto generado: IVA 5 %"), cada una con su propia base gravable. Si el impuesto no tiene cuenta, el IVA va a IVA por pagar y el INC a Impuesto al consumo por pagar.

El de costo, por los productos que manejan inventario: débito a la cuenta de costo del producto o a Costo de ventas, y crédito a su cuenta de inventario o a Inventario, por el costo promedio del kardex.

Por ejemplo, una venta en efectivo de $ 119.000 ($ 100.000 más $ 19.000 de IVA) de un producto que costó $ 60.000 deja:

Un abono de cartera deja débito a Caja o Bancos y crédito a Clientes. Anular una venta revierte exactamente su asiento de ingreso, y el costo se revierte aparte. Un producto de cortesía en $ 0 no deja línea de ingreso, y una venta de $ 0 no deja asiento.

Al cerrar un turno de caja con diferencia, sale un asiento de tipo Venta con el nombre del cajero y la caja en la descripción. Si faltó plata, débito a Faltantes de caja y crédito a Caja. Si sobró, débito a Caja y crédito a Sobrantes de caja. Si después se corrige el conteo, sale otro asiento solo por el cambio. Un cierre que cuadra no deja asiento. Si prefiere cobrarle el faltante al cajero, cambie Faltantes de caja por una cuenta por cobrar a trabajadores (1365) en la configuración contable.

Una compra

• Débito a la cuenta de inventario del producto (si maneja inventario) o a su cuenta de compras. Si el producto no la tiene, a Inventario o al Gasto por defecto. El INC y los demás impuestos que no son IVA se suman a este valor.
• Débito a IVA descontable en compras, con el proveedor como tercero y la base. Si la empresa no era responsable de IVA el día de la factura, ese IVA no es descontable: va a la misma cuenta de inventario o de gasto de la línea, en una línea aparte que dice IVA al costo (Estatuto Tributario, art. 485).
• Crédito a cada retención, en la cuenta de la retención o, si no tiene, en Retención en la fuente por pagar, ReteIVA por pagar o ReteICA por pagar, con el proveedor y la base.
• Crédito a Caja o Bancos por lo que se pagó de contado: a Caja si sale de Efectivo (caja general) y a Bancos si sale de Banco o Tarjeta.
• Crédito a Proveedores por el saldo, con el proveedor como tercero.

El pago a un proveedor deja débito a Proveedores y crédito a Caja o Bancos. Anular una compra revierte su asiento. Si el proveedor todavía debe devolver lo que se le pagó de contado, esa parte va a Dinero por cobrar a proveedores, con el proveedor como tercero. Una devolución al proveedor (o su nota crédito) revierte la parte proporcional de la compra: crédito al inventario o al gasto y al IVA descontable, débito a las retenciones y a Proveedores por lo que bajó la deuda; si la compra ya estaba pagada, el resto va a Dinero por cobrar a proveedores.

Un gasto

Al registrar un gasto en Compras > Gastos, Bodegix arma solo este comprobante: no hay que cargarlo a mano en Comprobantes. Los gastos usan el modo de las compras, así que queda contabilizado, en Borradores o en Por contabilizar según ese modo.

• Débito a la cuenta del concepto de gasto o al Gasto por defecto. El INC se suma al gasto.
• Débito a IVA descontable en compras, si el gasto trae IVA. Si la empresa no es responsable de IVA, ese IVA va a la cuenta del gasto, en una línea aparte que dice IVA al costo.
• Crédito a cada retención, con el proveedor como tercero.
• Crédito a la cuenta de la caja menor si sale de una caja menor (Caja menor: Sede norte), a Caja si sale de Efectivo (caja general) o a Bancos si sale de Banco.

La apertura y el reembolso de una caja menor dejan débito a la caja menor y crédito a Caja o Bancos. El cierre de la caja menor hace lo contrario.

Una nómina

Cada empleado tiene un Área para la contabilidad en su ficha (Nómina > Empleados), y su gasto de personal va a la cuenta de esa área en Configuración contable > Nómina:

La cuenta de operación de una empresa de servicios es la 740506 solo si la empresa se creó desde el 9 de octubre de 2026, porque Bodegix toma el tipo de empresa al crearla. En las que ya existían viene en la 720506 y el aviso del Plan de cuentas le pide cambiarla a la 740506 si presta servicios.

Todo empleado nace en Administración, y los que ya tenía la empresa quedaron ahí: su nómina sigue en la cuenta de siempre. Para pasar a alguien a otra área, vea A qué cuenta va la nómina de cada empleado.

Al aprobar la liquidación, Bodegix causa la nómina por el centro de costo y el área de cada empleado:

• Débito a la cuenta del área del empleado por los salarios y devengados. Los aportes del empleador y las provisiones van a la subcuenta hermana de esa cuenta si existe: con la 510506, salud a la 510569, pensión a la 510570, ARL a la 510568, caja a la 510572, ICBF a la 510575, SENA a la 510578, cesantías a la 510530, intereses a la 510533, prima a la 510536 y vacaciones a la 510539. En ventas son las mismas de la 5205 (520569, 520530...) y en operación las de la 7205 o la 7405 (720569, 720530...). Cada aporte va con su administradora como tercero. Si la cuenta del área no tiene esas subcuentas (por ejemplo la 5105 sin subcuentas de una empresa antigua), todo va a esa cuenta en líneas separadas.
• Crédito a Aportes de nómina por pagar por los aportes del empleador y los de salud, pensión y fondo de solidaridad que se descuentan al empleado, una línea por administradora y con ella como tercero: la EPS, el fondo de pensiones, la ARL, la caja de compensación, el SENA y el ICBF. Un aporte de un empleado sin esa administradora en su ficha queda sin tercero (la nómina lo avisa antes de aprobar).
• Crédito a Cesantías con el fondo de cesantías de cada empleado como tercero (sin fondo, el empleado), y a Intereses sobre cesantías, Prima de servicios y Vacaciones con el empleado como tercero.
• Crédito a Retención en la fuente por pagar, con el empleado como tercero y la base.
• Crédito a Otras deducciones de nómina por los demás descuentos, con el empleado como tercero.
• Crédito a Salarios por pagar por el neto de cada empleado.

Los créditos (aportes por pagar, prestaciones, retención y salarios por pagar) son los mismos sea cual sea el área: solo cambia la cuenta del gasto o del costo. El centro de costo del empleado va en cada línea.

El área que cuenta es la que tiene el empleado el día en que se aprueba la nómina. Cambiar el área no toca lo que ya se contabilizó: rige desde la próxima nómina, prestación o liquidación que se apruebe o pague. Si una cuenta de área está vacía en la configuración, la nómina de esa área espera en Por contabilizar con la cuenta por elegir ("cuenta de gasto de personal de ventas" o "cuenta de costo de personal de operación").

El pago de la nómina deja débito a Salarios por pagar y crédito a Caja o Bancos. El pago de prima, cesantías o intereses se carga a su provisión hasta lo causado en las nóminas, con el mismo tercero con que se causó (las cesantías, el fondo que tenía el empleado en cada nómina o, sin fondo, el empleado; la prima y los intereses, el empleado), y el mayor valor va a la cuenta del área del empleado al pagar (a la subcuenta de esa prestación si existe, por ejemplo la 520536 de la prima en ventas). La liquidación de contrato funciona igual, y el mayor valor y la indemnización van a la cuenta del área del empleado. Reabrir una nómina revierte su causación.

El pago de la PILA (Generar la PILA) deja débito a Aportes de nómina por pagar de cada administradora por lo que se le pagó menos el redondeo, débito a Gasto de personal de administración (nómina) por el redondeo de la planilla (hasta una centena por valor), y crédito a Caja o Bancos. Si la planilla le paga a una administradora más o menos de lo que la nómina le causó (cambió la afiliación en el mes), la diferencia queda en sus aportes por pagar y la pantalla del pago la avisa para que el contador la reclasifique. Anular ese pago revierte su comprobante.

La nómina de operación en la clase 7

La nómina del área Operación queda como costo en la clase 7 (en la 7205 o la 7405). El estado de resultados la muestra entre los costos, con el nombre del grupo (por ejemplo "Mano de obra directa"), el balance cuadra con ese saldo y el cierre del ejercicio la lleva a la utilidad o pérdida del año como cualquier costo. En el estado de resultados por naturaleza de gastos la 7205 y la 7405 van en Gastos de personal, junto con la 5105 y la 5205, y no en el costo de la mercancía vendida.

Bodegix no traslada solo ese costo. Si su contadora lo lleva al costo de ventas o al inventario (por ejemplo al cierre de cada mes, con la hoja de costos), lo hace con un comprobante manual en Contabilidad > Comprobantes:

1. Toque Nuevo comprobante y póngale la fecha del cierre.
2. Débito a la cuenta de destino: una del grupo 61 (costo de ventas y de prestación de servicios), por ejemplo la 6135, o una de inventario del grupo 14 (producto en proceso o terminado).
3. Crédito a cada subcuenta de la clase 7 por su saldo del período (el balance de prueba lo muestra), con el mismo centro de costo si lleva centros.
4. Contabilícelo.

Si no lo traslada, el costo se queda en la clase 7 hasta el cierre del ejercicio, que lo cierra igual.

Inventario

• Una entrada de inventario (incluido el stock inicial) deja débito a Inventario y crédito a la Contrapartida de saldos iniciales. Si esa cuenta está vacía, la entrada queda en Por contabilizar.
• Si los saldos iniciales ya traen inventario, el stock inicial no se contabiliza solo: queda en Por contabilizar para que decida si es el mismo.
• Un ajuste por faltante deja débito a Faltantes de inventario y crédito a Inventario. Uno por sobrante, al revés, contra Sobrantes de inventario.
• Un traslado entre bodegas del mismo centro de costo (o sin centro) no deja asiento. Entre bodegas con centros de costo distintos deja uno de tipo Inventario, "Traslado entre sedes": débito a la cuenta de inventario del producto con el centro de la bodega de destino y crédito a la misma cuenta con el centro de la de origen, al costo de la salida. Usa el modo de los ajustes de inventario. Así el inventario de cada sede se ve en el balance por centro de costo.

Anticipo bimestral del régimen simple

Bodegix todavía no liquida el impuesto del régimen simple. El pago del anticipo bimestral (formulario 2593) se registra con un comprobante manual: débito a la 1355 (anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor) y crédito a la caja o al banco con que pagó, con la DIAN como tercero. Si su contador quiere verlo aparte, puede crear la subcuenta 135540 (anticipo del régimen simple) en el plan de cuentas y usarla en lugar de la 1355; en la información exógena esa subcuenta no se reporta como cuenta por cobrar. En las empresas creadas desde el 5 de octubre de 2026 la 1355 ya trae subcuentas (135515, 135517 y 135518) y no acepta movimiento: cree la 135540 y registre ahí el anticipo.

Comprobantes manuales, borradores y anulaciones

Lo que no viene de un documento (un ajuste, una reclasificación, una depreciación, el pago de un impuesto) se registra con un comprobante manual. Los pasos para cargarlo, guardarlo como borrador, contabilizarlo, descartarlo o anularlo con reversión están en Hacer, contabilizar y anular un comprobante contable.

• Un comprobante contabilizado no se borra ni se edita: se anula con otro que lo revierte. Si venía de una venta, compra, gasto o nómina, el documento vuelve a Por contabilizar.
• Si anula una venta, una compra o un gasto que todavía estaba en Por contabilizar (nunca tuvo comprobante), no hay nada que revertir: sale de Por contabilizar con el motivo "Documento anulado" y la anulación no deja otro pendiente.
• Un borrador tampoco se edita desde la app: se contabiliza tal como está o se descarta.
• Cada tipo de comprobante lleva su propio consecutivo: Manual, Inventario, Venta, Compra, Nómina, Cierre, Saldos iniciales, Bancos y Reclasificación. El número se asigna al contabilizar: un borrador no tiene número.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.