Presentar la información exógena (medios magnéticos)

Bodegix arma los formatos de información exógena de la DIAN con los comprobantes contabilizados del año: pagos y retenciones (1001), retenciones que le practicaron (1003), IVA descontable (1005) y generado (1006), ingresos (1007) saldos de cuentas por cobrar (1008) y por pagar (1009), saldos de bancos e inversiones (1012) y, desde la nómina, lo pagado a los empleados (2276). Usted los revisa, descarga el XML y lo carga en el servicio de información exógena de la DIAN.

Antes de empezar

• Contabilice todo el año: lo que siga en Por contabilizar o en borrador no sale en los formatos.
• Revise en Terceros que sus clientes y proveedores tengan tipo de documento, dirección y municipio. El formato 1003 exige la dirección.
• Decida si la empresa está obligada a presentar: Bodegix no lo decide por usted.

Pasos

1. En Contabilidad > Información exógena, elija el Año gravable, por ejemplo 2025.
2. Elija el Formato, por ejemplo 1001, de pagos y retenciones practicadas.
3. Lea Revisar antes de presentar: movimientos sin tercero, terceros sin datos y nombres separados por aproximación, cada uno con qué hacer.
4. Escriba el Número de envío; si ya presentó ese formato y lo va a corregir, use un número nuevo.
5. Pulse Descargar XML y cárguelo en el servicio de información exógena de la DIAN con su firma electrónica.

Con Exportar lo baja en Excel (.xlsx) o en CSV para revisarlo. Cada aviso de Revisar antes de presentar lleva a quien le falta algo (vea Corregir sin salir de la exógena).

Formato 2276 (empleados)

El 2276 lo arma la nómina, no la contabilidad: lo pagado a cada empleado en el año (nóminas aprobadas, prima, cesantías e intereses pagados y liquidaciones), lo que se le descontó para salud y pensión y la retención en la fuente. Aparece en la lista de formatos solo para quien puede ver los salarios. Antes de presentarlo, apruebe todas las nóminas del año y revise en la ficha de cada empleado los apellidos, los nombres, la dirección y el municipio de residencia. A quien tiene la deducción por dependientes, escríbale en la misma ficha (Retención en la fuente) el tipo y el número de documento del dependiente: el formato lo pide.

Corregir sin salir de la exógena

• Ver los 14 (con el número del aviso) deja en la tabla solo los registros de ese aviso: las personas con nombres por revisar, los terceros sin datos fiscales o sin dirección, o los que tienen valores negativos (solo los que tienen su propio registro en la tabla; uno con todo en cero no aparece ahí). Ver todos los registros vuelve a la tabla completa.
• Toque un registro y se abre encima la ficha de ese tercero, con el cursor en lo que falta (los nombres, la dirección o el tipo de documento). Al guardar, el formato se vuelve a armar en uno o dos segundos y el aviso baja, sin perder el año ni el formato. Si los nombres propuestos ya están bien separados, toque Guardar sin cambiarlos: quedan confirmados y el aviso baja igual. Para abrir la ficha necesita el permiso de manejar Terceros.
• Elegir la entidad (las cuentas sin entidad del 1009 y el 1012) abre Conceptos por cuenta en la fila de esa cuenta, resaltada y con el cursor en la entidad.
• En los movimientos sin tercero, Ver los 3 abre el auxiliar de esa cuenta del año con solo las líneas sin tercero: abra cada comprobante y póngale el tercero.

Ir a Terceros y volver

El año, el formato, el número de envío y la pestaña quedan en la dirección de la página. Si va a Terceros a completar un NIT o una dirección y vuelve con Atrás, sigue el mismo formato del mismo año; también al recargar o al abrir el enlace copiado. El formato elegido es el mismo en Conceptos por cuenta.

Cuándo vence

Arriba de los formatos, Bodegix le dice hasta qué día puede presentar la información del año, según los dos últimos dígitos del NIT de la empresa (si es gran contribuyente, según el último). Ver calendario completo muestra todas las fechas. Si la DIAN cambia una fecha, Bodegix la actualiza.

Conceptos por cuenta

En la pestaña Conceptos por cuenta se ve a qué concepto y columna de cada formato va cada cuenta. Bodegix trae unos sugeridos sobre el plan de cuentas; el contador los cambia (necesita el permiso de configurar la contabilidad). La cuenta más específica manda: si 5135 va a servicios y 513520 a arrendamientos, el arrendamiento sale aparte. No informar saca una subcuenta del formato. Volver a los sugeridos deshace los cambios.

La nómina por área (Administración, Ventas u Operación) no cambia la exógena: los pagos a los empleados van al 2276, y los aportes del empleador al 1001 con el mismo concepto en cualquier área. Para la nómina de operación en la clase 7 vienen sugeridos la 720568 a la 720578 y la 740568 a la 740578 (aportes, conceptos 5010 a 5012) y los sueldos y prestaciones de la 7205 y de la 7405 (720506, 720530 a 720539, 740506 y 740530 a 740539) sin informar en el 1001 (van al 2276), para que la regla de la clase 7 ("otros costos", 5016) no tome la nómina. Las demás cuentas de la clase 7, como una subcuenta de jornales que usted abra en la 7205, siguen en el 5016. Si su empresa ya cambió los conceptos por cuenta, agregue esas filas usted.

Los sugeridos usan subcuentas del PUC, como 510568 (aportes a la ARP) o 530520 (intereses). Las empresas nuevas ya las traen en el plan de cuentas. Si a la suya le falta una, debajo de la cuenta de la fila sale por qué y qué hacer, y mientras no exista esa fila no informa nada:

• "Bodegix no la creó porque le quitaría el movimiento a 5105, que hoy lo recibe": la cuenta madre recibe movimientos (la nómina, por ejemplo). Hágalo en este orden, desde Buscar en el PUC en Contabilidad > Plan de cuentas:
  1. Primero agregue la subcuenta que debe recibir lo que hoy tiene la madre: la 510506 Sueldos para la 5105, la 520506 Sueldos para la 5205, la 530595 Otros para la 5305 y la 135515 Retención en la fuente para la 1355 (u otra que corresponda mejor). Bodegix le reclasifica el saldo con un comprobante y le pasa la configuración; la madre queda de título.
  2. Después agregue las subcuentas de la exógena: entran vacías, sin comprobante. No agregue primero la de la exógena: todo lo de la madre (los sueldos de la 5105, las retenciones de la 1355) pasaría a ella y la exógena lo reportaría con ese concepto. Por eso Buscar en el PUC no la deja agregar todavía y dice cuál va primero. Tampoco cambie la fila a la cuenta madre: tomaría todo lo de la 5105 (también los sueldos) como aportes.
• Los aportes de la nómina: con las subcuentas de la 5105 (o de la 5205) en el plan y el gasto de personal en una de ellas (la 510506 en las empresas nuevas), cada aporte del empleador va a su subcuenta a nombre de su administradora (salud a la 510569, pensión a la 510570, ARL a la 510568, caja a la 510572, ICBF a la 510575 y SENA a la 510578) y las prestaciones a las suyas (cesantías 510530, intereses 510533, prima 510536 y vacaciones 510539), si la empresa las tiene. Así esas filas del 1001 informan lo que pagó. Las nóminas contabilizadas antes de tener esas subcuentas siguen donde quedaron.
• El comprobante de reclasificación no cuenta como pago ni como retención en la exógena: lo reportado sigue saliendo una sola vez, con el concepto de la cuenta donde se contabilizó.
• "su cuenta padre ... está inactiva": actívela y agregue la subcuenta desde Buscar en el PUC.
• "todavía no está en su plan de cuentas: Bodegix la crea con el primer documento que la use": no hay que hacer nada; si quiere, agréguela ya desde Buscar en el PUC.
• "La 135540 no está en su plan de cuentas": la 135540 (anticipo del régimen simple) no es del PUC. Si la usa, créela en el plan de cuentas; si no, la fila no afecta nada.

En el 1012 cada fila lleva además la Entidad: el banco de la cuenta o el emisor de la inversión, porque el formato se informa a su nombre. Ponga una fila por cuenta (por ejemplo 111005 con Bancolombia y 112010 con Davivienda) y elija la entidad entre sus terceros; si no existe, escriba su nombre y toque Crear tercero: complete el NIT en la ficha y toque Crear y usar. Si la cuenta es de una cuenta bancaria que ya tiene el banco como tercero en Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago, no hace falta esa fila: el 1012 toma ese banco como entidad. Mientras una cuenta con saldo no tenga entidad, sale en Revisar antes de presentar y no en el formato.

En el 1009 los impuestos y retenciones por pagar (concepto 2204) se informan a nombre de quien los cobra, no del proveedor al que se le retuvo. Bodegix ya trae la renta, el IVA, la retención en la fuente y la retención de IVA a nombre de la DIAN (no hace falta crearla en Terceros). El ICA y la retención de ICA se le deben al municipio: en la columna Quién cobra elija Otra entidad y busque el municipio entre sus terceros. Mientras falte, el saldo sale en Revisar antes de presentar. Las demás cuentas del 1009 van a nombre del tercero de cada movimiento.

Cómo se arman

• Los pagos de menos de 3 UVT por tercero sin retenciones (1001) y los saldos de menos de 12 UVT (1008 y 1009) se agrupan en un solo registro de cuantías menores, con el NIT 222222222.
• Las ventas sin cliente identificado van a 222222222 en el 1006 y el 1007.
• Una venta anulada va a devoluciones en el 1007 y su IVA al 1005; una compra anulada lleva su IVA al 1006.
• Las retenciones del 1001 van con el concepto del pago del mismo comprobante.
• Los movimientos sin tercero solo se avisan cuando dejan de informarse: un gasto o una compra sin tercero. Las salidas del inventario (el costo de lo vendido, sus devoluciones y los ajustes) nunca llevan tercero ni son pagos, así que no se avisan en las cuentas de inventario. Un faltante sí sigue saliendo en el aviso de su cuenta de gasto (la 5195): revise si corresponde a algo que deba informar. Si una cuenta de gastos tiene créditos sin tercero (una reclasificación, por ejemplo), salen en un aviso aparte: no cambian el formato y solo tiene que hacer algo si alguno es la devolución de un pago que sí informó. Un movimiento sin tercero que se anuló en el mismo año no se avisa; si anula en este año uno del año anterior, esa anulación va al aviso de créditos y no esconde los gastos sin tercero del año. La anulación de una venta sin tercero sí se avisa en el 1005: su IVA por devoluciones no se puede informar sin el cliente.
• Los valores van en pesos, sin decimales.

Revisada el 9 de octubre de 2026.