Terceros: la lista de clientes, proveedores, empleados y otros

En Catálogo > Terceros están todas las personas y empresas con que trata su negocio: clientes, proveedores, empleados y otros (un banco, una EPS, un fondo de pensiones). Cada tercero se registra una sola vez por su documento, aunque sea cliente y proveedor a la vez. Ventas > Clientes y Compras > Proveedores son la misma lista vista por partes, con lo que importa en cada caso.

Antes de empezar

• Para ver la lista necesita el permiso Consultar terceros, productos, impuestos y centros de costo. Para crear y editar terceros, Crear y editar terceros, productos, impuestos y centros de costo (roles Administrador y Jefe).
• La cajera puede registrar clientes nuevos con Registrar cliente, pero no proveedores ni empleados, y no los edita.
• La contadora consulta los terceros sin editarlos: el clic en una fila abre su ficha en solo lectura.

Buscar un tercero

1. Vaya a Catálogo > Terceros.
2. En el buscador escriba el nombre, el nombre comercial, el documento (NIT o cédula), el teléfono o el correo. Sin tildes ni mayúsculas también lo encuentra.
3. Si quiere, filtre por Tipo (Cliente, Proveedor, Empleado u Otro) y por Estado. Por defecto salen los Activos; elija Inactivos o Todos para ver los demás.
4. Haga clic en la fila para abrirlo.

Para exportar la lista a Excel: con Columnas agrega a la lista el Municipio y el Régimen de IVA, y con Exportar baja la lista filtrada a Excel o CSV, con el documento, el DV, los nombres por separado, el correo, el teléfono, la dirección, el municipio con su código DANE, el código postal, el plazo, el cupo, el vendedor y si está activo.

Crear un tercero nuevo

1. En Catálogo > Terceros, pulse Crear tercero; si buscó a alguien que no está, la ficha abre con lo que buscó ya puesto.
2. Elija el Tipo de documento, por ejemplo NIT o CC. Escriba el Número; con NIT, el DV se calcula si lo deja vacío.
3. Para no escribir el resto, use Llenar con datos de la DIAN, Llenar con el RUES o Llenar con el RUT. Si el RUES o el RUT lo tienen con otro tipo de documento, Cambiar a NIT y usar estos datos lo cambia de un clic.
4. Escriba los nombres y apellidos, o la Razón social si es empresa.
5. En Es marque lo que es: Cliente, Proveedor, Empleado u Otro; puede marcar varios.
6. Elija el Régimen de IVA: con NIT mírelo en la casilla 53 del RUT, donde 48 es responsable y 49 no responsable.
7. En Contacto llene el correo para facturas, el teléfono, el municipio y la dirección. Si es cliente o proveedor, en Condiciones de pago escriba el plazo en días y, si quiere, el cupo.
8. Pulse Guardar: si falta algo, cada campo dice qué corregir y el cursor va al primero.

Los campos son los mismos de un cliente o un proveedor. Vea Crear un cliente.

Editar, desactivar o volver a activar

1. Abra el tercero desde la lista. Quien maneja Terceros ve el panel Editar tercero.
2. Corrija lo que necesite. Para dejar de usarlo, quite la marca de Tercero activo: aparece para facturar, comprar y en los buscadores.
3. Pulse Guardar cambios.

Bodegix no borra terceros: el inactivo deja de salir en los buscadores de ventas y compras, pero sus documentos, su cartera y sus movimientos contables siguen ahí. Para usarlo de nuevo, márquelo como activo y guarde.

Al cambiar el tipo o el número de documento, Bodegix pide el Motivo de la corrección del documento, que queda en el registro de actividad.

Clientes por vendedor

En Ventas > Clientes, la Vista Por vendedor muestra, para cada vendedor, en el Período que elija:

• Clientes: cuántos clientes tiene asignados.
• Ventas y Vendido: cuántas ventas hizo a sus clientes y cuánto vendió, sin lo devuelto.
• Le deben hoy y Vencido: lo que deben hoy sus ventas a crédito y cuánto de eso está vencido.

Sirve para repartir el cobro y para calcular comisiones. Haga clic en un vendedor para ver solo sus clientes. Las ventas a clientes sin vendedor salen en la fila Sin vendedor. Esta vista la ve quien consulta ventas.

Si dice "Ningún cliente tiene vendedor todavía.", asigne el vendedor en la ficha de cada cliente, con Editar datos, en el campo Vendedor. Vea Vendedor de cada cliente.

Si algo no sale

• "Elija si es cliente, proveedor, empleado u otro.": marque al menos una casilla en Es.
• "Ya existe un tercero con ese documento: ...": esa persona o empresa ya está registrada. Pulse Abrir con su nombre para usarla o corregirla, en lugar de crear otra.
• "El número ... ya está registrado como ...: ... Si es la misma persona o empresa, úsela en vez de crear otra": el mismo número está con otro tipo de documento (por ejemplo, CC y NIT). Casi siempre es la misma persona escrita dos veces: ábrala. Si de verdad es otra, confirme con Sí, es otro.
• "... está inactivo. Para usarlo como cliente, quien maneja Terceros debe activarlo": pídale a quien maneja Terceros que lo active en Catálogo > Terceros.
• No encuentro un tercero que sí existe: puede estar inactivo. En Estado elija Todos.
• No veo Crear tercero: su rol solo consulta terceros. La cajera ve Registrar cliente y solo crea clientes.
• No veo la vista Por vendedor: su rol no consulta ventas.

Relacionado

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Revisada el 8 de octubre de 2026.