Tipos de documento y nombres de las personas
En Bodegix el tipo de documento se elige de la misma lista en todas las pantallas: el registro, Datos de la empresa (la persona dueña del negocio y el representante legal), la ficha de clientes y proveedores, crear un cliente o proveedor sin salir de una venta o una compra, el QR para datos de clientes, la importación de terceros, la ficha del empleado y su dependiente, y el aportante de la PILA. Cada documento sale con su sigla y su nombre, por ejemplo "PPT" y "Permiso por protección temporal", y siempre en el mismo orden.
Los nombres de una persona también se escriben igual en todas partes: cuatro campos, en este orden.
- Primer nombre (obligatorio).
- Otros nombres, solo si los tiene.
- Primer apellido (obligatorio).
- Segundo apellido, solo si lo tiene.
Los tipos de documento
| Sigla | Documento | Dónde se puede elegir |
|---|---|---|
| CC | Cédula de ciudadanía | En todas las listas |
| NIT | Número de identificación tributaria | Clientes y proveedores, el QR y el aportante de la PILA |
| CE | Cédula de extranjería | En todas las listas |
| PPT | Permiso por protección temporal | En todas las listas |
| PEP | Permiso especial de permanencia | Clientes y proveedores y el QR |
| PA | Pasaporte | En todas las listas |
| TI | Tarjeta de identidad | Clientes y proveedores, el QR, el empleado y su dependiente |
| RC | Registro civil | El dependiente económico del empleado |
| (sin sigla) | NIT de otro país | Clientes y proveedores |
| (sin sigla) | Documento de identificación extranjero | Clientes y proveedores |
Cada lista trae solo los documentos que sirven ahí: la persona dueña del negocio y el representante legal eligen entre CC, CE, PPT y PA, porque de ellos sale un NIT; el empleado no tiene NIT ni PEP.
Con el teclado basta escribir la sigla: en la lista, escriba "ppt" y pulse Enter. En el celular, el campo del número abre el teclado numérico con los documentos que solo llevan números (CC, NIT y TI).
El pasaporte y lo que ya estaba guardado
El pasaporte tiene un solo código, PA, como en la PILA. Antes, los clientes y proveedores lo guardaban como PAS: quedaron como PA, y una plantilla de importación o un archivo con PAS se sigue leyendo igual.
Lo que reciben la DIAN, la exógena y la PILA no cambió: cada documento va con el mismo código de siempre (por ejemplo, 13 la cédula, 41 el pasaporte y 48 el PPT en la factura electrónica; PT el PPT en la PILA).
Los nombres en la nómina
La ficha del empleado pide los mismos cuatro campos. La nómina electrónica, la PILA y la exógena los toman tal como se escribieron: ya no adivinan cuál es el primer apellido cuando es compuesto (por ejemplo, "Mier y Terán López").
Un empleado registrado antes tenía los nombres y los apellidos en dos campos. Al abrir su ficha, Bodegix los propone separados y avisa "Antes estaba como ...". Revise que cada parte quedó en su campo y pulse Guardar empleado: si el nombre no cambia, no pide motivo. Mientras no se guarde, la nómina electrónica sigue separándolos como antes. Vea Liquidar la nómina del mes.
Cómo se ve el nombre en los documentos
En las facturas, los reportes y la nómina el nombre se arma con las cuatro partes: "Ana María Pérez Gómez". La persona natural dueña del negocio sale en las facturas como en el RUT, con los apellidos primero, aunque los escriba en el mismo orden que los demás. Vea Corregir los datos de la empresa y sus responsabilidades del RUT.
Mensajes que puede ver
- "tipo de documento: valor no permitido" (al importar) o "Revise el tipo de documento: valor no permitido": el documento no es de la lista de esa pantalla, por ejemplo NIT para un empleado o RC para un cliente. Elija uno de la tabla de arriba.
- "Escriba el primer apellido" o "Escriba el primer nombre": son los dos obligatorios. Los otros nombres y el segundo apellido se dejan vacíos si no los tiene.
Revisada el 3 de octubre de 2026.