Liquidar la nómina del mes o de la quincena

Para pagarles a los empleados, liquide la nómina del mes o de la quincena: Bodegix calcula el salario, los aportes y las prestaciones de cada uno con los parámetros legales confirmados. Usted agrega las novedades (horas extra, incapacidades, vacaciones, descuentos), aprueba la nómina (eso la lleva a la contabilidad) y registra el pago. Todo el recorrido del mes, con la PILA y la nómina electrónica, está en El cierre de la nómina del mes y de la quincena, paso a paso.

Antes de empezar

Necesita el rol nomina o admin. Para liquidar hay que poder ver salarios: el rol jefe no los ve y el rol contador solo consulta. Vea Crear usuarios y asignar roles.
El módulo de nómina debe estar encendido (Encender o apagar módulos).
Los parámetros legales del período y la exoneración de aportes deben estar confirmados (Parámetros de nómina).
Los empleados deben estar registrados con su salario y su seguridad social (Registrar un empleado nuevo y su contrato).

Mientras la empresa no haya pagado su primera nómina, Nómina > Nóminas muestra Configurar la nómina con lo que falta, en orden y con su botón: la frecuencia de pago (Cada quincena o Cada mes), los valores de ley, la exoneración de aportes, la ARL y la actividad de la empresa, la numeración de la nómina electrónica y el primer empleado. Lo hecho queda con un visto y la tarjeta desaparece cuando no falta nada.

Liquidar la quincena o el mes

Para liquidar la quincena o el mes completo:

En Nómina > Nóminas, toque Liquidar período.
Revise el Mes: Bodegix propone el que sigue a la última nómina, según la Frecuencia de pago.
Elija el Período: Mes completo, Primera quincena (del 1 al 15) o Segunda quincena (del 16 al último día).
Revise las fechas que dice debajo, por ejemplo "Se liquida del 01/10/2026 al 15/10/2026", y toque Liquidar.

El Mes no deja elegir uno anterior al inicio de la nómina en Bodegix.

También puede usar Nuevo > Liquidar nómina o el botón Liquidar de la tarjeta del cierre del mes.

Bodegix crea la nómina en Borrador (por ejemplo, N-12) con los empleados activos en el período, ya calculados con sus pagos y descuentos fijos y sin las demás novedades. Quien se retira dentro del período también entra, para pagarle sus últimos días. Si ese período ya tiene nómina, la pantalla dice "Ya existe la nómina N-... Ábrala para agregar novedades." y no deja liquidar otra.

Revisar la nómina y agregar las novedades

La nómina muestra arriba el Devengado, las Deducciones, el Neto a pagar y el Costo empresa, y una fila por empleado con sus Días pagados (por ejemplo, "14 de 15" si faltó un día sin pago), Devengado, Deducciones, Neto y Novedades. Buscar empleado filtra la tabla por nombre o documento. Al tocar un empleado se abre su Desprendible.

El botón de exportar de arriba descarga la sábana de la nómina en Excel o CSV: un empleado por fila, con el salario, el auxilio, las horas extra, las vacaciones, las incapacidades, los demás devengados, la salud, la pensión, la retención, las demás deducciones, el neto, los aportes de la empresa, las prestaciones y el costo empresa, y una fila de totales.

Agregue las novedades del período antes de aprobar:

Todas juntas, o pegadas desde Excel, en Registrar novedades; una por una en el desprendible; o con Copiar novedades del período anterior. Vea Registrar las novedades de la nómina.
Casos frecuentes: Pagar las vacaciones de un trabajador, Registrar una incapacidad o una ausencia y Pagar horas extra y recargos.

Recalcular o descartar el borrador

Si después de liquidar cambió el salario u otro dato de un empleado, toque Recalcular con datos actuales: toma también sus pagos y descuentos fijos de hoy, menos los que quitó en esa nómina. En el celular, Recalcular con datos actuales, Copiar novedades del período anterior y Descartar borrador están en Más, junto al botón principal, y los cuatro totales van de a dos con el Neto a pagar resaltado.
Recalcular no agrega empleados registrados después ni cambia los parámetros con que se liquidó: en esos casos toque Descartar borrador y liquide otra vez. Se pierden las novedades que había registrado.

La exoneración de aportes en la nómina

Debajo del título, la nómina dice si quedó exonerada de la salud del empleador, el SENA y el ICBF (art. 114-1 del E.T.), según lo que se respondió en Parámetros de nómina.

Si el negocio está a su nombre (persona natural)

La regla de los dos trabajadores vale igual en el régimen simple y en el ordinario.
Cada nómina cuenta los trabajadores del período (una persona recontratada cuenta una vez y el aprendiz en etapa lectiva no cuenta). Con menos de dos, la nómina no aplica la exoneración aunque usted haya respondido Sí, y lo explica debajo del título de la nómina. Si respondió No, también lo explica: la persona natural con menos de dos trabajadores paga la salud del empleador, el SENA y el ICBF.
Con dos o más y la exoneración en Sí, la aplica y lo dice. Con dos o más y en No, la nómina le propone revisarla con su contador.
Si contrata o retira a alguien después de abrir un borrador, toque Recalcular con datos actuales: vuelve a mirar la exoneración. La pantalla de parámetros también avisa cuando los trabajadores de hoy cambian lo que aplica la próxima nómina.
La PILA usa lo que aplicó cada nómina, no la respuesta de la empresa.

Si los datos de la empresa están sin revisar

Toda empresa nace en Bodegix como sociedad hasta que alguien revisa y guarda Configuración > Datos de la empresa. Mientras tanto, Bodegix no sabe si el negocio es una persona natural: si los datos del aportante de la PILA tienen cédula, la trata como persona natural, y si no, con Sí la nómina aplica la exoneración solo con dos o más trabajadores, que es lo que la ley exige a la persona natural, y lo dice debajo del título. Si su empresa es una sociedad, revise y guarde sus datos y toque Recalcular con datos actuales en el borrador.

Si la exoneración cambia con una nómina en borrador

Un borrador guarda la exoneración con que se liquidó. Si después alguien la cambia en Parámetros de nómina o revisa los Datos de la empresa y eso cambia lo que aplica, Bodegix no deja aprobar el borrador hasta que toque Recalcular con datos actuales y revise los valores. Así nadie aprueba valores que no vio.

Aprobar la nómina

Revise la tabla de empleados: ninguno debe tener un error en rojo en la columna Neto; si lo tiene, corrija lo que dice.
Toque Aprobar nómina y confirme con Aprobar nómina.

Si el período termina en un mes que el contador ya cerró en contabilidad, la nómina no se aprueba hasta que lo reabra.

Si aparece "Afiliación incompleta"

Antes de aprobar, la nómina avisa lo que falta para que cada aporte lleve su tercero en la contabilidad: la EPS, el fondo de pensiones, la caja o el fondo de cesantías de un empleado, o la ARL de la empresa (en Nómina > PILA > Datos del aportante). Puede aprobar igual: esos aportes quedan sin tercero y Contabilidad los pide en Pendientes de la contabilidad desde la fecha del comprobante (el último día del período de la nómina). Las cesantías de quien no tiene fondo quedan a su nombre (ahí no falta tercero) y salen de ahí cuando se consignen.

Lo mejor es completarlo antes de aprobar: junto a cada aviso, Completar la ficha abre la ficha de esa persona con el cursor en lo que falta. En un borrador, el botón de la ficha dice Guardar y volver a la nómina: guarda, recalcula ese borrador y lo deja de nuevo en la nómina con el aviso resuelto, sin tocar Recalcular con datos actuales. El de la ARL dice Completar los datos del aportante y abre los datos del aportante de la PILA con el cursor en la ARL; desde un borrador, su botón también dice Guardar y volver a la nómina. La nómina aprobada sigue mostrando lo que se contabilizó así, aunque después complete la ficha.

Si un empleado tiene en su ficha un Riesgo ARL distinto del de su actividad de riesgos laborales, el aviso lo dice: los riesgos laborales se liquidan con la clase de la ficha. Corrija la ficha antes de aprobar; si ya aprobó, reabra la nómina y apruébela otra vez, porque la PILA no se genera con esa diferencia.

Si aprobó sin la ARL de la empresa u otra administradora y la nómina aún no está pagada, complete el dato, reabra la nómina y apruébela otra vez: el comprobante sale de nuevo con el tercero. Contabilidad lo recuerda con el aviso de los movimientos que vienen de la nómina sin administradora.

La nómina queda Aprobada. Desde ahí ya no se cambian novedades ni se recalcula, y la nómina se causa en la contabilidad según cómo la tenga configurada (Cómo contabiliza Bodegix cada operación).

El comprobante contable de la nómina

Al aprobar la nómina, Bodegix hace de forma automática (solo, sin que usted lo cargue) su comprobante contable: la causación de la nómina, con el costo empresa y la fecha del último día del período. No tiene que cargarlo a mano en Comprobantes. Según el modo de la nómina en Configuración > Configuración contable, el comprobante queda contabilizado de una vez, queda en la pestaña Borradores de Contabilidad > Comprobantes para que el contador lo contabilice, o espera en Por contabilizar con el asiento ya armado. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación. Al registrar el pago se crea otro comprobante, el del pago. Si reabre la nómina, la contabilidad reversa su causación.

Aprobar y registrar el pago en un solo paso

Si la nómina en borrador no tiene errores en ningún empleado ni avisos de Afiliación incompleta, junto a Aprobar nómina aparecen la Fecha de pago, el Medio y el botón Aprobar y registrar el pago:

Revise la Fecha de pago y el Medio. Bodegix propone el último día del período (la nómina de enero aprobada en octubre propone el 31 de enero, y la primera quincena aprobada el 10 propone el 15).
Toque Aprobar y registrar el pago.
La pregunta resume los dos registros contables: la causación de la nómina al último día del período, con el costo empresa, y el pago del neto a los empleados en la fecha y por el medio que eligió. Confirme con Aprobar y registrar el pago.

La nómina queda Pagada, con la causación y el pago en la contabilidad, igual que si la aprobara y la pagara por separado. Si quiere revisar la nómina aprobada antes de pagarla, use Aprobar nómina.

Si hay avisos de afiliación o un empleado con error, el botón no aparece: revise los avisos y apruebe y pague por separado. Si alguien cambió algo mientras tanto, Bodegix dice "Hay avisos de afiliación en esta nómina: revíselos, apruébela y registre el pago por separado.".

Registrar el pago

En la nómina aprobada, revise la Fecha de pago: puede ir hasta el último día del período, aunque todavía no llegue.
Elija el Medio: Transferencia o Efectivo.
Toque el botón con el neto, por ejemplo Registrar pago de $ 1.859.928, y confirme con Registrar pago.

Bodegix propone como Fecha de pago el último día del período. Así puede dejar listo el pago del 15 desde el 10; debajo dice que es posterior a hoy y el pago queda registrado con esa fecha. Si el período ya terminó, la fecha va hasta hoy. Nunca puede ser de un mes cerrado en contabilidad.

La nómina queda Pagada y se genera el comprobante contable del pago. Si era la primera quincena, la nómina muestra Siguiente: la segunda quincena con Liquidar la segunda quincena (o Abrir la segunda quincena si ya está en borrador). Si era la última del mes, muestra Siguiente: con el paso que sigue (vea El cierre de la nómina del mes y de la quincena, paso a paso).

Pagar por el banco

Con la nómina aprobada o pagada, Pagar por el banco muestra lo que hay que transferir a cada empleado: su banco, el tipo y el número de cuenta, su documento y el neto, con el total arriba.

Copiar en cada fila copia esos datos para pegarlos en la sucursal virtual del banco.
Archivo de pagos descarga la lista en Excel o CSV para el pago masivo. Es un archivo general: si su banco pide su propio formato, copie las columnas a la plantilla del banco.
Quien no tiene banco y cuenta en su ficha sale aparte, en Sin cuenta registrada: páguele en efectivo. Si le va a transferir, registre su banco y su cuenta en la ficha del empleado y la próxima nómina ya los trae.

Pagar por el banco no registra el pago: después de transferir, registre el pago de la nómina como se explica arriba.

Imprimir los desprendibles

Con la nómina aprobada o pagada, Imprimir desprendibles saca una hoja por empleado y Imprimir el desprendible, dentro del desprendible de una persona, solo la suya. En la ventana de impresión puede elegir Guardar como PDF para enviarlo.

Cada desprendible trae el nombre y el NIT de la empresa, el período y la fecha de pago, el documento, el cargo y el salario del empleado, los días pagados, la cuenta a la que se le paga, lo devengado y lo deducido concepto por concepto, el neto, las novedades del período y una línea de Recibí conforme para la firma. No trae los aportes de la empresa ni las prestaciones causadas.

Corregir una nómina aprobada

Una nómina aprobada que aún no se paga puede volver a borrador:

Escriba el Motivo para reabrir (por ejemplo, "horas extra mal digitadas").
Toque Reabrir nómina.
Confirme con Reabrir nómina.

La nómina vuelve a Borrador, la contabilidad reversa su causación y hay que aprobarla otra vez. No se puede reabrir si ya se pagó, si ya se transmitió la nómina electrónica del mes, si otra nómina posterior del mismo mes se liquidó con sus valores, o si un pago de prima y cesantías o una liquidación de contrato se calculó con ella. La pantalla dice cuál es el caso, por ejemplo "Ya se pagó, así que no se puede reabrir. Corrija la diferencia con una novedad en la próxima nómina...".

Si la nómina ya se pagó, no se reabre: la diferencia se corrige con una novedad en la próxima nómina. Si además la nómina electrónica del mes ya se transmitió, la nómina pagada muestra Corregir la nómina electrónica del mes con nota de ajuste, que abre ese mes en Nómina > Nómina electrónica para corregir o eliminar el documento de un empleado (Emitir la nómina electrónica).

Qué debe ver al terminar

En Nómina > Nóminas, la nómina con su período, el número de empleados, el Neto a pagar, el Costo empresa y el estado Pagada.
En contabilidad, la causación de la nómina y el pago, como comprobantes o en Por contabilizar, según el modo que la empresa tenga para la nómina.

Si algo no sale

"La fecha de pago no puede ser posterior al fin del período": la fecha de pago puede adelantarse hasta el último día del período, no más. Si el período ya terminó, va hasta hoy ("La fecha de pago no puede ser posterior a hoy").
"El inicio del período (...) es anterior al inicio de la nómina en Bodegix (...)" o "La fecha de pago (...) es anterior al inicio de la nómina ...": la nómina se lleva en Bodegix desde una fecha posterior. Liquide los períodos que empiezan en esa fecha o después. Si de verdad empezó antes, el administrador o el contador corre la fecha en Datos de la empresa. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
"El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha de pago"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
"... está cerrado en contabilidad: el fin del período de la nómina debe ser de un mes abierto" al aprobar: la causación va con la fecha en que termina el período y ese mes ya está cerrado. Pida al contador que reabra el mes y apruebe de nuevo.
"no están confirmados. Revíselos con el contador": los parámetros legales del período están sin confirmar. Confírmelos en Configuración > Parámetros de nómina y liquide de nuevo. Liquidar período también lo avisa antes de intentarlo (vea Parámetros de nómina).
"si la empresa está exonerada de salud del empleador, SENA e ICBF (art. 114-1 del E.T.) antes de liquidar": nadie ha confirmado la exoneración. Respóndala en Configuración > Parámetros de nómina (vea Confirmar la exoneración de aportes). Pasa también al aprobar un borrador de antes de que existiera esa pregunta.
"La exoneración del art. 114-1 del E.T. que aplica hoy no es la de esta nómina" al aprobar: la exoneración cambió después de liquidar el borrador. Toque Recalcular con datos actuales, revise los valores y apruebe de nuevo.
"No hay parámetros de nómina vigentes para": no hay ninguna versión de parámetros para esa fecha. Escríbale a soporte de Bodegix.
"El período se cruza con la nómina" o "Ya existe una nómina para ese período": ese mes o esa quincena ya tiene nómina. Ábrala desde la lista para agregar novedades o, si está en borrador y quiere empezar de cero, use Descartar borrador.
"Liquidar nómina exige ver salarios": su rol no ve salarios. Pida el rol nomina al administrador.
"Corrija antes de aprobar": algún empleado tiene un error. El mensaje dice quién y qué pasa.
"es menor que el salario mínimo" con "Corríjalo en la ficha del empleado": el salario de la ficha quedó por debajo del mínimo del período (pasa en enero con quien seguía con el mínimo del año anterior). Actualice el salario en Nómina > Empleados y toque Recalcular con datos actuales. Lo mismo aplica a "El salario integral no puede ser menor a" y a "es menor que el 75 % del salario mínimo" (aprendices).
"es menor que el mínimo proporcional a" o "es jornada completa (la máxima es de" con "Corríjalo en la ficha del empleado": un empleado con jornada parcial quedó bajo el mínimo proporcional, o sus horas ya no son menos que la jornada máxima del período (pasa cuando la jornada máxima baja, como el 15 de julio de 2026). Corrija el salario o la jornada en su ficha y toque Recalcular con datos actuales.
"Registre la comisión o bonificación salarial que lo completa": un empleado con salario variable no llega al mínimo de los días trabajados. Agregue la Bonificación salarial o comisión que lo completa.
"Indique los días laborados en el período": a un trabajador de tiempo parcial le falta la novedad Días laborados (tiempo parcial).
"Los días laborados del mes suman": el trabajador de tiempo parcial llega a 30 días en el mes, sumando las dos quincenas. Corrija los días o, si trabaja el mes completo, cambie el Tipo de cotizante a dependiente en su ficha y toque Recalcular con datos actuales.
"Apruebe primero la nómina del" al aprobar: hay un trabajador de tiempo parcial y la quincena anterior del mes sigue en borrador. Sus semanas de pensión y los requisitos del tiempo parcial se cuentan sobre el mes: apruebe primero la anterior y en esta toque Recalcular con datos actuales.
"Liquide y apruebe primero la nómina del" al aprobar: hay un trabajador de tiempo parcial y todavía no existe la primera quincena del mes. Liquídela y apruébela, y en esta toque Recalcular con datos actuales.
"Ya se aprobó la nómina del" al aprobar: la quincena siguiente del mes, con el mismo trabajador de tiempo parcial, ya está aprobada. Reábrala, apruebe esta y vuelva a aprobar la otra con Recalcular con datos actuales. Si esa quincena ya se pagó ("Ya se pagó la nómina del"), escriba a soporte.
"La nómina anterior del mes se aprobó después de liquidar esta" al aprobar: lo del trabajador de tiempo parcial cambia con lo que aprobó la primera quincena. Toque Recalcular con datos actuales, revise los valores y apruebe de nuevo.
"llega al salario mínimo" o "es para quien gana menos de un salario mínimo en el mes": lo que gana en el mes el trabajador de tiempo parcial (salario, horas extra y bonificaciones salariales de las dos quincenas) llega al mínimo. Ya no es tiempo parcial: cambie el Tipo de cotizante a dependiente en su ficha.
"Falta el valor de la UVT de": la versión de parámetros no tiene la UVT de ese año. Escríbale a soporte de Bodegix.
"La nómina ya fue aprobada; no admite cambios": para cambiar novedades, reábrala primero (vea Corregir una nómina aprobada).
"Solo se paga una nómina aprobada y aún no pagada": apruebe la nómina antes de registrar el pago, o revise si ya estaba pagada.
"Ya se pagó, así que no se puede reabrir" (o "La nómina ya se pagó: no se puede reabrir"): corrija la diferencia con una novedad en la próxima nómina.
"La nómina electrónica del mes ya se transmitió": la nómina no se puede reabrir mientras el documento del mes de alguno de sus empleados esté vigente. Corrija ese documento con una nota de ajuste. Vea Emitir la nómina electrónica.
"La PILA del mes ya se pagó" con "anule ese pago en Nómina > PILA antes de reabrirla": la planilla del mes se pagó con los aportes de esta nómina. En Nómina > PILA, toque Anular pago con su motivo y luego reabra la nómina. Cuando la nómina quede aprobada de nuevo, registre otra vez el pago de la PILA.
"se liquidó con los acumulados del mes de esta": primero reabra la nómina posterior del mismo mes (la segunda quincena), si aún no se pagó.
"que se calculó con esta nómina" o "con los valores de esta nómina": un pago de prima y cesantías o una liquidación de contrato usa esta nómina. Si está en borrador, descártelo primero; si ya se pagó, la nómina ya no se reabre.
Un mensaje al agregar una novedad (fechas, días que no cuadran, días que superan el período): vea Registrar las novedades de la nómina y Registrar una incapacidad o una ausencia.
Un mensaje al guardar la ficha de un empleado: vea Registrar un empleado nuevo y su contrato y Cambiar el salario, corregir datos o retirar a un empleado.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.