Cerrar un período contable

Cerrar un mes impide registrar o anular comprobantes con fechas de ese mes, para que sus cifras no cambien y nadie meta movimientos atrasados en un mes que ya se revisó. Cerrar el ejercicio crea el comprobante al 31 de diciembre que lleva los ingresos, costos y gastos del año a la utilidad o a la pérdida. Los dos se hacen en Contabilidad > Cierre del mes y se pueden deshacer.

Antes de empezar

Necesita el permiso de cerrar y reabrir períodos contables. Viene en los roles admin y contador; el rol jefe no lo trae. Sin ese permiso, Cierre del mes muestra los meses y la revisión, pero no los botones de cerrar y reabrir ni el cierre del ejercicio.
Un mes se cierra desde el día 1 del mes siguiente (hora de Colombia): el mes en curso todavía recibe ventas y movimientos, y no se deja cerrar.
Bodegix no cierra un mes que tenga comprobantes en borrador o documentos en Por contabilizar con fecha de ese mes. La revisión del mes los muestra con un enlace para resolverlos (vea Hacer, contabilizar y anular un comprobante contable y Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo).

La pantalla Cierre del mes

Arriba están los doce meses del año, cada uno con su estado: Cerrado, Abierto, Con pendientes (tiene borradores o documentos en Por contabilizar) o Sin terminar (el mes en curso o uno que no ha llegado). El año se cambia en Año de los meses. Al abrir la pantalla queda elegido el mes pasado, el último que se puede cerrar; toque otro mes para revisarlo.

Debajo, Revisión de el mes elegido lista lo que conviene mirar antes de cerrar, cada punto con su enlace:

Comprobantes en borrador y documentos en Por contabilizar del mes. Estos dos, en rojo, no dejan cerrar.
Cada cuenta de bancos con movimiento en el mes: si está conciliada, si su conciliación sigue abierta o si falta conciliarla (vea Conciliación bancaria).
Las plantillas de comprobante recurrentes que esperan registrarse.
Las líneas sin tercero en cuentas que lo piden: sin tercero no salen en la exógena.
El cuadre de la contabilidad con la cartera, los proveedores y el inventario al último día del mes, con sus diferencias (vea Cuadre de módulos).
La retención en la fuente del mes, con el enlace a Impuestos para declararla.

Lo que no está en rojo solo avisa: el mes se puede cerrar igual.

Pasos para cerrar un mes

En los meses del año, toque el mes que va a cerrar, por ejemplo septiembre de 2026, y revise la lista.
Toque Cerrar mes, al final de la revisión, y, si no falta nada, confirme en el diálogo con Cerrar mes.

Bodegix revisa el mes otra vez antes de cerrarlo: si falta algo, el diálogo lo dice debajo de "Todavía no se puede cerrar:" (por ejemplo, "Hay 2 comprobantes en borrador con fecha de septiembre de 2026: contabilícelos o descártelos en Contabilidad, Comprobantes.") y el botón Cerrar mes queda apagado. Toque Cancelar, resuélvalo y vuelva. Cerrado el mes, no se podrán registrar ni anular comprobantes con fechas de ese mes hasta reabrirlo.

Qué debe ver al terminar

El aviso "Mes cerrado:" con el mes, por ejemplo "Mes cerrado: agosto de 2026.".
En los meses del año, ese mes con Cerrado.

Qué cambia con el mes cerrado

No se puede contabilizar, ni a mano ni desde Por contabilizar, un comprobante con fecha de ese mes.
Un borrador con fecha de ese mes no se deja contabilizar.
Anular un comprobante pide una fecha de reversión en un mes abierto.
Compras, pagos a proveedores, gastos, movimientos de la caja menor, abonos de cartera y pagos de nómina, prima, cesantías y liquidaciones no se registran con fecha de ese mes: cada módulo responde "El mes de agosto de 2026 está cerrado en contabilidad" (con el mes que corresponda) y pide otra fecha. Tampoco se aprueba una nómina cuyo período termine en ese mes.
Si aun así llega a contabilidad un documento con fecha de ese mes (por ejemplo, uno registrado justo antes del cierre, o en el momento en que se cerraba), queda en Por contabilizar con el motivo "El período 2026-08 está cerrado" (con el mes que corresponda), en modo Automático y en modo Borrador.

Las ventas de la caja POS, las facturas y los movimientos de inventario llevan la fecha del día en que se registran, así que no caen en un mes cerrado: el mes en curso no se cierra.

Pasos para reabrir un mes

En los meses del año, toque el mes cerrado.
Toque Reabrir mes, escriba en Motivo por qué lo reabre y confirme con Reabrir mes.

El motivo lleva al menos 5 caracteres, por ejemplo "Llegó una factura de proveedor de agosto"; el botón Reabrir mes se habilita al escribirlo. El mes vuelve a aceptar comprobantes con fechas de ese mes.

El motivo queda en Configuración > Actividad, con quién reabrió y cuándo.

Al reabrir, Bodegix vuelve a proponer en ese momento los documentos que esperaban en Por contabilizar porque el mes estaba cerrado, como si tocara Volver a proponer: el aviso dice cuántos, por ejemplo "Mes reabierto: agosto de 2026. De lo que esperaba por el mes cerrado: 2 borradores creados.". Si alguno no se pudo proponer, sigue en Por contabilizar con el motivo nuevo (ya no dice que el mes está cerrado).

Cierre del ejercicio

La sección Cierre del ejercicio está al final de Cierre del mes, debajo de la revisión. El comprobante de cierre:

se crea con fecha del 31 de diciembre del año que elija;
salda cada cuenta de ingresos, costos y gastos (clases 4 a 7) por tercero y por centro de costo;
lleva la diferencia a Utilidad del ejercicio (cierre anual) o a Pérdida del ejercicio (cierre anual), que vienen con 3605 y 3610 en las Cuentas por defecto;
aparece en Contabilidad > Comprobantes como un comprobante de tipo Cierre.

Tenga en cuenta:

Los años se cierran en orden: no puede cerrar un año si uno anterior tiene resultados sin cerrar.
Diciembre debe estar abierto, porque el comprobante lleva fecha del 31 de diciembre.
El año tiene que haber terminado: un ejercicio se cierra desde el 1 de enero siguiente (hora de Colombia).
No puede haber comprobantes en borrador ni documentos en Por contabilizar con fecha de ese año. Al tocar Cerrar ejercicio, el diálogo dice qué falta y cuántos, y el botón no se habilita hasta resolverlo.
Bodegix no exige que los meses del año estén cerrados. El campo Año propone el año anterior.
Diciembre sigue abierto después del cierre. Si después se contabiliza algo con fecha de ese año, ese valor queda fuera del cierre: reabra el ejercicio y ciérrelo otra vez.
El traslado a resultados de ejercicios anteriores (grupo 37) y la distribución de utilidades no los hace el cierre. La contadora los registra con un comprobante manual.
El estado de resultados y el flujo de efectivo no tienen en cuenta el comprobante de cierre, así siguen mostrando el resultado del año.

Pasos para cerrar el ejercicio

En Cuentas por defecto de Configuración contable, revise que la Utilidad del ejercicio y la Pérdida del ejercicio tengan cuenta.
En Contabilidad > Cierre del mes, baje hasta Cierre del ejercicio y, en Año, escriba el año que va a cerrar, por ejemplo 2025.
Toque Cerrar ejercicio y, si no falta nada, confirme en el diálogo con Cerrar ejercicio.

Si falta algo, el diálogo lo dice debajo de "Todavía no se puede cerrar:" (por ejemplo, "El ejercicio 2026 todavía no termina: podrá cerrarlo desde el 01/01/2027.") y el botón queda apagado. Al cerrar se crea el comprobante de cierre al 31 de diciembre.

Pasos para reabrir el ejercicio

En Cierre del ejercicio, busque el año en la lista.
Toque Reabrir.
En Motivo, escriba por qué lo reabre (al menos 5 caracteres). Queda en Configuración > Actividad.
Confirme con Reabrir. Se anula el comprobante de cierre de ese año, con la misma fecha del 31 de diciembre.

Los años se reabren del más reciente hacia atrás.

El comprobante de cierre no se anula desde Comprobantes: allí no aparece Anular con reversión, y el detalle dice "El cierre del ejercicio se reabre desde Contabilidad > Cierre del mes, en Cierre del ejercicio.". Reabra el ejercicio con este botón.

Si algo no sale

"El mes de ... está cerrado en contabilidad" al registrar una compra, un gasto, un abono o un pago de nómina: ese mes está cerrado. Use una fecha de un mes abierto o, si el documento de verdad es de ese mes, reabra el mes, regístrelo y ciérrelo otra vez.
"Octubre de 2026 todavía no termina: podrá cerrarlo desde el 01/11/2026." (con el mes que eligió): es el mes en curso. Ciérrelo desde la fecha que dice.
"Noviembre de 2026 todavía no llega: podrá cerrarlo desde el 01/12/2026.": ese mes no ha empezado. Elija un mes que ya terminó.
"El ejercicio 2026 todavía no termina: podrá cerrarlo desde el 01/01/2027.": el año sigue en curso. Ciérrelo desde esa fecha.
"Hay 1 documento en Por contabilizar con fecha de agosto de 2026: resuélvalo en Contabilidad, Por contabilizar (contabilizar o descartar)." (con el número y el mes o año que correspondan): contabilícelo o descártelo en Por contabilizar y vuelva a cerrar.
"Escriba el motivo (al menos 5 caracteres)" al reabrir: el motivo está vacío o es muy corto.
"El comprobante de cierre del ejercicio no se anula desde Comprobantes ...": reabra el ejercicio con Reabrir, en Cierre del ejercicio.
"Hay 3 comprobantes en borrador con fecha de septiembre de 2026: contabilícelos o descártelos en Contabilidad, Comprobantes." (con el número y el mes o año que correspondan): contabilice o descarte esos borradores en Comprobantes, pestaña Borradores, y vuelva a cerrar.
"El período 2025-12 está cerrado" al cerrar o reabrir el ejercicio: reabra diciembre de ese año en Cierre del mes y repita.
"Primero cierre el ejercicio" con un año: ese año anterior tiene ingresos, costos o gastos sin cerrar. Ciérrelo primero.
"Primero reabra el ejercicio" con un año: hay un año posterior cerrado. Reábralo primero.
"El ejercicio 2025 ya está cerrado": si necesita incluir movimientos nuevos, reabra el ejercicio y ciérrelo otra vez.
"no tiene ingresos, costos ni gastos por cerrar": ese año no tiene saldos en las clases 4 a 7. Revise el año que escribió.
"Configure la cuenta de utilidad del ejercicio" o "de pérdida del ejercicio": elíjala en Cuentas por defecto y toque Guardar configuración.
"Estas cuentas no aceptan movimiento": la cuenta de utilidad o de pérdida tiene subcuentas. Elija la subcuenta en Cuentas por defecto.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.