El plan de cuentas: crear subcuentas y auxiliares, importar y desactivar cuentas

El plan de cuentas es la lista de cuentas del PUC que usa la empresa. Bodegix trae precargadas todas las clases, los grupos y las cuentas de 4 dígitos del PUC (Decreto 2650 de 1993), con sus nombres oficiales, y algunas subcuentas que usa al contabilizar; las demás subcuentas y los auxiliares los agrega, crea o importa la empresa. Está en Contabilidad > Plan de cuentas.

Cómo está organizado

El nivel de cada cuenta sale del número de dígitos:

Dígitos	Nivel en la pantalla	Ejemplo
1	Clase	1 Activo
2	Grupo	11 Disponible
4	Cuenta	1105 Caja
6	Subcuenta	110505, agregada del PUC o creada por la empresa
8 o más	Auxiliar	11050501, creada por la empresa

Naturaleza: Débito o Crédito, la del PUC. Va según la clase de la cuenta (activo, gastos y costos débito; pasivo, patrimonio e ingresos crédito), salvo las cuentas que restan de su clase, que llevan la contraria: provisiones, depreciaciones, amortizaciones y agotamiento del activo (por ejemplo 1399, 1592 o 1597), pérdidas (3610 y 3710), devoluciones en ventas (4175 y 4275), devoluciones en compras (6225) y las cuentas de orden por contra (grupos 84 a 86 y 94 a 96). Lo mismo vale para las subcuentas y auxiliares que cree debajo.
Movimiento: solo las cuentas activas sin subcuentas activas dicen Acepta. Solo esas se pueden usar en comprobantes, en la configuración contable y en los productos. Una cuenta inactiva dice Inactiva.
Arriba puede buscar por código o nombre en Buscar cuenta (por ejemplo, caja o 1105) y filtrar por clase: Todas, Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos o Costos.
En Vista elige Árbol o Lista. El árbol muestra cada cuenta dentro de su padre: toque la flecha para desplegarla, o use Desplegar todo y Plegar todo (en el celular están debajo de los títulos del árbol). Con el teclado, las flechas arriba y abajo recorren el árbol, la derecha despliega y la izquierda pliega. Al buscar, el árbol muestra lo encontrado dentro de sus cuentas padre.
Exportar descarga en Excel o CSV las cuentas que se ven con la búsqueda y los filtros: código, nombre, nivel, cuenta padre, naturaleza, si acepta movimiento, estado, si exige tercero o centro de costo y si es del PUC base.
Al tocar una cuenta en el árbol se abre su ficha: dónde queda en el PUC (clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliar), su naturaleza y si acepta movimiento. En el celular la ficha se abre como un panel.
En una cuenta de movimiento, la ficha muestra el Saldo a hoy (con sus subcuentas y su propia naturaleza, el mismo saldo final de su auxiliar) y Ver movimientos, que abre su Auxiliar por cuenta del mes en curso hasta hoy. Vea Del saldo al movimiento y al documento.

El PUC precargado trae todas las cuentas de 4 dígitos, pero no todas las subcuentas: las oficiales que necesite las agrega con un clic desde Buscar en el PUC (vea más abajo). Sí trae las subcuentas que Bodegix usa al contabilizar: las de la retención en la fuente por concepto (236505 a 236575), las retenciones que le practican a la empresa (135515 retención en la fuente, 135517 IVA retenido y 135518 ICA retenido) y la del impuesto a las bolsas (249505). También trae las que usan los conceptos de la información exógena: los aportes de la 5105 y la 5205 (510568 a 510578 y 520568 a 520578: ARP, EPS, pensiones, caja de compensación, ICBF y SENA), las comisiones e intereses financieros (530515 y 530520) y los anticipos y saldos a favor de la 1355 (135505, 135510 y 135520). Por eso la 5105 y la 5305 agrupan subcuentas desde el primer día: lo devengado de la nómina se contabiliza en la 510506 Sueldos, cada aporte del empleador en su subcuenta de aportes y las prestaciones en la 510530 Cesantías, la 510533 Intereses sobre cesantías, la 510536 Prima de servicios y la 510539 Vacaciones (también vienen en el plan), el redondeo que se le perdona al cliente en la 530595 Otros, el descuento por pronto pago en la 530535 Descuentos comerciales condicionados, y los gastos bancarios van a la 530505.

Para la nómina por área (cada empleado en Administración, Ventas u Operación, vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación) también vienen la 520506 Sueldos y las prestaciones de la 5205 (520530, 520533, 520536 y 520539), y dos cuentas de la clase 7 con sus subcuentas: la 7205 Mano de obra directa y la 7405 Costos de producción o prestación de servicios. El PUC llega en la clase 7 solo hasta los grupos (71 a 74) y deja las cuentas a cada empresa: estas dos son de Bodegix, con los nombres de uso común, y bajo cada una van las subcuentas de la nómina con el mismo número final y el mismo nombre que en la 5105 (720506 Sueldos, 720530 Cesantías, 720569 Aportes a entidades promotoras de salud, EPS...). Son débito, como toda la clase 7, y se pueden renombrar o desactivar si no las usa.

En las empresas creadas antes del 5 de octubre de 2026, Bodegix agregó las cuentas del PUC que faltaban, vacías, y lo dejó en un aviso arriba del plan de cuentas (vea Avisos de Bodegix en el plan de cuentas).

Cuando Bodegix agrega una cuenta a ese plan estándar (por ejemplo la 2495, que usa el impuesto a las bolsas), las empresas que ya existían no la tienen. Bodegix se la crea sola la primera vez que un documento la usa, con el mismo nombre y debajo de su cuenta padre, y lo deja en el registro de actividad. No lo hace si la cuenta está inactiva, ni si con eso una cuenta que hoy recibe movimientos dejaría de recibirlos: esa subcuenta la crea usted aquí. Vea Por contabilizar.

Antes de empezar

Para crear, importar, activar o desactivar cuentas necesita el permiso de configurar el plan de cuentas, las plantillas y los modos contables (roles admin, jefe y contador). Sin él, solo consulta.
Lo más sencillo es crear las subcuentas antes de registrar operaciones. Si la cuenta ya tiene movimientos, también se puede: su saldo pasa a la subcuenta nueva con un comprobante de reclasificación (vea más abajo).
Las cuentas no se borran: se desactivan.

Pasos para crear una subcuenta

Así se crea una subcuenta (6 dígitos) o una cuenta auxiliar (8 dígitos o más) debajo de otra cuenta.

En Contabilidad > Plan de cuentas, busque la cuenta padre en Buscar cuenta, por ejemplo 1105 o caja.
Toque la cuenta padre y, en su ficha, toque Crear subcuenta: se abre con el siguiente código libre, por ejemplo 110506 si ya existe 110505.
Si lo necesita, cambie el Código: debe empezar con el de la cuenta padre, como 110505 bajo 1105 o 11050501 bajo 110505.
Revise el texto Queda bajo, con la cuenta padre: si la padre aceptaba movimiento, deja de aceptarlo y lo usa la nueva.
Escriba el Nombre, por ejemplo Caja sede norte.
Toque Crear subcuenta.

Según el nivel, el botón de la ficha dice Crear subcuenta, Crear auxiliar o Crear subauxiliar; en la vista Lista, tocar la fila basta.

También puede tocar Crear subcuenta arriba y escribir el código completo.

Agregar una subcuenta oficial del PUC

El catálogo oficial del PUC está en Bodegix: no hace falta escribir códigos ni nombres.

En Contabilidad > Plan de cuentas, toque Buscar en el PUC.
Escriba el código o parte del nombre, con o sin tildes: por ejemplo "caja menor", "1355" o "servicios". Salen las cuentas del PUC que coinciden, con su nivel y su naturaleza.
Toque Agregar en la que necesita. Llega con su nombre y su naturaleza del PUC.

Si la cuenta ya está en su plan dice Ya está en su plan (o En su plan, inactiva). Si se llama distinto en su plan, debajo dice cómo.
Si dice No se puede agregar, debajo está el motivo; por ejemplo, "Antes agregue la 1592, que la contiene", o que su cuenta madre está inactiva.
Si la cuenta madre hoy acepta movimiento, el resultado lo avisa antes de agregarla: la madre deja de aceptar movimiento y, si ya tiene movimientos, su saldo pasa a la subcuenta nueva con un comprobante de reclasificación. Al tocar Agregar salen las mismas preguntas que al crear una subcuenta (vea Qué pasa con la cuenta padre).
El catálogo no trae las subcuentas de "Ajustes por inflación", que ya no se usan.

Avisos de Bodegix en el plan de cuentas

Arriba del plan de cuentas pueden salir avisos de Bodegix sobre su plan. Quien puede configurar el plan los cierra con Entendido.

Bodegix completó su plan de cuentas: las cuentas del PUC que faltaban se agregaron vacías; no cambian sus saldos ni sus reportes. Las cuentas que usted creó, renombró o desactivó quedaron como estaban.
Subcuentas de la exógena: en las empresas creadas antes del 6 de octubre de 2026, Bodegix agregó, vacías, las subcuentas del PUC que usan los conceptos de la información exógena, y lo dice en un aviso. Si la cuenta madre recibe movimiento (lo normal con la 5105, que recibe la nómina, y la 5305, que recibe los ajustes de cartera), no se las agregó y el aviso lo explica. Para agregarlas, primero cree desde Buscar en el PUC la subcuenta que debe recibir lo que hoy tiene la madre (la 510506 Sueldos para la 5105, la 530595 Otros para la 5305, la 520506 Sueldos para la 5205 o la 135515 Retención en la fuente para la 1355): Bodegix le reclasifica el saldo con un comprobante y le pasa la configuración. Después agregue las de la exógena, que entran vacías. Si intenta agregar primero una de la exógena, Buscar en el PUC no lo deja y dice cuál va primero: si no, todo lo de la madre pasaría a ella y la exógena lo reportaría con su concepto. Mientras no existan, esas filas de la exógena no informan nada. Si la madre la usa una plantilla de comprobante, el aviso también lo dice: cambie la plantilla a la subcuenta nueva.
Cuentas para la nómina por área: en las empresas creadas antes del 9 de octubre de 2026, Bodegix agregó, vacías, la 520506 y las prestaciones de la 5205, la 7205 y la 7405 con sus subcuentas, y dejó en Configuración contable > Nómina la cuenta de ventas y la de operación; el aviso dice cuáles. La de operación quedó en la 720506 (o en la 740506 si la 72 estaba inactiva): si su empresa presta servicios, cámbiela a la 740506. Si la 5205 o una 7205 que usted ya tenía recibe movimiento, no le agregó subcuentas: la nómina de esa área va completa a esa cuenta, y el aviso explica cómo crearlas. Si su nómina iba a la 5205, otro aviso dice que sus empleados quedaron en Ventas y que la cuenta de administración siguió en la 5205 hasta que la cambie.
Una cuenta recibe movimiento: si una cuenta tiene movimientos o la usa la configuración contable, un producto, un impuesto o una cuenta bancaria, Bodegix no le agregó las cuentas del PUC que cuelgan de ella, para no dejar su saldo en una cuenta que ya no recibe movimiento. Es lo normal con la 2365 y la 1355 en empresas que ya contabilizaban. Si quiere esas subcuentas, agréguelas desde Buscar en el PUC: Bodegix traslada el saldo con un comprobante de reclasificación y le pasa la configuración. En la 1355, agregue primero la 135515 Retención en la fuente, que recibe las retenciones que ya tiene; después la 135517, la 135518 y las demás, que entran vacías (Bodegix no deja agregar esas antes).
Una cuenta está inactiva: no se agregaron las cuentas del PUC que cuelgan de ella. Si la reactiva y las necesita, agréguelas desde Buscar en el PUC.
La naturaleza no se cambió: una cuenta que según el PUC resta de su clase tiene movimientos en meses cerrados o en un año que ya tiene su comprobante de cierre, y Bodegix no le cambió la naturaleza para que su libro auxiliar de esos meses no cambie de signo. Los estados financieros no dependen de la naturaleza: siempre restan esas cuentas de su grupo.
La 236520 ahora se llama Comisiones: en el PUC la 236520 es comisiones y la retención por servicios va a la 236525 Servicios. Si su empresa llevaba la retención por servicios en la 236520, desde ese día se contabiliza en la 236525; los comprobantes ya contabilizados no se cambiaron. Si la 236520 tenía saldo de servicios (todo su saldo, si no se llamaba ya Comisiones, porque Bodegix la leía como servicios), Bodegix dejó en borrador el comprobante de reclasificación a la 236525 por ese saldo: tóquelo en Ver el comprobante en borrador, revíselo y contabilícelo. Si la 236520 tiene auxiliares con saldo, el aviso dice el saldo de cada una y no hay borrador: trasládelo con un comprobante manual. En el 350 y los certificados, lo que la 236520 tenía hasta ese día sin concepto se sigue leyendo como servicios. Cambie también la cuenta de su retención por servicios a la 236525 en Configuración > Impuestos y retenciones.

Elegir una cuenta en un formulario

Todos los campos de cuenta contable (el comprobante, la configuración contable, las cuentas bancarias, los productos, los impuestos, la caja menor, la conciliación, la información exógena y los reportes) funcionan igual:

Escriba el código o parte del nombre, con o sin tildes: "1105", "caja" o "depositos". La lista muestra el código, el nombre y dónde queda la cuenta en el PUC, por ejemplo, Activo › Disponible › Bancos.
Solo salen las cuentas activas que aceptan movimiento. En los reportes y en la información exógena también salen las que agrupan otras.
Con el teclado: flechas para recorrer la lista, Enter para elegir y pasar al campo siguiente, Escape para cerrarla. Flecha abajo, o un clic en el campo, muestra la lista sin escribir, con las cuentas usadas hace poco primero.
Si escribe un nombre y no elige nada, al salir del campo vuelve la cuenta que tenía.

Crear la subcuenta sin salir del formulario

Si la cuenta que busca no existe, quien puede crear cuentas tiene al final de la lista Crear la subcuenta "..." (o Crear una subcuenta de ... si escribió el código de una cuenta que agrupa otras).

Elija esa opción. Se abre Nueva subcuenta junto al campo, con lo que escribió.
Revise la Cuenta padre. Se busca igual, por código o nombre; en la cuenta bancaria se propone bancos (1110) o cuentas de ahorro (1120) según el tipo.
Revise el Código: se propone el siguiente libre bajo la cuenta padre.
Escriba o revise el Nombre y toque Crear y elegir (o Enter en el nombre).

La subcuenta queda creada en el plan de cuentas y elegida en el campo, sin perder lo que llevaba escrito en el formulario. Las mismas preguntas de abajo (cuenta padre con movimientos o usada en la configuración) salen aquí también. Escape cierra Nueva subcuenta sin crear nada.

Qué pasa con la cuenta padre

Al crear la primera subcuenta, la cuenta padre deja de aceptar movimiento: los comprobantes van a sus subcuentas. El panel lo avisa antes de crearla.

Si la cuenta padre se usa en la configuración contable, en un producto o en un impuesto, Bodegix pregunta antes de crear. Aparece "¿Crear la subcuenta ...?" con dónde se usa la cuenta:

Si la usa la configuración contable, toque Crear y pasar la configuración. Las cuentas por defecto que usaban la padre pasan a la subcuenta nueva.
Los productos y los impuestos que usaban la padre se cambian solos a la subcuenta nueva, unos segundos después. En el registro de actividad queda "Cambió la cuenta contable de productos e impuestos por una subcuenta nueva".
Si lo de la padre no es de la subcuenta que está creando (por ejemplo, crea 519530 Útiles, papelería y fotocopias bajo la 5195 y la 5195 es la de los faltantes de inventario), escoja en Lo que usa ... pasa a otra subcuenta de la padre. La lista trae las subcuentas del PUC que su empresa aún no tiene y se puede buscar por código o nombre. Bodegix crea las dos: la configuración, los productos, los impuestos y el saldo pasan a la que escogió, y la que estaba creando queda sin movimientos. El mensaje dice "Se crea también ..., que recibe lo de ...".

Si la padre no se usa en ninguna parte y no tiene movimientos, la subcuenta se crea sin preguntar.

Crear una subcuenta en una cuenta que ya tiene movimientos

Si la cuenta padre ya tiene comprobantes, su saldo no se puede quedar en una cuenta que deja de aceptar movimiento. Al tocar Crear subcuenta, Bodegix pregunta "¿Crear ... y reclasificar el saldo de ...?" y explica qué va a pasar:

El saldo de la padre, por tercero y centro de costo ("Saldo por tercero: ..."), pasa a la subcuenta con un comprobante de reclasificación con fecha de hoy. Si el saldo está en cero, no hace falta comprobante.
Desde ahí la padre no recibe más movimientos.
La configuración contable que la usa pasa a la subcuenta, y los productos e impuestos que la usan se cambian en el catálogo.
Como arriba, en Lo que usa ... pasa a puede escoger otra subcuenta de la padre para el saldo y lo demás.

Toque Crear y reclasificar (o Crear subcuenta, si no hay saldo que trasladar). El comprobante queda contabilizado en Contabilidad > Comprobantes, de tipo Reclasificación, con la descripción "Reclasificación de" la padre "a" la subcuenta. En el registro de actividad queda "Reclasificó el saldo de una cuenta a su subcuenta nueva".

El mes de hoy tiene que estar abierto, porque el comprobante va con fecha de hoy.
Una reclasificación no se anula. Si hace falta corregir algo, registre un comprobante manual.
Los documentos que ya estaban en Por contabilizar o en borrador con la cuenta padre no se cambian solos: use Volver a proponer en Contabilidad > Por contabilizar. Vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo.

Pasos para cambiarle el nombre a una cuenta

En el árbol, toque la cuenta.
En su ficha, cambie el Nombre.
Toque Guardar nombre.

Solo se renombran las cuentas que creó o importó la empresa. Las del PUC base conservan su nombre oficial; si necesita otro nombre, cree debajo una subcuenta con el nombre que quiera.

Característica transaccional: cuentas que exigen tercero o centro de costo

En la ficha de la cuenta, Exige tercero y Exige centro de costo dicen qué debe llevar cada línea de un comprobante manual en esa cuenta.

Como la cuenta padre: la cuenta hace lo mismo que su padre; entre paréntesis dice si eso es sí o no. Una subcuenta nueva queda así.
Sí o No: la cuenta y sus subcuentas que digan "Como la cuenta padre" siguen esta marca.

Bodegix trae marcado Exige tercero en las cuentas que se llevan por tercero: cartera (13, también las retenciones que le practicaron), obligaciones financieras (21), proveedores (22), cuentas por pagar con las retenciones en la fuente (23), obligaciones laborales (25), diferidos (27) y otros pasivos (28). Son las que la información exógena reporta por tercero. El IVA y los demás impuestos de la 24 no lo exigen: se le deben a la DIAN.

Al hacer un comprobante, la línea dice "Esta cuenta exige tercero." o "Esta cuenta exige centro de costo.", y ni Contabilizar ni Guardar borrador se activan hasta llenarlo. Las ventas, compras, nómina y notas bancarias de la conciliación no se frenan: traen el tercero de su documento.

Pasos para importar sus cuentas desde Excel o CSV

Sirve para traer el plan de cuentas de otro programa o muchas cuentas del PUC a la vez. El archivo lleva código y nombre, y si quiere la naturaleza (Débito o Crédito). Sin naturaleza, Bodegix pone la del PUC: la de la clase, y la contraria en las cuentas que restan. Es el mismo cargador de Importar datos y de Saldos iniciales: Excel (.xlsx) o CSV, arrastrando el archivo o eligiéndolo.

En Contabilidad > Plan de cuentas, toque Importar cuentas.
Si no tiene el archivo, toque Descargar plantilla de Excel y escriba una fila por subcuenta o auxiliar, con su Código y su Nombre (la Naturaleza es opcional). O toque Descargar el PUC oficial (CSV): trae todas las cuentas del PUC con su nombre y naturaleza; borre las filas que no use y súbalo. El listado de cuentas que exporta Siigo sirve tal cual: Bodegix reconoce Código cuenta contable y Nombre cuenta contable, aunque estén debajo de un título.
Arrastre el archivo al recuadro Arrastre el archivo aquí o elíjalo en su equipo (máximo 2 megabytes). Un CSV sin títulos también sirve, con el código en la primera columna y el nombre en la segunda.
Lea el resultado: "Se crearon" las cuentas nuevas y cuántas "ya existían".
Si sale la lista de errores, corrija esas líneas en el archivo e impórtelo de nuevo. Las cuentas que ya existen se saltan.
Si el archivo le crea subcuentas a cuentas que usan la configuración contable, una cuenta bancaria, un producto o un impuesto (por ejemplo, el PUC oficial completo le crea subcuentas a Bancos, Clientes y Ventas), Bodegix pregunta antes de importar y dice cuáles son: esas cuentas dejarían de aceptar movimiento y la contabilización automática quedaría pendiente. Toque No importar y quite esas filas del archivo, o agregue las subcuentas una por una desde Buscar en el PUC, que les pasa la configuración. Si toca Importar de todos modos, siga el paso 7.
Si sale "Estas cuentas de la configuración contable quedaron con subcuentas y ya no aceptan movimiento", toque Configuración contable y elija la subcuenta de cada una.

Bodegix crea las cuentas de menor a mayor, para que cada padre exista antes que sus subcuentas. Al importar no se pasa la configuración a las subcuentas: hágalo usted en el paso 7.

Si le falta una sola cuenta al cargar los saldos iniciales, no hace falta importarla: la fila del error trae Crear subcuenta. Vea Cargar existencias y saldos iniciales.

Pasos para desactivar una cuenta

Toque Desactivar en la ficha de la cuenta (vista Árbol) o en su fila (vista Lista).
Lea la confirmación. Si la cuenta no se usa, dice "No se podrá usar en comprobantes nuevos; su historial se conserva.".
Si la cuenta se usa en la configuración contable, en productos o en impuestos, o tiene saldo, la confirmación lo dice y avisa que los documentos que la usen quedarán en pendientes.
Toque Desactivar o Desactivar de todos modos.

Si era la última subcuenta activa, la confirmación avisa que la cuenta padre vuelve a aceptar movimiento. Para volver a usar una cuenta, toque Activar.

Si algo no sale

"La cuenta ... no tiene una cuenta padre en el plan": cree primero la cuenta padre, o revise el código.
"El código ... no sigue la estructura del PUC": por debajo de 6 dígitos solo se crean grupos bajo su clase y cuentas de 4 dígitos bajo su grupo. Todas las del PUC ya vienen en el plan.
"La naturaleza ... no es Débito ni Crédito" al importar: corrija esa columna o déjela vacía para que vaya la del PUC.
"La cuenta ... no tiene una cuenta de 4 dígitos que la contenga": las subcuentas y auxiliares cuelgan de una cuenta de 4 dígitos o de otra subcuenta.
"La cuenta ... ya tiene movimientos: cree ... desde el plan de cuentas, que traslada el saldo de ... con un comprobante de reclasificación" al importar cuentas: esa subcuenta no se crea por importación. Créela con Crear subcuenta.
"¿Importar y quitarle el movimiento a ... cuentas en uso?": el archivo le crea subcuentas a cuentas que usa la configuración contable, una cuenta bancaria, un producto o un impuesto. Vea el paso 6 de Pasos para importar sus cuentas.
"El período ... está cerrado: el comprobante de reclasificación de ... va con fecha de hoy (...). Reabra el mes para crear la subcuenta.": el mes de hoy está cerrado. Reábralo en Configuración > Configuración contable, cree la subcuenta y vuelva a cerrarlo.
"Ese código ya es" y el nombre de una cuenta: el código ya existe. Use otro.
"... recibió movimientos mientras ... estaba inactiva; si la reactiva ...": la cuenta padre se usó mientras la subcuenta estaba inactiva. Siga usando la cuenta padre.
"El archivo supera 2 MB": parta el archivo en dos e impórtelos por separado.
"Faltan columnas obligatorias: Código, Nombre": el archivo tiene títulos que Bodegix no reconoce. Use la plantilla o cambie el nombre de esas columnas.
"Ese es un Excel antiguo (.xls)": ábralo en Excel y guárdelo como libro de Excel (.xlsx).
Una cuenta no aparece en la configuración contable o en el editor de comprobantes: tiene subcuentas o está inactiva. Use una subcuenta que diga Acepta.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.