Importar productos desde Excel

Cargue de una vez todo su catálogo desde Excel: descargue la plantilla, llénela y súbala tal cual. Antes de guardar, Bodegix le muestra qué va a crear y qué corregir, fila por fila. Si una sola fila tiene un error, no se guarda ninguna; puede corregirla ahí mismo o quitarla.

Antes de empezar

• Necesita permiso para crear productos y, además, para cambiar precios de venta. Los roles admin y jefe tienen los dos. Si le falta el de precios, la pestaña Productos no aparece en la pantalla de importar.
• Confirme primero Configuración > Datos de la empresa: de ahí sale si sus productos pueden llevar IVA, impuesto al consumo o impuesto a las bolsas, y la plantilla trae solo los impuestos que su empresa puede cobrar. Si no están confirmados, la pantalla de importar se lo recuerda.
• No necesita revisar antes las cuentas contables. Las columnas de cuentas son opcionales: si las deja vacías, cada producto usa las de Configuración contable, y si su contador las cambia después, los productos siguen esa configuración.
• Cada archivo admite hasta 2.000 filas. Si tiene más productos, pártalos en varios archivos.

Qué trae la plantilla

La plantilla es un libro de Excel (.xlsx) con tres hojas:

• Productos: donde escribe un producto por fila. La fila 2 es un ejemplo (código PROD-001, "Café molido 500 g (fila de ejemplo)"): escriba encima o bórrela. Si la deja tal cual, Bodegix no la importa y se lo dice.
• Instrucciones: cada columna con si es obligatoria, opcional o condicional, qué escribir, el formato, un ejemplo y de dónde sale el valor.
• Catálogos: los valores de su empresa que pide la plantilla: los impuestos que puede usar con su tarifa, los tipos, las unidades de medida más usadas con su código de la DIAN, las categorías que ya usa y las cuentas de Configuración contable que tomará cada producto sin cuentas propias.

Al pasar el mouse por el encabezado de una columna aparece una nota corta con su ayuda, en letra oscura sobre fondo claro. Lo mismo, completo, está en la hoja Instrucciones.

Las columnas de códigos (código, código de barras, impuestos y cuentas) van como texto: 00123 conserva los ceros y un código de barras no se vuelve 7,7E+12.

Columnas de la plantilla

Cómo llenar bien cada dato:

• El orden de las columnas no importa, pero el nombre sí. Mayúsculas, tildes y el asterisco dan igual (Código sirve como codigo). Si una columna no se reconoce, la pantalla la muestra en Columnas del archivo: en La columna Ref interna es elija qué dato de Bodegix es, o déjela en No importar. Bodegix lo recuerda en ese navegador para el próximo archivo.
• Si viene de Siigo o Alegra, suba el archivo que exporta su programa tal cual, sin cambiarle columnas. En Siigo es la plantilla para modificar los productos existentes (Configuración > Productos y servicios > Importación); en Alegra, Inventario > Ítems de venta > Exportar. Bodegix entiende sus valores: 94 - Unidad es la unidad 94, IVA 19% es el IVA del 19 % de su empresa, ¿Inventariable? No es un servicio y Stock mínimo es el mínimo. Si el archivo dice que el precio incluye IVA (o solo trae el precio total, como Alegra), se guarda como precio al público. La plantilla trae una hoja Desde Siigo o Alegra con la columna de cada programa.
• El precio va sin impuestos. Por ejemplo, si vende a $ 22.015 con IVA del 19 %, escriba 18500 (18.500 x 1,19 = 22.015). Puede escribir 18.500 con punto de miles; para centavos use coma: 1500,50.
• La unidad es la que la DIAN reconoce en la factura: lo que vende por kilo, libra, litro o metro debe llevar esa unidad. Vea Unidad de medida, referencia y marca del producto.
• Una columna llamada solo Referencia se lee como el código del producto; la del fabricante va en Referencia de fábrica.
• En impuestos, un producto lleva un solo IVA (una tarifa, exento o excluido) y a lo sumo un impuesto al consumo. Las retenciones no van en los productos: se aplican en las compras.
• Las cuentas contables: un producto sin cuenta propia usa la de Configuración contable del día de cada venta o compra. Escriba una cuenta solo si su contador le dice que ese producto lleva otra. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Pasos

1. En Configuración > Importar datos, elija Productos en Qué importar.
2. Pulse Descargar plantilla de Excel: en la hoja Productos escriba un producto por fila, encima de la fila de ejemplo, y guarde el archivo como está.
3. Arrastre el archivo al recuadro o púlselo para buscarlo; espere mientras dice Revisando el archivo….
4. Revise Qué se va a crear: los productos, las categorías y lo que trae cada uno, como se explica en la sección siguiente.
5. Cuando diga "sin errores", pulse Importar con el número de productos, por ejemplo Importar 120 productos.

Si aún no tiene productos, también llega desde Catálogo > Productos con el botón Importar desde Excel, o desde el paso Cargar los productos del asistente de configuración. La plantilla se abre en Excel o en LibreOffice; también sirve un CSV o la lista que exporte de otro programa si trae código, nombre y precio.

La vista previa

Antes de guardar, Bodegix revisa todas las filas y le muestra:

• Errores por fila: la fila de Excel (Fila 3 es la fila 3, contando el encabezado), la columna, el motivo y cómo corregirlo. Si una fila tiene varios problemas, salen todos. Si un código está repetido, dice en qué otra fila está.
• Qué se va a crear: cuántos productos (bienes con inventario y servicios), las categorías nuevas (y si una solo cambia en mayúsculas o tildes de otra que ya usa), los valores por defecto que se aplican a lo que dejó vacío (tipo bien, unidad, sin impuestos) y qué cuenta contable usará cada producto: la escrita en el archivo o la de Configuración contable. Con Ver producto por producto ve cada fila.

Para corregir sin volver a subir el archivo:

• Escriba el valor correcto en el campo que aparece debajo de cada error y pulse Revisar de nuevo con lo corregido. Las filas que ya estaban bien se conservan.
• O pulse Quitar las filas con errores para importar las demás ahora. Con Descargar las filas quitadas baja el Excel productos-por-corregir con esas filas y una columna Qué corregir: la fila del archivo original, cada problema y cómo corregirlo. Corríjalas y súbalo después; la columna Qué corregir no se importa.

Si la conexión se cae al pulsar Importar, la pantalla dice que puede que la importación sí se haya guardado. Vuelva a pulsar Importar, sin elegir de nuevo el archivo: si la primera vez sí se guardó, Bodegix lo reconoce, no importa los productos dos veces y se lo dice. Si elige otra vez el archivo, se revisa como una importación nueva y cada fila saldría con "ya existe un producto con el código".

Las cuentas escritas que no se revisaron

La vista previa compara con el plan de cuentas las cuentas que escribió en el archivo. Si no puede hacerlo, lo dice y muestra la fila y la columna de cada cuenta escrita:

• Si su usuario no ve la contabilidad, puede importar igual. Deje vacías las cuentas de las que no esté seguro, o pídale a su contador que las revise: una cuenta que no exista deja los documentos de ese producto en Por contabilizar hasta que se cree.
• Si la contabilidad no respondió, el botón Importar no aparece mientras haya cuentas escritas. Pulse Revisar las cuentas de nuevo en un momento.

Qué debe ver al terminar

• El aviso con la cantidad importada, por ejemplo "120 productos importados.".
• Los productos en Catálogo > Productos, activos y con su precio e impuestos.
• Con cantidades, el aviso también dice los que quedaron con existencia: "120 productos importados. 80 quedaron con su existencia.". Si una cantidad quedó mal, corríjala con un ajuste; no vuelva a importarla.
• Los demás no tienen existencias. Cárguelas con Cargar existencias y saldos iniciales, también si el aviso dice "Los productos quedaron creados, pero sus existencias no se registraron".
• Un recuadro Importación terminada con Ver productos, el botón Siguiente con lo que sigue (las existencias) y, si la importación solo creó productos sin existencias, Deshacer esta importación: los productos que creó quedan inactivos (no se borran) y no salen en la caja ni en las listas.

Para cambiar productos que ya existen, marque Actualizar los productos que ya existen (por su código) antes de revisar el archivo. Cada fila con un código que ya está cambia solo lo que trae escrito: una celda vacía no borra nada, y un producto inactivo vuelve a quedar activo. La vista previa separa los que se crean de los que se actualizan y dice qué cambia en cada uno. El tipo (bien o servicio) no se cambia al importar. Sin marcarla, un código que ya existe sale con error.

Si algo no sale

Errores del archivo

• "Faltan columnas obligatorias: Código, Precio de venta.": el archivo no tiene esas columnas o les cambió el nombre. Copie los encabezados de la plantilla.
• "El archivo solo trae la fila de ejemplo de la plantilla.": escriba sus productos encima o debajo de la fila de ejemplo y vuelva a subirlo.
• "El archivo no tiene filas para importar.": el archivo está vacío o solo tiene el encabezado.
• "Ese es un Excel antiguo (.xls).": ábralo en Excel y guárdelo como libro de Excel (.xlsx).
• "El archivo tiene 2500 filas; importe hasta 2.000 por archivo.": parta el archivo en dos o más.
• "Su rol no puede importar datos." o no aparece la pestaña Productos: pídale al administrador el permiso de cambiar precios. Vea Crear usuarios y asignar roles.

Errores por fila

Cada error dice cómo corregirlo. Si el mismo error se repite con el mismo valor en varias filas (por ejemplo CAJA en la unidad de 300 productos), sale en un solo renglón con Cambiar Unidad de medida en las 300 filas por: escriba el valor correcto una vez y pulse Revisar de nuevo con lo corregido. Los más comunes:

• Impuestos: impuesto no encontrado: IVA16: ese código no existe en Impuestos y retenciones. Use uno de la hoja Catálogos; mayúsculas o minúsculas dan igual.
• Impuestos: impuesto que no aplica a productos: puso una retención o un impuesto inactivo. Quítelo de la fila.
• Impuestos: un producto lleva un solo IVA: deje un solo IVA. Exento y excluido tampoco se combinan con una tarifa. Con el impuesto al consumo pasa igual: uno solo.
• Impuestos: no se puede cobrar IVA19: la empresa no es responsable de IVA: según Datos de la empresa, la ley no la deja cobrarlo. Deje Impuestos vacío o escriba EXCLUIDO. Vea Configurar impuestos y retenciones.
• Código: ya existe un producto con el código CAF-500 (o con ese código de barras): ese producto ya está creado. Quite la fila, cambie el código o marque Actualizar los productos que ya existen para cambiarlo con lo que trae la fila. Las mayúsculas no cuentan: caf-500 y CAF-500 son el mismo código.
• Código: CAF-500 está dos veces en el archivo (o el código de barras): el mismo código está en dos filas; el error dice en cuál otra. Deje una o cambie el código.
• Código: formato no válido: el código tiene espacios, tildes, eñe u otros símbolos. Use letras, números, punto, guion o guion bajo.
• Código, Nombre o Precio de venta: falta: la celda está vacía. Nombre: muy corto: el nombre tiene una sola letra.
• Código de barras: formato no válido: tiene menos de 4 caracteres, espacios u otros símbolos.
• Código en notación científica (7,7E+12): Excel cambió el código largo. Ponga la columna como texto y escriba otra vez el código completo.
• Precio de venta: no es un número: tiene letras o símbolos. No puede ser negativo: quite el signo menos.
• Tipo: valor no permitido: escriba bien o servicio, o déjela vacía. Los combos se crean en Productos: un combo se arma en la ficha, eligiendo lo que trae.
• Unidad de medida: bulto no está en la tabla de unidades de la DIAN: escriba una unidad de la hoja Catálogos (unidad, kilogramo, libra, litro, metro) o su código de la DIAN. Si quiere que se lea "bulto", déjelo en Unidad impresa.
• Cuenta de ingreso: formato no válido (o de inventario, o de costo): la cuenta lleva algo distinto de números o tiene menos de 4 dígitos.
• Cuenta de inventario: la cuenta 143599 no está en el plan de cuentas de la empresa: créela en Contabilidad > Plan de cuentas o deje la celda vacía para que el producto use la de Configuración contable. Si la cuenta tiene subcuentas, escriba la subcuenta. Esta revisión la hace la vista previa cuando su usuario puede ver la contabilidad; si no, se lo dice (vea "Las cuentas escritas que no se revisaron").

"Esta importación ya se hizo con otro archivo"

Pulsó Importar con un archivo distinto al que se revisó. Vuelva a elegir el archivo para revisarlo de nuevo.

El precio quedó mal después de importar

Corríjalo en Catálogo > Productos, abriendo el producto.

Relacionado

• Importar clientes y proveedores
• Cargar existencias y saldos iniciales
• Configurar impuestos y retenciones
• Unidad de medida, referencia y marca del producto
• Cómo contabiliza Bodegix cada operación
• Dejar la empresa lista con el asistente de configuración

Revisada el 10 de octubre de 2026.