Crear usuarios y asignar roles

Cada persona entra a Bodegix con su propio correo y un rol que define qué puede hacer. Aquí se explica cómo crear usuarios, qué incluye cada rol por defecto, cómo crear roles propios y cómo asignarle una contraseña nueva a alguien.

Antes de empezar

• Para crear usuarios, cambiarles el rol y restablecer contraseñas necesita el permiso "Crear usuarios, asignar roles y restablecer contraseñas". Por defecto lo tienen los roles Administrador y Jefe.
• Para crear y editar roles necesita "Crear y editar roles y sus permisos". Por defecto solo lo tiene Administrador. El jefe ve la lista de roles, pero no los cambia.
• Nadie reparte permisos que no tiene: solo puede asignar un rol si usted tiene todos sus permisos. Por ejemplo, el jefe no puede asignar los roles Administrador, Contador ni Nómina, porque incluyen cosas que el jefe no tiene (cerrar períodos contables, ver salarios).
• Por la misma razón, a una persona cuyo rol tiene permisos que usted no tiene solo le puede corregir el nombre. Cambiarle el rol, desactivarla, restablecerle la contraseña o cerrarle las sesiones lo hace un administrador. Por ejemplo, el jefe no puede hacerlo con el contador ni con la persona de nómina.
• Su plan fija cuántos usuarios activos puede tener la empresa. Los usuarios desactivados no cuentan.
• Si usted registró la empresa, primero confirme su correo con el enlace del correo "Confirme su correo para usar Bodegix". Hasta entonces, Crear usuario no está disponible. Vea No puedo entrar, sección "Confirmar mi correo".

Crear un usuario

Para darle acceso a un empleado nuevo (la cajera, el contador, un vendedor), créele un usuario. Crear un usuario es el mismo formulario en Usuarios, en el asistente ("Invite a su equipo"), en una caja POS (Crear usuario junto a las personas que abren turno) y en Nuevo o Ctrl+K: los mismos campos, en el mismo orden, y el mismo resultado.

1. En Configuración > Usuarios, pulse Crear usuario.
2. Escriba el Nombre de la persona, por ejemplo Ana Pérez.
3. Escriba su Correo, por ejemplo ana@sutienda.com; si le falta la @ o el punto, el campo lo dice al pasar al siguiente.
4. En Rol ya viene Cajero, nunca un administrador: cámbielo si la persona hace otra cosa.
5. La Contraseña temporal ya viene generada; puede escribir otra o pulsar el botón de las flechas para generar una nueva.
6. Pulse Crear usuario: si falta algo, el campo dice qué corregir y el cursor va a él.
7. Pulse Copiar datos de acceso y envíeselos por un medio privado, por ejemplo un mensaje directo; pulse Listo para cerrar.

Si el formulario muestra Cómo le damos el acceso, su empresa ya puede invitar por correo o con un enlace: vea "Invitar por correo o con un enlace", más abajo.

Debajo del campo Rol se lee qué puede hacer el rol elegido; en su lista puede buscar un rol por el nombre o por lo que hace, por ejemplo "traslados".

Más sobre crear un usuario

Desde cualquier pantalla también: Nuevo > Nuevo usuario, o Ctrl+K y el nombre, por ejemplo usuario Ana Pérez, que abre el formulario con el Nombre ya puesto, sin salir de lo que está haciendo. Al lado de cada rol aparece qué puede hacer. Después de crear, el panel no se cierra: muestra "Entréguele a ... estos datos para entrar:" con el correo y la contraseña. Si el correo ya usa Bodegix en otra empresa, la tarjeta dice "Le enviamos una invitación a ...:" y no trae contraseña: la persona entra con la suya y acepta la invitación.

La primera vez que la persona entre, Bodegix le pedirá cambiar la contraseña por una suya.

Bodegix le avisa a la persona por correo, con el asunto "Ya tiene acceso a una empresa en Bodegix": el nombre de la empresa, su rol y quién le dio acceso. El correo nunca trae la contraseña: entréguela usted.

Si ese correo ya tiene cuenta en Bodegix (por ejemplo, su contador lleva varias empresas), no se crea una cuenta nueva: la persona recibe una invitación. Le llega un correo y, al entrar con su cuenta de siempre, ve arriba "Lo invitaron a entrar a ..." con Aceptar y Rechazar. Hasta que acepte no entra a su empresa. Así, si escribió mal el correo y era el de otra persona, esa persona no ve nada de su empresa.

• En Usuarios la persona sale con Invitación pendiente. Mientras tanto no puede activarla ni cambiarle la contraseña. La invitación ocupa un cupo de la licencia.
• Para retirar la invitación (por ejemplo, si el correo estaba mal escrito), pulse su fila y luego Retirar la invitación.
• Si la rechaza, desaparece de la lista. En el registro de actividad queda "Aceptó la invitación a la empresa" o "Rechazó la invitación a la empresa".

Invitar por correo o con un enlace

Cuando el formulario de Crear usuario muestra Cómo le damos el acceso, la persona no recibe una contraseña suya: recibe una invitación y ella misma crea su contraseña o entra con Google. Usted no tiene que inventar ni entregar contraseñas.

1. En Configuración > Usuarios, pulse Crear usuario y escriba el Nombre, el Correo y el Rol, como arriba.
2. En Cómo le damos el acceso, elija una:
   • Enviarle una invitación a su correo: Bodegix le envía el correo "Invitación para entrar a una empresa en Bodegix" con el botón Ver la invitación. Viene marcada.
   • Copiar un enlace para mandárselo: usted le manda el enlace por WhatsApp u otro medio.
   • Darle una contraseña temporal: para quien no tiene correo propio; es el camino de siempre, con Copiar datos de acceso.
3. Pulse Enviar invitación (o Crear enlace si eligió el enlace).

Con el correo, el panel dice "Le enviamos una invitación a ...:" y hasta cuándo vale. Con el enlace dice "Mándele este enlace a ...:" con Copiar mensaje para WhatsApp (un saludo con la empresa, el rol, la fecha de vencimiento y el enlace) y Copiar solo el enlace. El enlace no se vuelve a mostrar: cópielo antes de cerrar el panel.

• La invitación vence a los 7 días y guarda un cupo de la licencia mientras tanto.
• Al abrir el enlace, la persona ve la empresa, su NIT, el rol y quién la invitó. Abrirlo no acepta nada: elige Crear mi contraseña y entrar, Entrar con Google o, si ya usa Bodegix con ese correo, Entrar para aceptarla. También puede Rechazar la invitación. Vea Aceptar una invitación a una empresa.
• Si la invitó por correo, al aceptarla su correo queda confirmado. Con el enlace copiado no, porque usted también lo tuvo.
• En la caja POS, Crear usuario sigue con la contraseña temporal: la caja necesita a la cajera de una vez para asignársela.

Reenviar o retirar una invitación

En Usuarios, la persona invitada sale con Invitación pendiente (o Invitación vencida cuando pasaron los 7 días). Pulse su fila:

• Reenviar invitación: le llega un enlace nuevo y el anterior deja de servir; vuelve a valer 7 días. Se puede reenviar una vez al día y tres veces en total. Si eligió el enlace, el panel muestra el enlace nuevo para copiarlo.
• Retirar la invitación: el enlace deja de servir y la empresa recupera ese cupo.

Cuando la persona acepta, sale en la lista como cualquier usuario. En el registro de actividad quedan "Envió una invitación", "Reenvió una invitación", "Retiró una invitación", "Aceptó la invitación a la empresa" y "Rechazó la invitación a la empresa".

Después de crear un cajero, asígnele la caja POS en Configuración > Cajas POS y turnos para que pueda abrir su turno.

Qué puede hacer cada rol por defecto

Toda empresa nueva trae estos seis roles. El rol Administrador no se puede cambiar; los demás se pueden ajustar (vea "Editar o eliminar un rol").

Si su empresa apagó un módulo, sus permisos no funcionan para nadie, aunque el rol los tenga marcados. Vea Encender o apagar módulos.

Cambiar el rol o el nombre, o desactivar a alguien

¿Cómo le quito el acceso a un empleado que se fue o que ya no trabaja con usted? Desactive su usuario: deja de entrar de inmediato y lo que hizo queda registrado. Así también se cambia el rol o se corrige el nombre.

1. En Configuración > Usuarios, busque a la persona por Nombre o correo o filtre por Rol.
2. Pulse su fila.
3. Cambie el Nombre o el Rol, o quite la marca de Usuario activo para desactivarla y quitarle el acceso.
4. Pulse Guardar cambios.

• Al cambiarle el rol o desactivarla, sus sesiones se cierran de inmediato. Con el rol nuevo debe entrar otra vez; desactivada ya no puede entrar.
• Para volver a activarla, marque de nuevo Usuario activo y guarde.
• Si la persona desactivada tenía Bodegix abierto o intenta entrar, la pantalla de inicio le dice que quien administra la empresa le quitó el acceso y que hable con esa persona si cree que es un error.
• El correo que le llega al darle acceso o cambiarle el rol dice el nombre del rol como usted lo ve (por ejemplo, "Rol: Cajero").
• Bodegix no borra usuarios: se desactivan, y así queda el registro de lo que hicieron.
• El correo no se puede cambiar. Si una persona cambió de correo, cree un usuario con el correo nuevo y desactive el anterior.
• Nadie cambia su propio rol ni se desactiva a sí mismo.
• Solo un administrador modifica a otro administrador, y la empresa siempre debe conservar al menos un administrador activo.
• Cuando alguien recibe o pierde el rol Administrador (al crearlo, al cambiarle el rol o al desactivarlo), los demás administradores reciben el aviso "Cambió quién administra su empresa en Bodegix", con quién hizo el cambio. A quien lo hizo no le llega.
• Si el rol de la persona tiene permisos que usted no tiene, el rol y Usuario activo aparecen deshabilitados, con una nota: solo le puede corregir el nombre.
• Reactivar a alguien ocupa un cupo del plan, igual que crearlo.
• Antes de desactivar a una cajera, confirme que cerró su turno de caja POS: Bodegix no lo avisa.

Asignarle una contraseña nueva a alguien

Úselo cuando una persona olvidó su contraseña y no puede recuperarla por correo.

1. En Configuración > Usuarios, pulse la fila de la persona.
2. En Restablecer contraseña, escriba la Nueva contraseña o pulse Generar una.
3. Pulse Restablecer contraseña.
4. Entréguele la contraseña nueva por un medio privado.

Aparece "Contraseña restablecida. Sus sesiones se cerraron y deberá cambiarla al entrar."

• Su propia contraseña no se cambia aquí, sino en Mi cuenta y sesiones (en Mi cuenta, el círculo con sus iniciales, arriba a la derecha).
• Solo un administrador puede hacerlo con otro administrador, o con alguien cuyo rol tiene permisos que usted no tiene (en ese caso la sección no aparece).
• Si la persona trabaja en otras empresas en Bodegix, no se puede: debe usar ¿Olvidó su contraseña? en la pantalla de inicio.
• Si la persona estaba bloqueada por intentos fallidos, la contraseña nueva también quita el bloqueo: puede entrar de inmediato.

Cerrar las sesiones de un usuario

Si alguien perdió un equipo o dejó la sesión abierta en un computador compartido:

1. En Configuración > Usuarios, pulse la fila de la persona.
2. En Sesiones abiertas, pulse Cerrar sus sesiones.

Aparece "Sesiones cerradas. El usuario debe iniciar sesión de nuevo en todos sus equipos."

Crear un rol propio

Por ejemplo, un supervisor de caja POS que además de vender pueda anular ventas.

1. En Configuración > Roles, pulse Crear rol; si se parece a uno que ya existe, pulse mejor Duplicar en la fila de ese rol.
2. En Nombre escríbalo como quiere verlo, con mayúsculas y tildes, por ejemplo Supervisor de caja.
3. En Descripción escriba para quién es el rol, por ejemplo "Abre y cierra las cajas y autoriza descuentos".
4. En Copiar los permisos de elija un rol parecido, por ejemplo Cajero, si quiere partir de sus permisos.
5. Marque o desmarque los permisos, agrupados por área; un rol necesita al menos uno.
6. Pulse Crear rol: verá "Rol creado." y el rol queda en la lista.

No puede repetir el nombre de otro rol, aunque cambien las mayúsculas o las tildes (Nomina y Nómina son el mismo). El nombre se ve en Usuarios, en el filtro, en el campo Rol y en el menú Mi cuenta. Los permisos de gastos en caja menor, pagos en línea y módulos aparecen en Otros. Si falta el nombre o algún permiso, o el nombre ya lo usa otro rol, lo dice junto al campo.

• El rol necesita al menos un permiso.
• El nombre no se repite (sin importar mayúsculas): "supervisor de caja" y "Supervisor de caja" son el mismo.
• Solo puede dar permisos que usted tiene. Por eso Duplicar no aparece en el administrador ni en un rol con permisos que usted no tiene.
• También puede crearlo sin salir del usuario que está creando: en el campo Rol, escriba el nombre y elija Crear rol.

Después asígnelo a las personas desde Usuarios, como cualquier otro rol.

Un vendedor que factura sin turno de caja POS

Para un vendedor que cotiza, hace remisiones y factura desde Ventas > Nueva venta (en la calle o en la oficina), cree un rol, por ejemplo Vendedor, con Vender en el POS y facturar, Consultar ventas, cartera y los reportes de ventas diarias y por mes, Consultar terceros, productos, impuestos y centros de costo y Consultar existencias y kardex, sin los permisos de la caja POS (Abrir y cerrar turno en las cajas asignadas y Crear cajas y asignarlas a cajeros). Así factura y remisiona sin turno de caja POS aunque la empresa use caja POS, y sus ventas no entran al arqueo de ninguna caja POS. El turno queda para quien cobra en la caja POS, como la cajera: si el rol tiene Abrir y cerrar turno en las cajas asignadas, Bodegix le pide su turno también en Nueva venta.

Una auxiliar de cartera que cobra sin vender

Para quien cobra la cartera pero no debe facturar, cree un rol, por ejemplo Auxiliar de cartera, con Consultar ventas, cartera y los reportes de ventas diarias y por mes y Cobrar cartera (registrar y anular abonos, enviar links de pago y recordatorios), sin Vender en el POS y facturar. Si también revisa el tablero, agregue Ver el tablero y los reportes gerenciales de rentabilidad y compras.

Con ese rol, en Ventas > Cartera cada factura dice Cobrar y el abono se registra ahí mismo (registrar abonos). En el detalle de la factura crea el link de pago, envía el recordatorio por WhatsApp y anula un abono mal registrado; un abono con retenciones del cliente lo anula quien anula ventas o autoriza ajustes de saldo, porque las retenciones se anulan con él. No ve Nueva venta, ni cotizaciones ni remisiones, y no anula ventas. En el registro de actividad, cada abono sale con su nombre.

Quien tiene Vender en el POS y facturar sigue cobrando como siempre: no necesita Cobrar cartera. Desde Cartera cobra quien además consulta ventas, como el vendedor; la cajera del rol de fábrica no ve la cartera.

Editar o eliminar un rol

1. En Configuración > Roles, pulse la fila del rol.
2. Cambie el Nombre, la Descripción o marque y desmarque permisos. Cambiar el nombre no cambia lo que el rol puede hacer.
3. Pulse Guardar cambios.

Al cambiar los permisos, las personas con ese rol deben iniciar sesión de nuevo para recibirlos.

Para eliminar un rol, ábralo, pulse Eliminar rol y confirme con Eliminar. Solo se puede si ninguna persona lo tiene asignado, ni activa ni desactivada: primero cámbieles el rol.

El rol Administrador no se abre ni se elimina. Un rol con permisos que usted no tiene se abre en solo lectura: solo un administrador puede editarlo. Eliminarlo sí se puede, si nadie lo tiene asignado.

Si algo no sale

• "La licencia permite ... usuarios activos": llegó al límite de su plan. Desactive a quien ya no trabaja en la empresa o amplíe el plan.
• "El usuario ya pertenece a la empresa": esa persona ya tiene usuario. Búsquela en la lista; si está inactiva, actívela.
• "La contraseña es obligatoria": el correo no tiene cuenta en Bodegix y necesita una contraseña temporal. Pulse el botón de las flechas junto a Contraseña temporal para generar una.
• "La contraseña debe tener al menos 10 caracteres", "Esa contraseña es de las más usadas" o "La contraseña no puede contener su correo": genere otra con el botón de las flechas o vea las reglas en No puedo entrar.
• "No puede asignar el rol ... incluye permisos que usted no tiene" o "No puede dar permisos que usted no tiene": pida a un administrador que lo haga. Estos intentos quedan en el registro de actividad con la marca Atención.
• "Solo un administrador...": la persona es administradora; solo otro administrador puede modificarla, cambiarle la contraseña o cerrar sus sesiones.
• "No puede ... un usuario con el rol ...: tiene permisos que usted no tiene": el rol de esa persona incluye permisos que usted no tiene (el mensaje los nombra). Pida a un administrador que haga el cambio.
• "No puede editar el rol ...: tiene permisos que usted no tiene": pida a un administrador que lo edite.
• "La empresa debe conservar un administrador": antes de quitarle el rol Administrador o desactivar al único administrador, asígnele ese rol a otra persona.
• "El usuario pertenece a otras empresas; debe cambiar su contraseña él mismo": la persona debe usar ¿Olvidó su contraseña?.
• "Ya existe un rol con ese nombre" o "Ya hay un rol con ese nombre": elija otro nombre.
• "El rol está asignado a usuarios": cambie el rol de esas personas antes de eliminarlo.
• "El rol de sistema no se puede editar": el rol Administrador no se modifica. Cree un rol propio.
• En Rol no aparece el rol que busca: no tiene todos sus permisos. Pida a un administrador que lo asigne.
• "Ya hay una invitación pendiente para ese correo": búsquela en la lista y reenvíela o retírela.
• "Esa persona pidió no recibir invitaciones de esta empresa": la persona rechazó una invitación y pidió no recibir más. Solo ella puede permitirlo de nuevo, en Mi cuenta. Pregúntele por otro medio.
• "Ese correo ya recibió muchas invitaciones hoy": a un correo le llegan como mucho 5 invitaciones al día, de todas las empresas. Intente mañana o use Copiar un enlace para mandárselo.
• "Esta invitación ya se envió hoy" o "Esta invitación ya se reenvió 3 veces": espere al otro día o, si ya no quedan reenvíos, confírmele el correo a la persona, retire la invitación y créela de nuevo.
• "En las cuentas de prueba los usuarios se crean con contraseña temporal": en las cuentas de prueba elija Darle una contraseña temporal.
• "El rol está en invitaciones pendientes": retire esas invitaciones antes de eliminar el rol.

Relacionado

• Roles: crear, duplicar y elegir los permisos de cada uno
• Mi cuenta: cambiar mi contraseña, cerrar sesiones y avisos por correo
• No puedo entrar: contraseña, bloqueo por intentos y varias empresas
• Encender o apagar módulos
• Dejar la empresa lista con el asistente de configuración
• Abrir y cerrar el turno de caja POS (arqueo)

Revisada el 9 de octubre de 2026.