Abrir y cerrar el turno de caja POS (arqueo)

La caja POS es el punto de venta donde el cajero abre un turno, registra ventas, cobra y realiza el cierre. Cada caja POS vende desde una bodega y solo la usan las personas asignadas. El cajero abre el turno con la base en efectivo y lo cierra contando el dinero por medio de pago: Bodegix compara lo contado con lo esperado y muestra la diferencia. El jefe ve qué cajas POS están abiertas y cierra las que quedaron olvidadas.

Antes de empezar

La caja POS no hace falta para facturar desde Ventas > Nueva venta ni con facturas recurrentes: quien administra las cajas POS, quien vende sin el permiso Abrir y cerrar turno en las cajas asignadas (un rol de oficina) o cualquiera en una empresa con el módulo Caja POS apagado factura sin turno. Si va a empezar facturando desde ese formulario, puede configurar la caja POS más adelante.
El cajero abre y cierra turno en las cajas POS que tiene asignadas (rol cajero). Crear cajas POS y ver todos los turnos es del jefe o del administrador.
Para asignar personas a una caja POS, el jefe necesita también el permiso de gestión de usuarios.
Debe existir la bodega de la que sale la mercancía. Vea Crear una bodega y trasladar mercancía.
Debe haber una resolución POS vigente: sin ella la caja POS no abre turno. Vea Registrar la resolución de facturación.
El módulo Caja POS debe estar encendido. Vea Encender o apagar módulos.

Crear una caja POS y asignar cajeros

Lo hace el jefe o el administrador. La primera caja POS también se puede crear en el asistente de configuración, en el paso Configurar la caja POS, que es opcional.

Entre a Configuración > Cajas POS y turnos y pulse Nueva caja POS.
Escriba el Código, por ejemplo, C1. Va sin espacios, hasta 20 caracteres, y no se puede cambiar después.
Escriba el Nombre de la caja POS, por ejemplo, Caja 1.
Elija la Bodega. La caja POS vende y descuenta existencias de esa bodega. Tampoco se cambia después.
En Personas que pueden abrir turno, marque a quienes van a usar la caja POS. Si la persona aún no tiene usuario, pulse Crear usuario: se crea con el rol cajero y queda marcada.
Pulse Guardar caja POS. Sale el aviso Caja POS guardada.

Para cambiar el nombre, las personas asignadas o desactivar la caja POS, pulse la caja POS en la lista. Ahí están Nombre de la caja POS, Caja POS activa, Puede cobrar sin conexión y Personas que pueden abrir turno. Vea Crear una caja POS nueva, elegir quién cobra y revisar los turnos.

Cada caja POS tiene un solo turno abierto a la vez, y cada persona también. Hoy dos personas no pueden vender al mismo tiempo en la misma caja POS, cada una con su usuario: una cierra su turno y la otra abre el suyo.

Abrir el turno

En Ventas > Caja POS, elija la suya en Caja POS; si solo tiene una libre ya viene elegida, y la que dice En uso por es de otra persona.
Cuente el efectivo que deja en el cajón para dar vueltas y escríbalo en Base en efectivo, o pulse un valor rápido, como $ 100.000.
Pulse Abrir turno.

Si deja la base vacía, Bodegix pregunta ¿Abrir con $ 0?: pulse Escribir la base para contarla, o Sí, abrir con $ 0 si el cajón está vacío.

Al cajero, Bodegix lo lleva a la caja POS al entrar. Si en el último cierre de la caja POS se dijo cuánto efectivo quedaba, Bodegix lo muestra debajo de la base, por ejemplo, En el último cierre (Ana) quedaron $ 200.000 en la caja., y lo propone como base. Si no se dijo, propone lo que se contó en efectivo, por ejemplo, En el último cierre (Camilo) se contaron $ 114.100 en efectivo. Si escribe otra cifra, pregunta ¿La base es correcta?: cuente de nuevo y pulse Sí, abrir turno solo si la cifra es la real, por ejemplo, porque el jefe sacó dinero entre turnos.

Si ninguna de sus cajas POS está libre, Bodegix no muestra la base ni Abrir turno. Dice quién tiene la caja POS y desde qué hora, por ejemplo, Luisa Ortiz tiene un turno abierto en Caja 1 desde las 8:44 p. m., y qué hacer: pida al jefe otra caja POS o que esa persona cierre su turno. Cuando lo cierre, pulse Revisar de nuevo. El jefe ve además el enlace a Cajas POS y turnos, donde puede cerrar un turno que quedó abierto por olvido.

Arriba aparecen el nombre de la caja POS, la bodega, la hora de apertura y el número de ventas del turno con su total. En la barra superior, el cajero ve el indicador de su caja POS en verde, por ejemplo, Caja 1 abierta.

El turno se abre con internet. Si después se cae la conexión y la caja POS tiene Puede cobrar sin conexión, el turno sigue y la caja POS cobra: aunque recargue la página sin internet, vuelve a abrir con su turno y arriba dice "Sin conexión. Bodegix abrió con la sesión guardada en este equipo: puede cobrar en la caja POS y lo demás vuelve cuando regrese el internet." Para eso, la caja POS debe haberse abierto antes con internet en ese equipo y en ese mismo turno. Sin ese permiso, al recargar sin internet la caja POS espera a que vuelva la conexión. Vea Vender en la caja POS: si se cae el internet.

Cerrar el turno con arqueo

El arqueo es a ciegas: mientras cuenta, Bodegix no muestra cuánto debería haber. La diferencia aparece después de cerrar.

En la caja POS, pulse Cerrar turno, arriba a la derecha; si quedan ventas en espera sin cobrar, el panel lo dice arriba con cada una.
En Efectivo contado y en cada medio escriba lo que hay, con la base incluida en el efectivo; donde no haya nada, pulse Nada (0).
Si no quiere sumar, pulse Contar por billetes y monedas: escriba cuántos billetes hay de cada valor y lo que suman las monedas.
En Efectivo que queda en la caja (opcional) escriba lo que deja para el siguiente turno, por ejemplo $ 200.000; no puede pasar del efectivo contado.
Pulse Cerrar turno al pie del panel; si el conteo no cuadra por mucho, antes pregunta ¿Cerrar con diferencia?.

Por ejemplo, en Tarjeta débito contado va la suma de los comprobantes del datáfono, y si la empresa encendió Nequi, sale también Nequi contado (ver medios de pago). Con Contar por billetes y monedas, Efectivo contado se llena solo con la suma; Escribir el total del efectivo vuelve a escribirlo a mano. Si quiere dejar una nota, escríbala en Observaciones (opcional).

Al cerrar, Bodegix pregunta, una cosa a la vez, ¿Cerrar con ventas en espera? si quedan esperas en la caja POS y ¿Cerrar con diferencia? si el conteo no cuadra por mucho. Pulse Revisar primero o Revisar conteo para volver al cierre, o Cerrar igual si ya lo revisó. Cerrar no borra las ventas en espera: quedan en la caja POS para el próximo turno.

Después revise la tabla del arqueo y pulse Listo. Si contó por billetes, debajo sale Efectivo por billetes y monedas con cuántos billetes hubo de cada uno, las monedas y el total. Para tener el cierre en papel, antes pulse Imprimir cierre: sale el arqueo por medio de pago con el desglose del efectivo. Si quiere el resumen del día de la caja POS, pulse Imprimir informe Z: también lleva el desglose bajo cada turno. Los dos son opcionales. Vea Imprimir el informe diario Z de la caja POS.

Si prefiere seguir vendiendo, pulse Seguir vendiendo en lugar de cerrar. Cuando el jefe cierra el turno de otra persona desde Configuración > Cajas POS y turnos, ese botón dice No cerrar.

Retiros y entradas de efectivo

Si saca plata del cajón durante el turno (para consignar o pagar un domicilio) o mete plata (sencillo para las vueltas), regístrelo para que el arqueo cuadre:

En la caja POS, pulse Retiro o entrada, arriba a la derecha.
En Tipo de movimiento elija Retiro si saca plata del cajón o Entrada si mete, por ejemplo sencillo para las vueltas.
En un retiro, en Para qué es el retiro elija Otro motivo o Pago de un gasto, como el hielo o las bolsas.
Escriba el valor, por ejemplo 200.000.
Escriba el Motivo, por ejemplo "Consignación en el banco"; en un gasto, el campo dice Qué se pagó.
Pulse Registrar retiro o Registrar entrada: el movimiento aparece en Movimientos de este turno.

No se puede retirar más del efectivo que debería haber en la caja POS. Al cerrar el turno, los movimientos aparecen en Retiros y entradas de este turno, y desde ahí también se puede registrar uno que faltó con Registrar retiro o entrada de efectivo. El jefe lo hace igual en la caja POS abierta de otra persona desde Configuración > Cajas POS y turnos. Un movimiento no se borra: si se equivocó, registre otro al revés. Vea ¿Cómo registro una salida o una entrada de efectivo en la caja POS?.

Cómo se calcula lo esperado

Efectivo: la base, más lo cobrado en efectivo en las ventas del turno, más los abonos en efectivo, menos el efectivo devuelto a clientes (devoluciones de productos y anulaciones), más las entradas y menos los retiros de efectivo.
Tarjetas, transferencia y los demás medios: lo cobrado por cada medio en las ventas del turno, más los abonos recibidos por ese medio. Un medio que no se cuenta al cerrar sale en el arqueo con lo esperado y No se cuenta.
Las tarjetas y transferencias que tuvieron pagos en el turno no se escriben: salen una por una con su venta, la hora y el valor, y usted marca las que ve en el celular o en el cierre del datáfono (Todos las marca de una vez). Lo marcado es lo contado de ese medio; lo que quede sin marcar sale como diferencia y, al cerrar, debajo del arqueo, con su venta. El efectivo se sigue contando a ciegas. Un medio sin pagos en el turno se escribe como siempre.
Las ventas anuladas del turno no cuentan.
Abonos: un abono de cartera entra al arqueo si quien lo registra tiene un turno abierto y la fecha del pago es la de hoy. Un abono con fecha anterior (la transferencia del sábado que se registra el lunes) no entra.
Devoluciones: al devolver productos de una venta con reembolso en efectivo se elige la caja POS abierta de donde sale la plata, y ese valor resta en lo esperado de su turno. Además, si quien anula una venta de un turno ya cerrado tiene su turno abierto, el efectivo que se le devuelve al cliente sale de ese cajón y resta en lo esperado. Si la venta es del mismo turno, o de otro turno que sigue abierto, solo deja de contar en ese turno. Si quien anula no tiene turno abierto (por ejemplo, el jefe desde la oficina), la devolución no entra a ninguna caja POS.
Retiros y entradas: los que se registraron con Retiro o entrada.
También cuentan las ventas que la persona del turno hizo en Nueva venta. Una venta hecha en Nueva venta por alguien sin turno abierto no entra en el arqueo de ninguna caja POS.

La tabla del cierre muestra, por cada medio, Esperado, Contado y Diferencia. La diferencia dice Faltan cuando contó menos de lo esperado, Sobran cuando contó más y Cuadra cuando es igual. Debajo, Cómo se calcula lo esperado muestra la base, las ventas, los abonos, las devoluciones, las entradas y los retiros de cada medio, y la lista de los retiros y entradas del turno.

Por ejemplo: base $ 100.000, ventas en efectivo por $ 250.000 y un retiro de $ 200.000 para consignar. Lo esperado en efectivo es $ 150.000. Si cuenta $ 148.000, la diferencia dice Faltan $ 2.000.

Si en algún medio la diferencia pasa de $ 20.000 o del 1 % de lo esperado, Bodegix pregunta antes de cerrar con ¿Cerrar con diferencia? y dice en qué medio no cuadra. En el ejemplo, $ 2.000 no pasa de ninguno de los dos límites, así que cierra sin preguntar.

Un faltante o un sobrante de efectivo pasa solo a la contabilidad: el faltante sale de la caja (110505 Caja general; 1105 en las empresas más antiguas) contra Faltantes de caja (5395) y el sobrante entra contra Sobrantes de caja (4295), con el nombre de quien atendía el turno en la descripción, por ejemplo, "Faltante de caja de Carla Cajera, Caja 1". Si el jefe corrige el conteo, se contabiliza solo el cambio. Las diferencias de tarjeta o transferencia no van: se aclaran con el banco. Las cuentas se cambian en Configuración contable.

Si sale de Bodegix con el turno abierto

Al pulsar Cerrar sesión con el turno abierto, aparece Su turno sigue abierto:

Cerrar turno lo lleva a la caja POS con el cierre listo para contar.
Salir sin cerrar deja la caja POS abierta a su nombre. Úselo solo si va a volver a la misma caja POS.

En una caja POS que usan varias personas, quien sigue toca su nombre en ¿Quién entra? y escribe solo su contraseña. Vea Entrar en un equipo compartido.

Lo que ve el jefe

En la barra superior, el indicador de cajas POS dice Cajas POS cerradas, 1 caja POS abierta o, por ejemplo, 3 cajas POS abiertas. Se pone naranja cuando alguna caja POS parece olvidada. Sin el módulo Inventario no hay cajas POS (cada una vende desde una sede) y el indicador no aparece: se factura en Nueva venta, sin turno.
Al pulsarlo se ve cada caja POS abierta con lo vendido, quién la tiene y desde qué hora, y el enlace Ver cajas POS y turnos.
En Configuración > Cajas POS y turnos, la lista de cajas POS muestra el Estado: Turno abierto, Revisar turno, Cerrada o Inactiva.
Más abajo, Turnos muestra Caja POS, Cajera, Apertura, Cierre, Ventas y Diferencia de todos los turnos, 50 por página y el más reciente primero. Arriba de la tabla puede buscar por el nombre de la cajera y filtrar por Caja POS, Estado (abiertos o cerrados) y Período.
La Diferencia va por medio de pago, por ejemplo, Faltan $ 50.000 en efectivo y Sobran $ 50.000 en tarjeta. Solo dice Cuadra cuando cuadran todos los medios: un faltante en efectivo no se tapa con un sobrante en tarjeta.
Al pulsar un turno cerrado se abre su arqueo por medio de pago, con la base, el número de ventas, Efectivo por billetes y monedas si se contó así, Cómo se calcula lo esperado, los retiros y entradas y las observaciones. Los turnos que se cerraron antes de que existiera ese cálculo no lo muestran. Imprimir cierre lo saca en el rollo de la caja POS.
Si alguien cierra el turno con ventas en espera, el cierre queda en la auditoría con los nombres de esas ventas.

Turnos olvidados

Bodegix marca un turno para revisar cuando la caja POS está abierta desde otra jornada, lleva más de 12 horas abierta o está sin ventas hace más de 3 horas. Las 12 y las 3 horas son las de fábrica: el jefe las cambia en Configuración > Cajas POS y turnos > Avisos de caja olvidada (escriba 0 para no recibir ese aviso). En los dos primeros casos, el cajero también ve en su caja POS Este turno viene abierto desde... con el botón Cerrar turno.

Para cerrar el turno de otra persona:

Confirme con la persona que ya no está vendiendo en esa caja POS.
En Configuración > Cajas POS y turnos, en el aviso Hay una caja que parece olvidada, pulse Cerrar turno junto a la caja POS. También puede pulsar el turno abierto en Turnos.
Revise si arriba aparecen ventas en espera de esa caja POS: pueden ser mesas que no se cobraron. Desde Cajas POS y turnos no se cobran ni se eliminan: pregunte a la persona del turno si ya se cobraron. Si cierra así, quedan guardadas para el próximo turno de esa caja POS.
Cuente el dinero del cajón y escriba lo contado por cada medio, o cuente el efectivo con Contar por billetes y monedas. Donde no haya nada, pulse Nada (0).
Pulse Cerrar turno. Si quedan ventas en espera, Bodegix pregunta ¿Cerrar con ventas en espera?: pulse Cerrar igual si ya habló con la persona del turno. Queda registrado que usted lo cerró.

Si el cajero sigue en la caja POS, en menos de un minuto (o al volver a la pestaña) le sale el aviso Su turno en Caja 1 se cerró desde otro equipo, Cobrar se apaga y el botón Abrir un turno nuevo lo lleva a abrir otro. Si cobra antes, el cobro dice Su turno en Caja 1 ya se cerró.

Si su negocio trabaja pasada la medianoche, diga en Configuración > Datos de la empresa > Jornada del negocio a qué hora termina su jornada (por ejemplo, 5:00 a. m.). Así la caja POS de la noche no aparece como abierta desde otra jornada a la 1 a. m., y lo vendido en la madrugada cuenta en la jornada anterior en Ventas diarias. La fecha de las facturas y de la contabilidad no cambia: es la del calendario.

Para cambiar las horas de los avisos:

En Configuración > Cajas POS y turnos, pulse Avisos de caja olvidada.
Escriba las horas en Turno largo: horas abierta (entre 0 y 72) y Sin ventas: horas sin vender (entre 0 y 24).
Pulse Guardar avisos. Verá "Avisos de caja guardados." y en el Registro de actividad, "Cambió los avisos de caja olvidada".

Corregir el conteo de un turno cerrado

Si el cajero olvidó un medio o escribió mal una cifra, el jefe corrige lo contado:

En Turnos, pulse el turno cerrado.
Pulse Corregir conteo.
Escriba de nuevo lo contado en cada medio. Como al cerrar, puede contar el efectivo con Contar por billetes y monedas y pulsar Nada (0) donde no haya nada. Si cambia el efectivo escribiendo el total, el desglose por billetes del cierre se quita, porque ya no suma lo contado; si lo cuenta de nuevo por billetes, queda el nuevo.
En Motivo de la corrección, explique por qué, con al menos 5 caracteres.
Pulse Guardar corrección. Sale el aviso Conteo corregido.

Lo esperado no cambia. La corrección queda en la auditoría con su motivo y se agrega a las observaciones del turno. Un turno cerrado no se puede volver a abrir.

Qué debe ver al terminar

Al abrir: la caja POS lista para escanear y el indicador de la barra superior en verde.
Al cerrar: la ventana Turno cerrado con el arqueo por medio de pago. La caja POS vuelve a la pantalla Abrir turno y el indicador del cajero dice Sin turno.
El jefe ve el turno en Turnos con su Cierre y su Diferencia.

Si algo no sale

"La empresa aún no está habilitada ante la DIAN para el documento POS electrónico": el aviso sale arriba de Abrir turno y la caja POS no abre hasta que la DIAN habilite el documento POS. Lo resuelve quien administra la facturación electrónica, con Abrir la guía de activación (ver cómo).
"Sin caja POS asignada": usted no tiene ninguna caja POS asignada. Pida al jefe que lo marque en Personas que pueden abrir turno. Si ya la tenía, recargue la página: puede ser un corte de conexión.
"No está asignada a esta caja": esa caja POS no es suya. Elija otra o pida al jefe que lo asigne.
"... tiene un turno abierto en ... desde las ... Pida al jefe otra caja o que ... cierre su turno.": otra persona tiene esa caja POS. Pida al jefe otra caja POS o que esa persona cierre su turno. Al jefe, el mensaje le dice que puede cerrar ese turno con arqueo en Configuración > Cajas POS y turnos si quedó abierto por olvido.
"Usted ya tiene un turno abierto en ...: ciérrelo antes de abrir otro.": recargue la página: la caja POS aparece con su turno. Si quiere cambiar de caja POS, ciérrelo primero.
"Alguien acaba de abrir un turno en esta caja o usted ya tiene uno abierto.": otra persona abrió la caja POS en el mismo momento. La pantalla vuelve a consultar las cajas POS y dice quién la tiene.
"No hay una resolución POS vigente con números disponibles: la caja no podría cobrar.": el administrador debe registrar la resolución. Vea Registrar la resolución de facturación.
"Caja no encontrada o inactiva": la caja POS se desactivó. Pida al jefe que la active con Caja POS activa.
"Abra un turno de caja para vender": el cajero solo vende con un turno abierto. Abra el turno como se explica arriba.
"Escriba lo contado en efectivo o toque Nada (0).": cada medio se cuenta. Escriba lo contado o pulse Nada (0) donde no haya nada.
"El efectivo contado no coincide con la suma de los billetes y monedas": el desglose que llegó no suma lo contado (por ejemplo, se cambió en otra pestaña). Cuente de nuevo por billetes o pulse Escribir el total del efectivo.
"El efectivo no se cuenta en este turno": el efectivo no está entre los medios que se cuentan al cerrar. Escriba el total de los demás medios sin el conteo por billetes.
"El conteo no cuadra en: ... Revise antes de cerrar.": la diferencia es grande en ese medio. Cuente de nuevo y, si está seguro, pulse Cerrar igual.
"Queda 1 venta en espera sin cobrar en esta caja: ...": hay una espera guardada en la caja POS, por ejemplo, una mesa. Si ya pagó, pulse Revisar primero, cóbrela y cierre de nuevo. Si la mesa sigue abierta, pulse Cerrar igual: queda guardada para el próximo turno.
"Solo quien abrió el turno o un jefe lo cierra": pida el cierre a quien lo abrió o al jefe.
"El turno ya está cerrado", "Su turno en ... ya se cerró" o "El turno no está abierto o no es suyo": otra persona, por ejemplo el jefe, ya cerró el turno. Si tenía productos en la venta, pulse Poner en espera. Luego pulse Abrir un turno nuevo y retome la venta.
"La caja tiene un turno abierto: ciérrelo antes de desactivarla": cierre el turno con arqueo y luego desactive la caja POS.
"... tiene un turno abierto en esta caja: ciérrelo antes de quitarla": no se puede quitar de la caja POS a quien tiene el turno abierto. Cierre primero el turno.
"Ya existe una caja con ese código": use otro código.
"En el último cierre de ... quedaron ... en la caja y la base que escribió es ...": la base no coincide con lo que quedó en el cajón. Cuente de nuevo. Si su cifra es la correcta, pulse Sí, abrir turno.
"Lo que queda en la caja no puede ser más que el efectivo contado.": revise Efectivo que queda en la caja: no puede quedar más de lo que contó.
"No puede retirar ...: es más del efectivo que debería haber en la caja.": cuente el efectivo del cajón y revise el valor. Si entró plata que no se registró, registre primero la entrada.
"Escriba el motivo (por ejemplo, Consignación en el banco).": todo retiro o entrada lleva su motivo.
"Solo quien tiene el turno o un jefe registra retiros y entradas de efectivo": pida al jefe que lo registre en Cajas POS y turnos.
"El turno ya está cerrado: los retiros y entradas se registran con la caja abierta": el turno se cerró. Si el retiro faltó en ese arqueo, explíquelo al jefe para que lo anote al corregir el conteo.
"Para asignar personas necesita permiso de gestión de usuarios.": pida al administrador que asigne a las personas.
"Módulo apagado" al entrar a la caja POS: el administrador debe encender Caja POS. Vea Encender o apagar módulos.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.