Hacer cotizaciones y remisiones, y facturarlas

Una cotización es una propuesta para el cliente con los precios congelados: cuando la acepta, la factura o la despacha con un clic. Una remisión es la entrega de mercancía sin factura: saca el inventario y se factura después, sola o junto con otras del mismo cliente.

Antes de empezar

Para cotizar necesita el permiso Vender en el POS y facturar (roles cajero, jefe y administrador).
Remisiona quien vende sin atender una caja POS: el jefe, el administrador y un vendedor con un rol propio sin los permisos de la caja POS (Abrir y cerrar turno en las cajas asignadas y Crear cajas y asignarlas a cajeros). También quien tiene Registrar entradas y traslados entre bodegas. La cajera no remisiona: atiende su caja POS.
Facturar remisiones no pide turno de caja POS a quien vende sin atender una caja POS. La cajera necesita su turno abierto.
Para facturar debe tener una resolución vigente (ver cómo).
El cliente debe estar en Terceros como cliente. Si no existe, lo puede crear desde el mismo campo Cliente.
Los precios siguen las reglas de una venta: sin el permiso Cambiar precios de venta, cada línea solo dice el precio al público, por ejemplo Al público $ 9.400, sin campo para cambiarlo. Un descuento por encima del tope necesita el permiso Autorizar descuentos por encima del tope. El tope lo pone el jefe en Configuración > Descuentos y promociones, vista Topes. La promoción vigente del producto se aplica sola y lo que usted dé se le suma; vea Programar promociones.
Si la empresa tiene una lista de descuentos, el descuento de cada producto se elige de ella. Vea Elegir descuentos de la lista.

Crear una cotización

En Ventas > Cotizaciones, haga clic en Nueva cotización.
En Cliente busque por nombre o documento y elíjalo.
En Válida hasta deje la fecha que propone Bodegix, 15 días después de hoy, o elija otra que no sea anterior a hoy.
En Productos busque cada producto y ajuste Cantidad, Descuento y, si tiene permiso, Precio, sin impuestos o con ellos según Escribir precios con IVA incluido.
Si quiere, escriba Condiciones u observaciones (opcional), por ejemplo Entrega en 3 días hábiles.
Haga clic en el botón con el total, por ejemplo Guardar cotización por $ 94.000: se abre la cotización, y con Imprimir la imprime o la guarda en PDF.

También puede usar el botón Nuevo > Nueva cotización, o Cotizar en la ficha del cliente: abre el formulario con el cliente ya elegido (la ficha del cliente). En Descuento elija uno de la lista u Otro porcentaje (si la empresa no tiene lista, el campo se llama Desc. % y se escribe el porcentaje). Bodegix suma los impuestos del producto; si prefiere escribir el precio con el IVA incluido, encienda Escribir precios con IVA incluido encima de los productos (vea Escribir los precios con el IVA incluido o sin él). Debajo de cada producto dice el precio al público, por ejemplo Al público $ 9.400, y cuál impuesto cobra, por ejemplo IVA 19 %. Para darle el mismo descuento a todo, elíjalo en Descuento a toda la cotización: va a cada producto y a los que agregue después. Para más productos, siga en el producto vacío de abajo: Agregar producto lleva el cursor a él. Con el lector, cada código entra con cantidad 1 y leerlo otra vez suma 1 (agregar productos con el lector o con el teclado). La Vista previa muestra cómo la verá el cliente.

Antes de guardarla, Vista previa (junto a Guardar cotización) muestra cómo quedará la hoja con el logo y los datos de la empresa y del cliente, los descuentos y los impuestos por tarifa. Lleva la marca "Vista previa" y el número sale al guardar (vista previa y PDF). La cotización impresa usa la misma hoja, sin la marca.

Las cotizaciones tienen su propio consecutivo (por ejemplo, COT-15). No van a la DIAN ni apartan inventario.

Seguir la cotización

Arriba del detalle de la cotización está la barra con Facturar, Remisionar, Editar, Copiar, Marcar estado e Imprimir, la misma de las ventas y las remisiones: solo trae lo que se puede hacer con la cotización (una rechazada, vencida, facturada o remisionada se copia o se imprime). Editar abre el mismo formulario lleno mientras esté en borrador o enviada; si el cliente pide otra cantidad, se cambia ahí y no hace falta una nueva. Copiar arma otra igual, con vigencia de 15 días. Marcar estado abre debajo de la barra estos botones:

Marcar enviada: cuando ya se la mandó al cliente.
Marcar aceptada: cuando el cliente dijo que sí. Una cotización aceptada ya no vence.
Marcar rechazada: pide confirmación y la cierra.

Los estados son Borrador, Enviada, Aceptada, Rechazada, Vencida, Facturada y Remisionada. Una cotización en borrador o enviada pasa sola a Vencida cuando pasa la fecha de Válida hasta.

Hoy una cotización no se puede editar desde la pantalla. Si hay que cambiarla, o si ya venció, haga una nueva.

Facturar una cotización

Abra la cotización (en borrador, enviada o aceptada) y, en la barra de arriba, haga clic en Facturar.
Se abre Nueva venta con el aviso "Facturando la cotización" y con el cliente, los productos, los precios y los descuentos cotizados.
La bodega viene propuesta como en Nueva venta (la de su turno, la única o la de su última venta) y la Forma de pago sale del plazo del cliente. De contado, el pago ya lleva el total exacto: no tiene que escribirlo. Cambie lo que necesite.
Haga clic en el botón Confirmar venta por y el total.

La cotización queda Facturada. Los precios y descuentos cotizados se respetan aunque quien factura no tenga permiso para cambiarlos, siempre que no los modifique. Si usted atiende una caja POS sin administrarlas (como la cajera), necesita un turno abierto para facturar (turno de caja POS).

Hacer una remisión

En el menú, Ventas > Remisiones, y haga clic en Nueva remisión. También puede usar Remisionar en la ficha del cliente: abre el formulario con el cliente ya elegido.
Elija el Cliente.
En Bodega de despacho, elija de qué bodega sale la mercancía. Con varias bodegas viene la de su última remisión (si aún no ha remisionado, la de su última venta); vea La bodega propuesta.
Agregue los productos con su Cantidad, Descuento y Precio (o use Descuento a toda la remisión).
Si quiere ver cómo quedará antes de guardarla, pulse Vista previa.
Haga clic en el botón Remisionar y el total.
Abra la remisión en la lista y haga clic en Imprimir, en la barra de arriba, para que el cliente firme el recibido.

También puede remisionar una cotización: en la barra de su detalle, haga clic en Remisionar, revise la Bodega de despacho (viene propuesta, como en Nueva remisión) y haga clic en el botón Remisionar de abajo. Facturar abre Nueva venta con la bodega de su última venta. La cotización queda Remisionada y Bodegix lo lleva a Remisiones.

Qué hace una remisión:

Saca la mercancía de la bodega en ese momento. En el kardex se ve como Remisión (kardex).
No es una factura: no va a la DIAN, no queda en cartera y no registra el ingreso. El impreso dice "Documento de entrega de mercancía. No es una factura de venta."
Queda Por facturar hasta que la facture.
Tiene su propio consecutivo, por ejemplo REM-8.
No se edita. Si quedó mal, anúlela y haga otra.

La lista muestra las remisiones más recientes (hasta 200) y no tiene filtro por estado. Facture las pendientes a tiempo para no perderlas de vista.

Facturar remisiones

En Ventas > Remisiones, marque en la columna Facturar las remisiones del mismo cliente que va a facturar. Deben haber salido de la misma bodega y tener el mismo centro de costo.
Haga clic en el botón que dice cuántas son y el total, por ejemplo Facturar 2 por $ 47.600.
En Documento, elija Factura electrónica o Documento POS.
Forma de pago y Vence salen del plazo del cliente: con plazo, Crédito a esos días; sin plazo, Crédito a 30 días; con plazo 0, Contado, con su Medio de pago. Puede cambiarlos (vea Condiciones de pago). A crédito salen los mismos avisos de Nueva venta si el cliente tiene saldo vencido o pasa su cupo, y con El cliente practicó retenciones registra las que le practica (ver cómo).
Haga clic en el botón Facturar con el total, por ejemplo Facturar $ 47.600.
Verá Remisión facturada. y Bodegix abre la venta en Ventas.

Para facturar una sola remisión, ábrala y pulse Facturar en la barra de arriba: se abre Facturar remisiones con esa remisión, desde el paso 3.

La factura sale con los precios de las remisiones y no vuelve a descontar inventario, porque la mercancía ya salió. Las remisiones quedan en estado Facturada.

Anular una remisión

Solo se anula una remisión Por facturar, y necesita el permiso Anular ventas.

Abra la remisión y, en la barra de arriba, haga clic en Anular.
Debajo de la barra se abre Anular remisión: escriba el Motivo, con mínimo 5 caracteres. Escape lo cierra sin anular.
Haga clic en Anular remisión. No pide confirmación, así que revise antes.

La mercancía vuelve a la bodega al mismo costo. En el kardex se ve como Remisión anulada. Si la remisión ya se facturó, primero anule la factura: la remisión vuelve a Por facturar (anular una venta).

Si algo no sale

"La empresa aún no está habilitada ante la DIAN para la factura electrónica" al facturar remisiones o una cotización: la factura electrónica no sale hasta que la DIAN la habilite y el botón no se activa. Elija Documento POS si ese sí está habilitado, o pida al administrador que siga la guía de activación (ver cómo).
El botón Guardar cotización está gris: falta el cliente o un producto.
"La vigencia no puede ser anterior a hoy": cambie Válida hasta por hoy o una fecha posterior.
La barra solo trae Imprimir: la cotización está vencida, rechazada o ya se convirtió. Haga una nueva.
"La cotización venció; actualice su vigencia antes de convertirla": venció antes de que terminara de facturarla. Hoy la vigencia no se cambia desde la pantalla: haga una cotización nueva.
"La cotización ya fue convertida o fue rechazada": ya se facturó o se remisionó, quizás desde otro computador, o se rechazó.
No le deja poner un descuento o cambiar un precio: le falta el permiso Autorizar descuentos por encima del tope o Cambiar precios de venta. Pídale a un jefe que haga la cotización.
No ve el botón Nueva remisión, o sale "Quien atiende una caja POS no hace remisiones": su rol abre turno en la caja POS, como la cajera. Pídale la remisión a un jefe o a quien maneja el inventario.
"Existencias insuficientes": no hay suficiente en la Bodega de despacho. El mensaje dice qué producto falta y cuánto hay.
Sale "Las remisiones marcadas son de clientes distintos." y el botón Facturar está gris: desmarque las de otro cliente.
"Las remisiones deben ser del mismo cliente" o "Las remisiones deben salir de la misma bodega": facture por separado, una tanda por cliente y por bodega.
"Las remisiones deben tener el mismo centro de costo: facture aparte las de cada centro": una de las remisiones lleva otro centro de costo (se eligió a mano o la bodega cambió de centro entre una y otra). La factura lleva un solo centro, así que facture aparte las de cada centro.
"Solo se facturan remisiones pendientes": alguna ya se facturó o se anuló. Recargue la página.
Sale "Abra un turno de caja para vender" al facturar remisiones: su rol abre turno en la caja POS, como la cajera, y no tiene un turno abierto. Abra su turno o pídale a un jefe que las facture.
"Solo se anula una remisión pendiente por facturar": la remisión ya está facturada o anulada.

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Revisada el 7 de octubre de 2026.