Anular una venta y hacer una nota crédito

Anular una venta la deja sin efecto en Bodegix: el inventario vuelve a la bodega, el saldo sale de la cartera y la contabilidad se revierte. Si la venta es una factura electrónica, Bodegix emite la nota crédito que la anula ante la DIAN.

Antes de empezar

Necesita el permiso Anular ventas. Por defecto lo tienen los roles jefe y administrador. La cajera no puede anular, y en la Caja POS no hay opción para hacerlo: se anula desde Ventas.
Para anular una factura electrónica debe tener registrada una numeración vigente de Nota crédito. Para un documento POS, una de Nota de ajuste. Se registran en Configuración > Facturación electrónica, igual que la de facturas (ver cómo).
La venta no puede tener abonos vigentes registrados después de emitida. El pago de contado o el anticipo que se registró al vender no impiden anularla. Un abono que se anuló tampoco (anular un abono).
Anular no se puede deshacer. Si la DIAN rechazó la factura por un dato del cliente, muchas veces es mejor corregir y reintentar con el mismo número (ver cómo).

Cuándo sale una nota crédito

Bodegix siempre anula la venta completa. Según el documento, pasa esto:

Documento que se anula	Qué emite Bodegix
Factura electrónica aceptada por la DIAN	Una nota crédito por el total, que cita la factura
Factura electrónica que la DIAN aún no ha aceptado	La nota crédito queda en espera hasta que la DIAN acepte la factura
Documento POS	Una nota de ajuste por el total
Factura o documento POS que la DIAN rechazó o que falló	Ninguna nota: la anulación queda solo en Bodegix

La nota lleva el motivo que usted escriba y sale con el cliente con que la DIAN aceptó la factura.

Pasos

En Ventas > Ventas, busque la venta en Buscar por su número, por ejemplo FE121 o POS748, o por el nombre o NIT del cliente.
Haga clic en la venta en la lista para abrir su detalle.
En la barra de arriba del detalle, haga clic en Anular: debajo se abre Anular venta y dice qué va a pasar con esa venta.
En Motivo escriba por qué la anula, con cinco letras o más, por ejemplo Precio mal digitado.
Haga clic en Anular venta y confírmelo en la ventana con Anular venta; con Cancelar no se anula nada.

También puede filtrar la lista por Período o por Estado. Al abrir Anular venta, el cursor queda en Motivo, sin bajar por el detalle.

Qué debe ver al terminar

El aviso Venta anulada.
En el detalle de la venta, "Anulada con", el número de la nota y el motivo.
En la lista de ventas, la columna DIAN dice Anulada. Con el filtro Estado > Anuladas ve todas las anuladas.
En Ventas > Documentos electrónicos, la nota aparece con el tipo Nota crédito o Nota de ajuste. Pasa de En cola a En la DIAN y luego a Aceptada. Ya aceptada, tiene los botones PDF y XML.
Ya aceptada, en el detalle de la factura anulada aparece Ver PDF de la nota: el PDF se ve dentro de Bodegix (vista previa y PDF). La nota de ajuste de un documento POS no tiene PDF del proveedor: su XML está en Documentos electrónicos.

Qué pasa con el inventario, la cartera y la contabilidad

Inventario: los productos que manejan inventario vuelven a la misma bodega, al mismo costo con que salieron. En el kardex se ven como Devolución (kardex).
Remisiones: si la factura venía de remisiones, la mercancía no vuelve a la bodega, porque sigue donde el cliente. Las remisiones vuelven a quedar Por facturar (remisiones).
Cartera: el saldo de la venta queda en cero y sale de Cartera. Los links de pago que tuviera dejan de valer. Si el cliente paga uno de todas formas, el dinero aparece como pago sin aplicar en Pagos en línea (ver).
Contabilidad: Bodegix arma un comprobante que revierte exactamente el de la venta, con la fecha del día en que se anula. Se registra según el modo de la empresa: automático, en borrador o manual. Si no se puede registrar (por ejemplo, la venta nunca se contabilizó), queda en Por contabilizar con el motivo (cómo contabiliza Bodegix).
Caja: si la venta es de un turno que sigue abierto, deja de sumar en lo esperado del arqueo de ese turno. Si el turno ya se cerró, su arqueo no cambia; si usted tiene su turno abierto, el efectivo que devuelve sale de su cajón y resta en lo esperado de su arqueo como Devolución por anulación (arqueo).
Dinero que pagó el cliente: el pago de contado o el anticipo se revierten en la contabilidad junto con la venta. Devuélvale ese dinero al cliente: Anular venta y su confirmación dicen cuánto y por qué medio, por ejemplo "Devuélvale al cliente $ 59.600 en efectivo." Si lo devuelve de una caja POS que no es la suya, quien tiene esa caja POS registra un Retiro de efectivo con el motivo.

Si el cliente devuelve solo una parte

No anule la venta: devuelva solo esos productos con Devolver, en la barra del mismo detalle de la venta. Sale una nota crédito (o de ajuste) por lo devuelto (ver cómo).

Una venta que ya tiene devoluciones no se anula completa: lo que queda también se devuelve con Devolver.

Si algo no sale

No aparece Anular en la barra: la venta ya está anulada, tiene abonos, devoluciones o notas débito, está en difícil cobro, o usted no tiene el permiso Anular ventas. Pídaselo al administrador (usuarios y roles). Si tiene abonos, devoluciones o notas débito, al final del detalle se explica qué hacer.
El botón Anular venta está gris: el motivo tiene menos de 5 caracteres.
"No se puede anular mientras el dinero que pagó el cliente no se le devuelva o se aplique a otra factura": la venta tiene abonos. Si un abono fue un error, anúlelo primero junto al abono, con Anular (anular un abono), y después anule la venta. Si el cliente de verdad pagó, devuélvale el dinero antes; hoy Bodegix no pasa un abono a otra factura.
"No hay una resolución DIAN vigente con numeración disponible para la nota crédito" (o para la nota de ajuste): falta la numeración de notas, o se venció o se agotó. Regístrela en Configuración > Facturación electrónica y vuelva a anular.
"La venta ya está anulada": otra persona la anuló antes. Cierre el detalle y vuelva a abrir la venta.
La nota dice "Esperando que la DIAN acepte el documento que se anula": la factura original todavía no está aceptada. La nota sale sola cuando la DIAN la acepte. Si la factura quedó Rechazada, revise por qué la rechazaron.
La nota dice "La DIAN rechazó el documento original: la anulación queda solo en Bodegix": la factura nunca fue válida ante la DIAN, así que allá no hay nada que anular. En Bodegix la venta sí quedó anulada.
La nota quedó Rechazada o Falló: quien tiene el permiso Configurar la facturación electrónica puede pulsar Reintentar en Ventas > Documentos electrónicos.

Relacionado

Revisada el 8 de octubre de 2026.