Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo

Por contabilizar es la lista de ventas, compras, gastos, nóminas y movimientos de inventario que todavía no tienen asiento contable. Si las ventas o las compras no aparecen en la contabilidad (en los reportes contables o en los libros), lo más probable es que estén aquí o en la pestaña Borradores de Comprobantes. Cada documento dice por qué quedó ahí, y los del mismo motivo van juntos en Por qué esperan, con lo que lo resuelve de una vez. Lo demás se vacía contabilizándolos seguidos, con el asiento ya armado (Contabilizar y siguiente), o descartando los que ya estaban contabilizados de otra forma.

Antes de empezar

Para verla basta con consultar la contabilidad. Para contabilizar o descartar necesita el permiso de registrar y aprobar comprobantes (roles admin, jefe y contador).
Mientras un documento esté aquí, no cuenta en los reportes ni en los libros: estos solo leen comprobantes contabilizados.
Los borradores no están en esta lista. Están en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Borradores. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Comprobantes recurrentes

Arriba, la sección Comprobantes recurrentes muestra los avisos de las plantillas que se repiten: el borrador que ya quedó en Comprobantes (Revisar borradores), los valores por llenar (Llenar y contabilizar) y los que no se crearon porque el mes estaba cerrado o una cuenta cambió (Hacerlo ahora). Quitar aviso lo descarta, por ejemplo si ese mes no hubo arriendo. Vea Plantillas de comprobante y comprobantes recurrentes.

Por qué esperan: los motivos agrupados

Arriba de la lista, Por qué esperan junta los documentos que esperan por lo mismo, del grupo más grande al más pequeño. Por ejemplo, "12 documentos: falta la cuenta de Ingresos por ventas." o "2 documentos: el mes de agosto de 2026 está cerrado.". Cada grupo trae lo que lo resuelve:

Grupo	Botón	Qué hace
Falta la cuenta de... (una cuenta de la configuración contable)	Configurar la cuenta	Abre ahí mismo el campo de Configuración contable que falta. Elija la cuenta y toque Guardar y volver a proponer: queda configurada para los documentos que lleguen, Bodegix vuelve a proponer los que esperaban y el grupo desaparece. Necesita además el permiso de configurar la contabilidad (roles admin, jefe y contador).
El mes de... está cerrado	Reabrir el mes	Pide el Motivo (al menos 5 caracteres, queda en el registro de actividad), reabre el mes y en la misma acción vuelve a proponer los documentos que esperaban por él. Solo lo ve quien tiene el permiso de cerrar períodos (por defecto, el administrador y el contador); a los demás el grupo les dice quién lo reabre.
La cuenta... no está en el plan de cuentas	Crear la cuenta con el código	Abre Crear cuenta contable con el código ya escrito. Al tocar Crear y volver a proponer, Bodegix la crea y vuelve a proponer.
La cuenta... tiene subcuentas o está inactiva	Volver a proponer	Pasa los documentos a la subcuenta que creó en el plan de cuentas (vea abajo). Si la cuenta está inactiva, actívela primero en el plan de cuentas.
Modo manual y los demás motivos	Contabilizar uno por uno	Abre el primero del grupo y, con Contabilizar y siguiente, sigue con los demás del grupo.

Todos los grupos traen Contabilizar uno por uno. Con más de un grupo, Ver los 12 deja en la lista solo los de ese motivo; el filtro Motivo hace lo mismo.

Algunas cuentas que faltan no se configuran en Configuración contable, por ejemplo la cuenta propia del impuesto a las bolsas: ese grupo dice "falta la cuenta del impuesto." y se resuelve en el impuesto o contabilizando los documentos.

Por qué un documento queda aquí

La columna Motivo dice el motivo de cada documento. Estos son los motivos que puede ver:

Motivo	Qué pasó	Qué hacer
La empresa contabiliza este tipo de documento en modo manual	Ese tipo de documento está en modo Manual en la configuración contable.	Contabilícelo. Si no quiere que sigan llegando aquí, cambie el modo.
Faltan cuentas: y el nombre de la cuenta	Ni el documento ni la configuración traen esa cuenta. Por ejemplo, "cuenta de clientes" o "contrapartida de saldos iniciales".	Use Configurar la cuenta en su grupo: la elige ahí mismo y Bodegix vuelve a proponer los documentos que la esperaban. También puede contabilizar el documento completándola.
Estas cuentas no aceptan movimiento: y cada cuenta con "(tiene subcuentas)" o "(inactiva)"	La cuenta tiene subcuentas o está inactiva. Bodegix no reactiva una cuenta inactiva.	Con subcuentas: si la subcuenta la creó en el plan de cuentas, use Volver a proponer, que pasa el documento a esa subcuenta. Inactiva: actívela en el plan de cuentas y use Volver a proponer. Si prefiere otra cuenta, contabilice el documento con Contabilizar cambiando la cuenta.
Cuentas inexistentes: y "Bodegix no la crea sola porque" con la razón	La cuenta escrita en el producto, el impuesto, la caja menor o la configuración no está en el plan de cuentas, y Bodegix no puede crearla sola: no es del plan estándar, o crearla le quitaría el movimiento a una cuenta que hoy lo recibe. Si su cuenta padre tampoco está, el motivo dice cuál crear primero.	Créela en el plan de cuentas y use Volver a proponer. Si la cuenta estaba mal escrita, contabilice el documento con Contabilizar cambiando la cuenta.
El período 2026-08 está cerrado (con el mes del documento)	El documento es de un mes cerrado (en modo Automático o Borrador).	Use Reabrir el mes en su grupo, que reabre el mes y vuelve a proponer, o contabilícelo con fecha de un mes abierto.
El mes ya se reabrió, pero Bodegix no pudo proponer el comprobante solo	Esperaba porque su mes estaba cerrado; al reabrirlo, Bodegix no tenía un asiento propuesto para contabilizarlo solo.	Contabilícelo con Contabilizar o descártelo.
La fecha del comprobante (...) es anterior al inicio de la contabilidad en Bodegix (...)	El documento tiene fecha antes de la fecha de inicio de la contabilidad de Datos de la empresa (por ejemplo, una venta de hoy con el inicio puesto en el futuro). Bodegix no lo contabiliza ni le crea borrador.	Si la fecha de inicio está mal, corríjala en Datos de la empresa y use Volver a proponer. Si el documento no debe ir a la contabilidad en Bodegix, descártelo.
Los saldos iniciales ya incluyen inventario	Un stock inicial que podría estar repetido con los saldos iniciales.	Si es el mismo inventario, descártelo. Si no, contabilícelo.
Borrador descartado por el contador	Alguien descartó el borrador de ese documento.	Contabilícelo de nuevo.
Comprobante anulado por el contador: vuelva a contabilizar el documento	Alguien anuló el asiento en Comprobantes, pero el documento sigue vigente.	Contabilícelo de nuevo, corrigiendo lo que estaba mal.
Se anuló mientras esperaba aquí	La venta, la compra o el gasto se anuló cuando todavía estaba en esta lista, y su anulación también está aquí. Bodegix no lo contabiliza solo: dejaría en los libros un documento anulado.	Descarte el documento y su anulación, o contabilice los dos con Contabilizar.

Los motivos de cuentas dicen dónde está el problema. Por ejemplo, un gasto sin cuenta dice "asígnela en Caja menor > Conceptos o configure el gasto por defecto en Configuración contable".

Si anula una venta, compra o gasto que todavía estaba en esta lista, la anulación también llega aquí, con el motivo "Un comprobante necesita al menos dos líneas". Pasa porque no hay un asiento original que revertir, y al contabilizarla se abre con una sola línea vacía. Volver a proponer no contabiliza solo el documento anulado: le cambia el motivo a "Se anuló mientras esperaba aquí" y los dos quedan para que usted decida.

Un tercero que falta no manda un documento a esta lista. El asiento conserva el cliente, el proveedor o el empleado que traía el documento.

Cuentas del plan estándar que la empresa no tenía

Bodegix le carga a cada empresa nueva un plan de cuentas estándar, y a veces le agrega cuentas: por ejemplo la 2495, otros impuestos, que usa el impuesto a las bolsas. Una empresa que se creó antes no la tiene. Cuando un documento usa una de esas cuentas, Bodegix la crea sola, con el nombre del plan estándar y debajo de su cuenta padre, y el documento se contabiliza según el modo de la empresa. No tiene que hacer nada.

En modo Manual la cuenta se crea cuando llega el documento, para que usted lo contabilice con Contabilizar tal como lo armó Bodegix.

Queda en el registro de actividad como "Creó una cuenta del plan estándar que faltaba", con el documento que la usó.
Bodegix no crea una cuenta que no sea del plan estándar ni reactiva una inactiva.
Tampoco crea una subcuenta del plan estándar si con eso la cuenta padre dejaría de recibir movimientos. Por ejemplo, en una empresa que lleva la retención en la fuente en la 2365 sin subcuentas, no crea la 236540: el documento queda aquí con el motivo y usted crea la subcuenta desde el plan de cuentas, que pasa la configuración y el saldo a la subcuenta.

Corrija primero la causa

Corregir la causa evita que sigan llegando más. Los que ya están en la lista por una cuenta o por un mes cerrado se reintentan con Volver a proponer (vea abajo); los demás se contabilizan a mano. Los botones de Por qué esperan hacen las dos cosas sin salir de la pantalla. Si prefiere corregirla en su pantalla, según el motivo:

Cuentas por defecto y modos: Configuración > Configuración contable.
Cuentas de un producto: Catálogo > Productos, sección Cuentas contables (PUC).
Cuenta de un impuesto o retención: Configuración > Impuestos y retenciones.
Cuenta de un concepto de gasto: Compras > Caja menor, sección Conceptos de gasto (o Configuración > Conceptos de gasto).
Un mes cerrado: Contabilidad > Cierre del mes.

Volver a proponer después de corregir la causa

Si los documentos quedaron aquí por una cuenta o por un mes cerrado, y ya corrigió la causa (configuró la cuenta que faltaba, creó la subcuenta o la cuenta en el plan de cuentas, activó la cuenta o reabrió el mes), no tiene que contabilizarlos uno por uno:

En Contabilidad > Por contabilizar, toque Volver a proponer, arriba a la derecha, y lea el resultado en el aviso.

Por ejemplo: "Listo: 4 documentos contabilizados, 1 borrador corregido. Se creó la cuenta 2495 del plan estándar, que la empresa no tenía. Sigue 1 documento por contabilizar.".

Qué hace Volver a proponer

Bodegix cambia la cuenta vieja por la subcuenta a la que pasó en los documentos de esta lista y en los borradores que venían de documentos, y vuelve a intentar según el modo de la empresa los pendientes por una cuenta que no aceptaba movimiento, una cuenta que no existía, un mes cerrado o una cuenta que faltaba y ya está en Configuración contable: en modo Automático se contabilizan y en modo Borrador quedan como borradores. Si la cuenta que no existía es del plan estándar, la crea en ese momento (vea arriba). La línea a la que le faltaba la cuenta toma la de Configuración contable, como si el documento llegara de nuevo, aunque después le haya puesto una cuenta propia al producto.

Vuelve a intentar con las cuentas con las que llegó cada documento. Si corrige la cuenta de un producto o de un impuesto, eso vale para los documentos nuevos; el que ya está aquí se contabiliza con Contabilizar, cambiando la cuenta.

Los que están aquí por una decisión (el modo manual, un inventario inicial que ya venía en los saldos iniciales, un borrador descartado o un comprobante anulado por el contador) quedan con la cuenta corregida o configurada en su propuesta, pero siguen en la lista. A los de modo manual les crea la cuenta del plan estándar que les falte, y el aviso lo dice. Una venta, compra o gasto que se anuló mientras estaba aquí tampoco se contabiliza (vea el motivo "Se anuló mientras esperaba aquí"). Los que todavía tengan un problema también siguen, con el motivo de este intento. Si ninguno se pudo contabilizar, dice "Ningún documento se pudo contabilizar todavía." y cuántos siguen; si la lista estaba vacía, "No había documentos por contabilizar.".

Necesita el permiso de registrar y aprobar comprobantes (roles admin, jefe y contador).

Pasos para contabilizar los documentos seguidos

Así se contabiliza lo pendiente, un documento tras otro, sin volver a la lista:

En Contabilidad > Por contabilizar, si quiere filtre la lista en Documento, por ejemplo Ajustes de inventario; la cola sigue ese orden.
Toque Contabilizar en el primero: se abre Contabilizar documento con las líneas que armó Bodegix y arriba "Documento 1 de 3".
Complete las cuentas vacías: el cursor queda en la primera que falta, y debajo de cada cuenta sale su nombre, "La cuenta no existe" o "No acepta movimiento".
Revise la Fecha: si el mes está cerrado, use una de un mes abierto o reabra el mes.
Revise el cuadre: debe decir "El comprobante cuadra."; si falta algo, "Para contabilizar hace falta:" dice qué.
Toque Contabilizar y siguiente: se abre el siguiente de la cola y el aviso dice el número del comprobante.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que el botón del último paso.

Repita con cada documento. En el último, "Documento 3 de 3" avisa que es el último: al contabilizarlo vuelve a Por contabilizar, con los mismos filtros y el aviso "Listo: 3 documentos contabilizados.".

Mientras recorre la cola:

Siguiente sin contabilizar salta el documento: sigue en la lista. Si le cambió algo, pregunta antes, porque el cambio se pierde.
Contabilizar y volver contabiliza solo ese documento y abre el comprobante en Contabilidad > Comprobantes, como antes.
Volver a Por contabilizar deja la cola; el aviso dice cuántos contabilizó y cuántos saltó.

Las líneas conservan el tercero y la base gravable que traía el documento. Si agrega una línea en una cuenta que suele llevar tercero, el editor avisa "Esta cuenta suele llevar tercero.", pero no lo exige.

Si usa Guardar borrador, el documento sigue en Por contabilizar hasta que contabilice ese borrador en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Borradores.

Un documento que volvió por un borrador descartado puede abrir sin las líneas armadas. En ese caso escriba el asiento completo.

Pasos para descartar un documento

Úselo solo si el documento ya está contabilizado de otra forma, por ejemplo un inventario inicial que ya venía en los saldos iniciales. El documento sale de la lista sin asiento y queda registrado en la auditoría.

En Contabilidad > Por contabilizar, toque Descartar en el documento.
En Descartar sin comprobante, escriba el Motivo (mínimo tres letras).
Toque Descartar documento.

Qué debe ver al terminar

El aviso "Comprobante" con su número y "contabilizado." en cada documento, y al terminar la cola "Listo:" con cuántos contabilizó.
Los documentos contabilizados fuera de la lista, y los grupos de Por qué esperan que ya resolvió, fuera también.
El comprobante, con su número, en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Contabilizados.
Con la lista vacía: "Todo está contabilizado. Cuando a un documento le falten cuentas, aparece aquí con el motivo."

Si algo no sale

"Ya hay un comprobante para ese documento": ya existe un comprobante para ese documento, casi siempre un borrador que guardó antes. Búsquelo en Comprobantes, pestaña Borradores, y contabilícelo desde ahí.
"Ese documento ya no estaba pendiente: se pasó al siguiente.": mientras recorría la cola, otra persona contabilizó o descartó el siguiente. Bodegix sigue con el que viene.
"El documento ya no está pendiente" o "Ese documento ya no está pendiente: alguien lo contabilizó o lo descartó.": otra persona ya lo contabilizó o lo descartó. Toque Volver a Por contabilizar.
"Estas cuentas no aceptan movimiento": la cuenta tiene subcuentas o está inactiva, como dice al lado de cada una. Use una subcuenta que diga Acepta en el plan de cuentas, o active la cuenta.
"Cuentas inexistentes" al contabilizar a mano: la cuenta no está en el plan de cuentas. Créela en el plan de cuentas o escriba otra. Si el documento venía de Bodegix y la cuenta es del plan estándar, Volver a proponer la crea sola.
"El período ... está cerrado": la fecha es de un mes cerrado. Cambie la fecha o reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
Contabilizar y siguiente no se activa (ni Ctrl+Enter hace nada): falta la descripción, una cuenta que acepte movimiento, un valor en cada línea o que débitos y créditos sumen igual. El mensaje de abajo dice cuál.
No aparece Configurar la cuenta ni Reabrir el mes: hacen falta el permiso de configurar la contabilidad o el de cerrar períodos; el grupo dice quién puede hacerlo.

Relacionado

Revisada el 8 de octubre de 2026.