Centro de ayuda de Bodegix

Nueva venta, las cotizaciones, las remisiones, las facturas recurrentes, la hoja del talonario, Nueva compra, la orden de compra y Inventario > Entradas, traslados y ajustes agregan productos de la misma forma, con las reglas de la caja POS: el lector de código de barras agrega y suma, Enter pasa a la línea siguiente y nunca hace falta el mouse.

El asistente de configuración le lleva por lo mínimo para empezar a vender y llevar la contabilidad: datos de la empresa, tipo de empresa, bodega, caja POS, resolución de facturación, proveedor de facturación electrónica, configuración contable, productos, clientes y proveedores, y equipo. Un paso queda listo solo cuando de verdad está hecho; abrirlo, avanzar o salir no lo completa. Puede dejar pasos para después y retomarlos cuando quiera.

El buscador de la barra superior (Buscar o ir a..., o Ctrl+K en el teclado) lleva a cualquier pantalla, reporte o acción escribiendo su nombre. Con el buscador vacío muestra arriba las últimas pantallas que usted abrió y las que fijó como favoritas. El botón Nuevo, al lado, reúne lo que se crea o se registra seguido.

Primero busque la respuesta en las guías: están en el panel de ayuda de cada pantalla. Si no se resuelve, escriba a soporte desde ese panel o a soporte@bodegix.com. Aquí se explica cómo pedir ayuda, en qué horario atendemos y qué información enviar para resolver su caso más rápido.

Si está llenando una factura, un comprobante o cualquier formulario y le falta un producto, un cliente, un proveedor, un centro de costo, una bodega, un impuesto o una cuenta contable, lo puede crear ahí mismo. Lo que lleva escrito no se pierde y sigue en la misma pantalla.

El bodeguero registra lo que entra y sale de la bodega fuera de las ventas y las compras, y vigila las existencias. Esto es lo que hace en Bodegix y la guía de cada paso. Al entrar, Bodegix lo lleva directo a Inventario > Existencias. Vea La pantalla de inicio.

Quien liquida la nómina tiene un calendario fijo: la nómina de cada período, la PILA y la nómina electrónica de cada mes, y las prestaciones en sus fechas. Esto es lo que hace en Bodegix y la guía de cada paso. Al entrar, Bodegix lo lleva directo a Nómina > Nóminas. Vea La pantalla de inicio.

Lo que hace un cajero en Bodegix, en el orden del día: abrir el turno, vender y cerrar con el arqueo. Cada paso lleva a la guía que lo explica. Al entrar, Bodegix lo lleva directo a Ventas > Caja POS. Vea La pantalla de inicio.

Bodegix contabiliza solo cada venta, compra, gasto, nómina y movimiento de inventario. El trabajo del contador es dejar la configuración bien, revisar lo que no se pudo contabilizar y cerrar cada mes. Arriba de Contabilidad > Comprobantes está Pendientes de la contabilidad, con lo que falta del año y el enlace para resolverlo.

Lo que revisa el dueño o administrador de la empresa en Bodegix: dejar la empresa lista, mirar cómo va el negocio y saber quién hizo qué. Cada paso lleva a la guía que lo explica. Al entrar, Bodegix lo lleva al Tablero, con lo urgente arriba. Vea La pantalla de inicio.

El jefe maneja lo operativo: las cajas POS y los turnos, los precios, el inventario y el equipo. Esto es lo que hace en Bodegix y la guía de cada paso. Al entrar, Bodegix lo lleva al Tablero, con lo urgente arriba. Vea La pantalla de inicio.

En Mis casos están los casos que usted abrió con Escribir a soporte y las respuestas del equipo. Desde ahí responde, adjunta capturas, cierra o reabre un caso y nos dice si se resolvió.

El menú de la izquierda agrupa las pantallas por áreas: Inicio, Ventas, Compras, Inventario, Contabilidad, Nómina y Catálogo. Cada persona ve solo las áreas y las opciones que su rol puede usar. Tocar un área no cambia de pantalla: solo muestra sus opciones, y usted elige a cuál ir.

Al entrar, Bodegix lo lleva directo a la pantalla de su trabajo: la cajera a la caja POS, el dueño, el jefe y el contador al tablero, el bodeguero a las existencias. El logo de Bodegix, arriba a la izquierda, lo devuelve a esa misma pantalla de inicio desde cualquier parte.

Muchas tiendas, minimercados y misceláneas no son una sociedad: el negocio está a nombre de su dueño, con la cédula como NIT. Bodegix funciona igual para usted, pero algunas cosas cambian: el IVA, la factura, las retenciones, los aportes de la nómina y la contabilidad. Esta guía dice qué hace Bodegix en cada caso y qué debe revisar con su contador.

En Bodegix el tipo de documento se elige de la misma lista en todas las pantallas: el registro, Datos de la empresa (la persona dueña del negocio y el representante legal), la ficha de clientes y proveedores, crear un cliente o proveedor sin salir de una venta o una compra, el QR para datos de clientes, la importación de terceros, la ficha del empleado y su dependiente, y el aportante de la PILA. Cada documento sale con su sigla y su nombre, por ejemplo "PPT" y "Permiso por protección temporal", y siempre en el mismo orden.

Cuando una empresa lo invita a Bodegix, le llega el correo "Invitación para entrar a una empresa en Bodegix" con el botón Ver la invitación, o un enlace que le mandaron por WhatsApp u otro medio. Al abrirlo ve la empresa, su NIT, quién lo invitó, el rol que tendrá y hasta cuándo vale. Abrir la página no acepta nada: usted elige.

En Crear cuenta registra su negocio en Bodegix y queda como su administrador. Son dos partes: su cuenta (nombre, correo y contraseña, o su cuenta de Google) y los datos del negocio. Si el negocio está a su nombre (persona natural, con su cédula como NIT), Bodegix le pide sus nombres como en el RUT en vez de una razón social.

Cuando varias personas usan Bodegix en el mismo computador o celular, por ejemplo la caja POS de la mañana y la de la tarde, la pantalla de inicio de sesión recuerda quiénes han entrado en ese navegador. Cada persona toca su nombre y escribe solo su contraseña, sin borrar el correo de la otra.

En Mi cuenta y sesiones cada persona cambia su propia contraseña, ve en qué equipos tiene Bodegix abierto y cierra las sesiones que no reconoce, y elige qué avisos por correo recibe. Es igual para todos los roles: no depende de los permisos.

Qué hacer cuando Bodegix no le deja entrar: olvidó la contraseña, su correo quedó bloqueado por intentos fallidos, aparece "Demasiadas peticiones", falla el ingreso con Google, Bodegix le pide confirmar su correo o tiene varias empresas. Busque el mensaje que ve en pantalla y siga la sección que lo explica.

Cuando una factura queda con un saldo que nadie va a pagar, la cierra con un ajuste: los $ 400 que el cliente redondeó, el descuento por pagar antes, la retención que le practicó el cliente o una deuda que se da por perdida. El ajuste queda como un documento interno numerado (AJ en cartera, AJP con proveedores), con su motivo y su asiento contable.

En Ventas > Ajustes de saldo el jefe autoriza o rechaza los ajustes que pasaron el tope de quien los pidió, ve todos los ajustes por estado y fija los topes. Quien ajusta ve ahí lo que pidió y en qué quedó. Los ajustes se hacen desde cada factura: vea Ajustar el saldo de una factura.

Anular una venta la deja sin efecto en Bodegix: el inventario vuelve a la bodega, el saldo sale de la cartera y la contabilidad se revierte. Si la venta es una factura electrónica, Bodegix emite la nota crédito que la anula ante la DIAN.

La caja POS es el punto de venta donde el cajero abre un turno, registra ventas, cobra y realiza el cierre. Cada caja POS vende desde una bodega y solo la usan las personas asignadas. El cajero abre el turno con la base en efectivo y lo cierra contando el dinero por medio de pago: Bodegix compara lo contado con lo esperado y muestra la diferencia. El jefe ve qué cajas POS están abiertas y cierra las que quedaron olvidadas.

En Configuración > Cajas POS y turnos el jefe crea una caja POS por cada punto de venta, elige quién puede cobrar en ella, decide si cobra sin internet y revisa todos los turnos con su arqueo. Para facturar desde Nueva venta no hace falta una caja POS.

En Cartera ve cuánto le deben sus clientes y qué tan vencido está, y ahí mismo registra los abonos que le pagan, con la fecha en que pagó el cliente y la referencia de la transferencia. Solo aparecen las ventas a crédito que tienen saldo.

En Ventas > Clientes tiene a quién le vende, con su plazo y lo que le debe cada uno; en Compras > Proveedores, a quién le compra y lo que usted les debe. Las dos son la misma lista de Catálogo > Terceros vista por partes: una persona o empresa que es cliente y proveedor a la vez se registra una sola vez y aparece en las dos.

En Configuración > Clientes y vendedores decide si el cliente nuevo queda a nombre de quien lo registra. El vendedor (quien vende sin atender una caja POS) siempre queda como vendedor de los clientes que registra; con este ajuste, también quien maneja la empresa y vende, como el jefe.

Cuando elige el cliente o el proveedor de un documento, Bodegix propone cómo se paga con lo que ya sabe de él: contado o crédito, la fecha en que vence y, en compras, de dónde sale el dinero. Funciona igual en Nueva venta, al facturar una cotización, en Facturar remisiones, en las Facturas recurrentes y en Nueva compra.

Con el complemento de impresión de EdSebTech, la tirilla sale directo en la impresora térmica al cobrar, sin el diálogo de impresión del navegador, y el cajón monedero se puede abrir solo en los pagos en efectivo. Sin el complemento la caja POS funciona igual: las tirillas se imprimen desde el navegador.

Si la caja POS no abre, se queda cargando o no deja cobrar, revise en este orden: la conexión, el equipo, la resolución DIAN y la licencia. Sirve también para Nueva venta. Al final está lo que Bodegix puede y no puede hacer mientras no hay sistema.

Una cotización es una propuesta para el cliente con los precios congelados: cuando la acepta, la factura o la despacha con un clic. Una remisión es la entrega de mercancía sin factura: saca el inventario y se factura después, sola o junto con otras del mismo cliente.

Un descuento que el cliente gana después de facturar (por pagar antes, por volumen) se registra de dos formas. Con nota crédito electrónica baja el valor de la factura y también su IVA; sin nota, como descuento a pie de página con Ajustar saldo, es un descuento financiero que no cambia el IVA. Esta guía es la de la nota.

La empresa puede tener una lista de descuentos con nombre, por ejemplo Mayorista 10 % o Empleados 15 %. Al vender, cotizar, remitir y en la caja POS, el descuento se elige de esa lista en vez de escribir el porcentaje cada vez, y su nombre sale en la tirilla, en la factura y en el detalle de la venta.

En la caja POS se puede dar un descuento en porcentaje a toda la venta o a un producto. El jefe decide hasta cuánto puede descontar cada rol: así la cajera no tiene libertad total y quien puede autorizar descuentos no tiene tope.

Cuando el cliente devuelve solo algunos productos, o menos cantidad de la que compró, Bodegix emite una nota por lo devuelto sin anular la venta. Si es una factura electrónica, sale una nota crédito; si es un documento POS, una nota de ajuste.

En Nueva venta puede decir la venta en voz alta, como "tres gaseosas, dos panes y media libra de café para Juan Pérez", y Bodegix llena los productos, las cantidades y el cliente. Usted revisa y confirma la venta como siempre.

Cuando un cliente deja de pagar y la factura probablemente no se va a cobrar, pásela a difícil cobro: su saldo sale de clientes (1305) a deudas de difícil cobro (1390). Si después se confirma que no se va a cobrar, se castiga y pasa a gasto.

En Ventas > Nueva venta se hace la factura electrónica a nombre de un cliente, de contado o a crédito: elige el cliente, agrega los productos, dice cómo paga y confirma. La factura sale a la DIAN sola, en segundo plano, y usted puede seguir con la siguiente venta.

Una factura recurrente es una plantilla para lo que le factura al mismo cliente cada cierto tiempo: un arriendo, una mensualidad o un pedido fijo. Cuando toca, la emite con un clic como factura electrónica a crédito, y queda en cartera como cualquier otra.

El informe diario Z resume lo que vendió una caja POS en un día: del primer al último número de los documentos, cuántas ventas hubo y cuántas se anularon, la base y el impuesto de cada tarifa, lo cobrado por medio de pago, las devoluciones y los turnos. Para el POS electrónico no es obligatorio, pero sirve para cuadrar el cierre de caja POS y para llevar el libro fiscal. Imprimirlo es opcional.

En Ventas > Ventas están todas las facturas, documentos POS y comprobantes de venta, de la caja POS y de Nueva venta, con su saldo y su estado ante la DIAN. Al pulsar una venta se abre su panel: arriba, una barra con lo que se puede hacer con ella; debajo, la hoja de la venta y lo demás.

Cada empresa tiene su lista de medios de pago: con ellos se cobra en la caja POS, en Nueva venta, en los abonos de cartera y en las devoluciones. Cada medio va a la DIAN con su código en la factura electrónica y puede contarse, o no, al cerrar el turno.

Con una nota débito le cobra al cliente algo que no quedó en la factura: intereses por pagar tarde, un flete o un envío, o un precio que subió. Bodegix la envía a la DIAN citando la factura y suma el valor a lo que el cliente debe.

En Configuración > Tirilla se cambia cómo sale la tirilla de la caja POS: el logo, los datos de la empresa, unas líneas propias arriba y abajo, cómo van los productos y el total, y el corte del papel. La plantilla es de toda la empresa: todas las cajas POS imprimen con ella.

En Bodegix el precio de un producto se puede escribir como lo dice el cliente, con el IVA incluido, o sin impuestos, como lo lleva la contabilidad. Bodegix hace la cuenta con la misma regla en todas las pantallas: la caja POS, Nueva venta, cotizaciones, remisiones, facturas recurrentes, gastos y la ficha del producto. No hace falta calculadora.

Una promoción es un descuento en porcentaje que Bodegix aplica solo, sin que quien vende haga nada: en la caja POS, en Nueva venta, en cotizaciones, remisiones y facturas recurrentes, con el mismo precio en todas. Aplica a todos los productos, a unos productos o a unas categorías, en las fechas, días y horas que usted elija. Sirve para la semana del café, el pan a mitad de precio después de las 6 p. m. o un descuento de fin de semana.

Con el QR, sus clientes escanean un código con la cámara del celular y dejan ellos mismos sus datos para la factura electrónica: documento, nombres y apellidos (o la razón social, si es una empresa), correo y, si quieren, celular, dirección y municipio. No tienen que crear una cuenta. Así la cajera no digita nada y el correo queda escrito por quien lo usa.

¿Quién le debe, cuánto y hace cuánto se venció? Está en Ventas > Cartera: una fila por cliente con saldo, repartido por los días que lleva vencido.

Cuando su cliente es agente retenedor le paga la factura menos la retención en la fuente, el reteIVA o el reteICA que le practica. Esas retenciones se registran al hacer la factura o con el abono en que el cliente las descuenta: la factura queda saldada sin que quede debiendo lo retenido, y cada retención va a su cuenta con su base.

En Ventas > Caja POS se agrega cada producto con el lector de código de barras o buscándolo por nombre, se elige el cliente si pide factura a su nombre y se cobra en efectivo, tarjeta, transferencia o una mezcla. Aquí también está cómo dejar una venta en espera y qué hacer con los errores más comunes.

Cuando una caja POS cobra sin internet, sus ventas suben solas al volver la conexión. Lo que no cuadró al subirlas queda como aviso para el jefe en Ventas > Ventas sin conexión. La venta ya entró: el dinero y la mercancía se movieron, así que el aviso no la deshace. Sirve para revisar y dejar constancia. Ahí mismo se registran después las ventas que se hicieron a mano en el talonario.

En Nueva venta la factura se va armando a la vista mientras la llena, sin pulsar nada, y al abrir una venta ya emitida se ve el documento de una vez. Las notas, la cotización, la remisión y la orden de compra se ven con Vista previa antes de emitirlas o guardarlas. El PDF del proveedor de facturación electrónica también se ve dentro de Bodegix, sin ventanas emergentes.

Para emitir documentos electrónicos, su empresa se habilita ante la DIAN con un proveedor tecnológico. Bodegix trabaja con Soluciones Alegra S.A.S. (Alegra), proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por medio de Alanube, la plataforma de facturación electrónica de Alegra. La guía de Configuración > Facturación electrónica le dice qué hacer, en orden, y le muestra cuándo cada documento queda listo para emitir. Es la misma que sale en el asistente de configuración, en el paso Activar la facturación electrónica.

En Ventas > Documentos electrónicos están todas las facturas, documentos POS, notas, documentos soporte y nóminas electrónicas que Bodegix envió a la DIAN, con su estado. Ahí ve si la DIAN aceptó o rechazó cada uno, lo reintenta y descarga su PDF y su XML.

Si la DIAN le rechazó una factura o un documento POS, o el proveedor no lo aceptó, Bodegix lo marca Rechazada o Falló y muestra el motivo. Casi siempre basta con corregir el dato (por lo general, del cliente, con Corregir cliente ahí mismo) y reenviarlo: el documento sale otra vez con el mismo número.

Antes de emitir factura electrónica, documento POS o nómina electrónica, la DIAN pide que la empresa corra un set de pruebas de ese documento con su proveedor tecnológico, Soluciones Alegra S.A.S. (Alegra). En Bodegix se hace desde la guía de Configuración > Facturación electrónica, en la tarjeta de cada documento: usted copia el TestSetId que le da la DIAN y Alegra envía el set por usted. La guía completa, con la numeración y la fecha de inicio, está en Activar la facturación electrónica con la guía paso a paso.

La resolución de facturación es el rango de numeración que la DIAN le autoriza. Bodegix la usa para numerar cada factura electrónica y cada documento equivalente POS: sin una resolución vigente, la caja POS no abre turno y no se puede facturar. En la misma pantalla se configura el proveedor que envía los documentos a la DIAN.

¿Cómo se abre un fondo de caja menor, cómo se repone cuando se acaba la plata y dónde se crean los conceptos de gasto? Todo está en Compras > Caja menor: cada fondo tiene un custodio que registra sus gastos en Compras > Gastos, y el reembolso lo vuelve a llenar con lo gastado. Abajo, en la misma pantalla, están los Conceptos de gasto (también en Configuración > Conceptos de gasto).

¿Cómo registro la factura de un proveedor? En Compras > Compras, con Nueva compra (también en el botón Nuevo): registre la compra tal como llegó la factura del proveedor. La mercancía entra al inventario, se descuentan las retenciones que usted practica y queda la cuenta por pagar o el pago de contado. Aquí también verá cómo registrar un documento soporte, cómo devolverle mercancía al proveedor (o registrar su nota crédito) y cómo anular una compra hecha por error.

En Nueva compra, Bodegix puede leer la foto o el PDF de la factura del proveedor y llenar el formulario: proveedor, número, fechas, forma de pago y productos. Usted revisa todo y registra la compra como siempre. Nada se guarda hasta que pulse Registrar compra.

Cuando la empresa paga algo, Bodegix pregunta de dónde sale el dinero con un solo campo, Sale de, igual en todas partes: la compra de contado o su anticipo en Nueva compra, el pago a un proveedor, cada gasto en Compras > Gastos y la apertura o el reembolso de una caja menor. Al cerrar una caja menor, el mismo campo se llama Vuelve a y dice a dónde vuelve su saldo.

Registre en Compras > Gastos lo que la empresa paga y no es mercancía (un taxi, papelería, aseo), con la foto o el PDF del recibo. Si esos gastos salen de una caja menor, aquí verá también cómo abrir el fondo, asignar su custodio y reembolsarlo.

Con una orden de compra deja por escrito lo que le pidió a un proveedor y después la recibe como compra, completa o por partes. En Cuentas por pagar ve lo que le debe a cada proveedor según el vencimiento y desde ahí llega a pagar cada factura.

Cuando paga a un proveedor o un gasto con la plata del cajón, Bodegix lo registra una sola vez: la compra o el gasto queda contra la cuenta de caja y el turno de la caja POS recibe el retiro con el número del documento en el motivo, así que el arqueo espera ese efectivo de menos. No tiene que escribir el valor dos veces.

¿A quién le compro, cuánto le debo a cada proveedor y cómo creo uno nuevo? En Compras > Proveedores está la lista con lo que le debe a cada uno, y al tocar un proveedor se abre su ficha: lo que le debe y lo vencido, lo que le ha comprado, sus compras y sus datos. Un proveedor que también es cliente se registra una sola vez.

¿A quién le debo, cuánto y cuándo se vence? Está en Compras > Cuentas por pagar: lo que le debe a cada proveedor, por edad de vencimiento, hoy o a una fecha de corte. Toque un proveedor para ver sus facturas por pagar y pagarlas.

¿Cómo creo una bodega o una sede nueva? En Configuración > Bodegas, con Crear bodega. Cada bodega (o sede, sucursal o tienda) lleva sus propias existencias, su propio costo promedio, su dirección, su teléfono para la tirilla y su centro de costo para ver la contabilidad por sede. Aquí también verá cómo editarla, desactivarla y cómo cambiarle el nombre a "bodega".

¿Cómo paso mercancía de una bodega a otra, de la bodega principal al mostrador o de una sede a otra? En Inventario > Entradas, traslados y ajustes (antes se llamaba Movimientos), pestaña Traslado. La misma pantalla tiene la Entrada y el Ajuste, que se explican en Registrar una entrada o un ajuste de inventario. Para crear o desactivar una bodega, vea Crear, editar o desactivar una bodega.

¿Cómo meto mercancía al inventario sin una compra, o cómo descuento un producto dañado, perdido o que no aparece? En Inventario > Entradas, traslados y ajustes: la Entrada suma existencias (el saldo inicial, un regalo o una muestra del proveedor) y el Ajuste corrige lo que falta o sobra con un motivo. Todo queda en el kardex.

¿Cuánto hay de un producto, cuánto queda en cada bodega y qué se está agotando? Está en Inventario > Existencias: una fila por producto y bodega, con lo disponible, el costo promedio y el valor. Desde cada fila abre el kardex, la ficha del producto o el movimiento que necesita, ya con el producto y la bodega puestos.

El kardex muestra cada entrada y salida de un producto, con el saldo y el costo promedio que dejó. Con él, con Existencias y con Control de existencias usted sabe cuánto hay, cuánto vale, qué está por agotarse y cuánto comprar.

¿Qué productos están por vencerse? Con lotes y fechas de vencimiento (droguerías, alimentos, cosméticos) o con seriales (celulares, computadores, electrodomésticos), Bodegix sabe qué vence pronto, no deja vender lo vencido y le dice en qué compra entró y en qué venta salió cada lote o cada unidad.

¿Qué se está acabando, qué tengo que comprar y cuánto vale el inventario? Está en Inventario > Control de existencias, con cuatro vistas: Bajo el mínimo, Sugerido de compra, Valoración y Entradas y salidas del período. En todas puede elegir una Bodega o dejar Todas.

¿Qué entró y salió de un producto, y con qué costo quedó? Está en Inventario > Kardex.

La toma física compara lo que hay en el estante con lo que dice Bodegix y ajusta la diferencia. Bodegix guarda el saldo de cada producto a la hora del conteo (el corte), usted escribe lo que contó y, al aplicar la toma, los sobrantes entran y los faltantes salen del inventario con su comprobante contable.

Cerrar un mes impide registrar o anular comprobantes con fechas de ese mes, para que sus cifras no cambien y nadie meta movimientos atrasados en un mes que ya se revisó. Cerrar el ejercicio crea el comprobante al 31 de diciembre que lleva los ingresos, costos y gastos del año a la utilidad o a la pérdida. Los dos se hacen en Contabilidad > Cierre del mes y se pueden deshacer.

¿Qué le retuvo la empresa a cada proveedor en el año o en el bimestre? Bodegix arma el certificado de cada uno, listo para imprimir o guardar en PDF. Está en Contabilidad > Certificados de retención.

Cada venta, compra, gasto, nómina o movimiento de inventario que registra en Bodegix propone su propio asiento contable. El modo que elija para cada tipo de documento decide si ese asiento se contabiliza solo, queda en borrador para que la contadora lo apruebe o espera en Por contabilizar.

Un comprobante contable (también le dicen asiento, asiento manual, nota contable o nota de contabilidad) se carga en Contabilidad > Comprobantes con el botón Nuevo comprobante. Ahí mismo se ven los borradores, se contabilizan, se descartan y se anulan los comprobantes que ya se contabilizaron. Es la forma de corregir una cuenta (por ejemplo, pasar un valor que quedó en la cuenta equivocada), registrar un ajuste o anular un asiento.

La conciliación bancaria compara el extracto del banco de un mes con la cuenta de bancos en libros. Cada movimiento del extracto se cruza con su movimiento en Bodegix; lo que queda sin cruzar explica la diferencia: consignaciones y cheques en tránsito, y cargos del banco que aún no están registrados, como el 4x1000 o las comisiones. Cuando la diferencia es cero, la conciliación se cierra y queda firmada.

En Configuración > Configuración contable se decide qué pasa con el asiento de cada venta, compra, nómina y movimiento de inventario (se contabiliza solo, queda en borrador o espera en Por contabilizar) y qué cuenta usa cada operación, por ejemplo la del IVA. Es lo que en otros programas se llama plantilla o parametrización contable.

¿Lo que dicen la cartera de ventas, las cuentas por pagar y el inventario es lo mismo que dice la contabilidad? Está en Contabilidad > Cuadre de módulos: a una fecha de corte, cada módulo frente a su cuenta, con la diferencia y quién la explica.

En Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago se registran las cuentas de la empresa en cada banco, cada una con su subcuenta, y se elige a qué cuenta va lo que se cobra con cada medio de pago: Nequi a la cuenta de ahorros donde cae, las tarjetas a la cuenta puente del datáfono.

Bodegix no llena ni presenta los formularios de la DIAN: no hace la declaración de IVA (formulario 300) ni la de retención en la fuente (formulario 350). Lo que sí da son las cifras para llenarlas: cuánto IVA se generó y se descontó en el período, por tarifa y con su base, y cuánto se retuvo en el mes por cada concepto. Todo está junto en Contabilidad > Impuestos, con los certificados de retención y la exógena.

En Contabilidad > Reportes contables, el reporte Estados configurables muestra el estado de resultados o el estado de situación financiera con el formato que usted elija: uno de los tres que trae Bodegix o uno propio, con sus renglones. También compara con el año anterior o con el período anterior.

Bodegix arma los formatos de información exógena de la DIAN con los comprobantes contabilizados del año: pagos y retenciones (1001), retenciones que le practicaron (1003), IVA descontable (1005) y generado (1006), ingresos (1007) saldos de cuentas por cobrar (1008) y por pagar (1009), saldos de bancos e inversiones (1012) y, desde la nómina, lo pagado a los empleados (2276). Usted los revisa, descarga el XML y lo carga en el servicio de información exógena de la DIAN.

Si el negocio está a su nombre (persona natural), su contabilidad tiene cuatro diferencias con la de una sociedad: el capital va en la cuenta 3130, lo que usted saca para lo personal se registra como retiro, los libros los firma usted como propietario y, si no es responsable de IVA, el IVA de sus compras es parte del costo. Bodegix lo hace solo cuando Configuración > Datos de la empresa dice que es una persona natural.

El plan de cuentas es la lista de cuentas del PUC que usa la empresa. Bodegix trae precargadas todas las clases, los grupos y las cuentas de 4 dígitos del PUC (Decreto 2650 de 1993), con sus nombres oficiales, y algunas subcuentas que usa al contabilizar; las demás subcuentas y los auxiliares los agrega, crea o importa la empresa. Está en Contabilidad > Plan de cuentas.

Una plantilla de comprobante guarda las cuentas de un asiento que se repite, como el arriendo, la administración o una depreciación fija, para no escribirlas cada vez. Cada línea lleva su cuenta, si va al débito o al crédito, un valor fijo o "por llenar", y si quiere el tercero y el centro de costo. Con la plantilla, un comprobante nuevo sale en segundos, y si la pone a repetirse cada mes o cada quincena, Bodegix deja solo el borrador del período para que usted lo revise y lo contabilice.

Por contabilizar es la lista de ventas, compras, gastos, nóminas y movimientos de inventario que todavía no tienen asiento contable. Si las ventas o las compras no aparecen en la contabilidad (en los reportes contables o en los libros), lo más probable es que estén aquí o en la pestaña Borradores de Comprobantes. Cada documento dice por qué quedó ahí, y los del mismo motivo van juntos en Por qué esperan, con lo que lo resuelve de una vez. Lo demás se vacía contabilizándolos seguidos, con el asiento ya armado (Contabilizar y siguiente), o descartando los que ya estaban contabilizados de otra forma.

¿Qué movimientos tuvo una cuenta, de qué documento salió cada uno y cómo fue quedando el saldo? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Auxiliar por cuenta.

¿Cuánto tenía cada cuenta al empezar el período, cuánto se movió y cómo quedó? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Balance de prueba.

¿Qué tiene la empresa, qué debe y cuánto es de los socios (o del propietario, en una persona natural), a una fecha? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Balance general.

¿Cuánto vendió, gastó y tiene cada sede o área de la empresa? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Balance por centro de costo.

¿Cuánto le debe cada cliente, cuánto se le debe a cada proveedor y cuánto se le retuvo a cada uno? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Balance por tercero.

¿Cómo cambió lo que es de los socios (o del propietario, en una persona natural) durante el período? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Cambios en el patrimonio.

¿Cuánto se ganó o se perdió en el período? Es la forma de saber si el negocio está ganando o perdiendo plata. Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Estado de resultados.

¿De dónde salió y en qué se usó el dinero del período? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Flujo de efectivo.

¿Cuánto IVA, retención e ICA se generó o se descontó, con qué base y de qué documento? Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Impuestos detallados.

Libro diario, mayor y balances e inventarios y balances, listos para imprimir o guardar en PDF. Está en Contabilidad > Libros oficiales.

¿Cuánto se retuvo en el mes por cada concepto del formulario 350, y sobre qué base? De aquí salen los valores de retención en la fuente para llenar el 350. Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Retención en la fuente por concepto.

¿Su empresa sigue siendo microempresa? Bodegix lo estima con su contabilidad. Está en Contabilidad > Reportes contables, reporte Tope de microempresa, y si se pasa o se va acercando lo avisa en el Inicio.

Bodegix arma los reportes contables y los libros oficiales a partir de los comprobantes contabilizados. Los reportes están en Contabilidad > Reportes contables, se exportan a Excel o CSV y se imprimen o se guardan en PDF. Los libros están en Contabilidad > Libros oficiales y también se imprimen o se guardan en PDF.

Los saldos iniciales son el balance de prueba con el que la empresa empieza en Bodegix: lo que tenía en caja, bancos, cartera, inventario, proveedores, patrimonio y demás cuentas el día que empezó. Se cargan en Configuración > Saldos iniciales desde un archivo de Excel o CSV (la plantilla de Bodegix o el balance que exporte Siigo u otro programa) y quedan en un solo comprobante de apertura.

Todo cambio de un empleado se hace en su ficha, en Nómina > Empleados: subirle el sueldo, corregir un dato o registrar su retiro. Las nóminas aprobadas no cambian; la nómina en borrador toma el cambio al tocar Recalcular con datos actuales.

Cerrar la nómina de un mes tiene cinco pasos y van en este orden: liquidar, aprobar, pagar, la PILA y la nómina electrónica. En Nómina > Nóminas, la tarjeta Nómina de (el mes, por ejemplo Nómina de septiembre) muestra en qué va cada paso, cuál sigue y su fecha límite, con el botón que lo abre.

Genere el archivo de la planilla E de la PILA del mes con las nóminas aprobadas y cárguelo en el portal de su operador de información. Bodegix arma un registro por cada novedad de cada empleado y compara lo que va en la planilla con lo causado en la nómina. Después de pagarla en el operador, registre el pago: la contabilidad descarga los aportes por pagar de cada administradora.

Las horas extra y los recargos (trabajo de noche, en domingo o en festivo) se pagan con la novedad Horas extra o recargo en la nómina del período: se elige el Tipo de hora y se escriben las horas. Bodegix calcula el valor con el valor de la hora del trabajador y los porcentajes de Configuración > Parámetros de nómina.

Consulte los consolidados de las nóminas aprobadas o pagadas: lo acumulado por concepto, las provisiones de prestaciones, la prima del semestre y los aportes a seguridad social y parafiscales del mes. Los borradores no cuentan.

Liquide el contrato de un empleado que se retira: Bodegix calcula las cesantías, los intereses, la prima, las vacaciones pendientes y, si hay despido sin justa causa, la indemnización, con las nóminas aprobadas hasta la fecha de retiro. Usted revisa cada valor, lo ajusta si hace falta y registra el pago.

Para pagarles a los empleados, liquide la nómina del mes o de la quincena: Bodegix calcula el salario, los aportes y las prestaciones de cada uno con los parámetros legales confirmados. Usted agrega las novedades (horas extra, incapacidades, vacaciones, descuentos), aprueba la nómina (eso la lleva a la contabilidad) y registra el pago. Todo el recorrido del mes, con la PILA y la nómina electrónica, está en El cierre de la nómina del mes y de la quincena, paso a paso.

Envíe a la DIAN el documento soporte de pago de nómina de cada empleado, con lo que se le pagó en el mes. Se hace una vez al mes, cuando ya terminó el mes y se registraron todos sus pagos.

Las vacaciones que un trabajador toma se pagan en la nómina del período en que las disfruta, con la novedad Vacaciones disfrutadas (días). Bodegix paga esos días con su salario diario, los reporta en la PILA con sus fechas y los descuenta de las vacaciones pendientes que calcula al liquidar el contrato.

Lo que se paga o se descuenta igual en cada nómina, como un auxilio de rodamiento o de alimentación, una bonificación pactada o la cuota de una libranza o de un préstamo, se escribe una sola vez en la ficha del empleado. Cada nómina de su vigencia lo trae sola, marcado Fijo, sin escribirlo cada quincena.

En Configuración > Parámetros de nómina se confirman los valores legales con que Bodegix liquida (salario mínimo, auxilio de transporte, horas, recargos, porcentajes de aportes y UVT), se responde si la empresa está exonerada de aportes (art. 114-1 del Estatuto Tributario) y se elige si paga la nómina por mes o por quincenas. Sin los parámetros del período y la exoneración confirmados, no se liquida nómina.

Calcule y registre el pago de la prima de servicios, la consignación de las cesantías al fondo y el pago de los intereses sobre cesantías. Bodegix los calcula con las nóminas aprobadas del período y usted puede ajustar el valor de cada empleado antes de pagar.

Para contratar a un trabajador en Bodegix, regístrelo en Nómina > Empleados con su contrato, su salario y su seguridad social (EPS, fondo de pensiones, caja de compensación, fondo de cesantías y riesgo ARL). Con esa ficha se liquida su nómina, se arma la PILA y se envía la nómina electrónica. Para contratar a otra persona en el mismo puesto de alguien que ya está, use Nuevo contrato parecido: casi todo llega puesto.

Cuando un trabajador está incapacitado o falta sin pago, regístrelo en la nómina del período con su novedad y sus fechas: Incapacidad común (días) para una enfermedad general, Incapacidad laboral (días) para un accidente de trabajo o una enfermedad laboral, y Ausencia no remunerada (días) para un permiso o una licencia sin pago o una falta. Las fechas son obligatorias porque van a la PILA.

Las novedades son lo que cambia la nómina de un período: horas extra y recargos, incapacidades, vacaciones, ausencias, bonificaciones, pagos no salariales y descuentos (un préstamo, un anticipo, una libranza que no es fija). Se registran en la nómina en Borrador, todas juntas en Registrar novedades o una por una en el desprendible de cada empleado. Bodegix recalcula la nómina con cada una.

¿Cuánto se le pagó y descontó a cada empleado en el período, concepto por concepto? Está en Nómina > Informes de nómina, informe Acumulados por concepto.

¿Cuánta prima le toca a cada empleado en el semestre y cuánto se ha provisionado para pagarla? Está en Nómina > Informes de nómina, informe Prima de servicios, o con Ctrl+K escribiendo "prima de servicios".

¿Cuánto se ha guardado para las cesantías, los intereses, la prima y las vacaciones de cada empleado? Está en Nómina > Informes de nómina, informe Provisiones de prestaciones, o con Ctrl+K escribiendo "provisiones".

¿Cuánto hay que pagar en el mes a cada EPS, fondo de pensiones, ARL y caja de compensación, y al ICBF y el SENA? Está en Nómina > Informes de nómina, informe Seguridad social y parafiscales, o con Ctrl+K escribiendo "seguridad social".

Los centros de costo sirven para separar los movimientos contables por sede, área o proyecto, y ver después cuánto se gastó o se ganó en cada uno. Se crean en Configuración > Centros de costo y se pueden organizar unos dentro de otros.

Un combo (o kit) es un grupo de productos que se vende junto a un solo precio, por ejemplo un kit de regalo con 2 cafés y una taza. El combo no tiene inventario propio: cada vez que se vende, sale del inventario cada producto que trae, con su costo. Si se anula la venta, vuelven.

¿Cómo creo un producto nuevo? En Catálogo > Productos, Crear producto abre la ficha con lo que se llena en cada producto arriba: Nombre, Código de barras y el precio de venta. La misma ficha, con las mismas opciones, sale al crear un producto desde una venta, una compra, la caja o un movimiento. Si va a cargar varias referencias del mismo proveedor o de la misma categoría, Crear y agregar otro guarda el producto y deja el panel listo para el siguiente, con la categoría, la unidad y el IVA del anterior.

Para editar un producto que ya existe (cambiarle el precio, corregir el nombre, el código o el IVA, o dejar de venderlo), ábralo en Catálogo > Productos, cambie lo que necesite y pulse Guardar cambios. Bodegix no borra productos: el que ya no vende se desactiva, y así se conservan sus ventas, compras y movimientos.

Lo que no trae código del fabricante (el pan, los granos a granel, lo que se empaca en la tienda) solo se encuentra en la caja POS escribiendo su nombre. Con el código interno, Bodegix le da a cada uno un código de barras de la tienda que el lector de la caja POS lee como cualquier otro, y con Etiquetas imprime en hoja carta el nombre, el precio al público y el código de barras de cada producto.

La ficha del producto reúne en una sola página lo que se pregunta a diario de un producto: cuánto hay en cada bodega, a qué precio se vende en general y en cada lista de precios, qué promoción tiene, cuándo y a cuánto se vendió y se compró por última vez, y sus últimos movimientos de inventario. Es de solo lectura: la abren la cajera, el vendedor y el bodeguero sin poder cambiar nada, y quien maneja Productos tiene Editar ahí mismo.

Quien es responsable de IVA y entrega bolsas plásticas para llevar lo que vende cobra un impuesto fijo por cada bolsa, y el documento debe decir cuántas bolsas fueron y cuánto impuesto se causó (Estatuto Tributario, art. 512-15). Para 2026 la DIAN fijó $ 73 por bolsa. Aquí verá cómo crear el impuesto, cómo registrar la bolsa como producto y cómo se vende en la caja POS.

En Configuración > Impuestos y retenciones están el IVA, el impuesto al consumo y las retenciones que Bodegix usa en ventas, compras y gastos. Aquí verá cuáles trae, cómo crear uno (por ejemplo, la ReteICA de su municipio), qué cuenta contable usa cada uno y por qué un producto lleva un solo IVA.

Una lista de precios le da a un grupo de clientes sus propios precios: mayoristas, distribuidores, tiendas o clientes especiales. El cliente que tiene una lista compra a esos precios en la caja POS, en las facturas, en las cotizaciones y en las remisiones, sin que nadie tenga que cambiar el precio a mano. Las listas están en Catálogo > Listas de precios.

Al crear un producto, Bodegix puede mirar una foto del empaque y llenar el nombre, el código de barras y la categoría. El precio y los impuestos los pone usted. Nada se guarda hasta que pulse Crear producto.

Cuando un mismo producto se vende en varias tallas, colores o materiales, se crea un modelo (por ejemplo, Camiseta polo) y Bodegix crea una variante por cada combinación (Camiseta polo M / Rojo). Cada variante es un producto con su propio código, código de barras, precio e inventario: se compra, se cuenta y se vende por separado.

En Catálogo > Terceros están todas las personas y empresas con que trata su negocio: clientes, proveedores, empleados y otros (un banco, una EPS, un fondo de pensiones). Cada tercero se registra una sola vez por su documento, aunque sea cliente y proveedor a la vez. Ventas > Clientes y Compras > Proveedores son la misma lista vista por partes, con lo que importa en cada caso.

La factura electrónica y el documento POS que Bodegix envía a la DIAN dicen la unidad de cada producto vendido, y la DIAN solo acepta las de su tabla de unidades. Por eso el queso que vende por kilo debe tener la unidad Kilogramo: si se queda en Unidad, medio kilo sale en la factura como media unidad. En la ficha también puede guardar la descripción larga, la referencia de fábrica, la marca y el modelo.

En Datos de la empresa le dice a Bodegix quién es su empresa ante la DIAN: si el negocio está a nombre de una persona o es una sociedad, su nombre como aparece en el RUT, sus responsabilidades de la casilla 53 y su representante legal. De esos datos depende, por ejemplo, qué retenciones le ofrece Bodegix en las compras.

Bodegix deja a la vista solo las partes que su empresa usa. Usted elige a qué se dedica la empresa, eso propone unos módulos, y luego prende o apaga los que quiera. Aquí se explica cómo hacerlo y qué pasa con los datos y los permisos al apagar un módulo.

En Inicio en Bodegix le dice a Bodegix desde cuándo lleva cada parte del negocio en el programa: la contabilidad, la nómina y la operación (caja POS, inventario, compras y cartera). Ningún documento se fecha antes de su inicio, y una fecha muy vieja pide confirmación, para atajar un año o un mes mal escrito.

Bodegix puede verse con la marca de su empresa: su logo en el menú, debajo de la marca de Bodegix, y sus colores en los botones y en el menú lateral. El cambio es para toda la empresa: lo ven todas las personas que entran a ella.

Con Wompi, Bodegix crea links de pago por el saldo de sus facturas a crédito. El cliente paga desde el link y Bodegix registra el abono solo. El dinero llega a la cuenta de Wompi de su empresa, no a Bodegix.

En Configuración está todo lo que se ajusta una vez: los datos de la empresa, los usuarios, las cajas POS, la facturación electrónica, los impuestos, la contabilidad y la nómina. Así el menú del día a día queda corto. Cada persona ve solo los ajustes que su rol puede cambiar.

En Configuración > Registro de actividad ve todo lo que hicieron las personas de su empresa en Bodegix: quién entró y desde dónde, qué datos creó o cambió, qué cajas POS y turnos abrió o cerró, qué anuló y qué cerró en la contabilidad. Lo más reciente sale primero.

En Configuración > Roles decide qué puede hacer cada persona: cada rol es un grupo de permisos y cada usuario tiene un rol. Además de los seis roles que trae toda empresa, puede crear los suyos, por ejemplo un supervisor de caja que también anula ventas, partiendo de uno parecido con Duplicar.

Cada persona entra a Bodegix con su propio correo y un rol que define qué puede hacer. Aquí se explica cómo crear usuarios, qué incluye cada rol por defecto, cómo crear roles propios y cómo asignarle una contraseña nueva a alguien.

Si el negocio está a su nombre, vende al detal, no es responsable de IVA ni del impuesto al consumo y no está en el régimen simple, la ley no lo obliga a facturar (Resolución DIAN 165 de 2023, art. 8 num. 3 y 4). En ese caso puede decirle a Bodegix que no factura electrónicamente: sus ventas salen como comprobante de venta, un documento interno con su propio consecutivo, sin resolución de la DIAN y sin pasar por ella.

Al empezar en Bodegix, sus clientes le deben facturas del programa anterior y usted les debe facturas a sus proveedores. Esta guía explica cómo cargarlas una por una, con su número, su fecha, su vencimiento y lo que faltaba por pagar, para cobrarlas y pagarlas en Bodegix desde el primer día.

Al empezar en Bodegix se cargan dos cosas: las existencias de cada bodega (cuántas unidades hay de cada producto y cuánto costaron) y los saldos contables con los que arranca la empresa. Esta guía explica en qué orden hacerlo, cómo cargar cada una y cómo evitar que el inventario quede contado dos veces.

Cargue de una vez todo su catálogo desde Excel: descargue la plantilla, llénela y súbala tal cual. Antes de guardar, Bodegix le muestra qué va a crear y qué corregir, fila por fila. Si una sola fila tiene un error, no se guarda ninguna; puede corregirla ahí mismo o quitarla.

Cargue de una vez sus clientes y proveedores desde una hoja de cálculo. Bodegix revisa el documento de cada tercero (incluido el dígito de verificación del NIT) y, si una sola fila tiene un error, no guarda ninguna.

El centro de reportes reúne en una sola página todos los reportes de Bodegix: ventas, compras, inventario, estados financieros, contabilidad y nómina. Está en el menú, en Inicio > Centro de reportes. Cada persona ve solo los reportes que su rol puede consultar.

Los reportes de Bodegix eligen el período con el mismo control, Período, con los mismos atajos: Reportes contables, Ventas diarias, Ventas y rentabilidad, Compras por proveedor y producto, las entradas y salidas del período de Control de existencias, los acumulados y las provisiones de nómina, y el centro de reportes. No hace falta escribir fechas.

En el tablero puede escribir una pregunta sobre su negocio, como "¿cuánto vendí este mes?" o "¿quién me debe más?", y Bodegix responde con la cifra y la tabla que la respalda. Las cifras son las mismas de los reportes.

¿A quién se le compró, qué y por cuánto? Está en Compras > Compras por proveedor y producto.

¿Qué plata entró en efectivo, por transferencia o con tarjeta? Está en Inicio > Dinero recibido.

¿En qué se está yendo la plata? Está en Compras > Gastos por concepto y proveedor.

Las operaciones de cada día y los totales del mes, como debe llevarlas la persona natural no responsable de IVA. Está en Inicio > Libro fiscal y en el centro de reportes, y solo aparece si en Configuración > Datos de la empresa el negocio está a nombre de una persona natural no responsable de IVA (casilla 53 del RUT con la 49).

¿Cuánto se vendió cada día, en cada sede o por cada vendedor? Está en Inicio > Ventas diarias. Para saber cuánto vendió hoy, elija Hoy en Período.

¿Cómo van las ventas de cada mes frente al mismo mes de otro año? Está en Inicio > Ventas por mes.

¿Qué productos, clientes o vendedores dejan más ganancia? Está en Inicio > Ventas y rentabilidad.

¿Cómo le fue hoy al negocio? ¿Cuánto vendió ayer? En el tablero, Resumen del día cuenta en un párrafo cómo le fue al negocio un día: cuánto vendió, cómo va frente a la semana pasada, lo más vendido y lo que conviene revisar, como ventas anuladas, devoluciones o cartera vencida. Las cifras son las mismas de los reportes.

El tablero resume cómo va el negocio en un día: ventas, margen, cartera vencida, lo que hay en caja y bancos, lo que se debe a proveedores, lo que sale por la nómina del mes, gastos y productos por debajo del mínimo. Los reportes de ventas y de compras abren cada cifra por día, por mes, por cliente, producto, vendedor o proveedor, y se pueden exportar a Excel o a CSV.

En Configuración > Licencia y avisos ve el plan, el estado y la fecha de vencimiento de la licencia de su empresa, y elige el correo para los avisos de la licencia. Qué pasa al vencer y cómo se paga está en Su plan, el pago y la renovación de la suscripción.

En Configuración > Licencia y avisos ve el plan de su empresa, si la licencia está activa y hasta cuándo está paga. Esta guía explica qué pasa cuando vence, cómo se renueva y qué hacer si la cuenta queda en solo lectura o suspendida.

Bodegix trata datos personales según la Ley 1581 de 2012 y sus decretos. Hay dos documentos: la Política de tratamiento de datos personales, sobre los datos de las personas que usan Bodegix, y el Acuerdo de transmisión de datos personales, sobre los datos que su empresa registra de sus clientes, proveedores y empleados. Los dos se leen sin entrar a Bodegix y se aceptan al registrarse o al entrar.

Los Términos de uso son el contrato entre Edsebtech S.A.S., la empresa que presta Bodegix, y cada empresa que lo usa. Los acepta quien registra la empresa, a nombre de ella, y cada usuario a título personal antes de trabajar. Se leen sin entrar a Bodegix, con Términos de uso abajo en la pantalla de inicio de sesión. Esta guía resume lo principal; lo que vale es el texto completo.

Todavía no. Bodegix no tiene un módulo de activos fijos: no lleva el registro de cada activo ni calcula su depreciación.

Con las reglas de la Resolución 2064 de 2025. En la ficha del empleado (Nómina > Empleados), el campo Tipo de cotizante define cómo se liquida:

Sí, si el jefe lo permite en esa caja POS (el punto de venta donde se abre el turno y se cobra). Con Puede cobrar sin conexión encendido en Configuración > Cajas POS y turnos, cuando se cae el internet la caja POS sigue cobrando con documento POS a consumidor final, de contado, hasta por 24 horas. Las ventas quedan guardadas en el equipo y suben solas cuando vuelve la conexión, con la fecha y hora en que se vendieron.

El precio de venta se cambia en el producto, en Catálogo > Productos:

El cierre de caja (el cuadre o arqueo) es cerrar el turno de la caja POS contando la plata:

No. Cerrar ejercicio (en Contabilidad > Cierre del mes, sección Cierre del ejercicio, al final de la pantalla) crea un comprobante al 31 de diciembre que salda los ingresos, costos y gastos (clases 4 a 7) por tercero y centro de costo, y lleva el resultado a las cuentas de Utilidad del ejercicio (cierre anual) o Pérdida del ejercicio (cierre anual) que tenga configuradas (por defecto, 3605 y 3610).

Cuando un cliente le paga lo que debía, o una parte (un abono, una cuota o una consignación), regístrelo en la cartera para que su saldo baje:

Lo que un cliente le debe (lo que le fió) son sus ventas a crédito con saldo. Cuando le paga, todo o una parte, registre el abono así:

Todavía no. El editor de Nuevo comprobante tiene cuenta, detalle, tercero, centro de costo, débito y crédito, pero no un campo para la base gravable. Por eso, un IVA o una retención registrados con un comprobante manual salen en Impuestos detallados (en Contabilidad > Reportes contables) con la columna Base vacía, y no suman en las bases del resumen.

Sí, con un centro de costo por sede. Es la contabilidad por sede de los programas contables: cada sede (o bodega) tiene su centro de costo, los documentos lo toman solos de la sede donde ocurren y el balance y el estado de resultados por centro de costo son los de cada sede.

Cuadrar la caja en Bodegix es cerrar el turno con arqueo: usted cuenta lo que hay y Bodegix lo compara con lo que debería haber.

En Inicio > Tablero está Utilidad del mes: lo que le dejaron las ventas del mes después del costo de la mercancía vendida y de los gastos del mes (gastos y caja menor, compras de servicios y nómina aprobada). Sale en rojo si da pérdida. La tarjeta Margen del mes muestra solo la ganancia de lo vendido, antes de los gastos.

Lo que la empresa le debe a sus proveedores está en Compras > Cuentas por pagar: una fila por proveedor, con lo Por vencer, lo vencido por edades y el Total. Solo salen las compras a crédito con saldo pendiente.

Entre a Inventario > Existencias. Cada fila es un producto en una bodega, con su Existencia (las unidades que hay), lo Disponible (dice Agotado si no queda nada), el Costo promedio y el Valor. Abajo sale el Valor total del inventario.

Depende de lo que su rol puede ver:

Para agregar una cajera nueva, un vendedor, un bodeguero o su contador, créele un usuario: cada persona entra con su propio correo y un rol que dice qué puede hacer. Lo hace quien administra usuarios (por defecto, el administrador y el jefe).

Los correos que se pueden apagar traen al final un enlace que empieza por "Dejar de recibir", por ejemplo Dejar de recibir copias de casos urgentes. Hoy el único que se puede apagar es la copia de los casos urgentes que reciben quienes administran una empresa.

Sí, cuando le devuelve unidades. Abra la compra en Compras > Compras y, en Devolución al proveedor, pulse Devolución al proveedor. Escriba en Devolver cuánto sale de cada línea (o marque los seriales en Unidades que se devuelven), si la tiene el número de la Nota crédito del proveedor, el Motivo, y pulse Registrar devolución de $ .... Se necesita el permiso de anular compras (roles jefe y administrador).

La devolución no se hace en la caja POS: se hace sobre la venta original, y por defecto solo la pueden hacer el jefe y el administrador (permiso Anular ventas). La cajera no hace devoluciones: las pide desde la caja POS.

Un comprobante contable (un asiento o una nota contable) se carga a mano en Contabilidad > Comprobantes, con Nuevo comprobante. Así se carga.

Cuando soporte de Bodegix resuelve uno de sus casos, le escribimos por correo para preguntarle si de verdad quedó resuelto. Los botones del correo abren una página de Bodegix que no pide entrar con su usuario.

Fiar es vender a crédito, y se hace en Ventas > Nueva venta (la caja POS cobra solo de contado):

Todavía no. El Flujo de efectivo de Contabilidad > Reportes contables usa el método indirecto con una clasificación fija por grupo del PUC:

El Libro diario detallado muestra hasta 20.000 líneas por consulta. Si el mes elegido tiene más, Bodegix responde "El período tiene demasiados movimientos: pida un rango menor o el resumido", y tampoco deja exportar el detallado.

Todavía no. En la nómina no hay una novedad para licencias de maternidad, de paternidad ni otras licencias remuneradas. Las novedades por días son Ausencia no remunerada (días), Incapacidad común (días), Incapacidad laboral (días), Vacaciones disfrutadas (días) y, para el trabajador de tiempo parcial, Días laborados (tiempo parcial). Por lo mismo, la PILA que genera Bodegix no reporta esas licencias.

Cuando un cliente le devuelve un producto, la devolución se hace sobre la venta original, desde Ventas > Ventas. No se hace en la caja POS, y la cajera no la puede hacer: por defecto la hacen el jefe y el administrador (permiso Anular ventas).

Una venta confirmada no se edita ni se borra: se corrige con un documento que la DIAN conoce. Depende del error:

La mercancía que le vende un proveedor se registra como compra: así sube el inventario con su costo y queda lo que le debe al proveedor.

Como dependiente, con Jornada parcial. Es para quien trabaja todos los días laborables con menos horas que la jornada máxima, por ejemplo 4 horas diarias de lunes a sábado. La ley permite pagarle menos de un salario mínimo, en proporción a sus horas (Código Sustantivo del Trabajo, art. 147). Si trabaja solo algunos días del mes, no es este caso: va como Trabajador de tiempo parcial (cotizante 51), con los días laborados de cada período.

Todavía no. Bodegix maneja todo en pesos colombianos: ventas, compras, cartera, cuentas por pagar, inventario y contabilidad. No hay un campo de moneda ni de tasa de cambio.

Sí, con una nota de ajuste. La DIAN no deja modificar un documento aceptado: se corrige con una nota que lo reemplaza o lo elimina, y Bodegix la envía por el mismo proveedor de facturación electrónica.

Porque la nómina electrónica reporta lo que se le pagó a cada empleado en el mes, no lo aprobado. Si una nómina del mes sigue en borrador o está aprobada sin pagar, Nómina > Nómina electrónica la muestra en Por resolver antes de enviar (por ejemplo, "La nómina N-5 del mes está aprobada sin pagar") y no deja enviar ningún documento del mes.

Con el Área para la contabilidad de cada empleado. Administración se contabiliza en el grupo 51, Ventas en el 52 y Operación en la clase 7 (costos), y Bodegix lleva solo el gasto de cada empleado a la cuenta de su área cuando se aprueba la nómina.

Todavía no. Bodegix lleva una sola numeración por tipo de documento para toda la empresa: todas las cajas POS toman el consecutivo de la misma resolución, sin importar la sede.

Haga clic en el encabezado de la columna, por ejemplo Producto, Fecha o Total. Al lado del nombre aparecen dos flechas cuando la columna se puede ordenar.

Pagar la quincena o el mes en Bodegix tiene tres pasos: liquidar, aprobar y registrar el pago.

No. Bodegix genera solo la planilla E, la de empleados, para dependientes, aprendices y trabajadores de tiempo parcial. No genera planillas de corrección (N) ni otros tipos de planilla.

La primera vez, no. El archivo que descarga Bodegix sigue el Anexo Técnico 2 de la PILA con los cambios de la Resolución 2064 de 2025, pero ese anexo deja algunos detalles a cada operador. Antes de la primera carga real, pídale a su operador que valide el archivo con usted.

Porque Bodegix calcula la prima, las cesantías y los intereses solo con las nóminas aprobadas en Bodegix dentro del período. Suele pasar en tres casos:

En Bodegix las ventas no se borran: se anulan, y la venta anulada sigue en la lista con el motivo. Si una factura "desapareció", lo más seguro es que esté anulada.

Está en Ventas > Cartera. Arriba ve cuánto le deben en total (Por cobrar) y cuánto está Vencido. La tabla trae una fila por cliente que le debe plata, con cuántos Documentos tiene con saldo y el saldo repartido por lo que lleva vencido: Por vencer, 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90 y Más de 90, y el Total.

Los combos sí; las recetas y la producción todavía no.

Lo que la empresa paga y no es mercancía para vender (un taxi, el aseo, la papelería, un arreglo) se registra como gasto, con la foto del recibo:

Para reimprimir (volver a imprimir) una factura, una tirilla o su copia, depende de dónde esté:

No. La liquidación de contrato no calcula retención en la fuente sobre la indemnización ni sobre las prestaciones (cesantías, intereses, prima y vacaciones pendientes).

No. Bodegix calcula la retención en la fuente por salarios con el procedimiento 1 y solo sobre los pagos de la nómina del mes. No la calcula sobre lo que se paga en Nómina > Prima y cesantías (prima, cesantías o intereses) ni tiene en cuenta aportes a cuentas AFC: la ficha del empleado, en Retención en la fuente, solo recibe dependientes, medicina prepagada, intereses de vivienda y aportes voluntarios a pensión.

Con el turno abierto, en la caja POS pulse Retiro o entrada, arriba a la derecha:

La mercancía que falta (se perdió, se dañó, se venció o se la robaron) o que sobra se corrige con un ajuste de inventario. Por defecto lo hacen el jefe y el administrador; la cajera y el bodeguero no ajustan.

Hoy coinciden, salvo el redondeo de la planilla. El trabajador de tiempo parcial cotiza por semanas del mes: de 1 a 7 días es una semana, de 8 a 14 son dos, y así. En una nómina quincenal, la segunda quincena cuenta las semanas de todos los días del mes y le resta las que ya cotizó la primera, igual que la PILA.

No. Bodegix calcula las vacaciones pendientes con 15 días hábiles por año de servicio, desde la fecha de ingreso del empleado, menos las ausencias no remuneradas y los días de Vacaciones disfrutadas (días) registrados en las nóminas de Bodegix (la fila lo dice: "N días disfrutados en las nóminas"). Las vacaciones que el empleado disfrutó antes de que la empresa usara Bodegix no las conoce, así que la liquidación puede salir con días de más.

Si se fue el internet pero el computador de la caja funcionaba, no tiene que pasar nada: la caja POS sigue cobrando sin conexión (si tiene encendido Puede cobrar sin conexión) y esas ventas suben solas cuando vuelve el internet. Vea ¿La caja POS funciona sin internet?.

Si el pago o el comprobante contable de una venta de anoche le salió con la fecha de hoy (una fecha equivocada: la del día siguiente), es una limitación conocida. En una venta confirmada después de las 7 p. m. (hora de Colombia), el pago de contado y el comprobante contable de la venta (ingreso e impuestos) quedan con la fecha del día siguiente. El saldo de la venta no cambia, y el tablero, el kardex, el costo de la venta y la cartera con corte sí la toman en el día correcto. Los abonos y los pagos en línea se fechan con el día de Colombia.

Bodegix se mejora seguido. Cuando se publica una versión nueva mientras usted trabaja, puede seguir con la que tiene abierta: las pantallas siguen abriendo, también las que todavía no había abierto, y su sesión sigue igual.

Toda venta queda guardada con su documento, así que puede reimprimir la factura o la tirilla, sacar una copia o descargar su PDF cuando quiera desde Ventas > Ventas: