Dejar la empresa lista con el asistente de configuración

El asistente de configuración le lleva por lo mínimo para empezar a vender y llevar la contabilidad: datos de la empresa, tipo de empresa, bodega, caja POS, resolución de facturación, proveedor de facturación electrónica, configuración contable, productos, clientes y proveedores, y equipo. Un paso queda listo solo cuando de verdad está hecho; abrirlo, avanzar o salir no lo completa. Puede dejar pasos para después y retomarlos cuando quiera.

Antes de empezar

Necesita el permiso "Elegir el tipo de empresa y los módulos que usa". Por defecto solo lo tiene el rol admin.
Al crear la cuenta de la empresa, Bodegix abre el asistente solo.
Después lo encuentra en Configuración > Asistente de configuración, o con Continuar con el asistente en el bloque "Primeros pasos" del tablero y de Configuración.
Tenga a mano, si ya los tiene, la resolución de facturación de la DIAN, su usuario de la DIAN con firma electrónica y su lista de productos en Excel. No necesita claves del proveedor de facturación electrónica: la conexión con Alegra la hace el equipo de Bodegix. Si tiene contador, pídale que revise con usted la configuración contable.

Cómo se usa

En la bienvenida, "Dejemos Bodegix listo para su negocio", pulse Empezar.
En cada paso lea "Cómo funciona" y haga lo que pide. Los pasos cortos se hacen ahí mismo y avanzan solos al guardar.
Si el paso se hace en otra pantalla, pulse el botón del paso para ir allá.
Al terminar en esa pantalla, pulse Volver al asistente en el aviso de arriba ("Viene del asistente de configuración"). El aviso sigue en las pantallas a las que lleva ese paso; si se va a otra que no tiene que ver con él, el aviso se quita; para seguir, vuelva por Configuración > Asistente de configuración.
Pulse Continuar si el paso ya aparece hecho, o Comprobar y continuar: Bodegix revisa si el paso quedó hecho y, si no, le dice qué falta.
Si todavía no puede hacer un paso obligatorio, pulse Saltar por ahora. Si un paso opcional no le sirve, pulse Omitir este paso.
Al final pulse Ir al tablero.

A la izquierda (arriba en el celular) está la lista de pasos con el avance, por ejemplo "3 de 8 listos". Pulse cualquier paso para ir directo a él y revisarlo o cambiarlo, o Atrás para volver al anterior.
Si sale del asistente con Lo haré después o Terminar después, no se completa ni se omite nada: al volver, en este u otro computador, ve el mismo avance y sigue en el primer paso pendiente.
Al final ve "¡Todo listo para vender!" si no queda nada pendiente, o "Ya puede empezar" con los pasos pendientes y los omitidos, cada uno con su botón Retomar.

Los estados de cada paso

Estado	Qué quiere decir	Cuenta en el avance
Pendiente	Falta hacerlo. Si lo saltó por ahora, dice "Saltado por ahora; sigue pendiente".	Sí, como pendiente
Listo	Se cumple la condición del paso (vea la tabla de abajo). Lleva el chulo verde.	Sí, como listo
Omitido	Un paso opcional que decidió no hacer. Queda guardado para toda la empresa.	No
No aplica	El paso no corresponde a su empresa: su módulo está apagado o la empresa no factura electrónicamente.	No

El contador ("3 de 8 listos") y la barra cuentan los pasos listos sobre los que cuentan; debajo dice cuántos quedaron fuera, por ejemplo "No cuentan en el avance: 1 omitido y 2 no aplican". Para retomar un paso omitido, ábralo y pulse Retomar este paso: vuelve a contar.

Los pasos obligatorios no se omiten: se pueden saltar por ahora, pero siguen pendientes. Los opcionales son la caja POS, clientes y proveedores, y el equipo.

Los pasos

El primero dice quién es la empresa ante la DIAN:

Confirmar los datos de la empresa (obligatorio): diga si el negocio está a nombre de una persona o es una sociedad, revise el nombre como aparece en el RUT y marque las responsabilidades de la casilla 53 (si sube el RUT en PDF, Bodegix las lee junto con la ubicación, el contacto, las actividades y los establecimientos, y marca cada dato con "Leído del RUT, revise."). Pulse Guardar y continuar: al guardar, los datos quedan confirmados y a nombre de quién está el negocio ya no se cambia (el aviso de arriba lo dice antes de tocar nada). Si ya estaban bien, pulse Están bien, confirmar sin cambiar nada (Bodegix le pregunta antes a nombre de quién queda el negocio). En Ubicación y contacto escriba la dirección y el código postal, que se piden aquí y no al crear la cuenta; si subió el RUT, ya vienen llenos: revíselos. Ahí puede cambiar la dirección por partes con la nomenclatura de la DIAN y escribir el teléfono con su país; vea La dirección, el código postal y el teléfono. En Actividad y ventas va la actividad económica principal; las adicionales (la secundaria y las otras del RUT) son opcionales y no impiden seguir; vea Las actividades económicas adicionales. Si un dato tiene un problema, el mensaje sale junto al campo y el cursor va a él; lo escrito no se borra. Solo lo ve quien tiene el permiso "Corregir los datos de la empresa" (por defecto, el rol admin). Vea Corregir los datos de la empresa y sus responsabilidades del RUT.

Los cinco siguientes preparan la venta y su envío a la DIAN:

Elegir el tipo de empresa (obligatorio): diga a qué se dedica la empresa y qué módulos usa, y pulse Guardar y continuar. Si apaga un módulo, sus pasos pasan a "No aplica". Vea Encender o apagar módulos.
Crear la bodega (obligatorio si usa Inventario; una empresa que solo presta servicios no la necesita para vender ni comprar): primero, en ¿Cómo las llama en su negocio?, escoja si les dice bodegas, sedes, sucursales, tiendas u otro nombre; desde ahí todo Bodegix las llama así (se cambia después en Configuración > Tipo de empresa y módulos). Luego cree su local o depósito (Bodegix propone «Principal») con Crear bodega y continuar, o Crear y agregar otra si tiene varios locales. Vea Crear una bodega y trasladar mercancía.
Configurar la caja POS (opcional, si usa Caja POS): la caja POS es el punto de venta donde el cajero abre un turno, registra ventas, cobra y realiza el cierre. Cree la caja POS (propone «Caja 1»), en Vende desde la bodega elija la bodega de donde descuenta y pulse Crear caja POS y continuar. Si va a facturar desde Nueva venta, no la necesita: pulse Omitir este paso y configúrela más adelante. Omitirla no activa la facturación. Vea Abrir y cerrar el turno de caja POS (arqueo).
Registrar la resolución de facturación (obligatorio si factura electrónicamente): Registrar la resolución lo lleva a anotar el rango de numeración que le autorizó la DIAN; si aún no lo tiene, pulse Saltar por ahora y retómelo cuando la DIAN se la dé. Vea Registrar la resolución de facturación.
Activar la facturación electrónica (obligatorio si factura electrónicamente): el paso muestra la guía de activación, la misma de Configuración > Facturación electrónica. Le dice qué hacer en Bodegix y qué en el portal de la DIAN, por documento, y le muestra cuándo cada uno queda listo para emitir; la conexión con Alegra queda a cargo del equipo de Bodegix. Sin la facturación activa, las ventas se registran, pero quedan en cola y ninguna sale a la DIAN; el tablero y la barra superior le avisan cuántos documentos no han salido. Desde la guía, Volver al asistente de configuración lo trae de vuelta a este paso. Vea Activar la facturación electrónica con la guía paso a paso.

Los otros cuatro dejan lista la contabilidad y cargan sus datos:

Revisar la configuración contable (obligatorio si usa Contabilidad): Revisar la configuración contable lo lleva a Configuración > Configuración contable. Bodegix le dejó una configuración propuesta: los modos (cómo se registra el asiento de cada documento) y las cuentas por defecto (qué cuenta usa cada operación cuando el producto no trae la suya). Revísela, con su contador si tiene uno, y pulse Confirmar la revisión: no tiene que cambiar nada para confirmar, y Bodegix lo devuelve al asistente. Mientras no la confirme, el paso dice "Cuentas predeterminadas creadas; pendientes de revisión" y Bodegix usa la propuesta: con los modos que trae (borrador), los asientos quedan en borrador, fuera de los libros, hasta que alguien los contabilice. Va antes de los productos porque, si deja vacías las cuentas de un producto, se usan estas. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.
Cargar los productos (obligatorio): Importar desde Excel para cargarlos todos con la plantilla (trae instrucciones, los catálogos de su empresa y una vista previa antes de guardar), o Crear uno a mano. Las cuentas contables de los productos son opcionales: vacías, usan las de Configuración contable que revisó en el paso anterior. Vea Importar productos desde Excel.
Cargar clientes y proveedores (opcional): Importar desde un archivo, o créelos al vender o comprar. Vea Importar clientes y proveedores.
Invitar al equipo (opcional): cree usuarios con el mismo formulario de Configuración > Usuarios: nombre, correo, el rol (propone Cajero) y la contraseña temporal ya generada, que puede cambiar. Entrégueles los datos con Copiar datos de acceso. Vea Crear usuarios y asignar roles.

Solo ve los pasos que su rol puede hacer. Los de un módulo apagado aparecen como "No aplica": por ejemplo, con Inventario apagado la bodega no aplica, y con Caja POS apagada la caja POS no aplica.

Cuándo se marca listo un paso

Bodegix revisa lo que ya existe en la empresa; abrir la pantalla del paso no basta.

Datos de la empresa: cuando alguien con el permiso los guardó o los confirmó. Que existan no basta: los que salieron del registro hay que revisarlos.
Tipo de empresa: cuando eligió uno.
Bodega y caja POS: cuando hay al menos una.
Resolución: cuando hay una resolución de venta (POS o factura) que sirve hoy. Una vencida o con el rango agotado no cuenta.
Facturación electrónica: cuando al menos uno de los documentos que va a emitir está Listo para emitir: la DIAN lo habilitó, tiene su numeración vigente si la lleva y usted confirmó los pasos del portal (asociar el prefijo, la fecha de inicio). Si eligió el documento POS, ese también debe estar listo: sin él la caja POS no abre turno. Con la conexión de pruebas no cuenta, y guardar un proveedor no basta.
Configuración contable: cuando alguien con el permiso pulsa Confirmar la revisión. Que la configuración ya traiga cuentas no basta. Si después una cuenta de la configuración deja de aceptar movimiento (por ejemplo, porque le crearon subcuentas en el plan de cuentas), el paso vuelve a pendiente y dice "Cambió el plan de cuentas: hay cuentas por revisar".
Productos: cuando hay al menos uno.
Clientes y proveedores: cuando hay al menos un tercero.
Equipo: cuando hay al menos un usuario además del suyo.

Si cambia algo después, el asistente lo vuelve a revisar: por ejemplo, al apagar Caja POS en el tipo de empresa, la caja POS pasa a "No aplica", y si la empresa deja de facturar electrónicamente, la resolución y el proveedor también.

Qué debe ver al terminar

"¡Todo listo para vender!", o "Ya puede empezar" con lo pendiente y lo omitido.
En el tablero, el bloque "Primeros pasos" con el avance. Desaparece cuando no queda nada pendiente. Si lo cierra con la X, se oculta en ese computador; el asistente sigue en Configuración.

Si algo no sale

"Primero cree la bodega: la caja POS vende desde ella.": haga antes el paso Crear la bodega.
"Su licencia permite 1 bodega activa. Para más, pídale al equipo de Bodegix que amplíe la licencia.": su plan no admite más bodegas. Siga con una, o pulse Pedir más bodegas para pedir que amplíen la licencia.
En el paso del equipo no aparece el rol Administrador: el asistente no crea administradores. Si necesita otro, créelo en Configuración > Usuarios.
"Este paso sigue pendiente" al pulsar Comprobar y continuar: el mensaje dice qué falta. Revise también la lista de arriba: por ejemplo, la resolución debe estar vigente hoy, el equipo necesita otra persona además de usted y la configuración contable se completa solo con Confirmar la revisión.
"Este paso es obligatorio y no se puede omitir": los pasos obligatorios solo se saltan por ahora; siguen pendientes hasta que los complete.
Eligió Empresa de servicios o Fundación y el asistente dice que la bodega no aplica: está bien. Sin el módulo Inventario, las ventas, compras, órdenes de compra y gastos van sin bodega. Vea Vender y comprar sin bodega.
No encuentra el asistente: su rol no tiene el permiso. Pídale al administrador que lo haga o que le dé acceso.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.