Vender sin factura electrónica si su negocio no está obligado

Si el negocio está a su nombre, vende al detal, no es responsable de IVA ni del impuesto al consumo y no está en el régimen simple, la ley no lo obliga a facturar (Resolución DIAN 165 de 2023, art. 8 num. 3 y 4). En ese caso puede decirle a Bodegix que no factura electrónicamente: sus ventas salen como comprobante de venta, un documento interno con su propio consecutivo, sin resolución de la DIAN y sin pasar por ella.

Quién puede dejar de facturar

Bodegix lo deja solo si en Datos de la empresa el negocio:

• Está a nombre de una persona (persona natural). Las sociedades y las entidades sin ánimo de lucro están obligadas.
• Vende al detal. Quien vende al por mayor, aunque sea también al detal, debe facturar (Estatuto Tributario, art. 437 par. 3).
• Tiene la 49 (no responsable de IVA) y no tiene la 48 (responsable de IVA) ni la 33 (impuesto nacional al consumo).
• No tiene la 47 (régimen simple): quien está en el régimen simple factura electrónicamente aunque no sea responsable de IVA.
• No tiene la 16 (obligado a facturar por ingresos de bienes excluidos) ni la 52 (facturador electrónico): con la 52 en el RUT ya optó por facturar, y quien opta queda obligado (art. 8 par. 1).
• Tiene un solo establecimiento.

Si alguna no se cumple, la sección ¿Factura electrónicamente? dice por qué y no ofrece apagarla. Si los datos de la empresa están mal, corríjalos primero.

La forma más rápida de dejarlos como en el RUT es subir el PDF del RUT en RUT (opcional), arriba en Datos de la empresa: Bodegix llena las responsabilidades de la casilla 53, las actividades y los establecimientos, entre otros, y los marca con "Leído del RUT, revise.". Revíselos y pulse Guardar: nada se guarda antes. Vea Lo que se llena con el RUT en PDF.

Dejar de facturar electrónicamente

1. Vaya a Configuración > Datos de la empresa y revise que los datos estén guardados y confirmados. Si arriba le pide revisarlos, pulse Están bien, confirmar o corríjalos y pulse Guardar.
2. En ¿Factura electrónicamente?, elija en Desde el día en que deja de facturar: hoy o una fecha posterior. Lo que ya vendió salió como salió.
3. Pulse No facturo electrónicamente. Bodegix le dice lo que cambia y le pide declarar que la empresa no ha optado por facturar electrónicamente: si ya facturaba electrónicamente sin estar obligada, quedó obligada a seguir haciéndolo (art. 8 par. 1). Si es así, pulse Dejar de facturar.
4. Si eligió una fecha posterior, la sección muestra el Cambio programado. Mientras no llegue esa fecha puede pulsar Deshacer el cambio programado.
5. Si dejó de facturar hoy por error, pulse Deshacer el cambio de hoy ese mismo día y confirme: no cuenta como volver a facturar. Si hoy no salió ningún comprobante de venta, la empresa vuelve a facturar desde hoy, como si nada. Si ya salieron, hoy sigue sin facturar (esos comprobantes quedan en regla) y desde mañana vuelve a facturar; más adelante puede dejar de facturar otra vez.

Verá "Listo. Guardamos si la empresa factura electrónicamente." y la sección dirá No. En Configuración > Registro de actividad queda "Cambió si la empresa factura electrónicamente".

Lo que cambia en sus ventas

• La caja abre sin resolución POS y cada venta sale como Comprobante de venta, con la leyenda "Documento interno. No es factura electrónica de venta". No espera a la DIAN: la tirilla sale de una vez, sin CUDE ni código QR.
• Con cliente, la venta sale como comprobante a su nombre. La casilla Factura electrónica a su nombre no aparece.
• Nueva venta ya no ofrece factura electrónica ni documento POS: el documento es el comprobante de venta. Facturar una cotización, facturar remisiones, las facturas recurrentes y las hojas del talonario también salen como comprobante.
• Anular un comprobante no emite nota ante la DIAN: se anula con su motivo, vuelve el inventario y se revierte la contabilidad. Devolver productos registra una devolución interna con su propio consecutivo (DV1, DV2...). Un comprobante no admite nota débito.
• La caja sin conexión guarda números del comprobante para vender sin internet. Esas ventas no tienen plazo de la DIAN.
• En Ventas, la columna DIAN dice Comprobante interno.
• El asistente de configuración ya no le pide la resolución de facturación ni el proveedor de facturación electrónica para estar listo para vender.

La numeración del comprobante

En la misma sección, Numeración del comprobante de venta muestra cómo saldrá el próximo, por ejemplo CV1. Si ya numeraba con otro programa, escriba el Prefijo y el Siguiente número y pulse Guardar numeración. Verá "Listo. Guardamos la numeración del comprobante de venta.". La cambia el administrador en Configuración > Datos de la empresa, y la puede dejar lista antes de dejar de facturar.

El prefijo no puede ser el de una resolución de la DIAN (de venta o de documento soporte), ni SI ni DV, que Bodegix ya usa para otros documentos. El número no puede repetir uno ya emitido ni uno de los que la caja POS apartó para vender sin conexión.

Si el prefijo del comprobante es el de una resolución que ya tenía (por ejemplo, su resolución POS también empieza por CV), la sección lo avisa y ningún comprobante sale hasta que elija otro prefijo. Tampoco puede registrar una resolución con el prefijo del comprobante mientras vende con él: cambie primero el del comprobante.

Documento soporte en papel

Cuando le compra a alguien que no factura (un campesino, un proveedor de la plaza), el documento soporte va en papel y no se envía a la DIAN (Resolución DIAN 167 de 2021, art. 3 par.). Aun así lleva el número, el rango y la vigencia que autoriza la DIAN (art. 19 num. 5): pida la resolución de documento soporte en el servicio de numeración de la DIAN y regístrela en Configuración > Facturación electrónica.

En Nueva compra elija Documento soporte en papel. En el detalle de la compra el documento se ve de una vez, con la denominación "Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar": pulse Imprimir o guardar en PDF y entregue una copia al proveedor. Si quedó mal registrado, se anula con su motivo. Devolver solo una parte exige una nota de ajuste en papel, que todavía no está en Bodegix.

Si un cliente le pide factura electrónica

Para darla, la empresa debe habilitarse ante la DIAN como facturadora y, desde ese momento, queda obligada a facturar todas sus ventas (Resolución DIAN 165 de 2023, art. 8 par. 1). En ¿Factura electrónicamente? pulse Empezar a facturar electrónicamente, elija la fecha y confirme. Este cambio no tiene vuelta atrás desde Bodegix. Antes de esa fecha configure el proveedor y las resoluciones en Configuración > Facturación electrónica: vea Registrar la resolución de facturación.

Si algo no sale

• "La empresa no factura electrónicamente ...": intentó hacer una factura electrónica sin facturación electrónica. Venda con comprobante de venta o vea Si un cliente le pide factura electrónica.
• "La empresa está obligada a facturar electrónicamente ...": el mensaje dice por qué (sociedad, mayorista, responsable de IVA, régimen simple, varios establecimientos). Si el dato está mal, corríjalo en Datos de la empresa.
• "Revise y guarde primero los datos de la empresa ...": los datos aún salen del registro. Revíselos y pulse Guardar o Están bien, confirmar.
• "La empresa volvió a facturar electrónicamente desde el ...": después de volver a facturar ya no se apaga desde Bodegix. Si fue un error, escriba a soporte.
• "La fecha no puede ser anterior a hoy ...": elija hoy o una fecha posterior.
• "La empresa ya factura electrónicamente" o "La empresa ya no factura electrónicamente": no había nada que cambiar. Recargue la página si otra persona lo cambió hace poco.
• "El prefijo ... es de la resolución DIAN ..." o "ya lo usa Bodegix para otro documento": elija otro prefijo para el comprobante.
• "El comprobante de venta sale con el prefijo ..., que es el de la resolución DIAN ...": al vender o al abrir la caja POS. Cambie el prefijo en Numeración del comprobante de venta y vuelva a intentarlo.
• "Los números hasta el ... están apartados para vender sin conexión ...": la caja POS guardó esos números para vender sin internet. Indique el número que dice el mensaje o uno mayor.
• "El prefijo ... es el del comprobante de venta ...": al registrar una resolución de la DIAN. Cambie primero el prefijo del comprobante en Datos de la empresa.
• "Un comprobante de venta no admite nota débito ...": para cobrar más, haga otra venta por ese valor.

Revisada el 5 de octubre de 2026.