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Bodegix Centro de ayuda

Registrar la resolución de facturación

La resolución de facturación es el rango de numeración que la DIAN le autoriza. Bodegix la usa para numerar cada factura electrónica y cada documento equivalente POS: sin una resolución vigente, la caja POS no abre turno y no se puede facturar. En la misma pantalla se configura el proveedor que envía los documentos a la DIAN.

Antes de empezar

Qué resolución necesita cada documento

En el formulario, el campo Documento tiene estas opciones:

DocumentoPara qué la usa Bodegix
Factura electrónicaVentas con cliente: en la caja POS, con la casilla Factura electrónica a su nombre; en Nueva venta, con Documento Factura electrónica
Documento equivalente POSVentas de la caja POS sin factura a nombre del cliente, y Nueva venta con Documento Documento POS
Nota créditoAnular una factura electrónica que la DIAN aceptó o que sigue en trámite, o devolver parte de ella
Nota débitoCobrarle más al cliente sobre una factura electrónica: intereses, fletes o un mayor valor
Nota de ajusteAnular un documento equivalente POS que la DIAN aceptó o que sigue en trámite, o devolver parte de él
Documento soporte (compras)Compras a proveedores que no están obligados a facturar
Talonario de contingencia (POS)Las hojas prenumeradas del talonario de papel en que se vende a mano cuando ni el equipo sirve. Al registrar cada hoja en Ventas > Ventas sin conexión, va a la DIAN con el número impreso en ella. Vea Revisar las ventas hechas sin conexión

Si no registra numeración para la nota crédito o la nota de ajuste, no podrá anular ventas que la DIAN aceptó o que siguen en trámite. Las que la DIAN rechazó se anulan sin nota. Sin numeración de nota débito, no podrá hacer notas débito.

Traer la resolución de la DIAN

Así evita copiar del portal de la DIAN el número, el rango, las fechas y la clave técnica, que si queda mal escrita hace que la DIAN rechace las facturas.

  1. En Configuración > Facturación electrónica, pulse Agregar resolución.
  2. Pulse Traer resoluciones de la DIAN: Bodegix le pregunta a Alegra por las resoluciones del NIT de Datos de la empresa.
  3. Pulse la suya en la lista, por ejemplo la 18764000000123 con prefijo FE: el formulario queda lleno con el documento, el rango, las fechas y la clave técnica.
  4. Revise el Siguiente número a usar (opcional): viene el primero del rango, y si ya facturó parte en otro programa, escriba el primero que no usó.
  5. Pulse Agregar resolución o Enter: verá el aviso "Resolución registrada.".

Lo que trae y si no se pueden traer

Agregar resolución también se abre desde la caja POS, Nueva venta, Nueva compra o el talonario. Cada resolución de la lista muestra el rango, la vigencia y el tipo, por ejemplo de FE1 a FE5000, vigente del 01/09/2026 al 01/09/2028, Factura electrónica. La que trae clave técnica sale como Factura electrónica; las demás dicen Sin clave técnica: elija el documento y quedan con el documento que estaba registrando. Las vencidas se ven, pero no se pueden elegir.

Si la resolución es del documento equivalente POS, la casilla Es una numeración de documento equivalente electrónico ya queda marcada: lo que Alegra trae de la DIAN es numeración electrónica. Si sin clave técnica el formulario quedó en Factura electrónica, el cursor va a Documento para que elija el que corresponde.

Si no se pueden traer, el formulario sigue igual y debajo del botón dice por qué:

En todos los casos puede escribir los datos de la resolución a mano, como se explica a continuación.

Registrar la resolución

  1. En Configuración > Facturación electrónica, en Resoluciones de numeración, pulse Agregar resolución.
  2. En Documento elija el tipo, por ejemplo Factura electrónica; debajo dice para qué sirve esa numeración.
  3. Escriba el Número de resolución, por ejemplo 18760000001. Escriba el Prefijo, por ejemplo FE: hasta 10 letras o números, sin espacios ni guiones.
  4. En Desde y Hasta escriba el rango autorizado, por ejemplo 1 y 5000.
  5. Elija las fechas Vigente desde y Vigente hasta, como dice la resolución.
  6. Si el documento es factura electrónica, escriba o pegue la Clave técnica: aparece en el portal de la DIAN junto a la resolución de numeración.
  7. Pulse Agregar resolución: verá el aviso "Resolución registrada.".

La clave técnica es un código de 40 a 128 letras (de la a a la f) y números; si al pegarla trae espacios o saltos de línea, Bodegix los quita.

En Documento puede escribir para buscarlo, por ejemplo "nota".

El botón Agregar resolución del formulario se activa cuando están todos los datos obligatorios, incluida la clave técnica en la factura electrónica y la casilla del documento equivalente electrónico en el POS. Si Hasta es menor que Desde, el campo dice "El final del rango no puede ser menor que el inicio."; si Vigente hasta es antes de Vigente desde, dice "La vigencia no puede terminar antes de empezar." Si el Prefijo lleva un espacio, un guion u otro signo, o pasa de 10, el campo dice "Solo letras y números, sin espacios ni guiones, hasta 10." Si la Clave técnica tiene una letra que no es de la clave, o al salir del campo le faltan caracteres, el campo dice "Revise la clave técnica: es el código de la DIAN de 40 a 128 letras de la a a la f y números, sin espacios. Cópiela del portal de la DIAN."

Desde la caja POS, Nueva venta, Nueva compra o el talonario

No hace falta salir de lo que está haciendo. Quien tiene el permiso registra la resolución que falta ahí mismo, con el mismo formulario y el documento ya elegido:

El prefijo solo admite letras y números, hasta 10, sin guiones ni espacios. Bodegix lo pasa a mayúsculas.

Si ya facturó parte del rango en otro programa

Para la factura, el documento POS, el documento soporte y las notas, el formulario trae el campo Siguiente número a usar (opcional). El talonario de contingencia no lo trae: cada hoja ya tiene su número impreso. Escriba ahí el primer número que no ha usado. Por ejemplo, si su programa anterior llegó hasta la FE800, escriba 801: la lista mostrará 4200 números disponibles de un rango de 1 a 5000. Si lo deja vacío, Bodegix empieza en el número de Desde.

El proveedor que envía los documentos a la DIAN

Bodegix envía las facturas, los documentos POS, las notas y los documentos soporte a la DIAN por medio de Soluciones Alegra S.A.S. (Alegra), proveedor tecnológico autorizado por la DIAN. Usted no configura nada del proveedor: Bodegix conecta su empresa con Alegra (con el botón Conectar con Alegra o, donde aún no está disponible, cuando usted la pide con Pedir la conexión), y en la guía de la pantalla el paso Conexión de su empresa con Alegra dice A cargo de Bodegix y muestra cómo va. Lo que sí hace la empresa está en Activar la facturación electrónica con la guía paso a paso.

Tenga en cuenta:

Los datos de su empresa como emisor

Cada factura, documento POS, nota y documento soporte lleva como emisor los datos de Configuración > Datos de la empresa: nombre o razón social, tipo de persona, responsabilidades del RUT, correo, dirección y teléfono, con las responsabilidades que regían el día del documento. Por eso, si su empresa pasó a ser responsable de IVA desde una fecha, lo emitido antes sale como no responsable y lo de después como responsable.

En Facturación electrónica esos datos se ven en Emisor de los documentos, pero no se cambian ahí: si algo no coincide con el RUT, corríjalo en Datos de la empresa y el siguiente documento ya sale con el cambio. En la misma sección verá lo que va a la DIAN:

El Código postal del emisor también sale de Datos de la empresa, donde se escribe junto a la dirección: aquí se ve en Emisor de los documentos y no se pide otra vez. Si Datos de la empresa no lo tiene, la pantalla lo avisa con el enlace Completarlo en Datos de la empresa. No es obligatorio: en el anexo técnico del documento equivalente electrónico de la DIAN el código postal del emisor es opcional, y sin él la DIAN acepta el documento POS con una notificación (DEAJ73), sin rechazarlo. Si antes lo había escrito en esta pantalla, los documentos siguen saliendo con ese hasta que lo escriba en Datos de la empresa. Vea La dirección, el código postal y el teléfono. La actividad económica (CIIU) sale con su nombre, para revisar que sea la del RUT.

Tenga en cuenta:

Su empresa en Alegra, al día

Cuando alguien guarda o confirma los Datos de la empresa, o cuando Bodegix conecta su empresa, Bodegix lleva esos datos a su empresa en Alegra en los segundos siguientes: nombre o razón social, nombre comercial, tipo de persona, responsabilidades, tributo, actividad económica, correo, teléfono y dirección. El NIT nunca se cambia. En la guía, abra Ver cómo se hace en el paso Conexión de su empresa con Alegra: la sección Su empresa en Alegra dice cómo quedó:

EstadoQué significa
PendienteBodegix está por actualizarla. La pantalla se refresca sola
Al díaSu empresa en Alegra ya tiene los datos de la empresa. Si cambió algo, el mensaje dice qué, por ejemplo "Se actualizó en Alegra: correo"
Sin actualizarNo se tocó. El mensaje dice por qué: los datos de la empresa no están confirmados, no coinciden con lo guardado antes y falta revisarlo, falta la conexión, o la empresa conectada en Alegra tiene otro NIT (en ese caso lo revisa el equipo de Bodegix)
No se pudo actualizarAlegra no aceptó los datos. El mensaje dice cuál

Para pedirlo de nuevo, pulse Actualizar su empresa en Alegra. Cada actualización queda en Configuración > Registro de actividad como "Actualizó la empresa en Alegra con los datos de la empresa", con los datos que cambiaron.

Si el negocio está a su nombre

Si la empresa es una persona natural (el RUT está a su nombre, con su cédula), lo que cambia es cómo entra a la DIAN para habilitarse:

Si es persona natural no responsable de IVA, vende al detal y no está en el régimen simple, puede que no esté obligado a facturar. Consúltelo con su contador antes de habilitarse: quien se habilita queda obligado a facturar todas sus ventas.

Qué debe ver al terminar

Desactivar una resolución

Desactive una resolución cuando la registró con un dato mal escrito, cuando la DIAN la anuló o cuando ya no la va a usar (por ejemplo, una resolución POS que no es de documento equivalente electrónico).

  1. En Configuración > Facturación electrónica, busque la resolución en Resoluciones de numeración.
  2. Pulse Desactivar en su fila. Solo sale en las resoluciones activas.
  3. Lea la confirmación: dice el documento y el rango, que Bodegix deja de numerar con ella desde ya y que no se puede volver a activar. Si es la única que sirve hoy (activa, dentro de sus fechas de vigencia y con números) para la caja (POS), para la factura o para el documento soporte, también lo dice: sin otra, la caja POS no cobra, no se puede facturar o no se registran documentos soporte. Si la empresa no factura electrónicamente, sus ventas salen como comprobante de venta, que no usa resolución: desactivar la POS o la de factura no detiene la caja POS, y la confirmación lo dice. El documento soporte en papel sí sigue necesitando la suya.
  4. Pulse Desactivar. La resolución queda con el Estado Inactiva y la acción queda en el registro de actividad ("Desactivó una resolución de facturación").

Lo ya emitido con ella no cambia: las facturas, los documentos POS y las notas siguen con su número.

Si la desactivó por un dato mal escrito (el número de la resolución, las fechas o la clave técnica), regístrela otra vez con el dato correcto. Si ya emitió documentos con ella, escriba en Siguiente número a usar (opcional) el número que dice la confirmación: Bodegix no deja repetir los números ya emitidos con ese prefijo.

El documento soporte (compras) sigue la misma regla: su resolución no se registra si se cruza con otra del mismo prefijo, ni si repite un número ya emitido con ese prefijo.

Necesita el permiso Configurar la facturación electrónica, el mismo de registrar resoluciones.

Avisos de vencimiento y de pocos números

La columna Estado avisa antes de que la numeración se acabe:

EstadoQué significa
VigenteSe puede usar
Vence en 8 días (o Vence hoy)Faltan 30 días o menos para la fecha Vigente hasta
Quedan 500 númerosQueda el 10 % del rango o menos (por ejemplo, 500 de un rango de 1 a 5000)
VencidaYa pasó la fecha Vigente hasta: no se puede usar
Sin númerosSe usó todo el rango: no se puede usar
InactivaFue desactivada

Los mismos avisos salen en el tablero, en Pendientes urgentes, para quien configura la facturación electrónica, con el enlace Ver resoluciones. En la caja POS, cuando las resoluciones POS que sirven están todas por vencer o por agotarse, la cajera ve, por ejemplo, "Resolución POS: vence en 8 días. Avise al administrador para que pida una nueva a la DIAN antes de que la caja deje de cobrar." Quien configura la facturación electrónica ve "Pida una nueva a la DIAN y regístrela antes de que la caja deje de cobrar." y el botón Agregar resolución.

Cuando la DIAN le autorice la nueva numeración, regístrela de una vez: no espere a que se acabe la anterior. Bodegix usa primero la resolución que empezó a regir antes y, cuando esa vence o se queda sin números, pasa sola a la siguiente.

Bodegix no usa una resolución antes de su fecha Vigente desde, aunque la lista la muestre como Vigente.

Para el documento soporte, la columna Estado no avisa el vencimiento ni los pocos números. Revise usted la Vigencia y los Disponibles.

Si algo no sale

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Revisada el 8 de octubre de 2026.