Por qué la DIAN rechazó una factura electrónica y cómo corregirla

Si la DIAN le rechazó una factura o un documento POS, o el proveedor no lo aceptó, Bodegix lo marca Rechazada o Falló y muestra el motivo. Casi siempre basta con corregir el dato (por lo general, del cliente, con Corregir cliente ahí mismo) y reenviarlo: el documento sale otra vez con el mismo número.

Cómo se entera

Quien configura la facturación electrónica ve en la barra superior un aviso DIAN con el número de documentos por revisar (en el celular, como franja arriba de la página). Al pulsarlo abre la lista ya filtrada. Si lo único pendiente son documentos en cola porque falta activar la facturación electrónica, el aviso dice "sin enviar" en vez de "por revisar" (por ejemplo DIAN: 1 documento sin enviar) y lleva a activarla.
En el tablero, en Pendientes urgentes, sale por ejemplo "Un documento electrónico fue rechazado por la DIAN." con el enlace Ver documentos.
En Ventas > Ventas, la columna DIAN muestra el estado de cada venta, y al abrirla se ve el motivo.

El aviso de la barra superior y del tablero se actualiza cada pocos minutos.

Qué significa cada estado

En Ventas > Documentos electrónicos, la columna DIAN muestra uno de estos estados:

Estado	Qué significa	Qué hacer
En cola	Bodegix lo tiene listo para enviar o espera para volver a intentar	Esperar. Si dice "Falta activar la facturación electrónica", siga la guía de Configuración > Facturación electrónica
En la DIAN	Ya se envió y la DIAN aún no da la respuesta final. Bodegix vuelve a preguntar solo	Esperar
Aceptada	La DIAN lo aceptó. Tiene CUFE, PDF y XML	Nada
Rechazada	No se aceptó por un dato. Bodegix no lo vuelve a enviar solo	Corregir el dato y pulsar Reenviar a la DIAN (o Reintentar)
Falló	No se pudo entregar después de varios intentos automáticos, por ejemplo por fallas de conexión con el proveedor	Revisar el motivo y pulsar Reintentar
Número repetido	Su número ya lo tiene otro documento de la empresa. No se envió a la DIAN, que lo rechazaría, y no se puede reintentar	Vea Si el número ya lo tiene otro documento

El filtro Estado tiene además la opción Sin respuesta hace más de 2 horas: documentos que llevan más de 2 horas En cola o En la DIAN.

Tenga en cuenta:

Rechazada no siempre viene de la DIAN. Si el problema es la conexión con el proveedor, por ejemplo "Alegra no aceptó la conexión de su empresa", el documento también queda Rechazada.
En la lista de Ventas > Ventas, una venta cuyo documento falló aparece también como Rechazada.

Ver el motivo

En el menú, entre a Ventas > Documentos electrónicos.
En Estado, elija Rechazada (o Falló).
Si busca uno en particular, escriba en el buscador el número, el CUFE, el nombre o el NIT del cliente.
Lea el motivo debajo del estado, en la columna DIAN.

El motivo es el texto que devuelve la DIAN o el proveedor. Exportar (Excel o CSV) lo descarga en la columna Detalle, junto con los demás datos de la lista.

Si el error es de los datos del cliente

Aplica a facturas y documentos POS con cliente. Bajo el motivo verá: "Si el error es del cliente, corríjalo y reenvíelo: sale con el mismo número.", con Corregir cliente y Reenviar a la DIAN. Se hace sin salir de la lista:

Anote el motivo que aparece en la columna DIAN.
Pulse Corregir cliente: la ficha del cliente se abre en un panel encima de la lista.
Corrija el dato: Tipo de documento, Número, DV, Razón social o los nombres y apellidos (Primer nombre, Otros nombres, Primer apellido, Segundo apellido), Correo para facturas, Dirección o Municipio. Si cambió el número de documento, escriba el Motivo de la corrección del documento.
Pulse Guardar cambios. El panel se cierra y en la fila dice "Datos de ... guardados. Reenvíe el documento para que la DIAN los reciba."
Pulse Reenviar a la DIAN (el cursor ya está ahí: Enter también sirve).
Verá "Documento reenviado a la DIAN con los datos actuales del cliente." y, bajo el cliente, "Datos actualizados desde Terceros".

Si el cliente tiene más documentos rechazados, después de guardar aparece Reintentar los N rechazados de este cliente: los reenvía todos con los datos corregidos, cada uno con su número. Los que no se pueden reenviar (por ejemplo, de una venta ya anulada) se nombran en el aviso.

Lo mismo está en Ventas > Ventas: al abrir una venta rechazada, el panel muestra Corregir cliente y Reenviar a la DIAN.

Quién ve qué:

Reenviar a la DIAN y Reintentar los N rechazados de este cliente: quien tiene el permiso Configurar la facturación electrónica.
Corregir cliente: quien maneja Terceros ve la ficha completa; quien vende, solo el correo y el teléfono. Quien solo consulta terceros ve Corregir en Terceros, que abre Catálogo > Terceros con el documento del cliente ya buscado; después vuelva a esta lista y pulse Reenviar a la DIAN.

Si al reenviar sale "Los datos nuevos del cliente aún no llegan a la facturación electrónica. Intente de nuevo en unos segundos", Bodegix ya esperó unos segundos sin que llegara la corrección: pulse Reenviar a la DIAN otra vez. Así el documento nunca sale con el dato viejo.

El reintento solo cambia los datos del cliente: el número, los productos y los totales salen como se emitieron. Tampoco cambia la venta a otro cliente. Si la venta quedó a nombre de otra persona o con productos equivocados, anúlela y hágala de nuevo (vea más abajo cuándo hace falta una nota crédito).

Si al reenviar solo sale "Documento reenviado a la DIAN." y no aparece "Datos actualizados desde Terceros", el documento salió con los mismos datos del cliente (por ejemplo, porque lo que corrigió no va en el documento). Espere a que tenga respuesta y, si vuelve a quedar Rechazada, revise el motivo y pulse Reenviar a la DIAN otra vez. Si se repite, pida ayuda.

Si el documento había quedado Falló por una falla de conexión, puede que la DIAN sí lo haya recibido con el cliente anterior. En ese caso el reintento no lo cambia: queda Aceptada con el cliente que la DIAN tiene y la venta muestra "La DIAN ya tenía esta factura con el cliente ...: la corrección del cliente (...) no llegó a la DIAN". Esa factura no se envía al correo. Para facturarle al cliente correcto, anule la venta (la nota crédito sale al mismo cliente de la factura) y véndala de nuevo.

Si el error es de la conexión con el proveedor

"Falta activar la facturación electrónica: siga la guía..." (en cola; antes decía "Configure el proveedor de facturación electrónica"): su empresa aún no está conectada con Alegra o no está activa. Siga la guía de Configuración > Facturación electrónica (ver Activar la facturación electrónica); los documentos salen solos en los minutos siguientes a quedar activa.
"Su empresa aún no está conectada con Alegra", "Su empresa aún no está registrada en Alegra" o "Alegra no aceptó la conexión de su empresa": la conexión con Alegra la maneja el equipo de Bodegix. Escríbanos desde Ayuda; cuando quede, pulse Reintentar en cada documento. Vea Activar la facturación electrónica.
"Alegra no respondió a tiempo", "No se pudo conectar con Alegra", "Error del servidor de Alegra", "Alegra limitó la tasa de peticiones" o "Alegra aún procesa el envío anterior": son fallas temporales. Bodegix vuelve a intentar solo, cada vez con más espera. Si después de varios intentos no lo logra, el documento queda Falló: pulse Reintentar cuando la conexión se normalice.

Si el error es de la resolución de numeración

Si el motivo habla de la numeración, el prefijo, el rango o la clave técnica, revise la resolución en Configuración > Facturación electrónica. Si el motivo es "La resolución de factura no tiene la clave técnica", pida ayuda a soporte. Si después de corregir la resolución el reintento vuelve con el mismo rechazo, pida ayuda también.

Si el número ya lo tiene otro documento

El estado Número repetido y el aviso "Un documento electrónico tiene un número que ya usa otro documento: no se envió a la DIAN" salen cuando un documento llega con un número que ya tiene otro de la empresa. Suele pasar después de restaurar una copia de respaldo o al registrar una resolución con un siguiente número que ya se usó. Bodegix no lo envía a la DIAN, que lo rechazaría por repetido, y no deja reintentarlo.

El motivo dice qué documento tiene el número, en qué estado está y desde qué fecha, y qué hacer:

Venta (factura o documento POS): anule la venta (no lleva nota, porque la DIAN no la tiene) y véndala de nuevo después de que soporte lleve el consecutivo de la resolución al siguiente número libre. Al anularla, el documento sale del aviso.
Compra con documento soporte: anule la compra y regístrela de nuevo después de que soporte lleve el consecutivo al siguiente número libre.
Nota crédito, nota de ajuste o nómina electrónica: pida ayuda. Hoy no se pueden emitir de nuevo desde Bodegix, y el documento sigue contando en el aviso hasta que haya cómo cerrarlo.

Antes de vender de nuevo, confirme con soporte cuál es el siguiente número libre: si se restauró una copia, puede que la DIAN ya tenga números que Bodegix no ve.

Documento soporte rechazado

Si el motivo dice que al proveedor le falta la dirección, el municipio o el código postal ("...en Terceros; el documento soporte lo exige"), complételos en Catálogo > Terceros. Para que no vuelva a pasar, al registrar un documento soporte Bodegix avisa antes de guardar si al proveedor le falta alguno, no lo registra mientras falte y deja completarlos ahí mismo con Completar aquí (Registrar una compra con retenciones). El reintento de un documento soporte vuelve a salir con los datos que tenía el proveedor cuando se registró la compra. Por eso, después de corregir el proveedor, anule la compra rechazada y regístrela de nuevo. Una compra con documento soporte solo se puede anular cuando la DIAN lo rechazó.

Notas de anulación que esperan o fallan

"Esperando que la DIAN acepte el documento que se anula": la nota crédito o de ajuste cita la factura original, así que espera a que la DIAN la acepte. Sale sola después. Si la factura original había quedado Falló por una falla de conexión, Bodegix consulta si llegó a la DIAN (sin volver a enviarla) y la nota espera esa respuesta.
"La DIAN rechazó el documento original: la anulación queda solo en Bodegix" (Falló): la venta anulada nunca fue aceptada, así que no hay nada que anular ante la DIAN. La factura original queda Anulada sin enviar y ya no se puede reintentar. No tiene que hacer nada más.
"El documento original tenía un número repetido y no se envió a la DIAN: la anulación queda solo en Bodegix" (Falló): la venta anulada nunca llegó a la DIAN, así que no hay nada que anular allá. No tiene que hacer nada más.
"La venta se anuló en Bodegix con este documento en trámite": la venta se anuló mientras su documento podía estar llegando a la DIAN (por ejemplo, después de un reintento o de una falla de conexión). Bodegix no lo vuelve a enviar y consulta qué respondió la DIAN, aunque el proveedor tarde horas en responder. Si no lo aceptó, queda Anulada sin enviar. Si lo aceptó, dice "La DIAN aceptó este documento después de que la venta se anuló en Bodegix: ventas numera la nota que lo anula con la resolución de notas vigente" y Bodegix emite sola la nota crédito o de ajuste. No tiene que hacer nada.
"...no se pudo consultar en el proveedor si la DIAN recibió este documento" (Falló): la consulta tuvo un error que no se arregla solo (por ejemplo, la configuración del proveedor). Corrija lo que indique el motivo y pulse Reintentar: Bodegix vuelve a consultar, sin enviar el documento otra vez.
"Una venta anulada quedó aceptada por la DIAN sin la nota que la anula" (aviso del tablero y de la barra superior): no hay una resolución de notas crédito o de ajuste vigente. Regístrela en Configuración > Facturación electrónica: la nota se numera y se envía sola.

Lo mismo pasa con una compra anulada: su documento soporte ya no se puede reintentar y, si alcanzó a llegar a la DIAN, Bodegix consulta qué respondió. Si la DIAN lo aceptó, el motivo dice que se corrige con una nota de ajuste al documento soporte.

Cuándo hace falta una nota crédito

La DIAN rechazó la venta: no hace falta nota. Corrija y reintente. Si prefiere no enviarla, anule la venta: Bodegix dice "La DIAN no aceptó esta venta, así que no hay nota que emitir: se anula en Bodegix, vuelve el inventario y se revierte la contabilidad." Si ya pulsó Reintentar, la venta vuelve a verse En cola y anularla emite la nota, que espera la respuesta de la DIAN.
La DIAN ya aceptó la venta y tiene un error (cliente equivocado, productos o precios mal, o el cliente la devolvió): anule la venta. Bodegix emite una nota crédito si era factura electrónica, o una nota de ajuste si era documento POS. Después haga la venta de nuevo.

Tenga en cuenta:

Para anular una venta aceptada necesita registrada la numeración de la nota crédito o de la nota de ajuste en Configuración > Facturación electrónica.
Si el cliente devuelve solo algunos productos, no hace falta anular la venta: haga una devolución con Devolver, que emite una nota crédito por lo devuelto. Vea Devolver parte de una venta.
Una venta con abonos no se puede anular mientras ese dinero no se devuelva o se aplique a otra factura.

Descargar el PDF y el XML

Solo los documentos Aceptada tienen los botones PDF y XML. Bodegix le pide el archivo al proveedor en el momento. El PDF se ve dentro de Bodegix, con Descargar, Abrir en otra pestaña e Imprimir; el XML se descarga. En Ventas > Ventas, el detalle de la venta tiene PDF del proveedor (vista previa y PDF). Paso a paso en Ver si la DIAN aceptó una factura y descargar el PDF y el XML.

Si algo no sale

No veo el botón Reintentar ni Reenviar a la DIAN: solo los ve quien tiene el permiso Configurar la facturación electrónica. Pídale a esa persona que lo haga.
"El documento ya fue aceptado": otra persona ya lo reenvió y la DIAN lo aceptó. No hay nada que hacer.
"La venta ya se anuló en Bodegix con su nota": la venta se anuló con nota, así que su factura o documento POS no se vuelve a enviar. No hay nada que hacer.
"El número ... ya lo tiene otro documento aceptado por la DIAN": otro documento (de otra venta, de otra empresa o de otro programa que usa la misma resolución) ya tiene ese número. Revise el siguiente número de la resolución en Configuración > Facturación electrónica y pida ayuda antes de reintentar.
"El documento aún no está aceptado por la DIAN": el PDF y el XML solo existen cuando la DIAN acepta el documento.
"Alegra no encuentra la factura con el id guardado" (o el documento POS, la nota o la nómina): la conexión de su empresa con Alegra cambió después de emitir el documento. Pida ayuda con el número del documento.
"El proveedor no entregó este archivo": intente de nuevo en unos minutos. Si además dice "el proveedor simulado no genera archivos", su cuenta está en el proveedor simulado, que no envía nada a la DIAN.
"El proveedor no genera PDF para este tipo de documento": pasa con la nota de ajuste del documento POS. Su XML sí está. El documento soporte tampoco tiene PDF del proveedor: su botón PDF abre la representación que arma Bodegix, la misma que se ve en el detalle de la compra.
"... no se han enviado a la DIAN: falta activar la facturación electrónica" (en el tablero, en la barra superior y aquí): no hay proveedor guardado y activo, así que nada sale. Pulse Activar facturación electrónica y configúrelo; los documentos en cola salen solos en los minutos siguientes.
Varios documentos "Sin respuesta hace más de 2 horas": si el aviso dice "Revise la conexión con el proveedor de facturación electrónica", pruebe la conexión y, si sigue igual, pida ayuda con el número de uno de los documentos.
La DIAN está caída o la caja no puede facturar: vea la guía de contingencia.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.