Registrar una compra (la factura del proveedor) con sus retenciones

¿Cómo registro la factura de un proveedor? En Compras > Compras, con Nueva compra (también en el botón Nuevo): registre la compra tal como llegó la factura del proveedor. La mercancía entra al inventario, se descuentan las retenciones que usted practica y queda la cuenta por pagar o el pago de contado. Aquí también verá cómo registrar un documento soporte, cómo devolverle mercancía al proveedor (o registrar su nota crédito) y cómo anular una compra hecha por error.

Antes de empezar

• Necesita el permiso de registrar compras. Por defecto lo tienen los roles jefe y administrador. Para anular una compra o registrar una devolución al proveedor necesita además el permiso de anular compras.
• El proveedor debe estar en Compras > Proveedores. Si no existe, lo puede crear desde la compra con la opción Crear proveedor que aparece al buscarlo; vea Crear un proveedor y consultar su ficha.
• Si la compra trae productos que manejan inventario, debe haber al menos una bodega activa (vea Crear, editar o desactivar una bodega). Una compra de solo servicios (un arriendo, una asesoría, un flete) no necesita bodega, y una empresa sin el módulo Inventario compra sin bodega.
• Los productos deben existir en Catálogo > Productos. Un producto de tipo servicio (un flete, un mantenimiento) va al gasto, no al inventario.
• Si tiene la factura en foto o en PDF, Bodegix puede leerla y llenar la compra; vea Registrar una compra desde la foto o el PDF de la factura.
• Las retenciones que va a practicar deben estar creadas y activas. Vea Configurar impuestos y retenciones.

Registrar la compra

1. En Compras > Compras, pulse Nueva compra.
2. En Proveedor escriba el nombre o el NIT y elíjalo; si no existe, use Crear proveedor al final de la lista.
3. En Documento deje Factura del proveedor. Escriba el número en Factura del proveedor tal como viene en el papel, por ejemplo FV-1234.
4. En Bodega de entrada elija dónde queda la mercancía; viene propuesta la de la última compra a ese proveedor. En Fecha ponga la de la factura: no puede ser posterior a hoy ni de un mes cerrado.
5. En Productos y servicios busque cada producto por nombre o código, o léalo con el lector. Escriba la Cantidad sin punto de miles, por ejemplo 1200 o 2,5. Escriba el Costo unitario sin IVA, como viene en la factura; si ya le compró, llega el de la última compra.
6. Si la línea trae descuento, escriba el porcentaje en su campo, por ejemplo 5. En Impuesto deje Del producto o elija el que trae la factura, por ejemplo IVA 5%.
7. En Retenciones que practica la empresa elija una tarifa de cada tipo o deje Sin retención. En Forma de pago elija Contado o Crédito con su Vence; de contado, en Sale de elija la caja o la cuenta de donde sale la plata.
8. Revise el resumen: Total factura, retenciones y Neto a pagar. Pulse Registrar compra: a crédito dice el total y de contado lo que sale, el neto a pagar.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que el botón del último paso.

La bodega propuesta, si nunca le ha comprado a ese proveedor, es la de su última compra ("Propuesta: la bodega de la última compra a este proveedor."); vea La bodega propuesta. Los detalles de cada campo de la línea y de las retenciones están en las secciones siguientes.

Al guardar, Bodegix abre el detalle de la compra con su número, por ejemplo FC-4.

Las líneas: costo, descuento e impuesto

Cada línea tiene estos campos:

• Producto 1: busque por nombre o código, o lea el código de barras con el lector. Leído (o escrito exacto y con Enter), el producto entra con cantidad 1 y el cursor queda en el producto vacío siguiente; leerlo otra vez suma 1 si la línea no trae otro costo. Vea Agregar productos con el lector o con el teclado.
• Cantidad: sin punto de miles y con coma para los decimales (1200, 2,5). Debajo se ve cómo quedó leída, con la unidad del producto: "1.200 unidades", "2,5 kg". En la cantidad el punto separa los decimales, al revés que en el costo: 1.200 se toma como 1,2, y la línea lo avisa: "En la cantidad el punto separa los decimales: si son 1.200 unidades, escriba 1200.".
• Costo unitario: sin IVA, como viene en la factura. Si ya le compró ese producto al proveedor, llega puesto el costo de la última compra y debajo dice de cuál, por ejemplo "Última compra: $ 7.003 el 02/10/2026 (FC-244)."; si llegó a otro precio, escríbalo encima. Si nunca se lo compró a él pero sí a otro, propone el de esa compra y dice de quién: "Última compra de Molinos del Sur SAS: $ 3.100 el 15/09/2026 (FC-118).". Si esa última compra fue un documento soporte, la nota lo dice con su número: "Última compra: $ 7.003 el 02/10/2026 (FC-245, documento soporte DS5).". Un producto que nunca ha comprado queda con el costo vacío.
• Desc. %: el descuento de esa línea, en porcentaje.
• Impuesto: Del producto usa los impuestos de la ficha del producto. Sin impuesto no cobra ninguno. También puede elegir el impuesto que trae la factura (por ejemplo, IVA 5%): reemplaza el del producto solo en esta compra.

Si el proveedor figura como No responsable de IVA y alguna línea suma el IVA del producto, arriba sale un aviso, con factura del proveedor o con documento soporte, por ejemplo "Pedro Campesino figura como no responsable de IVA: no cobra IVA. Una línea suma el IVA del producto ($ 95.000). Si el soporte no lo trae, quíteselo.". Quitar el IVA de la línea (o de las líneas) las pasa a Sin impuesto en un clic. Si de verdad la factura trae IVA, revise el régimen del proveedor en su ficha.

Si cambia el Proveedor, el costo de las líneas que nadie tocó pasa a la última compra al nuevo proveedor. Un costo que escribió a mano se respeta, y las líneas que vienen de una orden de compra o de una factura leída con IA conservan el costo que traían.

Debajo de cada línea se ven la base, el descuento, los impuestos y el total. Si el producto es un servicio, dice "Servicio: va al gasto, no al inventario". Siempre hay un producto vacío al final para el siguiente: Agregar producto lleva el cursor a él. El botón de la papelera quita una línea.

Si la empresa no es responsable de IVA

Escriba la factura igual: el Costo unitario sin IVA y el IVA que trae la factura en Impuesto. Solo el responsable de IVA lo descuenta (Estatuto Tributario, art. 485), así que Bodegix lo suma al costo de los productos en el inventario (o al gasto, en los servicios) y no lo lleva a la cuenta de IVA descontable. La pantalla lo dice arriba, debajo de Nueva compra, y en el resumen: "IVA al costo: los $ ... de IVA de esta factura se suman al costo del inventario (o al gasto, en los servicios), porque la empresa no es responsable de IVA.".

Cuenta su régimen en la Fecha de la factura, según sus responsabilidades del RUT en Configuración > Datos de la empresa: si cambia la fecha a un día anterior o posterior a un cambio de régimen, la pantalla cambia con ella. Vea Llevar la contabilidad si el negocio está a su nombre.

Enter pasa al campo siguiente y nunca registra la compra, aunque falten líneas por llenar; desde el último campo de una línea (Impuesto, o el lote si lo lleva) pasa al producto de la siguiente. La compra se registra solo con el botón Registrar compra por $ ... o con Ctrl+Enter. Lo que falta dice la línea, por ejemplo "Falta el costo en las líneas 3 y 17.", y cada número lleva al campo. Si una línea queda sin producto (por ejemplo, el lector leyó un código que no existe), el botón espera hasta que elija el producto o quite la línea. El producto vacío del final no cuenta.

Retenciones: cuáles elegir y cómo se calculan

En Retenciones que practica la empresa hay una lista por cada tipo de retención que la empresa tiene configurado y que puede practicar: Retención en la fuente, ReteIVA y ReteICA. Si su empresa confirmó sus datos en Configuración > Datos de la empresa, solo aparecen las que le corresponden según su RUT en la fecha de la factura: sin los códigos 07, 09 ni 23 no aparecen la retención en la fuente ni la ReteICA; si es responsable de IVA (48) o gran contribuyente (13), sigue apareciendo la ReteIVA, que se practica al comprarle a un contribuyente del régimen simple. Si no le corresponde ninguna, la pantalla lo dice: "Según Datos de la empresa, su empresa no es agente de retención: no practica retenciones en sus compras." Si cambia la Fecha a un día anterior a un cambio de sus responsabilidades, aparecen las que regían ese día. Vea Corregir los datos de la empresa y sus responsabilidades del RUT. Cada lista trae Sin retención y las tarifas activas de ese tipo, con la tarifa primero: por ejemplo, "Retención en la fuente compras 2,5%" sale como "2,5 %, compras". Elija en cada una la que le corresponde a esta factura, o déjela en Sin retención. Se aplica una de cada tipo. Si la factura mezcla mercancía y servicios, regístrela en dos compras, una para cada tarifa.

Si falta una tarifa en la lista, créela o actívela en Configuración > Impuestos y retenciones. Vea Configurar impuestos y retenciones.

Así las calcula Bodegix:

• Retención en la fuente y ReteICA: la tarifa sobre el subtotal de toda la factura, después de descuentos y antes de IVA.
• ReteIVA: la tarifa sobre el IVA de la factura. El impuesto al consumo no cuenta.
• Cada retención se redondea al peso.
• Neto a pagar: el total de la factura menos las retenciones. Es lo que le debe al proveedor.

Por ejemplo, 10 unidades a $ 12.000 con 5 % de descuento, IVA 19 %, retención en la fuente de compras 2,5 % y ReteIVA 15 %:

Si ya le compró a ese proveedor, las retenciones llegan puestas como en su última compra, con la nota "Como su última compra a este proveedor."; cámbielas si esta factura es distinta, o pulse Quitar para dejarlas todas en Sin retención.

Las retenciones que trae Bodegix

Toda empresa nueva arranca con estas retenciones. Son tarifas generales: su contador debe revisarlas y ajustarlas. Bodegix no aplica la base mínima de cada retención: si la compra no llega a la base mínima, deje Sin retención (vea Bases mínimas).

Bodegix no trae ReteICA, porque la tarifa depende del municipio. Si la practica, créela como se explica en Configurar impuestos y retenciones.

Bases mínimas

Bodegix no aplica bases mínimas: si elige una retención, la calcula sobre cualquier valor. Tampoco sabe si el proveedor es autorretenedor. En cada compra usted decide si la retención corresponde: si la compra no llega a la base mínima, deje Sin retención.

Forma de pago y vencimiento

Al elegir el proveedor, Forma de pago y Vence salen de su plazo (por ejemplo, "15 días, plazo de este proveedor."; con plazo 0, Contado) o, si su ficha no tiene plazo, de su última compra ("8 días, como su última compra."). Sale de abre en el medio con que le pagó la última vez. Sin nada de eso, Crédito a 30 días. Vea Condiciones de pago del cliente y del proveedor.

En Forma de pago elija una de dos:

• Crédito: llene Vence. Debajo dice de dónde sale el plazo, por ejemplo "30 días desde la fecha de la factura.". Los botones 8 días, 15 días, 30 días, 45 días, 60 días y 90 días ponen el plazo con un clic. Si cambia la Fecha de la factura, el vencimiento se mueve con ella. Una fecha escrita a mano se respeta tal cual, pero no puede quedar antes de la fecha de la factura. Si el plazo es distinto al de la ficha, puede guardarlo con la casilla Guardar 30 días como plazo de y el nombre del proveedor.
• Contado: en Sale de, elija Efectivo (caja general), Banco o Tarjeta. Bodegix registra pagado todo el neto a pagar.

En una compra a crédito puede registrar un anticipo, lo que ya le pagó al proveedor de esa factura: escriba el valor en Anticipo (opcional) y en Sale de elija de dónde salió. No puede superar el neto a pagar. A crédito sin anticipo no sale dinero y Sale de no aparece. En el detalle aparece como "Anticipo" y debajo dice de dónde salió, por ejemplo "Salió de Banco".

Sale de abre en lo último que usted usó en Nueva compra en este navegador (la primera vez, en Banco). Debajo dice: "Caja general es el efectivo de la empresa en contabilidad; no saca plata del turno de la caja POS." El documento soporte impreso nombra el medio como lo pide la DIAN: efectivo, transferencia o tarjeta. Vea De dónde sale el dinero de un pago.

Después de guardar, el vencimiento no se puede cambiar. Si quedó mal, anule la compra y regístrela de nuevo. Los pagos posteriores se registran como se explica en Pagar a un proveedor.

Documento soporte

Cuando el proveedor no está obligado a facturar (por ejemplo, un campesino que le vende papa), Bodegix genera el documento soporte y lo envía a la DIAN.

Antes de hacerlo, revise dos cosas:

• Que la empresa tenga una resolución de tipo Documento soporte (compras) vigente en la fecha de la compra. Bodegix la revisa apenas elige Documento soporte, sin salir de la compra:
  • Con una vigente, debajo de Documento dice el número que va a llevar, por ejemplo "El siguiente es el DS15."
  • Sin ella sale el aviso "No hay una resolución DIAN vigente para documento soporte", junto al botón de registrar aparece que falta "la resolución de documento soporte" y el botón no se activa. Con permiso para configurar la facturación electrónica, pulse Agregar resolución en el aviso: se abre el formulario encima, con Documento soporte (compras) ya elegido (puede traerla de la DIAN con Traer resoluciones de la DIAN). Al guardarla, el aviso desaparece y la compra sigue como estaba (proveedor, bodega y líneas). Si no tiene ese permiso, el aviso dice "Pídale al administrador que la registre en Facturación electrónica."
  • El documento soporte en papel también la necesita: lleva el número, el rango y la vigencia que autoriza la DIAN (Res. 167 de 2021, art. 19 num. 5). Si la empresa no factura electrónicamente, el aviso lo dice así; pídala en el servicio de numeración de la DIAN.
  • Vea Registrar la resolución de facturación.
• Que el proveedor tenga Dirección, Municipio y Código postal. Con Documento soporte elegido, Bodegix los revisa por usted, sin salir de la compra:
  • Si crea el proveedor desde la compra (Crear proveedor al buscarlo), el formulario los pide de una vez y no lo crea sin ellos, aunque lo haya abierto antes de elegir Documento soporte. La dirección se arma igual que en Datos de la empresa (con Construir dirección, la nomenclatura de la DIAN).
  • Con Documento soporte el formulario propone Cédula, Nombres y Apellidos y No responsable de IVA, que es lo normal en el campesino o el vendedor informal. Con Factura del proveedor y NIT, el Régimen de IVA queda en Elija el régimen: mírelo en la casilla 53 del RUT del proveedor (48, responsable; 49, no responsable). Si cambia el documento con el formulario abierto, lo propuesto cambia con él mientras usted no haya elegido el tipo de persona o el régimen.
  • Si al proveedor elegido le falta alguno, junto al botón de registrar aparece "Para el documento soporte falta el código postal de ...". El botón no se activa mientras falte. Con permiso para editar terceros, pulse Completar aquí: se abre su ficha encima, con el cursor en el dato que falta. Al guardarla, la compra sigue como estaba (proveedor, fecha y líneas) y puede registrarla. Si no tiene ese permiso, pídale a quien maneja Terceros que los complete.
  • Si elige Documento soporte después del proveedor, el aviso sale en ese momento, antes de guardar.
  • El documento soporte a un residente en Colombia se reporta con su NIT o su cédula: si el proveedor está con otro documento, el mismo aviso lo dice.
• Si el proveedor figura como Responsable de IVA, Bodegix avisa que debería expedirle factura electrónica. Puede registrar el documento soporte igual; si después le llega la factura, regístrela como Factura del proveedor.
• Si la empresa no factura electrónicamente, el documento soporte va en papel y no pide dirección, municipio ni código postal del proveedor. El formulario de Crear proveedor propone igual Cédula, Nombres y Apellidos y No responsable de IVA. Lo que cuenta es la fecha de la compra: si es de antes de que la empresa empezara a facturar electrónicamente, el aviso de lo que falta sale, pero el botón sigue activo y la compra se registra en papel. Lo mismo al revés: si la empresa dejó de facturar y la compra es de cuando todavía facturaba (por ejemplo, cuando era responsable de IVA), el aviso sale con el botón activo; al registrar, Bodegix pide los datos si la compra iba a la DIAN. Vea Vender sin factura electrónica.

Para registrarlo:

1. En Nueva compra, en Documento, elija Documento soporte (proveedor no obligado a facturar).
2. No escriba número de factura: Bodegix lo numera con su resolución de documento soporte. Debajo de Documento se ve el siguiente número, o el aviso si falta la resolución.
3. En cada línea revise Impuesto. Si el proveedor no le cobró IVA, elija Sin impuesto, porque la línea arranca con el impuesto del producto.
4. Debajo del formulario se va armando Así va quedando el documento soporte: el proveedor, las líneas, las retenciones con su base, el neto a pagar y la resolución. En un celular, pulse Vista previa.
5. Complete lo demás y pulse Registrar compra por $ ....

En la lista de compras, el documento muestra "Soporte" y su estado ante la DIAN: en cola, en la DIAN, aceptada, rechazada o falló. En el detalle se ve el mensaje de la DIAN y, cuando lo acepta, su código único (CUDS) y la hoja del documento, sin pulsar nada: el proveedor (Alegra) no genera su PDF, así que Bodegix arma la representación con el CUDS y el código QR para imprimirla o guardarla en PDF (vista previa y PDF).

El inventario de la compra

Al registrar la compra, los productos que manejan inventario entran solos a la bodega elegida, al costo de la factura: Bodegix recalcula el costo promedio y deja la entrada en el kardex, sin que usted haga una entrada de inventario aparte. Los servicios (un flete, un mantenimiento) van al gasto, no al inventario. Si anula la compra o devuelve mercancía al proveedor, sale del inventario al mismo costo con que entró. Vea Kardex, costo promedio y sugerido de compra.

El comprobante contable de la compra

Al registrar la compra, Bodegix crea solo su comprobante contable, con el inventario o el gasto, el IVA, las retenciones y lo que le debe al proveedor o lo que pagó. No tiene que cargarlo a mano en Comprobantes. Según el modo de las compras en Configuración > Configuración contable, el comprobante queda contabilizado de una vez, queda en la pestaña Borradores de Contabilidad > Comprobantes para que el contador lo contabilice, o espera en Por contabilizar con el asiento ya armado. Se contabiliza solo únicamente si ese modo es Automático; en Borrador o Manual lo contabiliza quien tiene el permiso de aprobar comprobantes. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Anular una compra registrada por error

Necesita el permiso de anular compras.

1. En Compras > Compras, toque la compra para abrir su detalle.
2. Baje a Anular compra y escriba el Motivo (mínimo 5 caracteres).
3. Si la compra se pagó de contado o tuvo anticipo, diga dónde está ese dinero: "El proveedor ya lo devolvió: vuelve a caja o bancos." o "El proveedor todavía lo debe: queda por cobrarle."
4. Pulse Anular compra.
5. Lea el aviso "¿Anular esta compra?" y confirme con Anular compra. No se puede deshacer.

Al anularla, sale del inventario lo que entró, al mismo costo, se cancela la cuenta por pagar y se revierte la contabilidad. Si la compra recibió una orden de compra, esa orden vuelve a quedar con lo pendiente.

La compra no se puede anular en estos casos:

• Tiene pagos posteriores al proveedor. Ese dinero quedaría sin registrar. Si el pago fue un error, anúlelo primero (anular un pago a proveedor). Hoy Bodegix no tiene cómo pasar un pago a otra factura ni registrar que el proveedor lo devolvió.
• Es un documento soporte que la DIAN aceptó o que está en trámite. El aceptado se corrige con una nota de ajuste, que aún no está disponible en Bodegix. Si está en trámite, espere la respuesta: si la DIAN lo rechaza, ya lo puede anular.
• Parte de la mercancía ya salió y las existencias no alcanzan para devolverla.
• Ya tiene devoluciones al proveedor. Lo que quedó se saca con otra devolución (sección siguiente).

Devolver mercancía al proveedor o registrar su nota crédito

Úsela cuando le devuelve al proveedor parte de lo que llegó (vino dañado, sobró, no era lo pedido) o cuando él le envía una nota crédito sobre la factura por unidades que no le cobra. Necesita el permiso de anular compras.

1. En Compras > Compras, toque la compra para abrir su detalle.
2. En Devolución al proveedor, pulse Devolución al proveedor.
3. Cada línea muestra Recibido, Devuelto (lo de devoluciones anteriores), Por devolver y el Costo. En Devolver escriba cuánto devuelve de cada línea; deje vacías las que no. Devolver todo lo que queda llena la línea con lo que falta por devolver. En un producto con seriales no se escribe la cantidad: marque en Unidades que se devuelven los seriales que salen (solo aparecen los que llegaron con esta compra y aún no se devolvieron).
4. Si el proveedor ya le dio la nota crédito, escriba su número en Nota crédito del proveedor (es opcional).
5. Escriba el Motivo (mínimo 5 caracteres).
6. Revise el resumen: Subtotal devuelto, Impuestos, Retenciones que se reversan, Valor de la devolución y cuánto Baja el saldo por pagar. Si la compra ya estaba pagada, también dice cuánto Queda a favor, por cobrarle al proveedor.
7. Pulse Registrar devolución de $ ..., lea el aviso "¿Registrar la devolución?" y confirme con Registrar devolución. No se puede deshacer.

Al registrarla:

• Sale del inventario lo devuelto, al mismo costo con que entró con esa compra, y se recalcula el costo promedio.
• Si el producto maneja lotes, lo devuelto sale de los lotes que llegaron con esa compra (primero el que vence primero entre ellos), aunque en la bodega haya otro lote más próximo a vencer. La línea lo dice: "Sale de los lotes de esta compra...". Si de esos lotes ya se vendió todo, el resto sale del que vence primero. Con seriales salen exactamente los que marcó.
• La devolución lleva la parte proporcional de la factura: de la base, del IVA y de cada retención. Por ejemplo, de 10 unidades a $ 12.000 con IVA 19 % y retención en la fuente 2,5 %, devolver 4 son $ 48.000 de base, $ 9.120 de IVA y $ 1.200 de retención: la devolución vale $ 55.920.
• Ese valor baja primero lo que se le debe al proveedor por esa compra. Si ya le había pagado más de lo que queda, la diferencia queda como Saldo a favor con el proveedor, por cobrarle en la contabilidad.
• En contabilidad sale un comprobante con la reversión de esa parte de la compra. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.
• La devolución queda en el detalle de la compra, en Devoluciones al proveedor, con su número (DP-1, DP-2...), la fecha, la nota crédito y lo devuelto.

Puede hacer varias devoluciones sobre la misma compra hasta devolver todo lo que entró. Una compra con devoluciones ya no se puede anular: lo que queda se devuelve con otra devolución. La orden de compra que recibió esa factura no cambia; si el proveedor le repone la mercancía, regístrela como una compra nueva.

No se puede devolver en estos casos:

• Es un documento soporte. Corregirlo exige una nota de ajuste al documento soporte ante la DIAN, que aún no está disponible en Bodegix. Si la DIAN lo rechazó, anule la compra y regístrela de nuevo con lo que quedó.
• Parte de lo que quiere devolver ya salió (se vendió o se trasladó) y las existencias no alcanzan.
• Un serial marcado ya no está en la bodega (se vendió o se trasladó).
• El mes de hoy está cerrado en contabilidad. La devolución lleva la fecha de hoy y, como una compra, no se registra en un mes cerrado.
• La compra está anulada.

Compra sin bodega

La Bodega de entrada se pide solo si alguna línea maneja inventario. Si todas son servicios, es opcional ("Opcional: ninguna línea maneja inventario.") y queda en Sin bodega; la bodega se propone sola con la primera línea que maneja inventario. Sin el módulo Inventario, el campo no aparece y el encabezado dice que lo comprado va al gasto. Una compra sin bodega no mueve inventario. Vea Vender y comprar sin bodega.

Qué debe ver al terminar

• El detalle de la compra, con un título como FC-4, factura FV-1234, el Neto a pagar y las retenciones restadas bajo Total factura, por ejemplo "Retención en la fuente compras 2,5% sobre $ 114.000".
• A crédito, la tarjeta Falta por pagar con el saldo y cuándo vence. De contado, Pagada y Completa.
• En Compras > Compras, la columna Saldo con el valor pendiente y "Vence en 30 días", o Pagada.
• Las existencias de los productos aumentadas en la bodega de entrada. Una compra sin bodega no mueve inventario: cada línea va a su cuenta de compra o gasto (sin el módulo Inventario, también los productos que lo manejan, y la línea lo dice: "Sin el módulo Inventario: va al gasto").
• En contabilidad, el comprobante de la compra, contabilizado o en borrador según la configuración. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Si algo no sale

• "La fecha de la factura (...) es anterior al inicio de la operación ... en Bodegix (...)" (o "la fecha del pago" o "de la devolución"): la fecha es anterior a la fecha de inicio de la operación de la empresa. Corríjala. Si la fecha es más vieja que los días hacia atrás que acepta la empresa, Bodegix pregunta ¿La fecha es correcta?: pulse Sí, es correcta o Corregir la fecha. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
• "El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha de la factura", "la fecha del pago" o "la fecha de la devolución"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
• El botón Registrar compra no se activa: debajo del botón Bodegix dice qué falta, por ejemplo "Falta elegir el proveedor, el número de factura, la bodega, al menos un producto." La bodega solo falta si alguna línea maneja inventario. En rojo aparecen los problemas de las líneas, como "El descuento no puede pasar de 100 %."
• "La fecha de la factura no puede ser posterior a hoy" o "La fecha del pago no puede ser posterior a hoy": revise el año; una compra o un pago con fecha futura saldría de los reportes y de las declaraciones.
• "La factura ... de este proveedor ya está registrada": esa factura ya se causó. Búsquela en Compras > Compras antes de registrarla otra vez: Buscar la encuentra por el número de la compra (FC-4), el de la factura del proveedor (con o sin guion) o el nombre o NIT del proveedor.
• "¿Es otra factura?" (el proveedor ya tiene una factura "que parece la misma"): el número solo cambia en guiones, espacios o ceros a la izquierda frente a una ya registrada (por ejemplo FE-0123 y FE123). Si es la misma, cancele y búsquela en Compras > Compras; si de verdad es otra factura, confirme y se registra.
• "Los pagos (...) deben sumar el neto a pagar (...)": pasa en compras de contado con centavos. Regístrela a Crédito y, en el detalle, pague con Todo el saldo.
• "Para el documento soporte falta ... de ...: complete su ficha y registre otra vez": el mensaje dice qué falta (la dirección, el municipio o el código postal) y de qué proveedor. Pulse Completar aquí junto al botón, guarde la ficha y vuelva a registrar: la compra no se pierde.
• "No hay una resolución DIAN vigente para documento soporte": sale apenas elige Documento soporte (y al registrar, si la resolución venció o se agotó entretanto). Pulse Agregar resolución en el aviso, o regístrela o renuévela en Configuración > Facturación electrónica. Sin el permiso, pídale al administrador que la registre.
• "Proveedor desconocido o inactivo (¿aún sincronizando?)": si lo acaba de crear, espere unos segundos y vuelva a intentarlo. Si sigue, revise en Catálogo > Terceros que esté activo.
• "El tercero no está marcado como proveedor": búsquelo en Proveedor y elija Usar también como proveedor (vea Usar también como proveedor o como cliente).
• "Bodega desconocida o inactiva" o la lista Bodega de entrada vacía: active o cree una bodega en Configuración > Bodegas, o cree una desde la misma lista.
• "Elija la bodega de la compra: lleva productos que manejan inventario y entran a una bodega.": la compra lleva al menos un producto que maneja inventario. Elija la Bodega de entrada. Si todo es servicio, no hace falta.
• "... son del mismo tipo y se calcularían las dos sobre todo el valor": llegaron dos retenciones del mismo tipo (desde otro programa o una pantalla anterior). En Bodegix se elige una por tipo: deje solo la que corresponde.
• La compra quedó en Por contabilizar: falta una cuenta (del producto, del impuesto o de la configuración). Vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo.
• "No se puede anular la compra: parte de la mercancía ya salió...": el mensaje dice qué producto falta. Registre primero la entrada o el ajuste de inventario que corresponda. Vea Kardex, costo promedio y sugerido de compra.
• "La compra tiene pagos al proveedor por $ ... No se puede anular mientras ese dinero no se recupere...": si el pago fue un error, anúlelo primero con Anular, junto al pago (cómo), y después anule la compra. Si el pago sí se hizo, consulte a su contador.
• "Se pagaron $ ... de contado al registrarla: indique si el proveedor ya devolvió ese dinero o si todavía lo debe": elija una de las dos opciones antes de anular.
• "... se recibieron 10 y ya se devolvieron 4; puede devolver hasta 6" o "Puede devolver hasta ..." en la línea: escribió más de lo que queda por devolver. Las devoluciones anteriores de esa compra ya cuentan.
• "No se puede devolver más de lo que entró con la compra": el inventario no ve tanta mercancía de esa compra. Revise las devoluciones que ya tiene en su detalle.
• "No se puede devolver: parte de la mercancía ya salió...": el mensaje dice qué producto y cuánto hay disponible. Devuelva menos o registre primero la entrada o el ajuste que corresponda.
• "... elija los seriales de las unidades que se devuelven": marque en la línea cuáles unidades salen.
• "... el serial ... ya se devolvió al proveedor" o "... ya no está en la bodega": ese serial ya salió; marque otro de la misma compra.
• "La compra tiene devoluciones al proveedor (DP-...) ... No se puede anular": registre lo que queda como otra devolución al proveedor.
• "La compra es el documento soporte ...: devolver parte de ella exige una nota de ajuste al documento soporte": hoy no se puede. Si la DIAN lo rechazó, anule la compra y regístrela de nuevo.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.