Clientes y proveedores, y la ficha de cada uno

En Ventas > Clientes tiene a quién le vende, con su plazo y lo que le debe cada uno; en Compras > Proveedores, a quién le compra y lo que usted les debe. Las dos son la misma lista de Catálogo > Terceros vista por partes: una persona o empresa que es cliente y proveedor a la vez se registra una sola vez y aparece en las dos.

Antes de empezar

Para ver clientes necesita el permiso Consultar terceros, productos, impuestos y centros de costo. Para crearlos y editarlos, Crear y editar terceros, productos, impuestos y centros de costo (jefe y administrador). La cajera puede registrar clientes nuevos, pero no editarlos.
Para ver lo que debe y lo que ha comprado cada cliente necesita además Consultar ventas, cartera y los reportes de ventas diarias y por mes. Sin ese permiso, la ficha muestra solo los datos del cliente.
Proveedores se ve con el permiso Consultar compras y cuentas por pagar. La ficha de cada proveedor pide ese permiso y además Consultar terceros, productos, impuestos y centros de costo, porque muestra sus datos.

Crear un cliente

¿Cómo creo un cliente nuevo? Así se crea (o registra) un cliente desde su lista; para crearlo sin salir de la venta, vea la sección siguiente. Un proveedor nuevo se crea igual, en Compras > Proveedores con Crear proveedor.

En Ventas > Clientes, haga clic en Crear cliente; la cajera ve Registrar cliente.
Elija el Tipo de documento, por ejemplo NIT o CC. Escriba el Número; con NIT, el DV se calcula si lo deja vacío.
Para no escribir el resto, use Llenar con datos de la DIAN, Llenar con el RUES o Llenar con el RUT.
Si es persona natural, escriba Primer nombre y Primer apellido, o la Razón social si es empresa.
Elija el Régimen de IVA: con NIT mírelo en la casilla 53 del RUT, donde 48 es responsable y 49 no responsable; con cédula viene no responsable.
En Contacto llene el Correo para facturas, donde le llega la factura electrónica, el Teléfono, el Municipio y la Dirección. En Condiciones de pago escriba el Plazo para pagar (días) y, si quiere, el Cupo de crédito.
Si quiere, en Personas de contacto pulse Agregar persona por cada persona con quien trata, con su cargo, correo y teléfono.
En Notas escriba lo que su equipo debe saber, por ejemplo Paga los viernes por transferencia. Haga clic en Guardar.

Más sobre cada campo

Documento: la lista es la misma en toda la app y dice la sigla y el nombre de cada documento (PPT y "Permiso por protección temporal"); con el teclado basta escribir la sigla. Si el DV que escribe no es el del NIT, el aviso sale debajo del número y del DV. Vea Llenar con datos de la DIAN o con el RUT, Llenar con el RUES y Tipos de documento y nombres de las personas.
Nombres: Primer nombre y Primer apellido son obligatorios; si tiene, escriba Otros nombres y Segundo apellido. Debajo verá cómo queda el nombre en facturas y reportes. Los nombres y apellidos por separado los pide la información exógena. Si el cliente tiene un negocio, escriba su Nombre comercial (opcional), por ejemplo Asadero Belén: vea El nombre comercial.
Contacto: son los mismos campos de Datos de la empresa, con el Código postal; vea Teléfono, dirección y código postal. Si quiere, elija su Actividad económica principal (CIIU) y, con Agregar actividad, la secundaria y otras dos, con el mismo buscador de Datos de la empresa (por lo que hace o por el código).
Cupo de crédito: lo máximo que le fía a ese cliente. Si en su equipo cada cliente tiene quien lo atienda, elíjalo en Vendedor: si usted vende y su empresa asigna el cliente a quien lo registra, ya viene propuesto usted (vea Vendedor de cada cliente).
Personas de contacto: quien recibe los pedidos o quien paga, con el teléfono con su país y su extensión, como el del cliente.
Notas: no salen en las facturas.
Guardar: si falta o sobra algo, el botón no se apaga: al pulsarlo, cada campo dice qué corregir, el cursor va al primero y junto a los botones sale "No se guardó. Corrija estos N campos:" con un enlace a cada uno. Lo escrito no se borra.

Crear un cliente o un proveedor sin salir de la venta o la compra

Si al buscar el cliente o el proveedor no aparece (en la caja POS, Nueva venta, cotizaciones, remisiones, ventas recurrentes, listas de precios, Nueva compra, órdenes de compra y gastos), pulse Enter o Crear cliente (o Crear proveedor). Se abre el mismo formulario corto en todas esas pantallas y también en Nuevo y Ctrl+K, con los mismos nombres de campos y los mismos valores de la ficha completa:

Lo que escribió en el buscador se usa: Ferretería Los Andes SAS (o Ltda) queda con NIT y Razón social; 900123456-8, NIT con su DV; un nombre de persona, cédula con Nombres y Apellidos; un celular, en el Teléfono. Al buscar un proveedor, un nombre queda con NIT y Razón social, como Crear proveedor en Proveedores (con el documento soporte, cédula con nombres y apellidos).
El cursor queda en el primer campo vacío: el número si buscó por nombre, los nombres si buscó por el documento.
Persona natural: Nombres y Apellidos en dos campos. Debajo dice cómo quedan (por ejemplo, Pedro como primer nombre, Antonio como otros nombres y Ruiz como primer apellido), que es como los pide la información exógena. Si buscó un nombre de tres palabras, Bodegix no sabe si la del medio es nombre o apellido: se lo avisa y el primer Enter lo lleva a Nombres para revisarlo; el segundo crea. Empresa: Razón social.
Nombre comercial (opcional): el nombre del negocio, para encontrarlo después por él. Vea El nombre comercial.
Tipo de persona (con NIT) y Régimen de IVA están a la vista. Un NIT nace como empresa y el Régimen de IVA dice Elija el régimen: Bodegix no lo supone, porque un cliente con el régimen equivocado recibe facturas que no le sirven. Debajo dice qué elegir: la casilla 53 del RUT trae 48 si es Responsable de IVA (cobra IVA en sus facturas) o 49 si es No responsable de IVA. Una cédula nace como persona no responsable, y el proveedor de un documento soporte, con cédula y no responsable. Si usa Llenar con el RUT, el régimen llega elegido.
El Municipio llega propuesto con el de la sede de la caja POS o el de la empresa; Cambiar municipio lo cambia.
Si la venta sale como factura electrónica a nombre del cliente, el correo se pide como Correo para la factura y es obligatorio.
Lo mismo al crear un cliente desde Nuevo o con Ctrl+K: si su empresa factura electrónicamente, el Correo para la factura se pide como en la venta. Si el cliente no tiene correo, No tiene correo: crearlo sin correo lo crea sin él, y la venta se lo pide al facturarle a su nombre. Si vende con comprobante de venta (sin factura electrónica), el correo es opcional.
Agregar dirección pide la dirección y el código postal (el documento soporte los pide de una vez).
Más datos abre la ficha completa con lo que lleva escrito, para el plazo, el cupo, los contactos o marcarlo también como proveedor.
Enter en cualquier campo de texto crea el cliente y lo deja elegido.

En Clientes, Proveedores y Terceros, si busca a alguien que no está, Crear cliente “...” abre la ficha completa con lo que buscó, leído de la misma forma.

Llenar con datos de la DIAN o con el RUT

Debajo del Número, en el formulario corto de la caja POS, las ventas y las compras, y en la ficha completa de Clientes, Proveedores y Terceros, hay dos botones:

Llenar con datos de la DIAN: con el tipo de documento y el número escritos, Bodegix le pregunta a la DIAN por medio de Alegra, su proveedor de facturación electrónica, el nombre o la razón social y el correo de ese cliente o proveedor. Con NIT trae, si existe, el buzón de recepción de facturas que la empresa registró en la DIAN. Nada más: la DIAN no da la dirección, el municipio ni el régimen. El DV del NIT lo calcula Bodegix.
Llenar con el RUT: elija el PDF del RUT que le entregó el cliente o el proveedor. Bodegix lee el documento y el DV, la razón social o los cuatro nombres, el nombre comercial, el régimen de IVA, el correo, el teléfono, el municipio, la dirección y el código postal. Es lo más completo para un proveedor, que necesita la dirección para el documento soporte. El archivo no se guarda.

Así funciona:

Escriba el número del documento (para el RUT no hace falta) y pulse el botón.
Lo encontrado aparece en un recuadro antes de tocar el formulario: "Encontrado en la DIAN, consultado el 04/10/2026, 10:42 a. m." o "Leído del RUT (archivo), el ...", con lo que trae y lo que no se pudo leer.
Pulse Usar estos datos para llenarlos, o Ignorar para dejar el formulario como estaba.
Revise lo llenado. Debajo de cada dato queda de dónde salió y cuándo ("De la DIAN, 04/10/2026, 10:42 a. m." o "Del RUT del tercero, ..."). La DIAN da el nombre de una persona en una sola cadena: Bodegix lo reparte en nombres y apellidos y le pide revisar cuál es cuál.
Pulse Guardar (o Crear cliente). Nada se guarda antes. La ficha guardada sigue mostrando la fuente de cada dato; si usted cambia uno después, ese deja de decir que viene de la DIAN o del RUT.

Si escribió un número y el RUT es de otro tipo de documento (por ejemplo, eligió Cédula de ciudadanía y el RUT es de una empresa con NIT), el recuadro lo dice justo antes de los botones: "Este número está en el RUT como NIT de Distribuidora La Esquina S.A.S. Usted eligió Cédula de ciudadanía.". El botón dice Cambiar a NIT y usar estos datos y, de un clic, cambia el tipo de documento y llena lo demás. Si eligió NIT y el RUT es de una persona natural con ese mismo número, no es otro tipo (su NIT es su cédula): el botón es Usar estos datos y queda NIT con el DV del RUT. La DIAN no dice con qué tipo de documento tiene a cada uno: si no encuentra datos, el recuadro dice con qué tipo buscó; revise el tipo elegido o use Llenar con el RUES.

Reglas de la consulta a la DIAN:

Una consulta a la vez y un documento por consulta: no se pueden consultar varios terceros juntos ni al importarlos.
Cada consulta queda en Configuración > Registro de actividad: quién consultó, qué documento, desde qué pantalla, cuándo y si encontró datos. No se guardan el nombre ni el correo que trajo.
Cada persona tiene un límite de consultas por hora y por día en cada empresa. Cuando le quedan pocas, junto al botón dice cuántas.
La consulta no tiene costo para su empresa.
Si su empresa aún no tiene la conexión con Alegra, el botón Llenar con datos de la DIAN no aparece; Llenar con el RUT sí.
La DIAN solo tiene el nombre y el correo de quien los registró para recibir facturas: si no lo tiene, pida los datos al cliente o use su RUT.

Llenar con el RUES

El RUES es el registro de las cámaras de comercio. Confecámaras publica lo básico de cada matrícula en datos abiertos (datos.gov.co) y Bodegix lo consulta con el botón Llenar con el RUES, que aparece junto a los otros cuando el documento es NIT, cédula de ciudadanía o cédula de extranjería. Sirve para clientes y proveedores, en la caja POS, en las ventas, en las compras y en la ficha completa.

Trae la razón social (o los nombres y apellidos por separado, si es un comerciante persona natural), el tipo de persona, el DV del NIT, la actividad económica principal, la secundaria y otras dos, y el estado de la matrícula con su cámara de comercio y el último año que se renovó.
No trae correo, teléfono, dirección ni régimen de IVA: para eso use Llenar con datos de la DIAN o Llenar con el RUT. Los botones se pueden usar uno después del otro.
Solo están quienes tienen matrícula en una cámara de comercio. Muchas personas naturales y algunas entidades no la tienen.

Así funciona:

Escriba el número del documento y pulse Llenar con el RUES.
Lo encontrado aparece en un recuadro antes de tocar el formulario: "Encontrado en el RUES, consultado el 05/10/2026, 10:42 a. m.", con cada dato, el estado de la matrícula y la fuente: "Fuente: RUES, Confecámaras, datos.gov.co, licencia CC BY-SA 4.0", con la fecha en que la cámara actualizó ese dato. En algunas matrículas antiguas el RUES no publica esa fecha: el recuadro lo dice y cada dato queda marcado "fecha del dato no publicada, consultado el..." con la fecha de la consulta.
Al llegar la respuesta, el foco queda en Usar estos datos (o vuelve al botón si no hay qué usar), para seguir con el teclado. Si la matrícula está cancelada o no se ha renovado, arriba sale el aviso ("La matrícula no está activa en el RUES..." o "La matrícula está activa pero no se ha renovado desde 2023..."). Confirme con el tercero que sigue operando antes de usar los datos. La matrícula nueva que nace cuando una empresa traslada su domicilio a otra cámara cuenta como activa.
Pulse Usar estos datos o Ignorar. Debajo de cada dato que llenó queda "Fuente: RUES, Confecámaras, datos.gov.co, dato del 28/03/2026"; en el formulario corto la actividad se ve debajo del nombre comercial y se cambia en Más datos.
Pulse Guardar (o Crear cliente). Nada se guarda antes.

Si eligió otro tipo de documento. Si el RUES no tiene ese número con el tipo que usted eligió pero sí con otro (por ejemplo, eligió Cédula de ciudadanía y escribió el NIT de una empresa), en la misma consulta el recuadro dice "Este número está en el RUES como NIT de Comercializadora Demo S.A.S. Usted eligió Cédula de ciudadanía.", con los datos de esa matrícula. Pulse Cambiar a NIT y usar estos datos: cambia el tipo de documento y pone el DV, la razón social (o los nombres y apellidos), el tipo de persona y las actividades, de un clic. Con NIT, el Régimen de IVA queda por elegir. Si no es ese tercero, pulse Ignorar. Si cambia usted mismo el tipo de documento al que dice el RUES, el aviso se quita y el botón vuelve a ser Usar estos datos. Bodegix no adivina el tipo por la forma del número (una cédula de 9 dígitos se parece a un NIT): lo dice el RUES. Cuenta como una sola consulta.

Reglas de la consulta al RUES:

Un documento por consulta. Cada una queda en Configuración > Registro de actividad (quién, qué documento, desde qué pantalla y el resultado), sin lo que trajo.
Cada persona tiene un límite de consultas por hora y por día en cada empresa.
Los datos abiertos se actualizan cada mes: lo que cambió en la cámara en las últimas semanas puede no estar todavía. Por eso se muestra la fecha del dato.
Bodegix solo usa los datos abiertos publicados por Confecámaras; no entra a la página del RUES.

Usar también como proveedor o como cliente

Una persona o empresa que ya es su cliente puede venderle a usted, y un proveedor puede comprarle. No la cree otra vez: en el buscador de Proveedor (o de Cliente), escriba su nombre o su documento. Si no está como proveedor pero sí con otro tipo, aparece debajo con lo que es ("Asadero Belén, cliente") y, a la derecha, Usar también como proveedor.

Pulse esa opción (o llegue a ella con las flechas y pulse Enter): queda también como proveedor y elegida en la compra, sin salir de ella. Con el cliente es igual: Usar también como cliente. Sirve en la caja POS, Nueva venta, cotizaciones, remisiones, listas de precios, Nueva compra, órdenes de compra y gastos.

Si intenta crearla con su documento, el formulario le dice "Está registrado como cliente" y ofrece el mismo botón Usar también como proveedor.
Si lee la factura con IA y el NIT es de un cliente, el buscador de Proveedor queda con ese NIT y le ofrece Usar también como proveedor.
Solo se agrega el tipo: el nombre, el documento y los demás datos no cambian. El cambio queda en Configuración > Registro de actividad.
Quien registra compras puede usarla como proveedor y quien vende, como cliente, aunque no manejen Terceros.
Si está inactiva, se ve con Inactivo y sin el botón: pídale a quien maneja Terceros que la active.
Si su usuario no puede agregar ese tipo (por ejemplo, registra gastos pero no compras), se ve con Lo suma quien maneja Terceros y sin el botón.

Teléfono, dirección y código postal

Son los mismos campos de Configuración > Datos de la empresa, con las mismas reglas, en la ficha completa, al crear un cliente o un proveedor sin salir de la venta o la compra y en el QR de clientes:

Teléfono: Colombia (+57) viene elegido; escriba los 10 dígitos (el celular empieza por 3; el fijo, por 60 y el indicativo de la región, por ejemplo 601 234 5678 en Bogotá). Si es de otro país, elíjalo en la lista o pegue el número con + y su indicativo: el país cambia solo. La Extensión de un fijo va en su campo; si la escribe en el número ("601 234 5678 ext. 12"), pasa sola al salir del campo. Se guarda con el indicativo (+576012345678) y se ve como se marca: 601 234 5678 ext. 12. Una línea 01 8000 o de tarifa especial se acepta y se guarda tal como se escribió, sin el +57, marcada como línea especial; no recibe WhatsApp. En la ficha se ve con "línea especial" al lado.
Dirección: escríbala como quiera o pulse Construir dirección para armarla con la nomenclatura de la DIAN, como en el RUT (por ejemplo, CR 6 A 45 50 AP 501), con su vista previa. Editar la dirección por partes la reabre. La vía principal puede tener número o nombre (La vía tiene: Número o Nombre): AV EL DORADO 68 B 31 se arma con Nombre "El Dorado". Si lo que escribió se puede leer con la nomenclatura, se ofrece Usar esta forma; si no, se guarda tal como la escribió. Si la dirección terminaba en la ciudad y el Municipio está vacío, Usar esta forma lo llena con esa ciudad. Escape cierra el asistente sin cerrar la ficha.
Municipio: búsquelo por su nombre. Es donde está el cliente o su negocio, o donde está el proveedor. En un cliente, sin municipio la factura electrónica sale sin su dirección; en un proveedor, lo pide el documento soporte.
Código postal: 6 dígitos de la zona postal de la dirección; los dos primeros son los del departamento del municipio. No es el código DANE. Consúltelo en el visor de códigos postales de 4-72 (el enlace está junto al campo).

Los teléfonos y las direcciones guardados antes de esta versión no cambian solos: se ven como se escribieron, aunque pase por el campo con Tab. Un celular o un fijo de Colombia guardado sin indicativo muestra Dejarlo como ..., de Colombia (+57) para dejarlo con su indicativo de un clic; si tenía la extensión escrita ("601 234 5678 ext 12"), la extensión pasa a su campo.

Si al guardar hay varios datos por corregir (un teléfono incompleto, el correo, el DV), se marcan todos en el mismo intento, cada uno junto a su campo.

En las listas de Clientes, Proveedores y Terceros puede buscar también por teléfono (como lo diga el cliente: 322 251 1294, 3222511294 o con +57) o por correo. Al vender o comprar también: si busca un celular y no está, Crear cliente lo deja en el Teléfono, no en el número del documento. Exportar trae el teléfono como se marca, la extensión, el municipio con su departamento, su código DANE y el código postal.

La ficha del cliente

Haga clic en un cliente de la lista para abrir su ficha. Arriba ve:

Debe: el saldo de sus facturas a crédito y cuánto está vencido.
Cupo disponible: el cupo menos lo que debe. Sale en otro color si ya lo pasó.
Ha comprado: el total de sus compras, cuántas son y el promedio, sin lo que le devolvió. Las ventas anuladas no cuentan.
Última compra y desde cuándo es cliente (Cliente desde y la fecha de su documento más antiguo, también de la cartera inicial).

En Compras están sus facturas, con su estado (vence, vencida, anulada, o Pagada el y el día del último pago); con Con saldo ve solo las que debe. Cada factura con saldo trae Cobrar: abre el abono de esa factura sin salir de la ficha. Las facturas de la cartera inicial salen con su fecha, sin hora, y bajo el Saldo dice cuánto se ajustó (retenciones, castigo). Haga clic en una para abrirla; Ajustar saldo está en el detalle de la factura (ajustar el saldo). A la derecha, Lo que más compra. En Estado de cuenta están sus movimientos con el saldo corrido, para imprimirlo o enviárselo (el estado de cuenta). En Datos y contactos están sus datos para facturar, las personas de contacto (el teléfono y el correo se pueden tocar para llamar o escribir; si el teléfono es un celular, Escribir por WhatsApp abre el chat) y las notas. Ahí también ve su Lista de precios con la regla que aplica (por ejemplo, 10 % menos que el precio general), o Precio general si no tiene. Si usted maneja precios, el nombre de la lista lleva a editarla y Asignar una lista lleva a Catálogo > Listas de precios, donde se le asigna. La cajera no ve esta línea: el precio de la lista ya le sale en la caja POS.

Arriba de la ficha están las acciones para ese cliente, sin volver a buscarlo:

Nueva venta: abre una venta con el cliente ya elegido.
Cotizar: abre Nueva cotización con el cliente ya elegido. Lo ve quien vende.
Remisionar: abre Nueva remisión con el cliente ya elegido. Lo ve quien remisiona, como en Remisiones (la cajera no remisiona). Vea cotizaciones y remisiones.
Cobrar: abre sus facturas con saldo, la más vencida primero, igual que al tocar el cliente en Cartera, con Estado de cuenta y Recordar por WhatsApp arriba. Haga clic en la que le pagan, registre el abono y el panel vuelve a las facturas; al cerrarlo, Debe queda al día. Lo ve quien consulta la cartera y cobra (quien vende o tiene Cobrar cartera), y solo si el cliente debe algo; si le paga todo, el botón sigue en la ficha hasta que salga de ella y el panel dice que ya no tiene facturas con saldo. Vea registrar un abono.
Editar datos: corrige cualquier dato.

Un cliente inactivo no ofrece Nueva venta, Cotizar ni Remisionar, pero sí Cobrar lo que debe.

La ficha del proveedor

En Compras > Proveedores, haga clic en un proveedor para abrir su ficha. Arriba ve:

Le debemos: lo que le debe hoy por sus compras y cuánto está vencido. Es lo mismo que dice Cuentas por pagar.
A favor generado: lo que ha quedado a favor con el proveedor, por devolverle mercancía de una compra que ya estaba pagada y por anular compras de contado cuyo dinero él quedó debiendo. Es un acumulado: el cobro se cruza en contabilidad (cuenta 1380, dinero por cobrar a proveedores) y esta cifra no baja cuando se lo cobra.
Le hemos comprado: el total de las compras, cuántas son y el promedio, sin lo que se le devolvió. Las compras anuladas no cuentan.
Última compra y desde cuándo es proveedor.

En Compras están sus compras, con su estado (vence, vencida, pagada, anulada); con Con saldo ve solo las que le debe. Haga clic en una para abrirla y pagarla. A la derecha, Lo que más le compramos. En Datos y contactos están sus datos, las personas de contacto y las notas.

Con Editar datos corrige sus datos (jefe y administrador); con Nueva compra abre una compra con el proveedor ya elegido.

Consultar un tercero sin editarlo

Si su rol consulta terceros pero no los edita (la contadora, por ejemplo), en Catálogo > Terceros haga clic en cualquier fila, o llegue a ella con Tab y pulse Enter: se abre su ficha en solo lectura. Sirve igual para clientes, proveedores, empleados y terceros Otro, como una administradora de pensiones o un banco. Ve:

Datos del tercero: tipo, documento, nombre comercial, nombres y apellidos, Régimen de IVA, correo, teléfono, dirección con su municipio y código postal y, si es cliente o proveedor, el plazo (y el cupo y el vendedor si es cliente).
Personas de contacto y Notas.
Ver sus movimientos en contabilidad, si consulta la contabilidad: abre el Balance por tercero del año hasta hoy con solo ese tercero; desde cada cuenta abre su auxiliar.
Abrir la ficha del cliente o Abrir la ficha del proveedor, si es cliente o proveedor y su rol puede ver esa ficha.

La ficha no tiene botones para editar: los datos los cambia quien maneja Terceros (jefe y administrador). Para ellos, el clic en la fila sigue abriendo la ficha para editar. Cierre con Escape o con la X.

Agregar columnas a la lista

En Terceros, Clientes y Proveedores, el botón Columnas (junto a Exportar) agrega a la lista el Municipio y el Régimen de IVA. Marque las que quiera ver: el botón dice cuántas agregó, por ejemplo Columnas (2), y la lista las recuerda en este navegador para su usuario. Así no tiene que exportar para revisar de dónde es cada tercero o si es responsable de IVA, por ejemplo para los certificados de retención o la exógena.

Ir a la ficha desde un documento

En las listas y en el detalle de ventas, cotizaciones, remisiones, facturas recurrentes, compras y órdenes de compra, el nombre del cliente o del proveedor está subrayado: haga clic en él para abrir su ficha. Hacer clic en el nombre no abre el documento; para abrirlo, haga clic en otra parte de la fila.

Si llegó desde un documento, arriba de la ficha aparece Volver a con el número del documento (por ejemplo, Volver a FE7): lo lleva de nuevo a ese documento abierto. En Cartera y en Cuentas por pagar, el panel de cada tercero tiene Ver ficha del cliente o Ver ficha del proveedor.

El consumidor final no tiene ficha, y si su rol no puede ver la ficha, el nombre aparece sin subrayar.

El nombre comercial

Muchos clientes son negocios a nombre de una persona: el Asadero Belén es de Pedro Pérez. En la caja POS la cajera conoce el negocio, no el nombre de la persona ni su cédula. Por eso cada cliente y proveedor tiene un Nombre comercial (opcional):

Se escribe en la ficha completa, en el formulario corto de la caja POS, las ventas y las compras, en el QR de datos de facturación (lo llena el mismo cliente) y en la columna nombre_comercial de la importación de terceros.
El buscador de la caja POS, de las ventas y las compras, y el de Clientes, Proveedores y Terceros lo encuentran: escriba belen, sin tilde ni mayúsculas, y sale el Asadero Belén. Antes había que preguntar la cédula y escribir sus 10 dígitos.
Los buscadores, la lista de Clientes y la ficha muestran los dos nombres juntos, primero el negocio y luego el nombre legal (Asadero Belén y Pedro Pérez), con el documento al lado (CC 1099100005), para no confundir dos clientes con nombres parecidos. La ficha rápida dice Nombre comercial y En la factura.
La factura electrónica, la tirilla, la exógena y los reportes contables siguen con el nombre legal (Pedro Pérez): el nombre comercial solo sirve para encontrarlo.

Para quitarlo, borre el campo en la ficha y guarde.

La ficha rápida mientras llena un documento

En Nueva venta, la Caja POS, cotizaciones, remisiones, facturas recurrentes, Nueva compra y Gastos, después de elegir el cliente o el proveedor aparece Ver ficha junto a Cambiar. Haga clic en Ver ficha para ver debajo del campo, sin salir del documento:

Del cliente: su nombre comercial y el nombre con que sale la factura (si tiene nombre comercial), documento, correo para facturas (si no tiene, la factura electrónica no le llega por correo), teléfono (tóquelo para llamar), dirección (si se construyó con la nomenclatura de la DIAN, debajo dice cómo se lee), plazo y cupo, lo que debe y lo vencido, y su vendedor.
Del proveedor: documento, correo, teléfono, plazo para pagarle, lo que le debemos y lo vencido, y lo que ha quedado a favor si hay algo.

En la ficha de un proveedor los campos hablan del proveedor: Correo donde envía sus facturas y Plazo para pagarle (días), que propone el vencimiento de sus facturas de compra.

En la Caja POS la ficha rápida es más corta, sin dirección ni vendedor, para que quepa entre el total y Cobrar.

Lo que debe el cliente lo ve quien vende o consulta ventas; lo que le debemos al proveedor, quien consulta compras. Para cerrar la ficha rápida, haga clic otra vez en Ver ficha o presione Escape.

Completar el correo o el teléfono sin salir de la venta

En la ficha rápida de un cliente, Completar datos (o Editar datos, si ya tiene correo y teléfono) abre su ficha en un panel encima del documento. La venta queda debajo tal como estaba: los productos, las cantidades y los pagos no se pierden.

Haga clic en Ver ficha y luego en Completar datos. El cursor queda en el dato que falta.
Escriba el Correo para facturas o el Teléfono.
Pulse Guardar cambios (o Enter). El panel se cierra y la ficha rápida y la vista previa de la factura ya muestran el dato nuevo.

Qué ve cada quien:

Quien vende (la cajera, el vendedor): un panel con solo Correo para facturas y Teléfono. Puede agregarlos o corregirlos. El documento, el régimen, el cupo y el plazo los cambia quien maneja Terceros; si se intentan cambiar desde la venta, Bodegix responde "Usted puede corregir el correo y el teléfono del cliente...".
Quien maneja Terceros: la ficha completa del cliente, con todos sus datos.
Quien solo consulta terceros: el enlace Corregir en Terceros, que abre Catálogo > Terceros con el documento del cliente ya buscado.

Cada cambio queda en Configuración > Registro de actividad como "Corrigió el correo o el teléfono de un cliente", con el valor anterior y el nuevo.

Abrir la ficha completa lleva a la ficha. Si el documento tiene algo sin guardar, Bodegix pregunta antes de salir; para no perderlo, ábrala en otra pestaña con Ctrl y clic (o con el botón del medio del mouse). En Nueva venta, Nueva compra y Gastos, Volver a trae de nuevo el cliente o el proveedor que había elegido; lo demás que no guardó (productos, valores) se pierde. En la vista táctil de la caja POS, Ver ficha lleva directo a la ficha completa, y la venta que tenía en curso sigue ahí cuando vuelve a la caja POS.

Vender a crédito con plazo y cupo

Cuando elige un cliente con plazo, Forma de pago queda en Crédito y Vence en la fecha de hoy más el plazo (debajo dice "30 días, plazo de este cliente."); con plazo 0, en Contado. Puede cambiarlo con los plazos de un clic o escribiendo la fecha, y guardar el nuevo plazo en la ficha. Vea Condiciones de pago del cliente y del proveedor.

Si el cliente tiene saldo vencido, o si con esta venta quedaría debiendo más que su cupo, un aviso lo dice antes de confirmar. El aviso no frena la venta: usted decide si le fía.

Vendedor de cada cliente

Si su negocio tiene vendedores que atienden a sus clientes (los visitan, toman pedidos, cobran), elija en la ficha de cada cliente su Vendedor, entre los usuarios de la empresa. Desde ese momento:

Cada venta a ese cliente queda a nombre de su vendedor, aunque la digite otra persona (la tirilla sigue diciendo quién la registró).
En Ventas > Clientes, el filtro Vendedor muestra solo sus clientes.
En Ventas > Clientes > Por vendedor ve, para cada vendedor, cuántos clientes tiene, cuántas ventas hizo y cuánto vendió en el periodo (sin lo devuelto), lo que le deben hoy sus ventas a crédito y cuánto de eso está vencido. Sirve para repartir el cobro y para calcular comisiones. Haga clic en un vendedor para ver sus clientes.

El cliente nuevo queda a nombre de quien lo registra

Cuando un vendedor registra un cliente, desde Ventas > Clientes, desde Nueva venta, desde Nuevo o con Ctrl+K, el cliente queda asignado a él sin que nadie lo haga a mano: sale en su cartera, en el filtro Vendedor y en Por vendedor. En la ficha, el vendedor ve "Este cliente queda a su nombre como vendedor". Bodegix toma como vendedor a quien vende sin atender una caja POS (un rol como Vendedor, que factura sin turno de caja POS).

La cajera que atiende una caja POS no queda como vendedora: el cliente que ella registra queda Sin vendedor, como siempre.
Quien maneja la empresa y también vende, como el jefe, puede quedar como vendedor de los clientes que registra: active Asignar el cliente a quien lo registra en Configuración > Clientes y vendedores. Con el ajuste, en su ficha el Vendedor viene propuesto con su nombre, y puede elegir otro o Sin vendedor antes de guardar.
Quien maneja Terceros puede cambiar o quitar el vendedor de cualquier cliente en su ficha. Cada cambio queda en el Registro de actividad, con el vendedor de antes y el nuevo.

Una venta queda del vendedor que tenía el cliente cuando se hizo: si después le cambia el vendedor al cliente, lo ya vendido no se mueve. Las ventas a clientes sin vendedor (y al consumidor final) salen en la fila Sin vendedor. Para ver Por vendedor necesita el permiso de consultar ventas.

Clientes de antes, con el nombre completo

Los clientes creados antes de esta versión tienen solo el nombre completo. Al editarlos, Bodegix propone cómo separar el nombre y los apellidos y le pide revisarlo ("Antes estaba como ..."). Si no toca esos campos, el nombre queda como estaba. Si los corrige, el nombre se arma de nuevo con lo que escribió.

Problemas comunes

"Escriba el primer nombre: lo pide la exógena" o "Escriba el primer apellido: lo pide la exógena": llene los dos campos obligatorios, o si es una empresa con NIT, elija Persona jurídica (empresa) en Tipo de persona.
"Escriba el fijo completo, con el 60 y el indicativo de la región": el número tiene 7 dígitos, como se marcaba antes. Escriba 60, el indicativo de la región y el número (601 para Bogotá, 604 para Medellín).
"En Colombia el teléfono tiene 10 dígitos...": le sobra o le falta un dígito. Si es de otro país, elíjalo en la lista del teléfono.
"Un celular de Colombia tiene 10 dígitos y empieza por 3" (en el QR de clientes): el cliente escribió un número de 7 dígitos en Teléfono, que en el QR es su celular.
"En Boyacá los códigos postales empiezan por 15: revíselo": el código postal no es del departamento del municipio. Consúltelo en el visor de 4-72.
"Termine la dirección que está construyendo": pulse Usar esta dirección o Cancelar en el asistente antes de guardar.
"La DIAN no tiene datos para este número. Pida el nombre y el correo, o use el RUT del tercero.": la DIAN no tiene registrado a ese cliente o proveedor. Escriba los datos o use Llenar con el RUT.
"Llegó al límite de consultas a la DIAN de la hora" (o del día): espere o escriba los datos. El límite es de cada persona.
"Ya hay una consulta a la DIAN en curso": espere la respuesta de la anterior; se hace una a la vez.
"La consulta a la DIAN no está disponible": su empresa aún no tiene la conexión con Alegra. Use Llenar con el RUT o escriba los datos.
"No se encontró el texto del RUT en el PDF": el PDF es una imagen escaneada. Use el PDF que descarga la DIAN (el que se puede seleccionar con el ratón) o escriba los datos.
"Este número está en el RUES como NIT de..." (o como cédula de ciudadanía o de extranjería; también "Este número está en el RUT como..."): el tipo de documento elegido no es el del registro. Pulse Cambiar a NIT y usar estos datos (o el tipo que diga) o Ignorar si no es ese tercero.
"El RUES no tiene una matrícula con este número": ese cliente o proveedor no está matriculado en una cámara de comercio (o el número está mal escrito). Use Llenar con datos de la DIAN, Llenar con el RUT o escriba los datos.
"Llegó al límite de consultas al RUES de la hora" (o del día): espere o escriba los datos. El límite es de cada persona.
"No se pudo consultar el RUES": datos.gov.co no respondió. Intente de nuevo en un momento o escriba los datos.
"La matrícula no está activa en el RUES" o "La matrícula está activa pero no se ha renovado": es un aviso, no un error. Puede usar los datos, pero confirme con el tercero que sigue operando.
"Elija el régimen de IVA: está en la casilla 53 del RUT (48 es responsable de IVA; 49, no responsable).": con NIT el régimen no se supone. Pregúntele al cliente o al proveedor o mírelo en su RUT, elíjalo y vuelva a guardar. La DIAN y el RUES no lo traen; el RUT sí.
"Indique el motivo de la corrección del documento": al cambiar el tipo o el número de documento, escriba por qué; queda en la auditoría.
No veo Debe ni Cupo disponible en la ficha: su rol no consulta ventas. Pídale al jefe el permiso o la información.
El nombre del cliente o del proveedor no está subrayado: es el consumidor final, o su rol no puede ver esa ficha (la del cliente pide consultar terceros y la del proveedor, consultar compras y terceros).
En Terceros, la ficha no tiene Ver sus movimientos en contabilidad: su rol no consulta la contabilidad.
En la ficha rápida no aparece Abrir la ficha completa: su rol ve los datos del tercero pero no su ficha, por ejemplo quien registra gastos de la caja menor sin consultar compras.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.