Registrar abonos y consultar la cartera por edades

En Cartera ve cuánto le deben sus clientes y qué tan vencido está, y ahí mismo registra los abonos que le pagan, con la fecha en que pagó el cliente y la referencia de la transferencia. Solo aparecen las ventas a crédito que tienen saldo.

Antes de empezar

• Para ver la cartera necesita el permiso Consultar ventas, cartera y los reportes de ventas diarias y por mes (roles jefe, contador y administrador).
• Para registrar abonos necesita además Vender en el POS y facturar o Cobrar cartera (registrar y anular abonos, enviar links de pago y recordatorios) (los dos vienen en los roles jefe y administrador). El contador puede consultar la cartera, pero no registrar abonos.
• Cobrar cartera es para quien cobra sin vender, por ejemplo una auxiliar de cartera: registra y anula abonos, crea links de pago y envía recordatorios, y no ve Nueva venta. Se le da con un rol propio (cómo crearlo).
• La venta debe ser a crédito: en Nueva venta, con Forma de pago en Crédito y la fecha en Vence, que no puede ser anterior a hoy (una venta no nace vencida). Una venta de contado no queda en cartera.

Consultar la cartera

1. En el menú, Ventas > Cartera.
2. Arriba ve el total Por cobrar y cuánto está Vencido, con el porcentaje del saldo, y la gráfica Saldo por vencimiento con lo que suma cada edad. Si busca o filtra, la gráfica muestra solo lo filtrado.
3. La tabla trae una fila por cliente: cuántos Documentos tiene con saldo, el saldo repartido por edad y el Total.
4. Para buscar un cliente, escriba su nombre en Buscar cliente.
5. Para ver solo a quienes deben algo vencido, en Vencimiento elija Solo con saldo vencido.
6. Para ordenar, haga clic en el encabezado de una columna, por ejemplo Más de 90.
7. Para llevarla a Excel, haga clic en Exportar por cliente (Excel o CSV): sale lo que está viendo, con los filtros puestos, una fila por cliente.
8. Para la cartera detallada, haga clic en Exportar por factura: una fila por factura con saldo, con el cliente y su documento, la fecha, el vencimiento, los Días vencida, la edad, el saldo, el vendedor y si está en difícil cobro. Usa la misma Fecha de corte. Es la que pide el contador para las provisiones y el revisor fiscal.

Cómo se cuentan las edades

Cada factura cuenta según los días que lleva vencida en la fecha que está mirando:

Por ejemplo, una factura que venció el 1 de septiembre, vista el 28 de septiembre, lleva 27 días vencida y va en 1 a 30 días.

Ver la cartera a una fecha de corte

1. En Fecha de corte elija un día pasado; no acepta fechas futuras.
2. La tabla muestra lo que le debían al terminar ese día, y el total de arriba cambia a Por cobrar al con la fecha que eligió.

Cuentan las facturas emitidas hasta esa fecha, menos los abonos recibidos hasta esa fecha. Una venta que se anuló después de la fecha de corte todavía cuenta en esa fecha.

Registrar un abono

1. En Ventas > Cartera, haga clic en el cliente en la tabla: se abre un panel con lo que Debe en total, lo Vencido y sus facturas con saldo.
2. Haga clic en la factura que le van a pagar, la que dice Cobrar: el formulario del abono se abre en el mismo panel, con el saldo de la factura.
3. Elija el Medio de pago, por ejemplo Efectivo, Transferencia o Tarjeta débito.
4. Escriba el Valor, por ejemplo 200.000; no puede pasar del saldo. Si el cliente paga todo, toque Todo el saldo.
5. En Fecha del pago deje hoy o ponga el día en que pagó, por ejemplo el sábado de una transferencia que registra el lunes.
6. En Referencia (opcional) escriba el número de la transferencia, del voucher o del recibo, para encontrarlo en el extracto del banco.
7. Toque el botón con el valor, por ejemplo Registrar abono de $ 200.000: se activa cuando el valor y la fecha están bien.

El medio de pago viene en el del último abono de ese cliente; si no tiene, en el último que usted registró. En un saldo inicial, el encabezado muestra el número de la factura del programa anterior, por ejemplo "FV-103 (saldo inicial SI4)". Desde cualquier pantalla, Nuevo > Registrar abono (también en el tablero y con Ctrl+K) pide el cliente y abre el mismo panel.

Si la factura dice Ver en vez de Cobrar, usted no tiene permiso para cobrar: abre la venta para consultarla. Desde la ficha del cliente, Cobrar abre el mismo panel sin buscarlo en la cartera (la ficha del cliente). Los medios que salen son los que la empresa tiene encendidos.

El panel vuelve a las facturas del cliente con el saldo al día, listo para la siguiente. Para ver todo el detalle de la factura (recordatorios, link de pago, anular), haga clic en Ver la venta completa.

También puede abonar desde el detalle de la factura en Ventas > Ventas (el filtro Saldo > Con saldo por cobrar deja solo las que deben): pulse Registrar abono en la barra de arriba y el formulario se abre debajo, con el cursor en Valor y los mismos campos. Al registrarlo se cierra; Escape también lo cierra.

Qué debe ver al terminar

• El aviso Abono registrado.
• En el registro de actividad queda "Registró un abono", con quién lo registró y el número de la factura (registro de actividad).
• En el detalle de la factura, el abono aparece como Abono con su medio de pago, la fecha del pago y la referencia, y el Saldo baja. Por ejemplo, una factura de $ 500.000 con un abono de $ 200.000 queda con saldo de $ 300.000.
• Si el cliente pagó todo, el recuadro dice Pagada y Completa. Si no tiene otras facturas con saldo, sale de la cartera.
• En contabilidad se genera el comprobante "Abono de cartera a" con el número de la factura y la referencia, con la fecha del pago, según el modo de la empresa (cómo contabiliza Bodegix).
• La referencia va también en cada línea del comprobante ("Recaudo de cartera, ref. TRF 004512"): la ve en el Auxiliar por cuenta de bancos o de clientes y en su exportación, para cruzarla con el extracto.
• La cartera a una fecha de corte cuenta el abono desde la fecha del pago.
• Si usted tiene un turno de caja POS abierto y la fecha del pago es la de hoy, el abono entra al arqueo de su turno en su medio de pago (arqueo). Un abono con fecha anterior, o registrado sin turno abierto, no entra a ninguna caja POS.

Un pago que cubre varias facturas

Cuando el cliente paga varias facturas con una sola transferencia o un solo cheque, regístrelo una vez y Bodegix lo reparte. El botón sale cuando el cliente debe más de una factura.

1. En el panel del cliente, toque Registrar un pago de varias facturas.
2. Elija el Medio de pago.
3. Escriba el Valor del pago, por ejemplo 3.000.000, o toque Todo lo que debe.
4. Revise el Reparto del pago: viene repartido desde la factura más vencida.
5. Toque el botón con el valor y las facturas, por ejemplo Registrar pago de $ 3.000.000 a 2 facturas.

Cada factura recibe hasta su saldo y lo que sobra pasa a la siguiente. Si el cliente dijo qué facturas pagaba, marque o desmarque Incluir y cambie el abono de cada una; para volver al reparto propuesto toque Repartir otra vez desde la más vencida. La Fecha del pago y la Referencia (opcional) se escriben una sola vez y valen para todas. El botón se activa cuando el reparto suma exactamente el valor del pago; si no, el formulario muestra lo que falta o lo que sobra por repartir.

Cada factura queda con su abono, y en contabilidad sale un solo comprobante "Abono de cartera a 2 facturas" con las facturas y la referencia, con una línea de banco o caja por el total, como se ve en el extracto. Al anular cualquiera de esos abonos se anula el pago completo, para registrarlo de nuevo bien repartido. Este pago no entra al arqueo de la caja POS ni lleva retenciones del cliente: para eso registre el abono factura por factura.

Anular un abono mal registrado

Si registró un abono en la factura equivocada, por un valor errado o dos veces, anúlelo y registre el correcto. El abono no se borra: queda en la factura marcado como anulado, con el motivo.

Para anular necesita el permiso Anular ventas o Cobrar cartera (roles jefe y administrador, o un rol propio de cartera). La cajera y el contador no ven la opción. Con Cobrar cartera se anulan abonos, no ventas.

Si el abono se registró con retenciones del cliente, esas retenciones (los ajustes AJ que se ven en la factura) se anulan con él. Por eso, con solo Cobrar cartera no se anula un abono con retenciones: junto al abono no sale Anular, sino "Tiene retenciones (AJ-1): lo anula quien anula ventas o autoriza ajustes de saldo." Lo anula quien tiene Anular ventas o Autorizar ajustes de saldo por encima del tope y anularlos, como el jefe.

1. Abra la factura en Ventas > Ventas (o desde Cartera, con Ver la venta completa).
2. En la lista de pagos, junto al abono, haga clic en Anular.
3. Se abre ¿Anular este abono? con el valor, el medio de pago, la fecha y la referencia del abono. Si trae retenciones, también dice cuáles se anulan con él. Revise que sea el que quiere anular.
4. Escriba el Motivo, por ejemplo "Era de la factura FE-8". Debe tener al menos 5 letras.
5. Haga clic en Anular abono. Para no anular nada, haga clic en Cancelar o pulse Escape.

Qué pasa al anular:

• Sale el aviso Abono anulado. El valor volvió al saldo de la venta.
• El abono queda con la etiqueta Anulado, el valor tachado y debajo la fecha en que se anuló y el motivo.
• El valor vuelve al saldo de la factura. Una factura que estaba Pagada vuelve a la cartera con ese saldo.
• En contabilidad, el comprobante del abono se revierte con otro, "Anulación del abono a" y el número de la factura, con la fecha del día en que lo anuló. Si el abono todavía estaba en borrador o en Por contabilizar, simplemente desaparece de ahí (cómo contabiliza Bodegix). Si el abono entró por banco y ya está en una conciliación bancaria cerrada, el diálogo lo advierte: la reversión espera en Contabilidad > Por contabilizar hasta que el contador reabra esa conciliación y la contabilice.
• La cartera a una fecha de corte cuenta el abono hasta el día en que se anuló.
• Si el abono era parte de un pago de varias facturas, se anulan todos los abonos de ese pago y en contabilidad sale "Anulación del abono a" con todas las facturas. El diálogo lo advierte antes.
• Si la factura tenía un link de pago por el saldo anterior, ese link deja de valer. Cree otro por el saldo nuevo.
• Queda en el registro de actividad como "Anuló un abono", con quién lo anuló y el motivo.

No se puede anular:

• Un abono que ya está anulado.
• Lo pagado al hacer la venta (de contado o el anticipo). Ese pago es parte de la venta: si quedó mal, anule la venta (anular una venta).
• Un pago en línea (Wompi). Ese dinero ya está en la cuenta de la empresa: si hay que devolverlo, hágalo desde el panel de Wompi (pagos en línea).
• Un abono de una venta anulada.
• Un abono de una venta con una devolución que le devolvió dinero al cliente (devolver parte de una venta): ese dinero salió porque el abono había dejado poco saldo, y al anularlo el cliente quedaría debiendo más de lo que queda de la venta. Si la devolución solo bajó el saldo, el abono sí se anula.
• Un abono si el mes de hoy ya está cerrado en contabilidad: la reversión del abono lleva la fecha del día de la anulación. Pida al contador que reabra el mes.

Anular un abono no cambia ningún turno de caja POS: los abonos no suman en el arqueo.

Lo que hoy no se puede

• La fecha del pago no puede ser posterior a hoy ni anterior a la fecha de la factura.
• La Fecha del pago no puede ser de un mes que el contador ya cerró en contabilidad: use una fecha de un mes abierto o pídale que reabra el mes (cerrar un período contable).
• No se puede abonar más que el saldo ni dejar un saldo a favor del cliente.
• Un pago de varias facturas no puede pasar lo que debe el cliente: el sobrante no queda como anticipo.
• Un abono en efectivo que registra quien tiene su turno de caja POS abierto suma en el arqueo de ese turno. Si se anula mientras el turno sigue abierto, deja de sumar.
• Una venta con abonos vigentes no se puede anular (ver por qué). Si el abono fue un error, anúlelo primero y después anule la venta.

El estado de cuenta del cliente

El estado de cuenta le dice al cliente qué le ha facturado, qué le ha abonado y cuánto debe hoy, con el saldo después de cada movimiento. Sirve para enviárselo o para conciliar con un cliente grande.

1. Ábralo de una de dos formas:
   • En la ficha del cliente, en la pestaña Estado de cuenta.
   • En Ventas > Cartera, haga clic en el cliente y en el panel toque Estado de cuenta: abre la hoja lista para imprimir.
2. Sin escoger fechas, el período va de los últimos tres meses, o desde la factura más vieja que aún debe si es anterior. En la ficha puede cambiar Desde y Hasta (hasta tres años; Hasta no pasa de hoy).
3. Arriba ve el Saldo al día en que empieza el período, lo facturado (Facturas y notas débito), lo que bajó la deuda (Abonos, notas crédito y ajustes) y el Saldo al día en que termina, con cuánto está vencido.
4. En Movimientos del período ve cada cosa con su fecha, su documento y el saldo después de ella: la factura, cada abono con su medio de pago y la referencia, las notas crédito y débito, los ajustes de saldo (por ejemplo la retención que practicó el cliente) y los abonos o ajustes anulados. Haga clic en un movimiento para abrir la factura.
5. Abajo, Facturas por pagar con su fecha y cuántos días lleva vencida cada una.
6. Para imprimirlo o guardarlo en PDF, toque Imprimir o guardar en PDF: sale en hoja carta con el logo y los datos de la empresa, los del cliente, los movimientos y las facturas por pagar con sus edades. En la ventana de impresión elija Guardar como PDF para enviarlo como archivo.

El saldo de cada día es el mismo que da la cartera con esa fecha de corte. Solo entran las ventas a crédito (y las de contado a las que una nota débito les cobró más). Lo ve quien consulta la cartera.

Recordar el cobro desde su WhatsApp

Para recordarle a un cliente lo que debe no hace falta que Bodegix tenga WhatsApp conectado: el mensaje sale de su propio WhatsApp, el del celular o el computador desde donde cobra.

1. Toque Recordar por WhatsApp en el panel del cliente en Cartera, en el panel de Cobrar de la ficha, en la pestaña Estado de cuenta o en una factura con saldo (en Recordatorios de cobro).
2. Se abre WhatsApp con el celular del cliente y el mensaje listo: el saludo con el nombre del cliente y de su empresa, cada factura pendiente con su fecha y cuántos días lleva vencida o cuándo vence, y el total. Antes de tocar el botón puede leerlo en Ver el mensaje.
3. Revíselo, cámbielo si quiere y envíelo desde WhatsApp.

Qué pasa después:

• En cada factura del mensaje, en Recordatorios de cobro, queda Desde su WhatsApp con la hora y el estado Abierto en WhatsApp: Bodegix no sabe si usted lo envió.
• En el registro de actividad queda "Abrió un recordatorio de cobro en su WhatsApp", con quién lo abrió y las facturas.

Cuándo no se puede:

• Fuera del horario de cobranza de la Ley 2300 de 2023: solo de lunes a viernes de 7 a. m. a 7 p. m. y los sábados de 8 a. m. a 3 p. m., nunca domingos ni festivos. Fuera de ese horario el botón queda gris y dice desde cuándo puede escribirle, por ejemplo "desde el lunes 7:00 a. m.".
• Si el cliente no tiene celular, o su teléfono es un fijo o una línea especial: el botón queda gris y dice qué corregir en la ficha del cliente.
• Lo usa quien vende o tiene Cobrar cartera.

Recordatorios de cobro por WhatsApp

Bodegix puede recordarle a cada cliente sus facturas por vencer o vencidas con un mensaje de WhatsApp. Hoy el número de WhatsApp de Bodegix todavía no está conectado: puede dejar la configuración lista, y los recordatorios empiezan a salir cuando se conecte.

Para configurarlos necesita el permiso Configurar la pasarela de pagos en línea (Wompi) y el módulo Pagos en línea encendido (módulos).

1. En Configuración > Clientes, vaya a Cobranza automática por WhatsApp (desde Ventas > Cartera lo lleva el enlace Configurar recordatorios por WhatsApp). La etiqueta dice WhatsApp conectado o WhatsApp sin conectar.
2. En Días frente al vencimiento, escriba los días separados por coma, por ejemplo -3, 0, 7, 15. Un número negativo es antes del vencimiento, 0 es el día que vence y uno positivo es después.
3. Revise el texto de ayuda debajo del campo, que muestra cómo lo entendió Bodegix, por ejemplo "3 días antes, El día que vence, 7 días después, 15 días después".
4. En Nombre que firma el mensaje, deje o cambie el nombre de su empresa.
5. Marque Incluir el link de pago de Wompi cuando esté activo si quiere que el mensaje lleve el link para pagar (pagos en línea).
6. Marque Activar la cobranza automática.
7. Haga clic en Guardar cobranza. Verá Configuración guardada.

Cómo funcionan:

• Puede poner hasta 6 reglas, entre 30 días antes y 90 días después del vencimiento.
• Cada regla sale una sola vez por factura, y solo para ventas a crédito con saldo.
• El mensaje va al celular que tiene hoy el cliente en Terceros: si lo corrige después de la venta, el recordatorio va al nuevo. Un teléfono guardado sin indicativo se lee como de Colombia.
• Si el cliente no tiene celular, o su teléfono es un fijo (60...), el recordatorio queda Omitido con el motivo: WhatsApp llega a un celular. Agregue su celular en la ficha del cliente. Que el número sea un celular no quiere decir que tenga WhatsApp: si no lo tiene, el envío queda como Falló con el motivo de Meta.
• El mensaje lleva el nombre del cliente, el nombre que firma, el número de la factura, el saldo, la fecha de vencimiento y el link de pago. Si no hay link, le pide al cliente que se comunique con ustedes para pagar.
• Si Bodegix no alcanzó a enviar una regla en su día, la envía hasta 2 días después. Si se juntan varias, envía solo la más reciente y marca las demás como Omitido.
• Si un envío falla, queda como Falló con el motivo, y esa regla no se vuelve a intentar.

Enviar un recordatorio a mano

Esto aparece solo cuando WhatsApp está conectado, en facturas a crédito con saldo, para quien tiene Vender en el POS y facturar o Cobrar cartera. Mientras no lo esté, la factura ofrece Recordar por WhatsApp desde su propio WhatsApp (cómo).

1. Abra la factura en Ventas > Ventas.
2. En Recordatorios de cobro, haga clic en Recordar por WhatsApp.
3. El envío queda en el historial como Manual, con su estado: Enviado, Falló u Omitido. Si el cliente no tiene celular o su teléfono es un fijo, Bodegix no lo intenta y le dice qué corregir en la ficha del cliente.
4. En el registro de actividad queda "Envió un recordatorio de cobro por WhatsApp", con quién lo envió, la factura y el estado.

En ese mismo historial ve los recordatorios automáticos de la factura.

Si algo no sale

• "La fecha del pago (...) es anterior al inicio de la operación ... en Bodegix (...)": corrija la fecha del abono. Si es más vieja que los días hacia atrás que acepta la empresa, Bodegix pregunta ¿La fecha es correcta?: pulse Sí, es correcta o Corregir la fecha. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
• "El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha del pago"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
• El botón Registrar abono está gris: falta el valor o es mayor que el saldo (debajo del campo sale "Supera el saldo de" y el saldo), o la fecha del pago no sirve (debajo sale "No puede ser posterior a hoy." o "No puede ser anterior a la venta" con su fecha).
• "La fecha del pago no puede ser posterior a hoy" o "...anterior a la venta": corrija la Fecha del pago. Bodegix la compara con la fecha de Colombia, no con la del computador.
• "El abono debe ser mayor que cero y hasta el saldo": el valor es 0 o pasa del saldo. Use Todo el saldo para pagar exacto.
• "La venta no tiene saldo pendiente": la factura ya se pagó o se anuló, quizás desde otro computador o con un pago en línea. Cierre y vuelva a abrir la factura.
• No aparece Anular junto al abono: le falta el permiso Anular ventas o Cobrar cartera, el abono ya está anulado, es lo pagado al hacer la venta o es un pago en línea. Si debajo del abono dice "Tiene retenciones", lo anula quien anula ventas o autoriza ajustes de saldo.
• "El abono ya está anulado": alguien lo anuló antes, quizás desde otro computador. Cierre y vuelva a abrir la factura.
• "Lo pagado al hacer la venta no es un abono: no se anula aparte": ese pago es parte de la venta. Si la venta quedó mal, anule la venta.
• "Un pago en línea lo confirmó la pasarela...": el dinero ya entró por Wompi. Devuélvalo desde el panel de Wompi.
• "La venta está anulada: sus abonos ya no se pueden anular" o "Abono no encontrado": la factura cambió mientras la tenía abierta. Recargue la página.
• "El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha de la anulación"): la reversión del abono iría en un mes cerrado. Pida al contador que reabra el mes.
• "La venta tiene devoluciones con dinero devuelto al cliente...": el abono ya no se anula. Hable con su contador para corregirlo con un documento aparte.
• El botón Anular abono está gris: el motivo tiene menos de 5 letras.
• No aparece Registrar abono en la barra, o la factura dice Ver en vez de Cobrar: la factura está pagada o anulada, o usted no tiene el permiso Vender en el POS y facturar ni Cobrar cartera. Pídale a un administrador que se lo agregue a su rol.
• "No tiene permiso para vender en el POS y facturar o cobrar cartera..." o "No tiene permiso para anular ventas o cobrar cartera...": a su rol le falta ese permiso (quizás se lo quitaron mientras tenía la pantalla abierta). Pídale a un administrador que se lo agregue en Configuración > Roles.
• No ve Cobranza automática por WhatsApp: le falta el permiso de pagos en línea, o el módulo Pagos en línea está apagado.
• El botón Guardar cobranza está gris: en Días frente al vencimiento hay algo que no es un número entero. Use solo números separados por coma.
• "Para activar la cobranza indique al menos una regla y el nombre que firma": complete Días frente al vencimiento y Nombre que firma el mensaje.
• "Cada regla va de 30 días antes a 90 días después del vencimiento": cambie los números que se salen de ese rango.
• "El cliente no tiene un celular válido registrado": la factura guarda el celular que tenía el cliente cuando se hizo la venta. Corríjalo en Catálogo > Terceros (10 dígitos que empiecen por 3, o el número con indicativo) para las ventas siguientes.
• "WhatsApp aún no está conectado en Bodegix": todavía no se pueden enviar recordatorios.
• "Configure la cobranza (nombre que firma) en Configuración > Clientes": falta guardar la cobranza con el nombre que firma.
• Recordar por WhatsApp está gris: es fuera del horario de cobranza de la Ley 2300 (debajo dice desde cuándo se puede), o el cliente no tiene un celular válido (debajo dice qué corregir).
• "Fuera del horario de cobranza...": el horario se acabó mientras tenía la pantalla abierta. Escríbale dentro del horario.
• "Alguna de las facturas ya no tiene saldo pendiente": le pagaron mientras tenía la pantalla abierta. Cierre el panel y vuelva a abrirlo.
• "La fecha inicial va antes de la final": en el estado de cuenta, Desde quedó después de Hasta. Corrija una de las dos.

Relacionado

• Anular una venta y hacer una nota crédito
• Cobrar con pagos en línea (Wompi)
• Programar facturas recurrentes
• El tablero y los reportes de ventas y compras

Revisada el 10 de octubre de 2026.