Devolver parte de una venta (nota crédito parcial)

Cuando el cliente devuelve solo algunos productos, o menos cantidad de la que compró, Bodegix emite una nota por lo devuelto sin anular la venta. Si es una factura electrónica, sale una nota crédito; si es un documento POS, una nota de ajuste.

Antes de empezar

Necesita el permiso Anular ventas (por defecto, jefe y administrador). La cajera no hace devoluciones: desde la caja POS las pide en Ventas del turno (Mayús+F3). Lo pedido sale arriba de Ventas > Ventas con Abrir la venta; en la venta, Hacer la devolución pedida abre la devolución ya llena y Rechazar el pedido pide el motivo, que la caja le muestra a la cajera.
Debe tener registrada una numeración vigente de Nota crédito (facturas) o de Nota de ajuste (POS), igual que para anular (ver cómo).
Si va a devolver en efectivo lo que se cobró en un turno de caja POS, debe haber una caja POS con el turno abierto: ese dinero sale del arqueo de esa caja POS. Si la venta se cobró sin turno (desde Nueva venta, o en una empresa que no usa caja POS o no lleva Inventario), el efectivo sale sin caja, de la misma cuenta de caja con la que se cobró.
Una venta anulada, o que la DIAN rechazó, no tiene devoluciones.

Pasos

En Ventas > Ventas, busque la venta por su número, el cliente o el NIT, por ejemplo FE121.
Haga clic en la venta en la lista para abrir su detalle.
En la barra de arriba del detalle, haga clic en Devolver; el formulario se abre debajo y Escape lo cierra sin emitir.
En cada producto que devuelve el cliente, escriba la Cantidad a devolver o pulse Todo para devolver lo que queda de esa línea.
Si el producto no puede volver a venderse, por ejemplo porque llegó dañado, quite la marca Vuelve a la bodega.
En Motivo de la devolución escriba por qué, con cinco letras o más, o elija un motivo rápido; va en la nota que recibe la DIAN.
Revise el resumen: el Total de la devolución, lo que Se descuenta de lo que debe el cliente y lo que Hay que devolverle al cliente. Si hay que devolverle dinero, elija en Cómo se le devuelve el Efectivo, con la caja POS de donde sale, u otro medio, como Transferencia.
Pulse el botón con el valor, por ejemplo Emitir nota crédito por $ 31.180, y confirme con Emitir y devolver.

Con el motivo Producto defectuoso, Bodegix quita la marca Vuelve a la bodega de todos los productos: márquela de nuevo en lo que sí se puede vender.

En una factura, antes de emitir puede pulsar Vista previa (junto a Emitir nota crédito) para ver la nota en hoja carta: lo devuelto, la factura que corrige con su CUFE, el motivo y los totales (vista previa y PDF). La nota de ajuste de un documento POS no tiene vista previa.

Cómo se reparte el valor

Primero se descuenta del saldo que el cliente debe de esa venta. Si lo devuelto es más que ese saldo, la diferencia hay que devolvérsela al cliente. Por ejemplo, en una factura de $240.000 en la que el cliente debe $90.000, devolver $160.000 deja el saldo en cero y hay que entregarle $70.000.

El valor de cada producto es la parte proporcional de lo que se cobró en la venta, con su descuento e impuestos. La última devolución de una línea toma exactamente lo que faltaba, para que no queden centavos sueltos.

Qué debe ver al terminar

El aviso Devolución registrada con la nota crédito NC... (o nota de ajuste). Desde la caja POS sale además el comprobante en el rollo, con lo devuelto, cómo se le reconoció al cliente y un renglón Recibí para la firma de quien recibe el efectivo; Imprimir comprobante lo repite.
En el detalle de la venta, la sección Devoluciones con el número de la nota, su estado ante la DIAN, qué se devolvió y cómo se le reconoció al cliente. En el total aparece Devuelto $....
En Ventas > Documentos electrónicos, la nota pasa de En cola a Aceptada. Ya aceptada, en Devoluciones aparece Ver PDF junto a la nota crédito. La nota de ajuste de un documento POS no tiene PDF del proveedor: su XML está en Documentos electrónicos.

Qué pasa con el inventario, la cartera, la caja POS y la contabilidad

Inventario: lo marcado con Vuelve a la bodega entra a la bodega de la venta, al costo con que salió. Lo demás no vuelve y su costo queda como vendido.
Cartera: el saldo de la venta baja en lo que se descontó.
Caja: el efectivo devuelto se resta de lo esperado en el arqueo de la caja POS elegida. Si la venta se cobró sin turno, en Caja de donde sale el efectivo puede elegir Sin caja, como se cobró la venta: no entra a ningún arqueo, igual que el cobro sin turno.
Contabilidad: un comprobante que lleva la devolución a la cuenta de Devoluciones en ventas de Configuración > Configuración contable (sin configurar, a la 4175) con el cliente, y el IVA, contra la cartera y la cuenta de caja o el banco.
Tablero y reportes: la devolución resta el día en que se hace; la venta original sigue contando como una venta.

Si algo no sale

"... ya se devolvió completo" o "De ... quedan X por devolver": otra devolución ya tomó esas unidades. Cierre y abra la venta para ver lo que queda.
"Indique cómo se le devuelven $... al cliente": lo devuelto supera el saldo; elija Efectivo, Transferencia o Tarjeta.
"Elija la caja de donde sale el efectivo" o no aparece ninguna caja POS: la venta se cobró en un turno de caja. Abra un turno en la Caja POS, o devuelva por transferencia.
"No hay numeración vigente para la nota de ajuste" (o para la nota crédito): sale arriba apenas abre Devolver y el botón para emitir queda apagado. Sin esa numeración la DIAN no recibe la devolución ni la anulación. Quien administra la facturación electrónica la registra en Ventas > Facturación electrónica (el aviso trae el enlace Regístrela en Facturación electrónica).
La barra ya no tiene Anular: una venta con devoluciones no se anula completa. Para deshacer lo que queda, devuélvalo con Devolver.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.