Ver el documento mientras lo llena y ver su PDF después

En Nueva venta la factura se va armando a la vista mientras la llena, sin pulsar nada, y al abrir una venta ya emitida se ve el documento de una vez. Las notas, la cotización, la remisión y la orden de compra se ven con Vista previa antes de emitirlas o guardarlas. El PDF del proveedor de facturación electrónica también se ve dentro de Bodegix, sin ventanas emergentes.

Antes de empezar

La vista previa la ve quien puede hacer el documento: vender para la factura y la cotización, Anular ventas para las notas, registrar compras para el documento soporte y la orden de compra.
El PDF de un documento emitido lo ve quien puede consultar ventas (o compras, para el documento soporte).
El logo y los colores de la hoja son los de Configuración > Logo y colores (logo y colores). Los datos de la empresa (NIT, régimen, dirección, municipio, teléfono y correo) son los de su registro en Bodegix.

La factura a la vista mientras la llena

En Nueva venta, junto al formulario está Así va quedando la factura (o el documento POS, en tirilla). No hay que pulsar nada:

Al entrar ya se ve la hoja con los datos de la empresa, Falta elegir el cliente y Sin productos todavía.
Cada vez que elige el cliente, agrega un producto, cambia una cantidad, un descuento o la forma de pago, la hoja se actualiza sola cuando deja de escribir. No le quita el cursor del campo en el que está.
Con una pantalla ancha, la hoja va a la derecha y se queda fija mientras baja por el formulario; debajo de ella están el total, Confirmar venta y lo que falta para confirmar. Los pagos quedan debajo de los productos. En un portátil, la hoja va debajo del formulario y el pago sigue a la derecha. En una tableta, la hoja va al final, después del pago y de Confirmar venta. Ctrl+Enter confirma la venta también con el cursor dentro de la hoja.
Ampliar la abre a tamaño completo e Imprimir o guardar en PDF la imprime.
Ocultar la vista previa, arriba a la derecha, la quita y deja el formulario como antes, con el botón Vista previa. Bodegix lo recuerda en ese navegador; Mostrar la vista previa la vuelve a poner.

En un celular la hoja reducida no se lee: ahí sigue el botón Vista previa al final del resumen.

En Nueva compra, cuando el documento es soporte, la hoja Así va quedando el documento soporte se va armando igual, debajo del formulario.

Ver la vista previa en los demás documentos

Llene el documento como siempre: el cliente o el proveedor, los productos y la forma de pago.
Pulse Vista previa. Está en el resumen de Nueva orden de compra, junto al botón de guardar en la cotización y la remisión, y junto al de emitir en Devolver productos y en la nota débito.
Revise la hoja: datos de la empresa y del cliente, cada producto con su descuento y su impuesto, los impuestos por tarifa, las retenciones y el neto a pagar, la forma de pago y la resolución.
Si quiere guardarla o imprimirla, pulse Imprimir o guardar en PDF. Para guardarla en PDF, elija Guardar como PDF en la ventana de impresión.
Pulse Cerrar (o la tecla Escape, también con el cursor dentro de la hoja) para volver al documento. Lo que escribió sigue ahí.

En un celular la hoja carta se reduce para que quepa en la pantalla. Para leerla, pulse Ver a tamaño real y recórrala de lado a lado; Ajustar al ancho la vuelve a reducir.

Qué dice la vista previa:

Lleva la marca de agua Vista previa y un aviso arriba: no es un documento válido.
El número dice Se numera al emitir (o Se numera al guardar en cotizaciones, remisiones y órdenes). El CUFE, el CUDE o el CUDS dicen se asigna al emitir, y en lugar del código QR hay un recuadro: todo eso lo asigna la DIAN al emitir.
Si falta algo, la hoja lo dice, por ejemplo Falta elegir el cliente. La factura no se puede emitir hasta completarlo.
Si no hay una resolución DIAN vigente para ese documento, la hoja y el aviso dicen Sin resolución vigente: este documento no se puede emitir todavía. Regístrela en Configuración > Facturación electrónica (resolución de facturación).
Los valores son los mismos que calcula la pantalla y que cobra Bodegix al emitir.
Elaboró lleva el nombre de quien hace la vista previa. Lo que se imprime de un documento ya guardado o emitido no lo lleva.

En Nueva venta, la factura electrónica se ve en hoja carta y el documento POS en tirilla. La caja POS no tiene vista previa: la tirilla de la caja POS se ve en Configuración > Tirilla (tirilla).

La venta emitida, de una vez

Al abrir una venta en Ventas > Ventas el documento se ve sin pulsar nada, debajo del total y del saldo: la factura en hoja carta y el documento POS en su tirilla (la misma que sale con Imprimir en la barra de arriba). Es la hoja que arma Bodegix con los datos que guardó la venta: el número, el cliente como quedó en la venta, la forma de pago, cada producto con su impuesto, los impuestos por tarifa, el total, la resolución y las observaciones.

Aceptada por la DIAN: lleva el CUFE (o el CUDE del documento POS) y su código QR.
En cola o En la DIAN: la hoja dice que el CUFE y el código QR se asignan cuando la DIAN la acepte.
Rechazada o Falló: la hoja y el detalle lo dicen en rojo, con el mensaje de la DIAN (documentos rechazados). Si ya tiene CUFE, la hoja lo muestra sin código QR, porque no vale hasta que la DIAN la acepte.
Número repetido: la hoja lo dice en rojo y no lleva CUFE ni código QR, porque no se envió a la DIAN.
Anulada: la hoja lleva la marca Anulada y la nota que la anuló, con el motivo. Si la DIAN no la había aceptado, no lleva CUFE ni código QR.

En Forma de pago, la hoja dice cómo se emitió la factura: contado o crédito con su vencimiento ("Crédito, vence el 30/10/2026") y lo que se pagó al vender (a crédito, "Anticipo"). A crédito, al lado va Estado de pago al y la fecha de hoy: cada abono de después con su fecha (por ejemplo, "Abono del 05/10/2026, efectivo") y el Saldo que falta o, ya sin saldo, "Pagado del todo el 05/10/2026" (el día del último abono). Las notas crédito, las notas débito y los ajustes de saldo de después también salen con su fecha ("Nota crédito NCAV1 del 05/10/2026", "Nota débito NDAV1 del 06/10/2026, suma al saldo"), para que la cuenta del saldo se pueda seguir. Si el saldo se cerró con una nota crédito o un ajuste, dice "Sin saldo pendiente". Ese recuadro lo registra Bodegix después de emitir la factura: no hace parte del documento. En el detalle de la venta, junto a la fecha, se lee igual: "Crédito, pagado el 05/10/2026" o "Crédito, sin saldo pendiente".

Ampliar la abre a tamaño completo e Imprimir o guardar en PDF la imprime. Plegar la hoja la deja en una línea para ver de una vez los pagos y lo que sigue; Desplegar la hoja la vuelve a mostrar. El navegador recuerda cómo la dejó. En un celular la hoja se ve reducida: use Ampliar para leerla; las líneas siguen también en lista debajo. El saldo inicial de cartera no tiene documento.

Ver el PDF del proveedor

La representación gráfica oficial de la factura, del documento POS y de las notas la genera el proveedor de facturación electrónica cuando la DIAN acepta el documento. Es el PDF que le llega al cliente por correo.

Abra la venta en Ventas > Ventas y, junto a la hoja, pulse PDF del proveedor (antes se llamaba Ver PDF). En Devoluciones y Notas débito de una factura, cada nota crédito o débito aceptada tiene su propio Ver PDF; en una factura anulada, Ver PDF de la nota. Las notas de ajuste de un documento POS no tienen PDF del proveedor: su XML está en Documentos electrónicos.
También puede pulsar PDF en Ventas > Documentos electrónicos. El botón XML descarga el archivo XML.
Bodegix trae el PDF del proveedor y lo muestra en la misma pantalla. Mientras llega dice "Trayendo el PDF del proveedor…".
Use Descargar para guardar el archivo, Abrir en otra pestaña para verlo aparte o Imprimir. Para cerrarlo, pulse Cerrar: con el cursor dentro del PDF, la tecla Escape la recibe el visor del navegador y no cierra la ventana.

En un celular el navegador a veces no muestra el PDF dentro de la página: Bodegix lo dice y deja Descargar o Abrir en otra pestaña.

Documento soporte aceptado

El proveedor (Alegra) no genera el PDF del documento soporte, así que lo arma Bodegix:

En Compras > Compras, abra la compra con documento soporte.
Cuando la DIAN lo aceptó, la hoja se ve en el detalle sin pulsar nada (antes estaba en el botón Ver documento soporte).
La hoja dice "Representación generada por Bodegix con los datos que aceptó la DIAN." y lleva el CUDS, el código QR, el proveedor y la resolución tal como se emitió, las retenciones y el neto a pagar. En Forma de pago dice cómo se emitió, como la factura de venta: de contado, el medio; a crédito, el vencimiento y el anticipo. A crédito, al lado va Estado de pago al y la fecha de hoy, con los pagos de después con su fecha y el saldo que falta o, ya pagada del todo, "Pagado del todo el ..." con el día del último pago ("Sin saldo pendiente" si se cerró con una devolución o un ajuste). Ese recuadro no hace parte de lo que aceptó la DIAN.
Pulse Ampliar para verla a tamaño completo, o Imprimir o guardar en PDF si la necesita en papel o en archivo.

En Ventas > Documentos electrónicos, el botón PDF de un documento soporte abre esta misma representación. Lo ve quien puede consultar compras; los demás solo tienen su XML.

Cotizaciones, remisiones y órdenes de compra guardadas

Imprimir en la barra de la cotización y de la remisión, e Imprimir o guardar PDF en la orden de compra, usan la misma hoja carta con el logo, los colores y el municipio de la empresa, sin la marca de vista previa (cotizaciones y remisiones).

Si algo no sale

"El proveedor simulado no genera archivos": su cuenta está en el proveedor simulado, que no envía nada a la DIAN ni genera PDF.
"El proveedor no genera PDF para este tipo de documento": pasa con la nota de ajuste del documento POS (por eso no tiene Ver PDF en el detalle de la venta) y, en algunos proveedores, con la nota débito. El documento sí quedó aceptado: su XML está en Documentos electrónicos.
"Sin resolución vigente: este documento no se puede emitir todavía" en la vista previa: registre la numeración de ese documento en Configuración > Facturación electrónica antes de emitirlo.
"El documento aún no está aceptado por la DIAN" o "La DIAN aún no tiene este documento": espere a que quede Aceptada (documentos rechazados).
El proveedor no responde: el visor muestra el mensaje y el botón Intentar de nuevo.
"Este navegador no muestra el PDF aquí": use Descargar o Abrir en otra pestaña.
"No se pudo imprimir desde aquí": descargue el PDF e imprímalo desde el archivo.
La vista previa no tiene el logo: súbalo en Configuración > Logo y colores. Si lo acaba de subir, cierre la vista previa y ábrala otra vez, o vuelva a entrar a Nueva venta.
No veo la hoja en Nueva venta: si pulsó Ocultar la vista previa, pulse Mostrar la vista previa. En un celular no se muestra: use Vista previa.

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Revisada el 8 de octubre de 2026.