Programar facturas recurrentes

Una factura recurrente es una plantilla para lo que le factura al mismo cliente cada cierto tiempo: un arriendo, una mensualidad o un pedido fijo. Cuando toca, la emite con un clic como factura electrónica a crédito, y queda en cartera como cualquier otra.

Antes de empezar

• Necesita el permiso Vender en el POS y facturar (roles jefe y administrador, o un rol de oficina). Se factura sin turno de caja POS, así que no lo hace quien atiende una caja POS sin administrarlas, como la cajera. Quien solo consulta ventas ve la lista y las facturas emitidas, pero no factura.
• Debe tener una resolución vigente de factura electrónica (ver cómo).
• El cliente debe estar en Terceros como cliente, y los productos o servicios en Catálogo > Productos.
• Bodegix no emite las facturas solo: alguien debe entrar y pulsar Facturar cuando toca.

Crear una factura recurrente

1. En el menú, Ventas > Facturas recurrentes, y haga clic en Nueva factura recurrente.
2. En Nombre, escriba cómo la reconoce, por ejemplo Arriendo local 3.
3. Elija el Cliente y la Bodega de la que sale la mercancía. Si todos los productos son servicios (un arriendo, una mensualidad), la bodega es opcional y queda en Sin bodega; se propone sola al agregar un producto que maneja inventario. Si la empresa no lleva el módulo Inventario (por ejemplo, una empresa de servicios), el campo Bodega no aparece y la factura sale sin bodega.
4. Elija la Frecuencia: Semanal, Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral o Anual.
5. Plazo de pago (días) sale del plazo del cliente (sin plazo, 30). Cámbielo con los botones 8 días a 90 días o escribiendo los días. Vea Condiciones de pago.
6. En Primera factura, elija la fecha del primer período. Si tiene fecha de fin, póngala en Hasta (opcional).
7. Agregue los productos con su Cantidad, Descuento y Precio (sin impuestos, o con el IVA incluido si enciende Escribir precios con IVA incluido; vea Escribir los precios con el IVA incluido o sin él). El descuento se elige de la lista de la empresa (o Otro porcentaje), por producto o en Descuento a toda la factura; vea Elegir descuentos de la lista. Si quiere, escriba Observaciones para la factura (opcional).
8. Haga clic en el botón Guardar con el total por período, por ejemplo Guardar, $ 23.800 por período.

Cómo se calculan el precio y las fechas

• Si deja el precio de lista, cada factura sale con el precio que tenga el producto el día en que se factura. En el detalle se ve como "precio de lista".
• Si escribe otro precio (necesita el permiso Cambiar precios de venta), ese precio queda fijo en todas las facturas hasta que lo cambie.
• En las frecuencias por meses, cada factura conserva el día de la primera. Por ejemplo, si empieza el 31, la de abril sale el 30, la de febrero el 28 (o el 29) y la de marzo vuelve al 31.
• Cada factura vence el día en que se emite más el plazo de pago. Por ejemplo, emitida el 1 de octubre con plazo de 30 días, vence el 31 de octubre.
• Si un producto maneja inventario, la factura lo descuenta de la bodega de la plantilla.

Facturar cuando toca

La columna Estado dice Toca facturar, Al día, Pausada o Terminada. Puede filtrar la lista por Estado.

1. En Ventas > Facturas recurrentes, si hay facturas pendientes, arriba ve cuántas tocan hoy y de qué clientes.
2. Haga clic en Facturar o, si son varias, en Facturar las y el número.
3. Bodegix le dice cuántas emitió, por ejemplo Se emitieron 2 facturas. Debajo, cada una que falló con su motivo.

Para facturar solo una, ábrala y haga clic en Facturar el período del y la fecha.

• Cada clic emite un solo período. Si una plantilla tiene varios períodos atrasados, sigue en Toca facturar: vuelva a pulsar para el siguiente.
• Pulsar dos veces no emite dos facturas del mismo período.
• La factura va a la DIAN como cualquier otra y queda en Cartera (cartera). En sus observaciones aparecen el nombre de la plantilla y el período.
• En el detalle de la plantilla, Facturas emitidas muestra cada factura. Al hacer clic, se abre la venta.

Editar, pausar y reanudar

1. Abra la plantilla y haga clic en Editar.
2. Cambie lo que necesite: Nombre, Bodega, Plazo de pago (días), Próxima factura, Hasta (opcional), productos u observaciones.
3. Haga clic en Guardar cambios.

• Los cambios valen para las próximas facturas. Las ya emitidas no cambian.
• Con Próxima factura puede saltarse un período, por ejemplo pasar la del 1 de octubre al 1 de noviembre.
• El cliente y la frecuencia no se cambian. Para eso, termine la plantilla y cree otra.
• Si deja Hasta (opcional) antes de la Próxima factura, la plantilla queda Terminada.

Para detenerla un tiempo, haga clic en Pausar. Para seguir, haga clic en Reanudar. Si al reanudar la próxima fecha ya pasó, sale como Toca facturar. Si no quiere facturar los períodos de la pausa, antes cambie la Próxima factura con Editar.

Terminar o eliminar

• Terminar: pide confirmación y la plantilla deja de emitir facturas. Las ya emitidas se conservan. También termina sola cuando la próxima fecha pasa de la fecha Hasta.
• Eliminar: solo aparece si la plantilla nunca ha facturado (Emitidas en 0). Pide confirmación y la borra. No se puede deshacer.

Una plantilla terminada ya no muestra Editar. El aviso de confirmación dice que se puede reactivar ampliando la fecha final, pero hoy la pantalla no ofrece cómo hacerlo. Si necesita seguir facturándole a ese cliente, cree una factura recurrente nueva.

Si una factura emitida quedó mal

1. Anúlela en Ventas > Ventas (ver cómo).
2. Haga la factura correcta de ese período en Nueva venta. Ese período no se puede volver a emitir desde la plantilla.
3. Si el error venía de la plantilla, corríjala con Editar para los períodos siguientes.

Si algo no sale

• "La empresa aún no está habilitada ante la DIAN para la factura electrónica": el aviso sale arriba y Facturar no se activa hasta que la DIAN habilite la factura. Las plantillas no se pierden: cuando quede habilitada, facture los períodos que tocaron (ver cómo habilitarla).
• El botón Guardar está gris: falta el nombre (mínimo 2 letras), el cliente, la bodega (si algún producto maneja inventario) o un producto. Al editar, también la Próxima factura.
• "La fecha final no puede ser anterior a la primera factura": corrija Hasta (opcional).
• "Elija la bodega de la venta: lleva productos que manejan inventario y salen de una bodega.": la plantilla no tiene bodega y lleva productos que manejan inventario. Con Editar, elija la Bodega.
• "La venta es anterior al inicio de la operación en Bodegix...": en Configuración > Datos de la empresa la operación empieza después de hoy. Corrija la fecha de inicio o espere a esa fecha para facturar.
• "No hay una resolución DIAN vigente con numeración disponible para la factura electrónica": registre o renueve la resolución (ver cómo). Si factura varias a la vez, las demás siguen.
• "Cliente desconocido o inactivo": el cliente se desactivó en Terceros. Actívelo, o termine la plantilla y cree otra con el cliente correcto.
• "Este producto está inactivo": actívelo en Catálogo > Productos o quítelo de la plantilla con Editar.
• "Existencias insuficientes": el producto maneja inventario y no hay suficiente en la bodega de la plantilla.
• Un mensaje dice que cambiar el precio exige un permiso, o que el descuento necesita autorización de un jefe: la plantilla tiene un precio fijo o un descuento que su usuario no puede autorizar. Pídale a quien tenga ese permiso que la facture.
• "La factura recurrente está pausada o terminada": reanúdela antes de facturar.
• "Aún no toca facturar: la próxima es el" y una fecha: todavía no llega la fecha del período.
• "La próxima factura queda después de la fecha final": amplíe la fecha Hasta (opcional) o cambie la Próxima factura.
• "La factura recurrente terminó; reactívela para cambiarla": la plantilla está terminada. Cree una nueva.
• "Ya emitió 1 factura: termínela en vez de eliminarla": una plantilla con facturas emitidas no se elimina. Use Terminar.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.