Ajustar el saldo de una factura (ajuste al peso, pronto pago, retenciones, castigo)

Cuando una factura queda con un saldo que nadie va a pagar, la cierra con un ajuste: los $ 400 que el cliente redondeó, el descuento por pagar antes, la retención que le practicó el cliente o una deuda que se da por perdida. El ajuste queda como un documento interno numerado (AJ en cartera, AJP con proveedores), con su motivo y su asiento contable.

Antes de empezar

Necesita el permiso Ajustar saldos (por defecto, jefe y contador). Quien tiene Autorizar ajustes de saldo (el jefe) no tiene tope y además autoriza, rechaza y anula.
Cada empresa tiene un tope: hasta ese valor el ajuste se aplica de una vez; por encima queda pendiente hasta que el jefe lo autorice. Cuentan juntos los ajustes que usted ya hizo en la misma factura. Por defecto es de $ 5.000. Se cambia en Ventas > Ajustes de saldo.
El ajuste solo baja el saldo. Para cobrarle más al cliente haga una nota débito; para lo que el cliente devolvió, una devolución.
No cambia el IVA de la factura: el descuento por pronto pago es un descuento financiero (a pie de página). Si el IVA también baja, haga una nota crédito por descuento.
Las retenciones que el cliente practica también se registran al facturar o con el abono: vea retenciones del cliente.

Pasos

Abra la factura: en Ventas > Ventas (o la compra en Compras > Compras). También desde la ficha del proveedor, con Ajustar saldo junto a la compra con saldo; desde la ficha del cliente, abra la factura y ahí está Ajustar saldo.
En la barra de arriba del detalle, haga clic en Ajustar saldo. El formulario se abre debajo de la barra, con el cursor en el primer campo; si viene de la ficha, ya está abierto. Escape lo cierra sin guardar.
Elija el Concepto y escriba el Valor. Con Agregar concepto pone hasta cinco en el mismo ajuste (por ejemplo, la retención en la fuente y el reteICA del mismo certificado).
- En cartera: Ajuste al peso, Descuento por pronto pago (sin nota, no cambia el IVA), Retención en la fuente, ReteIVA o ReteICA que practicó el cliente, y Castigo de cartera.
- Con proveedores: Ajuste al peso y Descuento por pronto pago recibido.
Revise la Fecha del ajuste (hoy por defecto; no puede ser futura ni anterior a la factura) y escriba el Motivo.
Revise el saldo de hoy, el ajuste y el Saldo después, y el Asiento que se genera con las cuentas de su empresa.
Pulse Ajustar $.... Si supera su tope, el botón dice Enviar para autorizar.

Qué debe ver al terminar

El aviso Saldo ajustado. y, en el detalle de la factura, la sección Ajustes de saldo con el documento (AJ-1, AJ-2...), sus conceptos, el motivo y el estado Aplicado. El saldo bajó y la cartera o las cuentas por pagar ya lo muestran.
Si quedó pendiente: el estado Espera autorización, y el saldo sigue igual hasta que el jefe lo autorice.

Autorizar, rechazar o anular (jefe)

En Ventas > Ajustes de saldo están los que esperan autorización, de cartera y de proveedores, con el saldo que la factura tiene hoy. Autorizar baja el saldo con la fecha que se pidió; Rechazar pide el motivo y no genera asiento.
Un ajuste aplicado se anula desde la factura con Anular, junto al ajuste, y su motivo: el valor vuelve al saldo y el asiento se revierte con la fecha de hoy.
En la misma pantalla se fijan el Tope general y el de cada rol que ajusta sin autorizar.

Qué pasa en la contabilidad y el tablero

Cartera: débito a la cuenta de cada concepto y crédito a clientes. Por defecto, el ajuste al peso y el pronto pago van a gastos financieros (5305) y las retenciones a anticipo de impuestos (en las empresas nuevas, 135515 retención en la fuente, 135517 IVA retenido y 135518 ICA retenido; en las anteriores al 5 de octubre de 2026, la 1355), con el cliente como tercero.
Proveedores: débito a proveedores y crédito a ingresos financieros (4210).
Castigo de cartera va a gasto (5199 por defecto). Si la factura está en difícil cobro, el castigo y los demás ajustes bajan la 1390 en vez de clientes. Si el contador deja vacía la cuenta del castigo, el asiento queda en Por contabilizar diciendo qué cuenta falta.
Tablero: la cartera baja, pero el ajuste no cuenta como dinero recibido.

Si algo no sale

"Escriba el motivo del ajuste (al menos 5 letras)": el motivo es obligatorio.
"El ajuste (...) es mayor que el saldo": un ajuste solo baja lo que falta por cobrar o por pagar.
"Desde el ... el saldo llegó a ...: un ajuste ... con esa fecha dejaría la cartera en negativo": en algún día desde la fecha del ajuste la factura estuvo paga (por ejemplo, un abono que después se anuló). Ponga una fecha desde la que la factura tenga saldo, o un valor menor.
"El ajuste por ... ya no cabe" al autorizar: el cliente abonó mientras esperaba. Recházelo y pida uno nuevo por lo que falta.
"La venta tiene ajustes de saldo (AJ-...). Anúlelos antes de...": para anular la venta o devolver productos, primero anule sus ajustes; después, si hace falta, ajuste de nuevo lo que quede.
"...el ajuste ya no se puede anular, porque...": una devolución ya le devolvió dinero al cliente (o dejó saldo a favor con el proveedor) contando con ese ajuste.
"La fecha es correcta?": la fecha es más vieja que los días que acepta su empresa sin confirmar. Confírmela o corríjala.
No aparece Ajustar saldo en la barra: la factura no tiene saldo, está anulada o usted no tiene el permiso.

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Revisada el 5 de octubre de 2026.