Registrar las retenciones que le practicó el cliente (al facturar o con el abono)

Cuando su cliente es agente retenedor le paga la factura menos la retención en la fuente, el reteIVA o el reteICA que le practica. Esas retenciones se registran al hacer la factura o con el abono en que el cliente las descuenta: la factura queda saldada sin que quede debiendo lo retenido, y cada retención va a su cuenta con su base.

Antes de empezar

• Necesita el permiso Ajustar saldos (por defecto, jefe y contador), además del de vender o registrar abonos.
• Solo en facturas electrónicas. En un documento POS o en la cartera inicial use Ajustar saldo.
• Tenga a mano el valor de cada retención y, si lo tiene, la base (el certificado del cliente la trae). La base es opcional; sirve para el certificado y la exógena.

Al hacer la factura

1. En Ventas > Nueva venta, con Documento en factura electrónica, elija el cliente y los productos.
2. Haga clic en El cliente practicó retenciones.
3. Escriba el valor de cada una: Retención en la fuente, ReteIVA o ReteICA, y su base si la tiene.
4. Revise Retenciones del cliente y A pagar debajo del total.
5. De contado, el pago ya lleva lo que paga el cliente (el total menos las retenciones) si usted no lo tocó; si escribió otro valor, Pago exacto lo vuelve a poner. Confirme la venta.

Con un abono (recibo de caja)

1. Abra la factura en Ventas > Ventas o desde Cartera.
2. En Registrar abono, haga clic en El cliente practicó retenciones y escriba cada una con su base.
3. Escriba el valor que pagó el cliente (Todo el saldo pone el saldo menos las retenciones) y registre el abono.

Qué debe ver al terminar

• En el detalle de la factura, la sección Ajustes de saldo con un ajuste AJ por las retenciones, Aplicado, y el saldo ya sin ellas.
• Si las retenciones superan su tope de ajustes, el ajuste queda Espera autorización y el saldo baja cuando el jefe lo autoriza (Ventas > Ajustes de saldo).
• En contabilidad, cada retención va a la cuenta de su concepto con el cliente como tercero y la base que escribió: en las empresas nuevas, 135515 retención en la fuente, 135517 IVA retenido y 135518 ICA retenido; en las que ya existían antes del 5 de octubre de 2026, la 1355 (anticipo de impuestos). El contador cambia las cuentas en Configuración > Configuración contable.

Si algo no sale

• "Los pagos (...) deben sumar el total de la venta menos las retenciones": en una venta de contado el cliente paga el total menos lo retenido.
• "El abono (...) más las retenciones (...) pasan el saldo de la venta": lo pagado y lo retenido no pueden ser más de lo que debe el cliente.
• "La base de ... no puede ser menor que la retención": revise la base del certificado.
• No aparece El cliente practicó retenciones: usted no tiene el permiso Ajustar saldos, o el documento no es factura electrónica.
• Si anula el abono, sus retenciones se anulan con él; si anula la factura, también las que se registraron al facturarla. Por eso un abono con retenciones lo anula quien anula ventas o autoriza ajustes de saldo, no quien solo tiene Cobrar cartera.

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Revisada el 5 de octubre de 2026.