Medios de pago de la empresa

Cada empresa tiene su lista de medios de pago: con ellos se cobra en la caja POS, en Nueva venta, en los abonos de cartera y en las devoluciones. Cada medio va a la DIAN con su código en la factura electrónica y puede contarse, o no, al cerrar el turno.

Antes de empezar

• Para cambiar la lista necesita el permiso de administrar las cajas POS (roles jefe y administrador).
• Toda empresa empieza con Efectivo, Tarjeta crédito, Tarjeta débito y Transferencia encendidos, y con Nequi y Daviplata listos para encender.
• La cuenta donde cae el dinero se elige en el panel de cada medio, en Dónde cae el dinero, si además configura la contabilidad (roles jefe y administrador); los demás ven a qué cuenta va. El contador las elige todas juntas en Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago (ver cómo).

Encender Nequi o Daviplata con la cuenta donde cae

1. Vaya a Configuración > Medios de pago.
2. Pulse el lápiz de Nequi.
3. Encienda Activo.
4. En Dónde cae el dinero, elija la cuenta bancaria donde le llega Nequi, por ejemplo Bancolombia ahorros 123-456789-01 (112005).
5. Pulse Guardar.

Desde ese momento Nequi aparece en la caja POS, en Nueva venta y en los abonos, y lo que se cobre con él entra a la cuenta de ese banco.

Si la cuenta bancaria aún no está registrada

1. En Dónde cae el dinero, escriba el banco, por ejemplo Bancolombia ahorros, y elija Crear cuenta bancaria "Bancolombia ahorros".
2. En el panel que se abre ya está el banco y el tipo de cuenta. Escriba el Número de la cuenta y elija la Subcuenta contable (si no existe, créela desde ese mismo campo).
3. Pulse Crear y usar: la cuenta queda elegida en Dónde cae el dinero y el medio sigue como lo dejó.
4. Pulse Guardar.

Si no configura la contabilidad

El panel dice a qué cuenta va el dinero, por ejemplo Va a Bancos (1110) hasta que su contador elija la cuenta., y no deja cambiarla. Pídale a su contador que la elija; mientras tanto, lo que se cobra con ese medio entra a bancos con los demás.

Crear un medio propio

1. En Configuración > Medios de pago, pulse Nuevo medio de pago.
2. En Nombre, escriba cómo lo verá la cajera, por ejemplo, Bono regalo.
3. En Medio de pago ante la DIAN, elija el que corresponde. Por ejemplo, Bonos (71) para un bono, Tarjeta débito (49) para un datáfono de débito, Transferencia débito bancaria (47) para una billetera como Nequi.
4. Deje encendido Se cuenta al cerrar el turno si el dinero o los comprobantes quedan en la caja POS. Apáguelo para lo que no se cuenta, como un bono que se cobra en línea.
5. Si el dinero llega a un banco, elija la cuenta en Dónde cae el dinero. Si la deja en Sin cuenta propia, va a bancos con los demás medios.
6. Pulse Crear medio de pago.

Qué debe ver al terminar

El medio aparece en la lista con su código DIAN, dice si se cuenta al cerrar el turno y con qué tecla se elige en la caja POS, por ejemplo En la caja: F8. Si tiene cuenta propia dice dónde cae, por ejemplo Cae en Bancolombia ahorros 123-456789-01 (112005).; si no, lleva la marca Sin cuenta propia. En la caja POS sale como un botón más, con su tecla, y en Pagar una parte con otro medio como una opción.

Desactivar un medio

Los medios no se borran: pulse el lápiz, apague Activo y pulse Guardar. Lo ya cobrado con él no cambia. Una venta hecha sin conexión con un medio que se desactivó mientras tanto se recibe igual.

Qué pasa con cada medio

• En la factura electrónica: cada medio con que se pagó va con su código DIAN. Si la venta se pagó con tarjeta débito y Nequi, la factura lleva 49 y 47. Lo que se cobró antes de cambiar el código sigue con el que tenía.
• En el cierre del turno: se cuentan los medios activos que dicen Se cuenta al cerrar el turno. Un medio que no se cuenta sale en el arqueo con lo esperado y No se cuenta.
• En la contabilidad: lo cobrado entra a la cuenta de Dónde cae el dinero. Sin cuenta propia, el efectivo va a la cuenta de caja y cualquier otro medio a bancos; por eso la lista marca Sin cuenta propia en los medios que no son efectivo y no la tienen. Aplica a lo que se cobre desde que se guarda: lo ya contabilizado no cambia.
• En la caja: cada botón lleva su tecla según el código DIAN. F4 es el efectivo, F7 las tarjetas (crédito 48 y débito 49) y F8 las transferencias (47), como Nequi y Daviplata, y después los demás medios, como un bono o un cheque. Pulsar la misma tecla otra vez pasa al siguiente medio de esa tecla, en el Orden en la lista: ponga primero el que más se usa.

Si algo sale mal

• "Ya hay un medio de pago llamado ...": otro medio tiene ese nombre. Use otro.
• "El efectivo siempre está activo, se cuenta en el arqueo y va a la DIAN como efectivo": al efectivo solo se le cambia el nombre.
• "El medio de pago ... está desactivado: elija otro o actívelo en Medios de pago": la caja POS tenía la lista vieja. Recargue la página o actívelo de nuevo.
• "Deben ser cuentas activas de último nivel: ..." al guardar Dónde cae el dinero: a la subcuenta de esa cuenta bancaria le crearon subcuentas o la desactivaron. El medio quedó guardado; elija otra cuenta y pulse Guardar otra vez, o corrija la cuenta bancaria en Cuentas bancarias y medios de pago.
• "No se pudo consultar la cuenta en este momento." en Dónde cae el dinero: Bodegix no pudo saber a qué cuenta va hoy ese medio, así que no deja cambiarla y la lista sale sin marcas. Pulse Reintentar. Puede guardar el resto del medio: su cuenta queda como estaba. También puede elegirla en Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago.
• No sale la cuenta que busca en Dónde cae el dinero: solo salen las cuentas bancarias activas. Para una cuenta que no es bancaria, como la cuenta puente del datáfono, elíjala en Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago.

Revisada el 3 de octubre de 2026.