QR para que sus clientes dejen sus datos de factura

Con el QR, sus clientes escanean un código con la cámara del celular y dejan ellos mismos sus datos para la factura electrónica: documento, nombres y apellidos (o la razón social, si es una empresa), correo y, si quieren, celular, dirección y municipio. No tienen que crear una cuenta. Así la cajera no digita nada y el correo queda escrito por quien lo usa.

Activar el QR

1. Entre a Configuración > QR para datos de clientes. Lo puede hacer quien maneja clientes y productos (jefe o administrador).
2. En Nombre que ven sus clientes revise el nombre de su negocio. Es el que aparece en el formulario y en la hoja impresa.
3. Pulse Activar el QR.

Aparece su código con tres opciones:

• Imprimir: una hoja carta con el código y las instrucciones, para pegar en el mostrador.
• Descargar imagen: el código como imagen, para ponerlo en un aviso propio o enviarlo.
• Copiar enlace: la dirección del formulario, para enviarla por WhatsApp o correo.

Qué ve el cliente

El cliente escanea el código, llena sus datos, acepta la autorización de tratamiento de datos y pulsa Enviar mis datos. La página le dice que al pagar diga en la caja POS su número de documento.

El Tipo de documento trae la misma lista de la ficha del cliente, sin los documentos de empresas del exterior: CC (cédula de ciudadanía), NIT, CE (cédula de extranjería), PPT (permiso por protección temporal), PEP (permiso especial de permanencia), PA (pasaporte) y TI (tarjeta de identidad). Así un cliente con PPT se registra con su documento. Los nombres van en el mismo orden de toda la app: Primer nombre, Otros nombres, Primer apellido y Segundo apellido.

Si el documento es un NIT, el formulario pregunta además el Tipo de persona (empresa o persona natural con NIT) y el Régimen de IVA, y calcula el dígito de verificación. Son los mismos nombres de la ficha del cliente y del alta rápida de la caja POS. El Régimen de IVA no viene elegido: dice Elija el régimen y debajo, dónde mirarlo (la casilla 53 de su RUT: 48 es responsable de IVA; 49, no responsable). Sin elegirlo, el formulario no se envía y lo dice junto al campo. Con cédula u otro documento no se pregunta: queda no responsable de IVA.

El celular y la dirección son los mismos campos de la ficha del cliente:

• Teléfono (opcional): su celular. Colombia (+57) viene elegido; el cliente escribe solo los 10 dígitos. Si es de otro país, lo elige en la lista o pega el número con + y su indicativo. Se guarda con el indicativo (por ejemplo, +57 300 123 4567). Un número que no corresponde a un celular o un fijo del país dice qué corregir junto al campo.
• Dirección (opcional): la puede escribir como quiera o pulsar Construir dirección para armarla con la nomenclatura de la DIAN, como en el RUT. Se guarda tal como la dejó.

Facturarle en la caja POS

La forma más rápida es mostrar el código en la pantalla mientras atiende:

1. En la caja POS o en Nueva venta, debajo del buscador de Cliente, pulse Mostrar QR al cliente.
2. El cliente escanea el código y envía sus datos. En pocos segundos aparece en el panel: "Ana Pérez acaba de dejar sus datos", con su documento y su correo.
3. Pulse Usar en esta venta. El panel se cierra, el cliente queda elegido y la Factura electrónica a su nombre queda marcada. No tiene que buscarlo ni escribir su número.

En el panel aparecen solo los clientes que dejaron sus datos en los últimos 15 minutos en su empresa, con hace cuánto llegaron (por ejemplo, "dejó sus datos hace 6 min"). Quien ya usó en una venta no se le vuelve a ofrecer al siguiente cliente. Al cerrar el panel, Bodegix deja de consultar.

Si era un cliente que ya estaba registrado y escribió otro correo, el panel dice Dejó un correo nuevo y lo muestra completo para que lo confirme con el cliente. Al usarlo, la factura de esta venta le llega a ese correo, y debajo del cliente dice "La factura se envía a…". Su ficha no cambia sola: el cambio sigue en Por revisar hasta que alguien lo aplique. Si prefiere el correo de la ficha, pulse Usar el de la ficha.

También puede buscarlo como a cualquier otro cliente: si el documento no estaba registrado, el cliente queda creado al instante y lo encuentra en Cliente por su número de documento o su nombre.

Datos por revisar

Si alguien envía un documento que ya estaba registrado, los datos nuevos no cambian el cliente solos: quedan en Por revisar, en la misma página. Así nadie cambia por el QR el correo al que le llegan las facturas a otra persona.

En cada envío se ve qué dato cambia (Ahora y Envió). Pulse Aplicar los cambios si son correctos o Descartar si no.

Un envío hecho antes de esta versión trae el celular como lo escribió el cliente, sin indicativo. Si es un número de Colombia, debajo dice "Lo escribió 300 123 4567; al aplicar queda con el indicativo de Colombia (+57)": así lo ve antes de aplicarlo. Si no se puede leer como un número de Colombia, se guarda tal como lo escribió.

Si el número ya estaba registrado con otro tipo de documento (por ejemplo, como NIT y el cliente escribió cédula), Bodegix pregunta si es la misma persona o empresa: Es la misma: actualizarla o Es otra: crearla aparte.

En Últimos registros por el QR se ven los 50 envíos más recientes y qué pasó con cada uno. Sin cambios es un cliente que ya estaba registrado y envió los mismos datos: no hay nada que revisar.

Pausar o cambiar el código

• Apague Recibir datos por el QR para pausarlo. Quien escanee el código ve que no está activo. Al volver a encenderlo sirve el mismo código impreso.
• Si el código quedó donde no debía, pulse Crear un código nuevo y confirme. El código anterior deja de funcionar: imprima el nuevo.

Revisada el 5 de octubre de 2026.