Vender en la caja POS: productos, código de barras, descuentos y ventas en espera

En Ventas > Caja POS se agrega cada producto con el lector de código de barras o buscándolo por nombre, se elige el cliente si pide factura a su nombre y se cobra en efectivo, tarjeta, transferencia o una mezcla. Aquí también está cómo dejar una venta en espera y qué hacer con los errores más comunes.

Antes de empezar

Necesita un turno abierto en su caja POS. Vea Abrir y cerrar el turno de caja POS (arqueo).
Los productos deben estar activos y con precio en Catálogo > Productos.
Debe haber una resolución DIAN vigente para el documento que va a emitir: documento POS o factura electrónica.
Vende quien tiene el rol cajero, jefe o administrador.

Agregar productos

En Código de barras o nombre lea el código con el lector, o escriba el nombre o el código y elija el producto: entra con 1 unidad.
Para cambiar la cantidad, escríbala en la línea o use los botones de menos y más; lo que va por peso lleva coma, por ejemplo 1,25.

Desde la tercera letra aparecen los parecidos, sin pulsar nada: elija el suyo con el mouse o bajando con la flecha y pulsando Enter. Enter sin elegir busca lo escrito y, si solo hay uno, lo agrega. Para varias unidades, escriba la cantidad y un asterisco antes del código, por ejemplo, 3*7701234; también sirve 3 x café. Para quitar un producto, pulse el botón de la caneca en su línea, o pulse Ctrl+Supr con el cursor en su cantidad.

Tenga en cuenta:

La búsqueda no distingue tildes ni mayúsculas y toma las palabras en cualquier orden: aguila encuentra Cerveza Águila y club dorada, Club Colombia Dorada.
Leer dos veces el mismo producto suma una unidad a su línea.
En Recientes están los últimos productos vendidos en esta caja POS. Con un toque se agrega una unidad.
En Productos rápidos están los botones de lo que no tiene código de barras, como el fruver, el pan o lo que va por kilo, con su imagen y su precio. Con un toque se agrega una unidad (o 1 kg) y la cantidad se corrige en la línea. Los elige el jefe en Catálogo > Productos, en la ficha de cada producto, con la casilla Botón en la caja. Un producto con variantes (talla, color) sale en un solo botón: al tocarlo se elige la variante.
Si escribe más de 1.000 unidades, Bodegix pregunta, por ejemplo, ¿Vender 1.500 unidades de...?. Pulse Sí, vender 1.500 si es correcto o Corregir.
En la lista de productos que coinciden y en cada línea se ve el precio por unidad con impuestos, el mismo de la carta, por ejemplo $ 7.000 c/u. Lo que se vende por kilo dice /kg, por ejemplo $ 5.000/kg. La base y los impuestos se ven solo debajo del Total a cobrar.
Si una línea dice Sin precio: se cobra en $ 0, el producto no tiene precio. Quítelo y pida al jefe que le ponga precio en Catálogo > Productos.
En la caja POS no se cambian los precios: se cobra el precio del catálogo.

Lo que va por peso, los productos rápidos, consultar un precio y los sonidos

Lo que se vende por peso o por medida (libra, kilo, metro) deja el cursor en su cantidad al agregarlo: escriba el peso, por ejemplo 0,5, y pulse Enter para volver al buscador. Si el cliente lo pide por plata ("deme $ 2.000 de tomate"), escriba en el buscador $2000*tomate, o $2000 en la cantidad de la línea: Bodegix calcula el peso y la línea queda en $ 2.000.

Si los productos rápidos son de varias categorías, salen en pestañas, una por categoría. Después de las primeras ventas aparece Más vendidos, que los ordena por lo que más se ha vendido en esta caja POS en los últimos 30 días; Por nombre vuelve al orden de siempre.

Para saber cuánto vale un producto sin agregarlo, pulse Consultar precio (o Mayús+F2) y lea o escriba el producto: se ven el precio, el código y lo que hay en la bodega de la caja POS. Agregar a la venta lo suma; Cerrar o Esc lo quita.

La caja POS suena al agregar un producto y hace otro sonido, más grave, cuando un código no existe o no se pudo agregar. Un código leído que no es de ningún producto le queda al jefe en la lista de Catálogo > Productos; pulse Buscar por nombre para seguir buscándolo por su nombre. Se apaga en Configuración > Impresora, en Caja de este equipo.

Atajos de teclado

Cada atajo se ve junto a su campo o botón, también en cada medio de pago. En una tableta sin teclado no aparecen.

F2 lleva el cursor al buscador de productos y Esc lo limpia. Mayús+F2 consulta un precio sin agregar el producto.
F3 lleva el cursor a Cliente.
F4 elige Efectivo y deja el cursor en Recibido. También sirve + en el buscador: + y el monto, o el monto y + (por ejemplo 20000+). Enter en Recibido cobra.
Mayús+F3 abre Ventas del turno: busque una venta de este turno por su número, por ejemplo POS125, o leyendo el código de barras de la tirilla. Imprimir copia la imprime otra vez marcada Copia.
F7 elige las tarjetas: la primera vez Tarjeta crédito y, si la pulsa otra vez, Tarjeta débito. Por ejemplo, para cobrar con débito: lea los productos, pulse F7, F7 y F9.
F8 elige las transferencias y billeteras: Transferencia y, con cada F8 más, Nequi y Daviplata si la empresa los tiene encendidos. Después siguen los demás medios que haya agregado, como un bono o un cheque.
F9 cobra.
F10 pone la venta en espera; pulsada otra vez, la guarda.
Ctrl+P imprime otra vez la tirilla de la última venta, aunque ya esté atendiendo al siguiente cliente.

Con Tab, las líneas de la venta son una sola parada: el cursor llega a la cantidad del último producto que entró. Las flechas arriba y abajo pasan a otra línea, Ctrl+Supr quita ese producto y Enter lo devuelve al buscador. En Recientes, las flechas izquierda y derecha pasan de un producto a otro y Enter lo agrega.

Con un lector de pantalla, Bodegix dice qué producto entró o salió, con su cantidad y el total, y lee en voz alta el aviso cuando un código no existe. Al pulsar F7 o F8 dice el medio elegido y cuál sigue con la misma tecla, por ejemplo Medio de pago: Tarjeta crédito. F7 otra vez pasa a Tarjeta débito.

Vista táctil (pantallas sin mouse ni teclado)

Para una caja POS con pantalla táctil, sin mouse ni teclado, pulse Vista táctil junto a Cerrar turno. La caja POS ocupa toda la pantalla, con botones grandes y un teclado numérico al lado del total. Cada equipo recuerda la vista que se eligió. En la vista táctil, Ventas del turno, Retiro o entrada, Cerrar turno y Vista normal (para volver a la de siempre) están en el botón Turno.

El teclado escribe en el campo que tocó por última vez. Arriba del teclado dice cuál es, por ejemplo, Escriba en: Código.
Para un producto sin código de barras, digite su código y pulse Agregar.
Para varias unidades, digite la cantidad, pulse × y lea o digite el código. Por ejemplo, 3, × y el código agrega 3 unidades.
Para cambiar una cantidad, toque la cantidad de la línea, digítela y pulse Listo. El primer número reemplaza el que había.
Para el efectivo, toque Recibido y digite lo que le entregaron. La devuelta aparece debajo del total y Cobrar, en el teclado, cobra.

En una pantalla táctil que nunca eligió vista, la caja POS pregunta una vez ¿Esta caja es táctil?: pulse Usar vista táctil o Seguir con la vista normal.

Para buscar un producto por nombre, pulse Buscar por nombre: aparece el teclado de la pantalla para escribir letras. El lector de código de barras funciona igual en las dos vistas. Sin lector, en el celular o la tableta, pulse Leer con la cámara junto a Código de barras o nombre y ponga el código dentro del recuadro: cada código leído entra a la venta como con el lector (con su pitido) y la cámara sigue abierta para el siguiente; para leer otro igual, quite el código de la cámara y vuelva a ponerlo. Si escribió 3* antes de abrirla, el primer código leído entra con 3. Pulse Listo para cerrarla. En la vista táctil, el renglón Cliente de la columna de cobro, sobre el teclado, abre el buscador del cliente, y Pagar una parte con otro medio debajo de la venta. La venta tiene su propio alto y se desliza por dentro, para que los productos rápidos sigan a la vista; lo vendido hace poco está en la pestaña Recientes de los productos rápidos.

Elegir el cliente y el documento

Si no elige cliente, la venta sale a Consumidor final como documento equivalente POS.

En Cliente escriba dos letras del nombre o el número de documento y elíjalo; si no existe, pulse Enter o Crear cliente.

La búsqueda no distingue tildes: Dona Marta encuentra Doña Marta. Crear cliente abre el panel Crear cliente encima de la caja, con Crear cliente y Cancelar siempre abajo a la vista; la venta sigue ahí. El panel se abre con lo que escribió y el cursor en el primer campo vacío. Lo más rápido es pedir el documento primero: F3, el número, Enter, Nombres, Tab, Apellidos, el Correo para la factura y Enter. Más rápido aún: F3, el número, Enter, Llenar con datos de la DIAN, Usar estos datos y Enter, si la DIAN tiene el nombre y el correo de ese cliente (vea Llenar con datos de la DIAN o con el RUT). Vea Crear un cliente o un proveedor sin salir de la venta o la compra.

Deje marcada Factura electrónica a su nombre si el cliente pide factura electrónica. Así el correo es obligatorio al crearlo y, si el cliente elegido no tiene correo, junto al campo sale el aviso con Correo para la factura y Guardar correo para agregarlo ahí mismo. Si no tiene correo, pulse Vender sin factura electrónica a su nombre: sale un documento POS con los datos del cliente. Para corregir un correo o un teléfono que ya tiene, pulse Ver ficha y Completar datos (o Editar datos); en la vista táctil, Completar datos (o Editar datos) está debajo del cliente elegido. Se abre un panel encima y la venta sigue ahí (Completar el correo o el teléfono sin salir de la venta).

Para cambiar de cliente, pulse Cambiar.

Cobrar

Elija el Medio de pago: Efectivo, Tarjeta crédito, Tarjeta débito, Transferencia o los que la empresa tenga encendidos, como Nequi.
En efectivo, escriba en Recibido lo que le entregó el cliente, o pulse Exacto o un billete; la Devuelta sale debajo.
Pulse Cobrar, F9 o Enter en Recibido, y entregue la devuelta y la tirilla.

Lo más rápido con el lector: lea los productos, escriba + y lo que le entregaron (el cursor salta a Recibido) y pulse Enter. F4 también lleva el cursor a Recibido. Exacto pone el total, con sus centavos si los tiene, y los billetes son $ 10.000, $ 20.000, $ 50.000 y $ 100.000. Vea los medios de pago.

En el celular la caja deja casi toda la pantalla a la venta. Arriba va el nombre de la caja con lo vendido en el turno, y Ventas del turno, Retiro o entrada, Cerrar turno y Vista táctil están en el botón Turno. Abajo queda solo Cobrar con el total: al tocarlo se abre el cobro con Recibido (el cursor cae ahí), Exacto y los billetes, el medio de pago, Pagar una parte con otro medio y el cliente, y el botón Cobrar que registra la venta. El + en el buscador también lo abre.

Por ejemplo: un café de $ 11.000 más IVA del 19 % se ve en la línea como $ 13.090 c/u y da un Total a cobrar de $ 13.090. Si el cliente paga con $ 20.000, la devuelta es de $ 6.910.

Si deja Recibido vacío, Bodegix cobra el valor exacto y al terminar dice Sin devuelta: se cobró el valor exacto. Con otro medio se cobra el total por ese medio.

Al terminar aparece en verde Venta ... registrada. con la devuelta en grande. Debajo dice Validando con la DIAN… unos segundos, mientras la DIAN valida la venta, y después Validada por la DIAN: la tirilla sale con el CUDE y el código QR. Ahí está Imprimir tirilla, hasta que escanee el siguiente producto; si lo pulsa mientras la caja POS valida, la tirilla sale sola en cuanto la DIAN responda y usted puede seguir vendiendo. Si la DIAN no responde en 15 segundos, la tirilla sale marcada como pendiente de validación y la venta queda en Tirillas por validar, desde donde imprime la validada cuando llegue el CUDE. Para que la tirilla salga sola y qué hacer en cada caso, vea Conectar la impresora de tirilla.

Una venta cobrada ya no se edita. Si algo quedó mal, el jefe la anula. Vea Anular una venta y hacer una nota crédito.

Pagar con varios medios

Con Efectivo elegido, pulse Pagar una parte con otro medio.
El cursor queda en Valor 1 con lo que falta por pagar. Si el cliente paga todo con ese medio, pulse Enter y se cobra; si es una parte, escriba el valor encima. En Otro medio 1 elija el medio, por ejemplo Tarjeta crédito o Nequi: la siguiente vez la caja POS propone el mismo.
Si hay otro medio más, pulse Agregar otro medio. Caben hasta tres.
Bodegix muestra lo que falta En efectivo. Escriba en Recibido lo que el cliente le entrega en efectivo, o pulse Exacto para poner justo lo que falta.
Pulse Cobrar.

Por ejemplo: total $ 50.000, $ 30.000 con tarjeta y $ 20.000 en efectivo.

La factura electrónica o el documento POS de cada venta

Al cobrar, Bodegix hace solo el documento de la venta, sin otro paso, y no tiene que hacer la factura aparte en Nueva venta. Qué documento sale depende de si su empresa factura electrónicamente (lo dice Configuración > Datos de la empresa, en ¿Factura electrónicamente?).

Si su empresa factura electrónicamente, el documento se envía solo a la DIAN. La factura electrónica se crea sola solo cuando usted elige el cliente y deja marcada Factura electrónica a su nombre (viene marcada al elegirlo). Sin cliente (sale a Consumidor final), o si desmarca Factura electrónica a su nombre o pulsa Vender sin factura electrónica a su nombre, no sale factura electrónica: sale un documento POS electrónico (documento equivalente), que la DIAN también valida.

Si su empresa no factura electrónicamente, no se crea factura electrónica ni documento POS electrónico y nada se envía a la DIAN: cada venta sale como comprobante de venta, un documento interno con su propio consecutivo. Vea Vender sin factura electrónica si su negocio no está obligado.

El inventario y la contabilidad de la venta

Al cobrar, lo vendido se descuenta solo del inventario de la bodega de la caja POS (los productos que manejan inventario): no hay que hacer una salida de inventario aparte. Bodegix crea solo, además, el comprobante contable de la venta, según el modo de las ventas en Configuración > Configuración contable; vea El comprobante contable de la venta.

Ventas en espera

Sirven para atender a otro cliente mientras uno va por algo que le falta, o para llevar la cuenta de una mesa.

Con los productos en la venta, pulse Poner en espera.
En Nombre de la espera escriba cómo reconocerla, por ejemplo Señora de camisa azul.
Pulse Guardar en espera, Enter o F10 otra vez: la caja POS queda limpia para el siguiente cliente.

Si tiene afán, deje el nombre vacío: la espera se guarda con la hora y el primer producto, por ejemplo Espera 4:38 p. m., Huevos AA x 30 y 1 más.

Para retomarla:

Cobre o ponga en espera la venta que tenga en pantalla. Solo se retoma con la caja POS vacía.
En En espera, pulse Retomar en la que necesita. Vuelve con sus productos, el cliente y la marca de factura electrónica.
Cobre como siempre, o pulse Devolver a espera para guardarla otra vez.

Tenga en cuenta:

Precuenta imprime la cuenta para mostrarla al cliente, con el precio de cada producto con impuestos, como en la carta. Dice "Sin validez fiscal. No es una factura: pida su documento al pagar."
Eliminar borra la espera y sus productos. Bodegix pregunta antes.
Las ventas en espera se ven desde cualquier equipo de la misma caja POS.
Son de la caja POS, no del turno: al cerrar el turno, Bodegix las muestra y pregunta antes de cerrar, y las que no se cobren quedan para el próximo turno.
Guardan productos y cantidades, no precios: al retomarlas y cobrarlas se usa el precio vigente.
No apartan la mercancía. Si otra venta se lleva las últimas unidades, al cobrar la espera puede salir Existencias insuficientes.

Para empezar de cero, pulse Vaciar y confirme. Se quitan los productos, el cliente y los pagos.

Descuentos y cortesías

En la caja POS el descuento se da con el botón Descuento: a toda la venta o a un producto, hasta el tope de su rol. A toda la venta se escribe en porcentaje, en Valor (los pesos que le quita, "le quito los 600") o en Total final (lo que paga el cliente, "déjemelo en 30 mil"); Bodegix calcula el porcentaje de cada producto. Si la empresa tiene una lista de descuentos (por ejemplo, Mayorista 10 %), se eligen de ella. Vea Dar descuentos en la caja POS y ponerles tope y Elegir descuentos de la lista.

Por encima del tope, el descuento solo lo puede dar quien tiene el permiso Autorizar descuentos por encima del tope (por defecto, los roles jefe y administrador), salvo los descuentos de la lista marcados "Lo puede dar cualquiera que venda".
Si la empresa no ha definido un tope, es 0 %. El jefe lo pone en Configuración > Descuentos y promociones, vista Topes.
El jefe no puede autorizar desde el usuario del cajero. La venta con descuento la hace, con su propio usuario, alguien que tenga el permiso.
Una cortesía (un obsequio sin costo) es una venta en Nueva venta con un descuento de 100 % (Otro porcentaje, o Desc. % si la empresa no tiene lista). El total queda en $ 0 y se confirma con Confirmar venta por $ 0, sin registrar pagos. También necesita el permiso de descuentos. Con documento POS no se puede: la DIAN no recibe un POS en $ 0, y la caja POS lo dice debajo de Cobrar: "El total es $ 0 y la DIAN no recibe un documento POS sin valor.". Si regala solo uno de varios productos, el POS sale con lo demás.

Una venta de Nueva venta entra en el arqueo del turno de quien la hace. Si la hace alguien sin turno abierto, el dinero que recibe no está en lo esperado de ninguna caja POS: si lo guarda en el cajón, anótelo en las observaciones del cierre.

Qué debe ver al terminar

El aviso verde Venta ... registrada. y, si pagó en efectivo con más del total, la devuelta en grande. Si pagó el valor exacto, Sin devuelta: se cobró el valor exacto.
Arriba, el número de ventas del turno y su total aumentan.
La caja POS queda vacía, lista para el siguiente cliente.
La venta se envía a la DIAN en segundo plano. El jefe ve su estado en Ventas > Ventas.

Si se cae el internet

Si el jefe encendió Puede cobrar sin conexión en esa caja POS, siga cobrando como siempre:

Arriba sale Sin conexión desde ... y "Puede seguir cobrando con documento POS a consumidor final".
Agregue los productos y pulse Cobrar (o F9), en efectivo, tarjeta o transferencia.
Al momento sale Venta POS... guardada en este equipo: sube sola cuando vuelva la conexión. La tirilla dice Documento expedido en contingencia, sin CUDE ni código QR.
Cuando vuelve la conexión, la caja POS sube las ventas sola y muestra Subiendo ... hechas sin conexión. Al subir, el número de ventas del turno de arriba las cuenta. No cierre el turno hasta que terminen.

Si vende más de lo que había, la caja POS cobra igual y lo dice debajo de la venta guardada, por ejemplo, "Galletas: se vendieron 2 y había 1. El inventario quedará en negativo; avísele al jefe." Cuenta con las existencias que el equipo tenía la última vez que hubo conexión, menos lo que ya vendió sin conexión.

Si recarga la página sin internet, la caja POS vuelve a abrir con su turno y arriba dice "Sin conexión. Bodegix abrió con la sesión guardada en este equipo". Para eso, la caja POS debe haberse abierto antes con internet en ese equipo y en ese mismo turno.

Sin conexión no se hace factura electrónica a nombre de un cliente, ni venta a crédito, ni se cobra una venta en espera. Si la caja POS no tiene el permiso, puede armar la venta pero debe esperar la conexión para cobrar. Vea Contingencia: qué hacer si la caja POS no carga o no puede facturar.

Si algo no sale

"La venta es anterior al inicio de la operación en Bodegix (dd/mm/aaaa). Cambie la fecha de inicio en Configuración > Datos de la empresa.": la operación de la empresa en Bodegix empieza después de hoy y ninguna venta puede ser de antes. Pida a quien administra la empresa que corrija la fecha de inicio en Configuración > Datos de la empresa.
"La empresa aún no está habilitada ante la DIAN para el documento POS electrónico" o para la factura electrónica (o la DIAN aún no responde su set de pruebas): el aviso sale arriba apenas abre la caja POS y Cobrar no se activa con ese documento. Lo resuelve quien administra la facturación electrónica, con Abrir la guía de activación (ver cómo). Si solo falta la factura, cobre sin marcar la factura electrónica: sale con documento POS.
"Existencias insuficientes: ...": dice qué producto falta, cuánto pidió y cuánto hay en la bodega de la caja POS. Bodegix no deja vender más de lo que hay. Baje la cantidad o quite el producto. Si la mercancía sí está en el local, el jefe debe registrar primero su entrada (la compra o el traslado).
"... está inactivo: actívelo en Catálogo para venderlo." o "Actívelo en Catálogo o quítelo de la venta.": el producto está desactivado. El jefe lo activa en Catálogo > Productos, o quítelo de la venta.
"No hay productos con ...": no hay un producto activo con ese código o nombre. Un nombre escrito se queda en el campo, seleccionado, para corregirlo; un código leído se borra para leer el siguiente. Revise el código o búsquelo por nombre. Si el producto está desactivado, el jefe lo activa en Catálogo > Productos; si no existe, el jefe debe crearlo.
"Ya existe un tercero con ese documento: ..." al crear un cliente: ese documento ya está registrado con el nombre que aparece en el mensaje. Si es un cliente activo, pulse Usar ... y queda elegido. Si está registrado como proveedor o está inactivo, el mensaje lo dice: pida al jefe que lo corrija en Catálogo > Terceros (el enlace Abrirlo en Terceros lo muestra).
"¿Es otro tercero?" al crear un cliente ("El número ... ya está registrado como CC: ..."): ese número ya existe con otro tipo de documento (por ejemplo, la cédula y el NIT de la misma persona). Si es la misma persona, cancele y pulse Usar ... para elegirla; si de verdad es otra, confirme con Sí, es otro.
"Un producto todavía no ha llegado a ventas; si lo acaba de crear, intente de nuevo en unos segundos.": espere unos segundos y pulse Cobrar otra vez.
"Esa cantidad parece un código de barras: no se agregó nada. Lea un código a la vez.": el lector mandó dos códigos pegados. Lea el producto de nuevo.
"No hay una resolución DIAN vigente para...": el botón Cobrar queda apagado. Vea Contingencia: qué hacer si la caja POS no carga o no puede facturar.
"Su turno en ... se cerró desde otro equipo", "Su turno en ... ya se cerró" o "El turno no está abierto o no es suyo": su turno se cerró, por ejemplo, porque el jefe lo cerró. Pulse Poner en espera para guardar la venta, luego Abrir un turno nuevo y retome la venta.
"El total es $ 0 y la DIAN no recibe un documento POS sin valor": hay un descuento de 100 % a toda la venta. Quítelo de algún producto o, si es un obsequio, pida al jefe que registre la salida como un ajuste de inventario.
"Cliente desconocido o inactivo (¿aún sincronizando?)": si acaba de crear el cliente, espere unos segundos y cobre otra vez. Si no, el cliente está desactivado.
"Cambió el precio de ... (ahora $ ...). Ya se actualizó en la venta: revise el total y cobre de nuevo.": el jefe cambió el precio mientras la venta estaba abierta. La venta no se cobró. La línea ya tiene el precio nuevo: diga el total nuevo al cliente y pulse Cobrar otra vez.
"Los pagos (...) deben sumar el total de la venta (...)": el precio o el impuesto de un producto cambió mientras la venta estaba abierta. Quite esa línea, escanee el producto otra vez y cobre. Si sigue saliendo con cantidades con decimales, avise a soporte con el producto y la cantidad.
Faltan $ 0,01 y Cobrar apagado: el total tiene centavos (por ejemplo, $ 46.000,01) y en Recibido quedó el valor sin ellos. Pulse Exacto: pone lo que se debe en efectivo, con sus centavos, y deja cobrar, sin devuelta.
"Los otros medios superan el total en ...": lo que puso en los otros medios es más que el total. Corrija los valores.
"Un descuento mayor a ... necesita autorización de un jefe": sale en Nueva venta. Pida al jefe que haga esa venta con su usuario.
El botón dice Buscando productos…: espere a que terminen de llegar los productos que leyó. Luego cobre.
"Sin conexión con el servidor" o Sin conexión desde ...: vea Si se cae el internet y Contingencia: qué hacer si la caja POS no carga o no puede facturar.

Relacionado

Revisada el 10 de octubre de 2026.