Revisar las ventas hechas sin conexión

Cuando una caja POS cobra sin internet, sus ventas suben solas al volver la conexión. Lo que no cuadró al subirlas queda como aviso para el jefe en Ventas > Ventas sin conexión. La venta ya entró: el dinero y la mercancía se movieron, así que el aviso no la deshace. Sirve para revisar y dejar constancia. Ahí mismo se registran después las ventas que se hicieron a mano en el talonario.

Antes de empezar

• Lo ve quien administra las cajas POS (el mismo permiso de Configuración > Cajas POS y turnos).
• Aparecen las cajas POS que tienen encendido Puede cobrar sin conexión y las hojas del talonario que se registren. Vea ¿La caja POS funciona sin internet?.

Revisar los avisos

1. Entre a Ventas > Ventas sin conexión. Cada bloque es un equipo de una caja POS desde que se le cayó el internet, o las hojas del talonario de una caja POS en un día, con sus ventas, el total y la hora en que subieron. Si la cajera recargó la página durante el corte, sus ventas siguen en el mismo bloque, con la hora en que empezó el corte.
2. Pulse Por revisar para ver solo lo que tiene avisos pendientes.
3. En cada aviso:
   • Pagó con transferencia sin conexión: revise su banco o Nequi. Pulse El dinero llegó, o No llegó y escriba qué se hizo (se cobró de otra forma, se anuló la venta).
   • Cualquier otro aviso: pulse Marcar revisado y, si quiere, deje una nota.
4. Pulse Guardar. El aviso queda tachado con quién lo revisó y cuándo, y la venta pasa a Revisada.

Registrar las hojas del talonario

Cuando ni el equipo sirvió y se vendió a mano en un talonario de papel, cada hoja se registra después aquí. Necesita la caja POS, el número de la hoja, la fecha y la hora, los productos y el pago.

Las hojas del talonario son facturas de contingencia: vienen prenumeradas, son consecutivas y su numeración la autoriza la DIAN para contingencia. El número impreso en la hoja es el mismo que Bodegix envía a la DIAN. Por eso, antes de registrar hojas, quien administra la facturación electrónica registra esa numeración en Configuración > Facturación electrónica, con Agregar resolución y el documento Talonario de contingencia (POS). Si al abrir Registrar hoja del talonario falta, el panel lo dice y trae el botón Agregar la numeración del talonario: la registra ahí mismo, sin perder la hoja. Vea Registrar la resolución de facturación.

1. Entre a Ventas > Ventas sin conexión y pulse Registrar hoja del talonario.
2. Elija la Caja y escriba el Número de la hoja como está impreso, con su prefijo (por ejemplo, TC 125), y la Fecha y hora de la venta como están en el papel. Arriba se ve la numeración del talonario y la siguiente hoja que se espera.
3. Agregue los productos con su cantidad. Si en la hoja se cobró otro precio, cámbielo en la línea.
4. En Pago elija cómo pagó el cliente y escriba el valor, o pulse Pagó el total. Si pagó con dos medios, pulse Agregar pago.
5. Si quiere, escriba el Total escrito en la hoja para que Bodegix lo compare con el que calcula.
6. Pulse Registrar. Sale Hoja ... registrada como ..., con el mismo número de la hoja, y el formulario queda listo para la siguiente, con la misma caja POS y la misma fecha.

Cada hoja entra así:

• Con la fecha y la hora de la hoja, en el turno que estaba abierto en esa caja POS a esa hora y a nombre de quien tenía el turno. Si a esa hora no había turno abierto, sale No había un turno abierto en ... a esa hora: abra o revise el turno en Configuración > Cajas POS y turnos.
• Con el número de la hoja, que es el que va a la DIAN. Si la hoja no está en la numeración de contingencia vigente ese día, sale La hoja ... no está en la numeración de contingencia vigente: revise el prefijo y el número, o registre la numeración de ese talonario. Si no hay ninguna registrada, sale Registre primero la numeración del talonario de contingencia.
• Descuenta el inventario y se envía a la DIAN como documento en contingencia.
• La misma hoja no entra dos veces: sale La hoja ... del talonario ya se registró como ....
• Si el turno ya estaba cerrado, el arqueo de ese turno se recalcula con la venta, como en "Ventas que suben con el turno cerrado".
• Lo que no cuadra (un precio distinto, el total escrito, una transferencia, existencias) queda como aviso, igual que una venta que subió sin conexión.
• La fecha de la hoja no puede ser anterior al inicio de la operación de la empresa en Bodegix. Si es más vieja que los días hacia atrás que acepta la empresa, Bodegix pregunta ¿La fecha es correcta?: pulse Sí, es correcta o Corregir la fecha. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.

Solo lo hace quien administra las cajas POS. La cajera no registra hojas del talonario.

Enviar la carta de contingencia a la DIAN

Cuando se vende sin conexión o en el talonario, la DIAN pide que el representante legal (o quien haga sus veces) le informe el inconveniente y cuándo se superó, con una carta firmada en PDF enviada a contingencia.facturadorvp@dian.gov.co (Resolución DIAN 227 de 2025, artículo 1.5.1.5.7.1, y Anexo técnico del documento equivalente electrónico, numeral 15.1). Bodegix la arma con lo que ya sabe: los Datos de la empresa, quien firma, el periodo real sin conexión de esa caja (desde que se cayó el internet hasta que subieron sus ventas; en el talonario, desde la primera hasta la última hoja) y los documentos que se expidieron en ese tiempo.

Lo ideal es avisar a la DIAN cuando empieza el corte. Bodegix se entera cuando la caja POS vuelve a tener internet, así que la carta informa las dos cosas: cuándo empezó y cuándo se superó.

1. Entre a Ventas > Ventas sin conexión. Cada periodo con documentos para la DIAN dice Hubo documentos en contingencia y trae el botón Carta para la DIAN.
2. Pulse Carta para la DIAN. Se abre la carta en hoja carta, con la ciudad y la fecha, la empresa con su NIT, el periodo con fecha y hora de Colombia, la lista de documentos (número, hoja del talonario si la hay, fecha y hora y valor) y la firma.
3. Pulse Imprimir o guardar en PDF. Para el PDF, elija Guardar como PDF en la ventana de impresión.
4. Que la firme el representante legal. Si el negocio es de una persona natural, firma ella como propietaria.
5. Envíela a contingencia.facturadorvp@dian.gov.co:
   • Escribir el correo abre su programa de correo con la dirección, el asunto y los datos de contacto puestos. Adjunte el PDF firmado.
   • El asunto que pide la DIAN es el NIT con el dígito de verificación separado por un guion y el nombre de la empresa, por ejemplo 901234567-8; Tienda El Café S.A.S.. Copiar asunto lo copia para pegarlo.
6. Pulse Marcar como enviada. El periodo dice Carta para la DIAN enviada con quién la marcó y cuándo.

Tenga en cuenta:

• Firma el representante legal principal de Datos de la empresa; si solo hay suplente, el suplente. Si no hay ninguno registrado, la carta sale con el nombre en blanco para escribirlo a mano, y el aviso de la carta trae Completar Datos de la empresa para quien los administra.
• Si sale Ventas aún no tiene los Datos de la empresa, revíselos en Configuración > Datos de la empresa e intente de nuevo en unos minutos.
• Si después de generar la carta sube otra venta del mismo periodo, el periodo dice genérela de nuevo y el botón pasa a Generar de nuevo. La carta nueva incluye todos los documentos y queda sin enviar, aunque la anterior ya se hubiera marcado como enviada, y el tablero la vuelve a recordar.
• Si anula un documento después de enviar la carta, la carta sigue enviada: al verla, ese documento dice (anulado después).
• Si algún documento del periodo aún no lo ha validado la DIAN, o lo rechazó, la carta lo advierte antes de firmar. Revíselo primero, porque la carta dice que los documentos se transmitieron.
• La carta cabe en una hoja con unos siete documentos. Si son más, la tabla sigue en otra hoja y la firma pasa completa a la última.
• Una caja POS de una empresa que no factura electrónicamente vende con comprobante de venta: no va a la DIAN y no lleva carta.
• Mientras quede de los últimos 30 días un periodo sin carta, con la carta sin marcar como enviada o con una carta desactualizada, el tablero lo recuerda.

Qué quiere decir cada aviso

Ventas que suben con el turno cerrado

La cajera no puede cerrar su turno mientras su equipo tenga ventas por subir. Pero si el jefe cerró ese turno desde otro equipo, la venta sube después del cierre. El dinero ya estaba en el cajón cuando se contó, así que Bodegix recalcula lo esperado de ese turno y su diferencia. Lo contado no cambia. El aviso dice cuánto cambió la diferencia, y en Configuración > Cajas POS y turnos el arqueo ya aparece corregido.

Quitarle el permiso a un equipo

Si un equipo de la caja POS se pierde, se daña o se reemplaza:

1. Entre a Configuración > Cajas POS y turnos y abra la caja POS.
2. En Equipos que cobran sin conexión está cada equipo, con la última vez que se reportó, cuántos números le quedan y si tiene ventas por subir o que no subieron.
3. Pulse Quitar permiso en ese equipo y confirme.

Sus números apartados no se vuelven a usar, y lo que venda sin conexión desde ese momento sube con aviso. Si el equipo vuelve a abrir la caja POS con internet, recibe un permiso nuevo: para que nadie cobre sin conexión en esa caja POS, apague Puede cobrar sin conexión al editarla.

En el tablero

• Caja 1 sin conexión desde las ...: la caja POS tiene el turno abierto y no se reporta desde esa hora. Si se cayó el internet, sigue cobrando y sus ventas suben solas al volver. También sale si la cajera cerró la caja POS en el navegador sin cerrar el turno.
• ... ventas hechas sin conexión tienen avisos por revisar: lleva a Ventas sin conexión con lo pendiente.
• Falta enviar la carta de contingencia a la DIAN de ... periodos sin conexión: lleva a Ventas sin conexión. Vea "Enviar la carta de contingencia a la DIAN".

Qué debe ver al terminar

• En Por revisar no queda nada.
• Cada periodo con documentos en contingencia dice Carta para la DIAN enviada.
• En Configuración > Registro de actividad aparece cada hoja del talonario registrada, cada aviso revisado, cada carta de contingencia generada o marcada como enviada, cada equipo al que se le quitó el permiso y cada arqueo recalculado.

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Revisada el 5 de octubre de 2026.