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Bodegix Centro de ayuda

Activar la facturación electrónica con la guía paso a paso

Para emitir documentos electrónicos, su empresa se habilita ante la DIAN con un proveedor tecnológico. Bodegix trabaja con Soluciones Alegra S.A.S. (Alegra), proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, por medio de Alanube, la plataforma de facturación electrónica de Alegra. La guía de Configuración > Facturación electrónica le dice qué hacer, en orden, y le muestra cuándo cada documento queda listo para emitir. Es la misma que sale en el asistente de configuración, en el paso Activar la facturación electrónica.

Quién hace qué

QuiénQué hace
Su empresaLos trámites en los portales de la DIAN: registrarse como facturador, elegir a Alegra, copiar el código del set de pruebas, pedir la numeración, asociar el prefijo e indicar la fecha de inicio. Solo la empresa puede hacerlos
BodegixEnvía el set de pruebas cuando usted pega su código, registra la numeración, guarda su avance y le muestra el estado de cada documento
Bodegix y su equipoRegistra su empresa en Alegra con sus datos y la mantiene al día. Usted no crea cuenta en Alegra, no le paga nada a Alegra y no escribe token, usuario ni contraseña del proveedor
AlegraFirma cada documento con su certificado digital y lo transmite a la DIAN. Usted no compra certificado

Para firmar con su certificado, Alegra pide que su empresa la autorice con un mandato. El equipo de Bodegix le indicará cómo firmarlo antes de que emita con validez ante la DIAN.

Antes de empezar

Qué significa cada estado

La guía muestra arriba cuántos documentos están listos para emitir, y el estado de cada paso y de cada documento:

EstadoQué significa
PendienteAún no se ha hecho nada de este paso o documento
En procesoYa empezó y nada lo detiene: por ejemplo, la DIAN está revisando el set de pruebas, o pidió la numeración y debe esperar para asociar el prefijo
Requiere acciónAlgo lo detiene y lo resuelve usted: el set de pruebas fue rechazado, faltan datos de la empresa o la numeración venció o se acabó. El mensaje dice qué hacer
ListoEl paso está hecho. En un documento dice Listo para emitir

Un documento queda Listo para emitir cuando Bodegix comprueba que la DIAN lo habilitó (lo informa Alegra), que tiene una numeración vigente si la lleva, que los datos de la empresa están confirmados y completos y que la conexión con Alegra está lista, y además usted confirmó los pasos del portal que Bodegix no puede ver: asociar el prefijo a Alegra, en la factura la fecha de inicio y en el documento soporte haber elegido a Alegra. Si Bodegix ya comprobó todo y falta una de esas casillas, el documento sigue En proceso y dice cuál marcar. Las casillas solas, en cambio, nunca dejan listo un documento. El avance se guarda para toda la empresa: puede salir y volver cuando quiera, desde cualquier equipo.

Si su empresa está conectada con Alegra en el ambiente de pruebas, la guía lo avisa arriba y los documentos dicen Listo para pruebas: lo que emita no tiene validez ante la DIAN y ninguno cuenta como listo para emitir.

Con el proveedor simulado (solo en las cuentas de prueba), los pasos no dicen que la DIAN aprobó el set de pruebas: dicen que lo habilitó el proveedor simulado, y lo que emita no tiene validez ante la DIAN.

La guía cubre los cuatro documentos: factura electrónica de venta, documento POS electrónico, documento soporte y nómina electrónica, cada uno con sus pasos.

Mientras la DIAN no habilite un documento, Bodegix no deja emitirlo: la factura electrónica en Nueva venta, la caja POS, las remisiones y las facturas recurrentes; el documento POS en la caja POS; la nómina electrónica en Nómina > Nómina electrónica. Cada una de esas pantallas lo dice apenas se abre, con lo que falta, y su enlace Abrir la guía de activación trae aquí con la tarjeta de ese documento abierta. Ver Habilitarse ante la DIAN para cada documento electrónico.

Los pasos de una sola vez

Elegir los documentos que va a emitir

  1. En Configuración > Facturación electrónica, revise los documentos marcados: la factura electrónica de venta siempre, y los demás según los módulos que usa.
  2. Pulse Guardar documentos: cada documento se habilita por separado ante la DIAN y puede agregar otro después.

Bodegix marca los que suelen hacer falta según su tipo de empresa: la factura electrónica de venta siempre, el documento POS si usa Caja POS, el documento soporte si usa Compras y gastos y la nómina electrónica si usa Nómina.

Si en Datos de la empresa dice que su empresa no factura electrónicamente (sus ventas salen como comprobante de venta), la guía dice No aplica: no necesita la factura, el documento POS ni el documento soporte electrónico. La nómina electrónica solo le hace falta si declara renta y quiere deducir los pagos de nómina; si es su caso, pulse Activar la nómina electrónica y la guía le muestra solo esos pasos. Si decide facturar electrónicamente, cámbielo en Datos de la empresa: desde ese momento queda obligada a facturar todas sus ventas y no puede volver atrás.

Revisar los datos de su empresa

Son el emisor de cada documento y lo que Bodegix registra en Alegra: NIT con dígito de verificación, nombre o razón social, tipo de persona, responsabilidades del RUT, dirección, municipio, correo, teléfono y las actividades económicas (la principal, la secundaria y las otras, en ese orden). Se escriben y se confirman en Configuración > Datos de la empresa. En una sociedad también hace falta el representante legal: sin él, el paso dice "Falta el representante legal en Datos de la empresa: en una sociedad, la DIAN envía a su correo el enlace para habilitar la facturación electrónica." y no queda Listo; agréguelo con Ir a Datos de la empresa. Si va a emitir el documento POS, el código postal es recomendado: sin él, la DIAN acepta los documentos POS con una notificación (DEAJ73) y no los rechaza. El código postal no se guarda en su empresa en Alegra (Alegra no tiene ese dato): va en cada documento. En Emisor de los documentos el teléfono se ve como en Datos de la empresa, con su extensión; al documento van los 10 dígitos.

La conexión de su empresa con Alegra

Este paso dice A cargo de Bodegix: usted no escribe nada del proveedor. Según lo que muestre el paso:

Queda Listo cuando Alegra ya tiene su empresa (o ya respondió por ella). Si el paso pide acción, el mensaje dice qué falta:

Registrarse como facturador en el portal de la DIAN

Primero responda si su empresa ya factura electrónicamente con otro proveedor o programa. Si es la primera vez:

  1. Entre al portal de habilitación de la DIAN.
  2. Si su empresa es una sociedad, elija Empresa y escriba la cédula del representante legal y el NIT. Si el negocio está a su nombre, elija Persona y escriba su cédula.
  3. Abra el enlace que la DIAN le envía al correo del RUT.
  4. Si aún no es facturador electrónico, en Registro y habilitación, Documentos electrónicos, escriba el correo donde recibirá facturas y pulse Registrar.
  5. En Bodegix, marque Ya me registré en el portal de la DIAN.

Si solo va a emitir la nómina electrónica, el paso se llama Regístrese en el portal de la DIAN y no pide el correo para recibir facturas.

Cuando la DIAN de producción recibe su primer set de pruebas, Bodegix da el registro por comprobado aunque no lo haya marcado. Con la conexión de pruebas no: allí el set es de prueba y no dice nada de su registro. Si tiene dudas, vea el instructivo de registro y habilitación de la DIAN.

Los pasos de cada documento

Debajo de Cada documento hay una tarjeta por documento con sus pasos. La tarjeta del primero que falta viene abierta, y en ella el paso que sigue; si llegó desde el aviso de un documento sin habilitar, viene abierta la de ese documento. Ver cómo se hace muestra las instrucciones de cada paso.

Elegir a Alegra y enviar el set de pruebas

  1. Entre al portal de habilitación de la DIAN.
  2. En Registro y habilitación, Documentos electrónicos, abra la sección del documento (vea la tabla).
  3. En Modo de operación elija Software de un proveedor tecnológico. En Empresa proveedora elija Soluciones Alegra S.A.S. y en Software el que dice Alegra (en la nómina, Nómina Electrónica). Pulse Asociar.
  4. Abra Detalles del set de pruebas y copie el código del set (TestSetId). Tiene 36 caracteres con guiones.

Después, en Bodegix:

  1. En la tarjeta del documento, pegue el código en TestSetId: tiene 36 caracteres con guiones.
  2. Pulse Enviar set de pruebas: Alegra envía a la DIAN los documentos de prueba por usted.
DocumentoDónde se asocia en el portalSet de pruebas
Factura electrónica de ventaFactura electrónicaSí, con su TestSetId. Incluye las notas crédito y débito
Documento POS electrónicoDocumentos equivalentesSí: Alegra envía 30 documentos POS y 10 notas de ajuste
Documento soporteDocumentos para no obligados a facturar: elija a Soluciones Alegra S.A.S. y pulse Adicionar, y marque Ya elegí a Alegra para el documento soporteNo tiene set propio: se habilita con el de la factura, una vez elija a Alegra
Nómina electrónicaNómina electrónica, opción Nómina electrónica y Nómina de ajuste, con el rol EmisorSí, con su TestSetId

El TestSetId no es una contraseña: es el código que la DIAN le asigna a su empresa para el set de pruebas de ese documento. Cada documento tiene el suyo. Mientras la DIAN lo revisa, el paso queda En proceso y Bodegix le pregunta a Alegra cada 30 segundos mientras la pantalla está abierta; también puede pulsar Consultar estado. Mientras el documento POS no esté habilitado, la caja POS no abre turno ni cobra con documento POS.

Pedir la numeración a la DIAN

La factura, el documento POS y el documento soporte necesitan una numeración (resolución) de la DIAN. La nómina no: Bodegix lleva su prefijo y su consecutivo (vea Los datos del empleador, en la nómina).

  1. Entre a MUISCA como usuario registrado y abra Numeración de facturación.
  2. Pulse Solicitar numeración de facturación y luego Autorizar rangos.
  3. En el tipo elija Facturación electrónica de venta, D.E. / P.O.S. (documento equivalente electrónico) o Documento soporte, según el documento. La numeración de tiquete POS en papel no sirve.
  4. Escriba un prefijo de hasta 4 letras o números, por ejemplo FE, y el rango de números que necesita.
  5. Genere el borrador, pulse Definitivo y firme con la clave dinámica y su contraseña. Firme también la formalización.
  6. Revise que el número de la resolución empiece por 1876.
  7. En Bodegix, marque Ya pedí la numeración.

La numeración tiene una vigencia de hasta 2 años. Al marcarla, la guía le dice desde qué hora puede seguir: la DIAN tarda unas dos horas en dejarla disponible.

Asociar el prefijo a Alegra

  1. Entre al portal Facturando electrónicamente de la DIAN.
  2. Abra Configuración, Rangos de numeración.
  3. En Proveedor y software elija Soluciones Alegra S.A.S., elija su prefijo y pulse Agregar.
  4. En Bodegix, marque Ya asocié el prefijo a Alegra.

Si no aparece su numeración o el proveedor, vuelva al portal de habilitación y pulse Sincronizar contribuyente.

Si su numeración ya está registrada en Bodegix, el paso lo dice y no le pide esperar: asocie el prefijo y márquelo.

Registrar la numeración en Bodegix

Pulse Agregar numeración en el paso: se abre el formulario con el documento ya elegido. Escriba el número de la resolución, el prefijo, el rango y las fechas de vigencia; en la factura, también la clave técnica, que aparece en el portal de la DIAN junto a su numeración. En el documento POS, marque que es de documento equivalente electrónico. Vea Registrar la resolución de facturación.

El paso queda Listo con una numeración activa, vigente hoy y con números. Si la que tiene venció, se acabó o está desactivada, pide acción: pida otra a la DIAN y regístrela.

Indicar la fecha de inicio

Solo para la factura y solo la primera vez. Cuando la DIAN apruebe el set de pruebas de la factura, en el portal de habilitación escriba la fecha en que empezará a facturar electrónicamente y pulse Aceptar. La DIAN agrega a su RUT la responsabilidad 52 (facturador electrónico). Elíjala con cuidado: la DIAN no deja cambiarla después. Luego marque Ya indiqué la fecha de inicio.

Los datos del empleador, en la nómina

La nómina electrónica no lleva numeración de la DIAN, pero sí los datos del empleador guardados una vez en Bodegix: en Nómina > Nómina electrónica, pulse Datos del empleador, revise el prefijo (por ejemplo NE) y el siguiente número y guárdelos. Si ya emitía la nómina electrónica con otro proveedor, escriba el siguiente número que no usó. La dirección es la de Datos de la empresa, salvo que escriba una propia. El paso Revise los datos del empleador en Bodegix de la nómina queda Listo cuando Bodegix comprueba que no falta nada; si falta algo, dice qué. La nómina queda Listo para emitir con su set de pruebas aprobado y estos datos guardados. Si usted no maneja la nómina, el paso queda pendiente hasta que lo revise quien la lleva. Si la empresa todavía no tiene empleados, la nómina electrónica sale Pendiente, como los demás documentos, aunque falten esos datos: el paso dice "Cuando tenga empleados, quien lleva la nómina revisa y guarda una vez los datos del empleador en Nómina > Nómina electrónica: prefijo, siguiente número y dirección.".

La numeración de las notas

Es opcional y no cuenta para estar listo. Las notas crédito (de la factura) y las notas de ajuste (del documento POS) no tienen resolución propia de la DIAN: llevan el prefijo y el consecutivo que usted defina. Sin esa numeración, Bodegix no puede anular ni devolver lo que la DIAN ya aceptó.

Si ya factura con otro proveedor o programa

Responda Sí, con otro proveedor en el paso del portal de la DIAN. La guía quita lo que ya está hecho:

Si algo no sale

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Revisada el 8 de octubre de 2026.