Habilitarse ante la DIAN para cada documento electrónico

Antes de emitir factura electrónica, documento POS o nómina electrónica, la DIAN pide que la empresa corra un set de pruebas de ese documento con su proveedor tecnológico, Soluciones Alegra S.A.S. (Alegra). En Bodegix se hace desde la guía de Configuración > Facturación electrónica, en la tarjeta de cada documento: usted copia el TestSetId que le da la DIAN y Alegra envía el set por usted. La guía completa, con la numeración y la fecha de inicio, está en Activar la facturación electrónica con la guía paso a paso.

Antes de empezar

Necesita el permiso Configurar la facturación electrónica. Por defecto lo tienen los roles administrador y jefe.
Necesita entrar al portal de habilitación de la DIAN con el usuario de la empresa. Si la empresa es una persona natural, entra como Persona con su cédula.
El set de pruebas se envía cuando el equipo de Bodegix ya conectó su empresa con Alegra (en la guía, el paso Conexión de su empresa con Alegra). Mientras tanto, el campo del TestSetId espera y usted puede adelantar los pasos del portal de la DIAN.

Qué documentos se habilitan

Documento	Cuándo lo necesita
Factura electrónica de venta	Para dar factura electrónica a sus clientes. Mientras no esté habilitada, Bodegix no deja emitirla: ni en Nueva venta, ni en la caja POS, ni al facturar remisiones o facturas recurrentes
Documento soporte	Para comprarle a quien no factura. Se habilita con la factura: no tiene set de pruebas propio. En el portal basta elegir a Alegra en Documentos para no obligados a facturar
Documento POS electrónico	Para vender en la caja POS con documento equivalente electrónico. Mientras no esté habilitado, la caja POS no abre turno ni cobra con documento POS
Nómina electrónica	Solo si paga nómina a trabajadores. Mientras no esté habilitada, Nómina > Nómina electrónica no deja enviar ni emitir de nuevo ningún documento

Mientras un documento no está habilitado, la pantalla donde se emite lo dice apenas se abre, antes de que llene nada: qué falta (enviar el set de pruebas, esperar la respuesta de la DIAN o volverlo a enviar) y, si usted administra la facturación electrónica, Abrir la guía de activación, que lleva directo a la tarjeta de ese documento. Si no la administra, avísele al administrador. Las notas crédito, débito y de ajuste de documentos que ya salieron no se frenan.

Si en Datos de la empresa dice que su empresa no factura electrónicamente (persona natural no responsable de IVA, al detal y fuera del régimen simple), la caja POS vende con comprobante de venta y no necesita el documento POS habilitado, y la nómina electrónica, que puede emitir si quiere, tampoco se frena. Ver Vender sin factura electrónica.

Enviar el set de pruebas

En el portal de habilitación de la DIAN, en Registro y habilitación, Documentos electrónicos, abra el documento (factura electrónica, documentos equivalentes o nómina electrónica).
En Modo de operación elija Software de un proveedor tecnológico, en Empresa proveedora elija Soluciones Alegra S.A.S. y pulse Asociar.
Copie el TestSetId del documento en Detalles del set de pruebas. Tiene 36 caracteres: letras, números y guiones, por ejemplo 5f3c0e8a-8b8e-4a43-9c1e-1d2a7f0b9e11.
En Bodegix, entre a Configuración > Facturación electrónica y abra la tarjeta del documento en Cada documento.
En el paso Elija a Alegra y envíe el set de pruebas, pegue el TestSetId y pulse Enviar set de pruebas. Verá el aviso "Set de pruebas enviado" y el paso queda En proceso.
Mientras está en proceso, la pantalla le pregunta a Alegra cada 30 segundos. También puede pulsar Consultar estado.
Cuando la DIAN aprueba el set, el paso queda Listo con la fecha.

Cada envío y cada cambio de estado quedan en Configuración > Registro de actividad.

Qué significa cada estado

Estado	Qué significa
Pendiente	Falta enviar el set de pruebas. Si su empresa ya estaba conectada antes de esta guía, pulse Consultar estado: Bodegix trae lo que sabe Alegra, y mientras tanto se factura y se vende como antes
En proceso	El set se envió y la DIAN no ha respondido
Requiere acción	La DIAN no aprobó el set. Revise el TestSetId y vuelva a enviarlo
Listo	La DIAN habilitó el documento. Queda Listo para emitir cuando además tiene su numeración vigente y usted confirmó los pasos del portal que Bodegix no ve (asociar el prefijo y, en la factura, la fecha de inicio). Con la conexión de pruebas dice Listo para pruebas: no tiene validez ante la DIAN

Si el equipo de Bodegix cambia la conexión de su empresa (otro proveedor u otro ambiente, por ejemplo de pruebas a producción), la habilitación de cada documento vuelve a Pendiente: lo habilitado en otro ambiente no vale.

Con el proveedor Simulado (desarrollo) el set se aprueba al consultar el estado y no tiene validez ante la DIAN. Cuenta como habilitado: después de aprobarlo, Bodegix deja emitir ese documento.

La resolución del documento POS

La resolución POS que registre debe ser de documento equivalente electrónico (en MUISCA, el tipo D.E. / P.O.S.). Al agregarla, marque la casilla Es una numeración de documento equivalente electrónico: sin ella, el botón no se activa. La de tiquete POS en papel o de máquina registradora no sirve para vender con Bodegix; si es la que tiene, pida en MUISCA la numeración del documento equivalente electrónico (ver Pedir la numeración a la DIAN).

Si algo no sale

"La empresa aún no está habilitada ante la DIAN para la factura electrónica: falta enviar su set de pruebas" (o para el documento POS electrónico o la nómina electrónica), al abrir la pantalla, al abrir el turno o al emitir: envíe el set de pruebas de ese documento como se explica arriba. Mientras tanto, en Nueva venta puede vender con documento POS si ese sí está habilitado.
"La DIAN aún no responde el set de pruebas del documento POS electrónico: falta que lo apruebe" (o de la factura o de la nómina): espere a que quede Listo y pulse Consultar estado. Mientras tanto ese documento no sale; si debe vender en la caja POS, use el talonario de contingencia.
"La DIAN no aprobó el set de pruebas": revise el TestSetId en el portal de la DIAN y vuelva a enviarlo.
"El TestSetId no corresponde a este ambiente": lo copió de un portal de la DIAN distinto al de la conexión de su empresa. Cópielo del portal de habilitación; si sigue, escríbanos desde Ayuda.
"El TestSetId tiene 36 caracteres": cópielo completo, con los guiones.
"Su empresa aún no está conectada con Alegra": la conexión la hace el equipo de Bodegix. Mientras tanto, adelante los pasos del portal de la DIAN.
"La resolución POS debe ser de documento equivalente electrónico": marque la casilla al agregar la resolución, solo si de verdad es de documento equivalente electrónico.

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Revisada el 3 de octubre de 2026.