Corregir los datos de la empresa y sus responsabilidades del RUT

En Datos de la empresa le dice a Bodegix quién es su empresa ante la DIAN: si el negocio está a nombre de una persona o es una sociedad, su nombre como aparece en el RUT, sus responsabilidades de la casilla 53 y su representante legal. De esos datos depende, por ejemplo, qué retenciones le ofrece Bodegix en las compras.

Antes de empezar

Necesita el permiso "Corregir los datos de la empresa". Por defecto solo lo tiene el rol admin.
Tenga a mano el RUT de la empresa. Si lo tiene en PDF, Bodegix lee de ahí el nombre comercial, el municipio, el correo, la dirección, el código postal, el teléfono, la actividad principal y las adicionales, los establecimientos y las responsabilidades. Tiene que ser el RUT de esta empresa: uno con otro NIT no se aplica.
Las empresas que ya usaban Bodegix quedaron como sociedad, con el régimen de IVA que eligieron al registrarse, y con el aviso de que nadie ha revisado los datos. Mientras no los confirme, Bodegix no cambia nada de lo que hacía.
Lo que dijo al registrarse llega aquí sin confirmar: a nombre de quién está el negocio, sus nombres o la razón social y lo que Bodegix leyó del RUT (responsabilidades y actividad económica). Revíselo. Si eligió mal a nombre de quién está el negocio, cámbielo antes de confirmar, porque después no se cambia. Vea Crear la cuenta de su negocio, a su nombre o como sociedad.

Revisar y confirmar los datos

Vaya a Configuración > Datos de la empresa. También es el primer paso del asistente de configuración.
Si quiere, en RUT en PDF suba el RUT que descargó de la DIAN. Bodegix llena todo lo que lee (vea Lo que se llena con el RUT en PDF) y marca cada dato con "Leído del RUT, revise.": revíselos antes de guardar. Nada se guarda hasta que pulse Guardar.
En A nombre de quién está el negocio, elija A nombre de una persona, Sociedad o Entidad sin ánimo de lucro. Al pasar a persona natural, si no tenía nombre comercial, Bodegix propone como Nombre del negocio la razón social que traía.
Si es persona natural, elija el Tipo de documento (CC, cédula de ciudadanía; CE, cédula de extranjería; PPT, permiso por protección temporal, o PA, pasaporte) y escriba Primer nombre, Otros nombres, Primer apellido y Segundo apellido como en el RUT, en el mismo orden que el representante legal y el resto de la app (Tipos de documento y nombres de las personas). En las facturas su nombre sale como en el RUT: apellidos y nombres. Si es sociedad o entidad, escriba la Razón social.
Revise Ubicación y contacto, y en Actividad y ventas la Actividad económica principal (CIIU) (casilla 46 del RUT): escriba lo que hace el negocio (por ejemplo, "panadería") o el código y elíjala de la lista; para cambiarla, toque la equis. Si su RUT tiene más actividades, agréguelas en Actividades económicas adicionales (opcional) (vea abajo). Luego indique cuántos Establecimientos tiene (casilla 52; si no tiene ninguno registrado en el RUT, escriba 0) y Cómo vende: al detal, al por mayor o las dos. Quien vende al por mayor debe ser responsable de IVA aunque venda poco (pueden no serlo los comerciantes al detal, los artesanos y quienes prestan servicios que cumplen los topes): si es persona natural no responsable (49) y vende solo al por mayor, Bodegix no lo deja guardar; si vende al detal y al por mayor, le avisa para que lo revise con su contador.
En Responsabilidades del RUT, marque las que aparecen en la casilla 53. Solo una de estas: 48 (responsable de IVA), 49 (no responsable, persona natural) o 53 (persona jurídica no responsable).
Si es sociedad o entidad, pulse Agregar representante legal y, si tiene, Agregar suplente.
Pulse Guardar. El aviso de arriba lo dice desde antes de tocar nada: "Revise primero a nombre de quién está el negocio (persona natural, sociedad o entidad sin ánimo de lucro): al guardar, los datos quedan confirmados y eso ya no se cambia.". Si todo estaba bien desde el principio, pulse Están bien, confirmar: Bodegix le pregunta "¿Confirmar los datos de la empresa?" y le dice a nombre de quién queda el negocio. Pulse Confirmar.

Al guardar o confirmar, los datos quedan confirmados con su nombre y la fecha. Si cambió algo y no ha guardado, Están bien, confirmar no aparece y la pantalla dice "Tiene cambios sin guardar. Al guardarlos, los datos quedan confirmados.": pulse Guardar. Si falta la dirección o su código postal, tampoco aparece: la pantalla dice "Falta la dirección con su código postal: escríbala abajo y pulse Guardar.". Van en cada factura electrónica y el registro ya no los pide.

Lo que se llena con el RUT en PDF

Al subir el RUT en RUT en PDF, Bodegix llena con lo que lee de la hoja 1:

Nombre comercial (casilla 36).
Municipio (casillas 39 y 40) y Correo de la empresa (casilla 42).
Dirección (casilla 41), ya con la nomenclatura de la DIAN y lista para cambiarla con Editar la dirección por partes, y el Código postal (casilla 43).
Teléfono (casilla 44). Si el RUT no trae el teléfono 1 pero sí el 2 (casilla 45), usa el 2. Si trae los dos, deja el 1 y le dice "El teléfono 2 del RUT, ..., no se aplicó: Bodegix guarda un teléfono por empresa.".
Actividad económica principal (casilla 46), la Actividad secundaria (casilla 48) y hasta dos Otras actividades (casilla 50), cada una en su casilla. La Ocupación (casilla 51) no es una actividad y no se llena. En el RUT de una persona natural, el código que va de último puede ser la ocupación: Bodegix no lo aplica y le dice, por ejemplo, "El código 5221 del RUT puede ser la ocupación (casilla 51) y no se aplicó como actividad. Si es una actividad de la empresa, agréguela en Actividades económicas adicionales.".
Establecimientos (casilla 52), también cuando es 0.
Las Responsabilidades del RUT de la casilla 53.

Debajo del archivo verá, por ejemplo, "Leímos 10 datos del RUT: nombre comercial, municipio, ..." y cada dato llenado queda marcado con "Leído del RUT, revise.". La marca se quita cuando cambia ese dato o cuando guarda. Revise todo contra su RUT y pulse Guardar: leer el RUT no guarda nada, y si sale de la pantalla sin guardar, Bodegix le pregunta antes de descartar los cambios.

Si la dirección del RUT no se puede repartir por partes, queda como texto, tal como viene, y Bodegix le dice "La dirección del RUT no se pudo repartir por partes: quedó como texto. Revísela.". Puede dejarla así o pulsar Construir dirección.

Lo que el RUT no trae, o que Bodegix no alcanzó a leer (por ejemplo, un RUT escaneado como imagen), queda como estaba: llénelo a mano.

Las actividades económicas adicionales

La hoja 1 del RUT tiene, después de la actividad principal (casilla 46), una actividad secundaria (casilla 48) y hasta dos otras actividades (casilla 50). En Bodegix son opcionales: con solo la principal puede guardar y seguir con el asistente.

En Actividades económicas adicionales (opcional), pulse Agregar actividad. La primera que agrega es la Actividad secundaria (CIIU); las siguientes son Otra actividad 1 y Otra actividad 2, en el orden del RUT.
Busque como en la principal: por lo que hace el negocio o por el código. Cada actividad se ve con su código y su descripción.
Para cambiar una, toque su equis y elija otra. Para quitarla, pulse Quitar: las demás y la principal siguen igual, cada una en su casilla.
Pulse Guardar. Al volver a la pantalla (o al paso 1 del asistente) las ve en su lugar.

Un código ya elegido (como principal o como adicional) no aparece otra vez en la lista: si lo busca, Bodegix le dice dónde está. Caben tres adicionales, las que caben en la hoja 1 del RUT. Sin actividad principal no se pueden agregar adicionales.

Bodegix guarda estas actividades como dato de su empresa. No cambia sus responsabilidades, sus impuestos ni lo que va a la DIAN por ellas: eso sigue saliendo de las responsabilidades de la casilla 53. Si su empresa está conectada con Alegra, al guardar Bodegix le envía todas las actividades en su orden (la principal, la secundaria y las otras) y deja allá las mismas que aquí: una que quite aquí también se quita allá.

Si no se pudo guardar

Cuando un dato tiene un problema, Bodegix no guarda y no borra nada de lo que escribió:

El campo queda marcado en rojo y con el mensaje debajo, que dice qué corregir.
El cursor va al primer campo con problema.
Junto al botón Guardar aparece "No se guardó. Corrija estos ... campos:" con el nombre de cada campo y su mensaje. Pulse uno para ir a ese campo.
Al corregir un dato, su mensaje se quita. Cuando no queda ninguno, pulse Guardar otra vez.

Los mensajes de todos los campos con problema salen juntos, para corregirlos de una vez. Hay una excepción: si el teléfono no se pudo leer o la dirección que está construyendo no está terminada, Bodegix no envía nada hasta que los corrija (así no guarda una dirección incompleta); si después aparece otro problema, sale al guardar de nuevo.

Si el mensaje no es de un campo (por ejemplo, otra persona cambió los datos al mismo tiempo), sale en un aviso general con la explicación.

La dirección, el código postal y el teléfono

En Ubicación y contacto:

Dirección (debajo dice "La piden sus facturas electrónicas": sin ella el registro de la empresa no queda completo): escríbala o pulse Construir dirección para armarla como en el generador de direcciones del RUT. Elija la Vía principal (calle, carrera, avenida...) y en La vía tiene escoja Número o Nombre. Con número, escriba el Número de la vía y, si los tiene, la Letra y Bis; con nombre (como las vías de nombre común del generador de la DIAN), escriba el Nombre de la vía sin el tipo y sin números, por ejemplo "El Dorado" para AV EL DORADO 68 B 31. Si la vía tiene Orientación (sur, este), elíjala. Luego escriba el Número después de #, la Placa (el número después del guion) y agregue los Complementos en su orden: apartamento, edificio, torre, interior, local, oficina, barrio o vereda. Abajo ve cómo queda. Por ejemplo, "Carrera 6A # 45-50, apartamento 501, edificio Cristales Park, barrio Cristales" queda CR 6 A 45 50 AP 501 ED CRISTALES PARK BRR CRISTALES. Debajo, en "Se lee", la ve como la leen sus clientes en la tirilla y en las hojas: "Carrera 6 A # 45 - 50, Apartamento 501, Edificio Cristales Park, Barrio Cristales". Pulse Usar esta dirección: el campo queda así y Bodegix guarda también sus partes, para cambiarla después con Editar la dirección por partes. Mientras el asistente esté abierto con una dirección distinta de la del campo, no se puede guardar: pulse Usar esta dirección o Cancelar (o la tecla Escape). Con el teclado, Enter en un campo del asistente equivale a Usar esta dirección; en una lista, Enter solo elige la opción.
Dirección rural: deje la vía principal en Sin vía (rural o descriptiva) y agregue el kilómetro, la vía, la finca o la vereda como complementos. Si la dirección no tiene nomenclatura (por ejemplo, "frente al parque principal"), escríbala en el campo: se guarda tal como la escribió.
Si escribe la dirección a mano y Bodegix la puede leer, le muestra cómo quedaría con la nomenclatura de la DIAN y el botón Usar esta forma. No la cambia si usted no lo pide. La dirección que ya tenía guardada sigue igual hasta que la construya o elija esa forma. Si la dirección de antes terminaba en la ciudad ("Carrera 20 # 30-10, Bucaramanga"), la forma de la DIAN va sin ella: la ciudad va en Municipio. Si el municipio está vacío, al pulsar Usar esta forma queda con esa ciudad (si el nombre está en varios departamentos, elíjalo usted). Después del botón, el teclado sigue en Editar la dirección por partes.
Código postal (debajo dice "Lo piden sus facturas electrónicas"): los 6 dígitos de la zona postal de la dirección. Los dos primeros son los del departamento (en Antioquia, 05; en Bogotá, 11): debajo del campo se ve por cuáles empieza el suyo. No es el código DANE del municipio. Si no lo sabe, consúltelo en el visor de códigos postales de 4-72. Si cambia la dirección, Bodegix le pide revisar que el código postal siga siendo el de la nueva ubicación. Va en los documentos electrónicos de la empresa: se escribe aquí y Facturación electrónica lo toma de aquí. Si lo había escrito antes en Facturación electrónica, Bodegix se lo muestra aquí con Usarlo aquí: un toque y queda en su lugar.
Teléfono (opcional): Colombia viene elegido; escriba el número sin el +57, por ejemplo 322 251 1294 o 601 234 5678. Si pega un número con su indicativo (por ejemplo, +34 912 345 678), Bodegix cambia el país solo. Se guarda con el indicativo (+573222511294) y en la tirilla y los documentos se ve como se marca. La Extensión de un fijo va en su propio campo. En Colombia los fijos y los celulares tienen 10 dígitos: a un fijo de 7 dígitos le falta el 60 y el indicativo de la región.
Líneas 01 8000 y de tarifa especial: también se aceptan. Se guardan tal como las escribió (por ejemplo, 01 8000 919278), sin el +57, y debajo del campo dice "Línea especial". En las fichas y en el registro de actividad se ven marcadas así. No reciben WhatsApp: los recordatorios de cobro y el link de pago necesitan un celular. A la DIAN van con sus dígitos, sin espacios.
Un teléfono que ya tenía guardado sin indicativo (o el que escribió al crear la cuenta) se muestra tal como estaba. Si es de Colombia, pulse Dejarlo como ..., de Colombia (+57); si es de otro país, elija el país y escríbalo otra vez. Si no lo toca, queda como estaba. El teléfono que trae el RUT se revisa como si lo hubiera escrito.

Las mismas reglas de la dirección, del código postal y del teléfono se usan al crear o editar una bodega (o como la llame su empresa: sede, sucursal, tienda), que además tiene su municipio y su teléfono. Vea Bodegas y traslados.

Inicio en Bodegix

Debajo de los datos ante la DIAN está la sección Inicio en Bodegix: desde cuándo lleva en Bodegix la contabilidad, la nómina y la operación, y cuántos días hacia atrás se acepta una fecha sin confirmar. Ningún documento se fecha antes de su inicio. Las cambia el administrador o el contador. Los roles contador y jefe ven en esta pantalla solo esa sección, y el jefe la ve sin poder cambiarla. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.

Si cambian sus responsabilidades

Cuando la DIAN le cambia el RUT (por ejemplo, porque pasó a ser responsable de IVA), marque las responsabilidades nuevas y, en ¿Desde cuándo?, elija una de estas:

Cambiaron desde una fecha: escriba en Rigen desde el día en que empiezan a regir. El cambio se registra cuando ya rige, así que la fecha no puede ser posterior a hoy. Lo que emitió antes de esa fecha no cambia.
Estaban mal registradas: corrige las que rigen hoy, sin crear un cambio con fecha.

Cada cambio queda en el Historial, con quién lo registró y cuándo. El que dice Rige hoy es el que usa Bodegix para lo que registre hoy; un documento con otra fecha usa el que regía ese día.

Pasar a ser responsable de IVA rige desde el período siguiente a aquel en que dejó de cumplir las condiciones (Estatuto Tributario, art. 508-2). Si tiene dudas sobre la fecha, pregúntele a su contador.

Lo que cambia en Bodegix según estos datos

Retenciones en compras y gastos: con los datos confirmados, Nueva compra y Gastos solo ofrecen las retenciones que su empresa practica en la fecha del documento. Sin los códigos 07, 09 ni 23 no aparecen la retención en la fuente ni la ReteICA; si es responsable de IVA (48) o gran contribuyente (13), sigue apareciendo la ReteIVA, que se practica al comprarle a un contribuyente del régimen simple. Si no le corresponde ninguna, no aparece ninguna y la pantalla lo explica. En el régimen simple no aparece la retención en la fuente. Una factura con fecha anterior a un cambio de responsabilidades muestra las que regían ese día. Vea Registrar una compra con retenciones.
La tirilla de la caja: debajo del NIT lleva su calidad tributaria del día de la venta, como lo pide la DIAN: Gran contribuyente (13), Autorretenedor (15), Agente de retención de IVA (09, 23 o gran contribuyente), Régimen simple de tributación (47) o No responsable de IVA (49 o 53). Vea Conectar la impresora de tirilla.
Facturación electrónica: cada factura, documento POS, nota y documento soporte lleva como emisor estos datos, con las responsabilidades del día del documento. Si ese día no es responsable de IVA (49 o 53), la factura lleva la nota No responsable de IVA. Bodegix también los lleva a su empresa en Alegra, el proveedor de facturación electrónica, cuando los guarda o confirma. En Configuración > Facturación electrónica se ven en solo lectura. Mientras no los confirme, los documentos salen con lo que se guardó antes en esa pantalla. Si al confirmarlos no coinciden con lo que se guardó allá (por ejemplo, allá decía Autorretenedor y aquí no está la 15), los documentos siguen con lo guardado hasta que revise la diferencia en esa pantalla y elija. Vea Los datos de su empresa como emisor.
¿Factura electrónicamente?: si el negocio está a su nombre, vende al detal, no es responsable de IVA ni del impuesto al consumo y no está en el régimen simple, puede decir que no factura y vender con comprobante de venta. Vea Vender sin factura electrónica si su negocio no está obligado.
Los demás servicios de Bodegix reciben estos datos para lo que viene: impuestos según el régimen, documentos de persona natural y nómina del empleador persona natural.

Si su negocio trabaja pasada la medianoche

Un bar o un negocio que cierra a las 2 a. m. vende en la madrugada lo que es de la noche anterior. En Jornada del negocio, al final de la página, elija en La jornada termina a las la hora en que termina su jornada (por ejemplo, 5:00 a. m.) y pulse Guardar jornada. Verá "Listo. Guardamos la hora en que termina la jornada.".

Con eso, lo vendido antes de esa hora cuenta en la jornada anterior para los avisos de caja POS olvidada y para Ventas diarias en los reportes. La fecha de las facturas, de los documentos de la DIAN y de la contabilidad no cambia: siempre es el día del calendario en Colombia. Por defecto la jornada termina a medianoche. El cambio rige desde ese momento: las ventas que ya estaban en los reportes quedan en el día que tenían.

Qué debe ver al terminar

El mensaje "Listo. Guardamos los datos de la empresa." o "Listo. Los datos de la empresa quedaron confirmados."
Arriba: "Confirmados por (su nombre) el (fecha)".
En Configuración > Registro de actividad: "Cambió los datos de la empresa" o "Confirmó los datos de la empresa", con lo que había antes y lo que quedó. Si cambió la jornada: "Cambió la hora en que termina la jornada".

Si algo no sale

"El tipo de persona no se cambia después de confirmar los datos": si el negocio pasó de estar a nombre de una persona a ser una sociedad, es otra empresa. Si se confirmó mal, escriba a soporte: soporte reabre los datos y usted los corrige y guarda otra vez. En el registro de actividad queda "Soporte reabrió los datos de la empresa", con el motivo.
"Los datos guardados dicen otra cosa sobre a nombre de quién está el negocio": la pantalla tenía un tipo de persona que no se había guardado. Pulse Guardar (al guardar quedan confirmados) o recargue la página.
"Este RUT es del NIT ...": subió el RUT de otra empresa, por ejemplo su RUT personal en vez del de su sociedad. Suba el RUT del NIT de esta empresa.
"El número de establecimientos no puede ser menor que 0": escriba cuántos establecimientos tiene en la casilla 52 del RUT, o 0 si no tiene ninguno registrado. Antes esta pantalla no aceptaba 0 y decía "Un dato no puede ser menor que 1".
"El código ... ya es la actividad principal" (o la secundaria, o ya está en las otras actividades): cada actividad va una sola vez. Elija otra o quítela. Suele pasar al leer el RUT en PDF, si la principal que trae ya estaba como adicional.
"Elija la actividad económica principal: las adicionales van después de ella": quitó la principal y quedan adicionales. Elija la principal o quite las adicionales.
"Quien vende solo al por mayor no puede ser no responsable de IVA": marque la 48 si su RUT la tiene, o corrija Cómo vende.
"Diga desde qué fecha rigen las responsabilidades nuevas": en ¿Desde cuándo? escriba la fecha o elija Estaban mal registradas.
"Registre el cambio cuando empiece a regir": la fecha es posterior a hoy. Vuelva ese día.
"Ya hay un cambio registrado desde el ...": la fecha es anterior al último cambio. Use esa fecha o una posterior, o corrija el último cambio con Estaban mal registradas.
"Marque una sola de estas": marque solo una entre 48, 49 y 53.
"La 49 (no responsable de IVA) es de personas naturales" o "La 53 es de personas jurídicas": la 49 va con persona natural y la 53 con sociedad o entidad.
"Escriba el fijo completo, con el 60 y el indicativo de la región": el fijo tiene 7 dígitos. Escriba 60, el indicativo de la región y el número: 601 en Bogotá, 604 en Antioquia, 602 en el Valle.
"El nombre de la vía va sin números": en Construir dirección, con Nombre, escriba el nombre en letras ("Treinta de Agosto") o pase a Número y escriba el número de la vía.
"En Colombia el teléfono tiene 10 dígitos": revise el número. Si es de otro país, elija el país antes de escribirlo o péguelo con su indicativo (+...).
"El código postal de Colombia tiene 6 dígitos" o "En ... los códigos postales empiezan por ...": consulte el de su dirección en el visor de 4-72. Puede dejarlo vacío.
"Escriba el teléfono de la extensión": escriba el teléfono o borre la extensión.
"Termine la dirección que está construyendo": el asistente de dirección sigue abierto con una dirección que no ha pasado al campo. Pulse Usar esta dirección para quedarse con ella o Cancelar para dejar la que tenía, y guarde.
El NIT no se deja cambiar: se corrige solo por soporte.
No ve Datos de la empresa en Configuración: su rol no tiene el permiso. Pídale al administrador que haga el cambio.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.