Sacar, imprimir y exportar los reportes contables y los libros oficiales

Bodegix arma los reportes contables y los libros oficiales a partir de los comprobantes contabilizados. Los reportes están en Contabilidad > Reportes contables, se exportan a Excel o CSV y se imprimen o se guardan en PDF. Los libros están en Contabilidad > Libros oficiales y también se imprimen o se guardan en PDF.

Qué entra en las cifras

Solo los comprobantes contabilizados. Los borradores y lo que está en Por contabilizar no aparecen. Antes de sacar un reporte, revise que esas dos listas estén vacías para el período.
Un comprobante anulado y su reversión se compensan: los dos salen, cada uno en su fecha.
Para ver los reportes basta con el permiso de consultar libros y estados financieros (roles admin, jefe y contador).

Reportes contables

En el menú, Contabilidad > Reportes contables. Elija el reporte en Reporte y el período en Período: Mes anterior, Bimestre anterior (el del IVA), Trimestre anterior, Año en curso, Año anterior y los demás atajos, o Personalizado para escribir Desde y Hasta. En el balance general el control se llama Con corte a y trae Hoy, Fin del mes anterior y el 31 de diciembre del año anterior. Si no elige, sale el último período que usted eligió en esta pantalla o, la primera vez, el mes en curso hasta hoy, y el balance general con corte a hoy (el día de Colombia). El reporte, el período, el detalle, la cuenta, el tercero y el centro de costo quedan en la dirección de la página, así que se conservan al recargar y al volver con Atrás. Vea Elegir el período de un reporte.

Reporte	Qué muestra	Filtros
Balance de prueba	Saldo inicial, débitos, créditos y saldo final de cada cuenta, con las sumas.	Detalle y Centro de costo
Balance por tercero	Lo mismo, abierto por tercero. Lo que no tiene tercero sale como "Sin tercero".	Detalle, Cuenta, Tercero y Centro de costo
Balance por centro de costo	Lo mismo, abierto por centro de costo. Lo que no tiene sale como "Sin centro de costo".	Detalle, Cuenta, Tercero y Centro de costo
Estado de resultados	Ingresos, costos y gastos del período por grupo, con la utilidad bruta y la utilidad neta.	Centro de costo
Balance general	Activo, pasivo y patrimonio a una fecha, con el Resultado del ejercicio.	Con corte a
Flujo de efectivo	Actividades de operación, inversión y financiación, por el método indirecto.	Solo fechas
Cambios en el patrimonio	Saldo inicial, aumentos, disminuciones y saldo final de cada cuenta de patrimonio.	Solo fechas
Estados configurables	Estados financieros con el formato que usted elija o arme: por función de gastos, por naturaleza, corriente y no corriente, o uno propio.	Formato, Comparar con y Centro de costo
Auxiliar por cuenta	Cada movimiento de una cuenta (y sus subcuentas), con su comprobante, el documento que lo originó, tercero, centro de costo y saldo corrido.	Cuenta, Tercero y Centro de costo
Impuestos detallados	IVA, retenciones e ICA: un resumen por cuenta y el detalle por documento, con base y tercero.	Cuenta y Tercero
Retención en la fuente por concepto	Base y retención del mes por cada concepto del formulario 350.	Mes
Tope de microempresa	Los ingresos brutos del año anterior y del año en curso frente al tope de microempresa.	Sin fechas: siempre esos dos años

Algunos detalles:

Detalle deja ver Clases, Grupos, Cuentas o Todas las subcuentas.
En los balances, cada saldo va con la naturaleza de su clase. Una contracuenta, como la 1592 Depreciación acumulada o la 4175 Devoluciones en ventas, sale con signo menos porque resta de su grupo: así las cuentas de un grupo suman lo que dice el grupo. Lo mismo en el Libro mayor y balances (en pantalla, impreso y exportado) y en el libro de inventarios y balances. En el auxiliar, el saldo de cada cuenta sigue con su propia naturaleza.
En Cuenta puede escribir el comienzo del código. Por ejemplo, 13 para cartera o 22 para proveedores; en impuestos, 2408 para IVA o 2365 para retención en la fuente.
Para filtrar por tercero, escriba en Tercero parte del nombre (sin tildes, en cualquier orden) o el NIT y pulse Enter, o elíjalo con las flechas. Es el mismo buscador del comprobante y encuentra cualquier tercero, no solo los primeros de la lista. Para volver a Todos, toque la X o pulse Retroceso sobre el tercero elegido.
Centro de costo muestra cada centro debajo del que depende, con el camino completo (por ejemplo, Sede norte › Ventas), como en el comprobante.
Un reporte de un centro de costo incluye los centros que dependen de él.
En el auxiliar, Comprobante dice de qué asiento sale cada movimiento (por ejemplo, Compra 14) y, debajo, de qué documento: la factura del proveedor en la compra y en su pago (FE-8038), la venta en su abono, su costo y su anulación (FE14), el gasto (G-12) o la nómina. Así se cruza cada factura con su pago. Los comprobantes manuales no tienen documento. En el archivo exportado el documento va en su propia columna, Documento. Haga clic en una fila para ver el comprobante completo sin salir del reporte.
Los saldos iniciales cargados en Contabilidad > Saldos iniciales no se pueden fechar antes del inicio de la contabilidad, así que caen en el primer día. Por eso, en un reporte que incluye ese día, el comprobante de saldos iniciales (y la cartera y las cuentas por pagar iniciales del mismo día) es el punto de partida y no un movimiento: va en la columna Saldo inicial del balance de prueba, del balance por tercero y del auxiliar, en Efectivo al inicio del período del flujo de efectivo y en el saldo inicial de los cambios en el patrimonio. Los ingresos, costos y gastos del año que traigan los saldos iniciales sí cuentan en el estado de resultados.
Todos se exportan con Exportar (Excel o CSV).

Del saldo al movimiento y al documento

Desde una cifra se llega a lo que la explica con tres clics: el saldo, el movimiento y el documento.

Del saldo al auxiliar. En el balance de prueba, el balance por tercero, el balance por centro de costo, el estado de resultados, el balance general, los estados configurables y el libro mayor, haga clic en la fila de una cuenta (o tóquela en el celular). Se abre el Auxiliar por cuenta de esa cuenta, con sus subcuentas:
- Con el mismo período del reporte y su Centro de costo, si eligió uno.
- En el balance general y en los estados a una fecha, del 1 de enero al corte: el saldo final del auxiliar es el saldo del balance (en una contracuenta, con su propia naturaleza).
- En el balance por tercero, con el tercero de la fila; en el balance por centro de costo, con su centro solo, sin sus subcentros (la fila no los suma). La fila "Sin tercero" (o "Sin centro de costo") abre solo los movimientos que no tienen tercero (o centro): así se encuentran los que quedaron sin él.
- En un estado configurable, el detalle de cada cuenta y los renglones que suman una sola cuenta.
Del auxiliar al comprobante. Haga clic en el movimiento: se abre su comprobante completo.
Del comprobante al documento. El panel trae Ver venta FE650, Ver compra FE-8038, Ver gasto G-3 o Ver nómina 4, según de dónde salió el asiento. El abono, la anulación, la nota y el costo de una venta llevan a la venta; el pago, la devolución y el ajuste de una compra, a la compra; el pago y la reapertura de una nómina, a la nómina. Los pagos de prima o cesantías y las liquidaciones de contrato llevan a su pantalla. Un comprobante manual no lleva enlace. Si usted no tiene permiso para ver ese documento, el panel muestra solo su número (por ejemplo "Documento: gasto G-3": el rol contador no abre los gastos ni la nómina con salarios).

Todo se abre en la misma pestaña: Atrás vuelve al reporte con el mismo período, el mismo detalle y los mismos filtros. Con el teclado, Tab recorre las cuentas y Enter abre la que tiene el foco. El panel del comprobante en Contabilidad > Comprobantes trae el mismo enlace.

Imprimir un reporte

Elija el reporte y sus filtros, y espere a que cargue en la pantalla.
Toque Imprimir o guardar PDF.
En la ventana de impresión del navegador, elija la impresora o la opción de guardar como PDF.

La hoja sale con un encabezado: el nombre de la empresa (la razón social o, si el negocio está a nombre de una persona, su nombre con la cédula y el nombre comercial), el NIT con el dígito de verificación, el nombre del reporte, el período (en el balance general, la fecha de corte; en el tope de microempresa, los dos años que compara) y la nota "Cifras en pesos colombianos.". Si filtró por centro de costo, cuenta o tercero, el encabezado también lo dice. Los datos salen de Configuración > Datos de la empresa.

Los filtros, los botones, el menú, la guía y los avisos de la pantalla no se imprimen. En una tabla larga, los títulos de las columnas se repiten en cada hoja. El estado de resultados, el balance general, el flujo de efectivo, los cambios en el patrimonio y los estados configurables terminan con las líneas de firma: la del representante legal (en una persona natural, la del Propietario, con su nombre y su cédula) y la del contador, y la del revisor fiscal si la empresa lo tiene (vea "Quién firma los libros y estados", más abajo).

Estado de resultados y balance general

El estado de resultados muestra tres cifras arriba: Ingresos, Utilidad bruta y Utilidad neta. No tiene en cuenta el comprobante de cierre del ejercicio.
En el balance general, una cuenta de impuestos (grupo 24) con saldo a favor, por ejemplo más IVA descontable que generado, sale en el activo como Activos por impuestos corrientes y no como un pasivo negativo. En el estado de situación financiera corriente y no corriente va en el renglón del mismo nombre, dentro del activo corriente.
En el balance general, la línea Resultado del ejercicio suma los ingresos, costos y gastos que todavía no se han cerrado contra el patrimonio, de todos los años sin cierre del ejercicio.
Si ve "El balance no cuadra: revise comprobantes con cuentas mal clasificadas.", busque comprobantes con cuentas en clases que no corresponden.

Estados configurables

En Reporte, elija Estados configurables y luego el Formato: Estado de resultados por función de gastos, Estado de resultados por naturaleza de gastos, Estado de situación financiera corriente y no corriente o uno propio. En Comparar con elija Mismo período del año anterior o Período anterior para ver dos columnas y la Variación. Un mes completo se compara con el mes anterior completo, y lo que va del mes con los mismos días del mes anterior; en un estado a una fecha, el período anterior es el cierre del mes anterior.

Si una cuenta con saldo no cae en ningún renglón del formato, o cae en dos, el reporte lo avisa arriba con la cuenta y el valor. Los estados configurables no tienen en cuenta el comprobante de cierre del ejercicio en los resultados del período.

Cómo copiar un formato y armar uno propio, renglón por renglón: Armar un estado financiero con su propio formato.

Flujo de efectivo

El efectivo es el grupo 11 (caja y bancos).
La clasificación es fija por grupo del PUC. Inversión: los grupos 12, 15, 16 y 18, y las valorizaciones (19 y 38). Financiación: el grupo 21, la cuenta 2360, el grupo 29 y el resto del patrimonio; lo que mueven los grupos 36 y 37 sale como Resultados acumulados, no como dividendos. Lo demás es operación.
En el período de los saldos iniciales, Efectivo al inicio del período es la caja y los bancos de los saldos iniciales, y el capital, la cartera y los proveedores iniciales no aparecen como movimientos.
Las depreciaciones, amortizaciones y deterioros (1399, 1499, 1592, 1597, 1599, 1698, 1699 y 1798) salen como partidas que no mueven efectivo.
Hoy no se puede cambiar esa clasificación.
No tiene en cuenta el comprobante de cierre del ejercicio.
Si ve "Hay ... de movimiento de caja que el flujo no explica", revise comprobantes que crucen caja o bancos con cuentas de orden.

Impuestos detallados

El resumen trae, por cuenta, Base de créditos, Créditos, Base de débitos, Débitos y Saldo del período. Debajo, Detalle por documento muestra cada línea con fecha, Documento, descripción, tercero, base y valor. Documento es la factura de venta (FE7), la nota de una devolución con su factura (NC1 de FE7) o la factura del proveedor: así se cruza la declaración con las facturas. En el archivo exportado, Documento va en su propia columna y Número del comprobante es el número del asiento contable. Lo descontable y lo anulado aparecen en negativo: el saldo del período es lo que queda por pagar o por descontar.

Hoy el IVA de distintas tarifas sale junto si usa la misma cuenta, porque el resumen es por cuenta.

Para la declaración de IVA (formulario 300) y la de retención en la fuente (formulario 350), vea Sacar las cifras de la declaración de IVA y de retención en la fuente.

Libros oficiales

En el menú, Contabilidad > Libros oficiales. Elija el libro en Libro:

Libro	Qué trae	Período
Libro diario	Cada comprobante del mes con sus líneas: cuenta, tercero, detalle, débito y crédito.	Mes
Libro diario resumido	Débitos y créditos por día y por cuenta.	Mes
Libro mayor y balances	Por clase, grupo y cuenta: saldo anterior, débitos, créditos y nuevo saldo. Haga clic en una cuenta para ver su auxiliar del mes.	Mes
Libro de inventarios y balances	Activo, pasivo y patrimonio hasta las subcuentas, con el resultado del ejercicio. Haga clic en una cuenta para ver su auxiliar del 1 de enero al corte.	Fecha de corte

Cada libro trae arriba el mismo encabezado de los reportes: la razón social (o el nombre de la persona con su cédula), el NIT con el dígito de verificación, el nombre del libro y el período, con la nota "Cifras en pesos colombianos.". El diario y el mayor terminan con Sumas iguales. Por defecto salen el último mes cerrado (en Contabilidad > Cierre del mes) o, si no ha cerrado ninguno, el mes anterior: lo que se imprime es un mes que ya terminó. En inventarios y balances, el corte es el último día de ese mes. Si cambia el Mes, el corte pasa al fin del mes que eligió. El libro, el mes y el corte quedan en la dirección de la página (al volver de un auxiliar sigue el mismo libro), y desde el centro de reportes con Mes anterior el libro abre en ese mes.

Imprimir o guardar el libro

En Libro, elija el libro.
Elija el Mes o, en inventarios y balances, la Fecha de corte.
Espere a que el libro cargue en la pantalla.
Toque Imprimir o guardar PDF.
En la ventana de impresión del navegador, elija la impresora o la opción de guardar como PDF.

La hoja impresa trae al final las líneas de firma: la del representante legal (en una persona natural, la del Propietario), la del contador y, si la empresa lo tiene, la del revisor fiscal. El diario, el diario resumido y el mayor también se exportan con Exportar (Excel o CSV); el de inventarios y balances no.

Límites conocidos

El libro diario detallado admite hasta 20.000 líneas por consulta. Si el mes tiene más, sale "El período tiene demasiados movimientos: pida un rango menor o el resumido". En Libros oficiales el período es el mes, así que use el Libro diario resumido.
La clasificación del flujo de efectivo es fija por grupo del PUC.
Los reportes no avisan si hay documentos en Por contabilizar o borradores dentro del rango. Revíselo usted antes.
Los reportes por centro de costo solo reflejan lo que tiene centro de costo. Vea Centros de costo.

Si algo no sale

"Elija la fecha inicial y la final." o "La fecha inicial es posterior a la final.": elija un atajo en Período o, en Personalizado, corrija Desde y Hasta.
"Elija la fecha de corte.": en el balance general elija un atajo en Con corte a o escriba la Fecha de corte.
Un tercero sale como "Tercero sin identificar": el tercero existe, pero su nombre todavía no llegó a contabilidad. Escríbanos para revisarlo; vea Cómo pedir ayuda.
Las cifras no coinciden con lo vendido: revise Contabilidad > Por contabilizar y la pestaña Borradores de Comprobantes. Lo que está ahí no entra en los reportes.

Quién firma los libros y estados

Contador: en Configuración > Datos de la empresa, sección Firmas de libros y estados, quien administra la empresa elige en Contador a la persona de la empresa que firma. Esa persona escribe su cédula y su tarjeta profesional una sola vez en Mi cuenta, sección Datos para firmar como contador, y salen en todas las empresas que la eligieron. En la hoja impresa la línea dice "Contador público" con su nombre, "C.C." y "T.P."; sin contador elegido, sigue diciendo "Contador público, tarjeta profesional" para firmar a mano.
Revisor fiscal: en la misma sección se escriben su nombre, su cédula y su tarjeta profesional; no necesita usuario en Bodegix. Con nombre, la hoja impresa trae una tercera línea de firma, "Revisor fiscal". Si la empresa no tiene revisor fiscal, deje el nombre vacío.

Los cambios quedan en Configuración > Actividad.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.