Configurar cómo se contabiliza cada documento (modos, cuentas por defecto y plantillas)

En Configuración > Configuración contable se decide qué pasa con el asiento de cada venta, compra, nómina y movimiento de inventario (se contabiliza solo, queda en borrador o espera en Por contabilizar) y qué cuenta usa cada operación, por ejemplo la del IVA. Es lo que en otros programas se llama plantilla o parametrización contable.

Antes de empezar

Para cambiar algo necesita el permiso de configurar el plan de cuentas, las plantillas y los modos contables (roles admin, jefe y contador). Quien solo consulta la contabilidad ve la pantalla pero no puede cambiar nada.
Las cuentas deben existir en el plan de cuentas y aceptar movimiento. Vea El plan de cuentas.
En el celular, arriba hay un índice con los grupos (Modos, Dinero, Ventas, Impuestos y los demás): tocar uno lo abre y lleva a él. Cada grupo empieza cerrado, con sus cuentas llenas sobre el total (por ejemplo, 4 de 7), salvo el que tiene una cuenta por revisar, que ya sale abierto. Con cambios sin guardar, abajo queda Guardar, que hace lo mismo que Guardar configuración.
Los cambios aplican de ahí en adelante: lo que ya está en Por contabilizar o en borrador no se vuelve a armar solo con la cuenta nueva. Para eso está Volver a proponer (vea Por contabilizar).

¿Hay plantillas de comprobante?

Para los documentos, no: Bodegix arma solo el asiento de cada documento con las cuentas de esta pantalla: esa es su plantilla por documento. Lo que cambia de un documento a otro se ajusta aquí, en el producto, en el impuesto o en el concepto de gasto.

Para los comprobantes manuales que se repiten (arriendo, administración, una depreciación fija) sí hay plantillas propias, en Contabilidad > Plantillas de comprobante: se guardan desde un comprobante con Guardar como plantilla, se usan con Desde plantilla y pueden dejar el borrador cada mes o cada quincena. Vea Plantillas de comprobante y comprobantes recurrentes.
Retiro del propietario es la plantilla de fábrica de la persona natural, en Contabilidad > Comprobantes.

Pasos para elegir el modo de cada tipo de documento

Vaya a Configuración > Configuración contable.
En Modo por tipo de documento, busque la lista del documento: Ventas, Compras, Nómina, Entradas de inventario o Ajustes de inventario. Debajo de cada una dice qué otros documentos decide.
Elija una de las tres opciones:
- Automático: se contabiliza solo: el asiento queda contabilizado, con su número, apenas se registra el documento.
- Borrador: el contador revisa y aprueba: el asiento queda en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Borradores, hasta que alguien lo contabilice.
- Manual: queda en Por contabilizar: no se crea el asiento; el documento espera en Contabilidad > Por contabilizar con el asiento armado.
Toque Guardar configuración. Sale "Configuración contable guardada.".

Por ejemplo, para que las compras se contabilicen solas sin que nadie las revise, ponga Compras en Automático: se contabiliza solo. Una empresa nueva empieza con todo en Borrador.

En cualquier modo, si falta una cuenta o el mes está cerrado, el documento pasa a Por contabilizar con el motivo. Los reportes de ventas e inventario no dependen del modo; los contables solo cuentan lo contabilizado.

Pasos para cambiar una cuenta por defecto

Sirve, por ejemplo, para cambiar la cuenta a la que va el IVA, la de los bancos o la del gasto de los conceptos que no traen cuenta.

En Configuración > Configuración contable, baje a Cuentas por defecto. Están en grupos: Dinero, clientes y proveedores, Ventas, costo e inventario, Impuestos y retenciones, Compras y gastos, Nómina, Ajustes de saldos y Saldos iniciales y cierre del ejercicio.
Busque la cuenta, por ejemplo IVA por pagar o IVA descontable en compras en Impuestos y retenciones.
En el campo, escriba el código o el nombre de la cuenta nueva y elíjala de la lista. Si no existe, al final de la lista está Crear la subcuenta.
Para dejarla vacía, toque la X del campo: queda Sin configurar.
Toque Guardar configuración.

Cada cuenta se ve con su código y su nombre, por ejemplo 1105 Caja. La lista de las cuentas y con qué vienen está en Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Qué cuenta gana

La de esta pantalla se usa cuando el documento no trae la suya:

Los productos tienen sus cuentas de Ingreso por venta, Inventario y Costo de venta en Catálogo > Productos.
Cada impuesto y cada retención tiene su Cuenta PUC en Configuración > Impuestos y retenciones. Para cambiar la cuenta del IVA de las ventas, cámbiela ahí.
En compras y gastos gana al revés: el IVA va a IVA descontable en compras de esta pantalla, y la cuenta del impuesto solo se usa si esa está vacía.
Cada concepto de gasto tiene su Cuenta contable en Compras > Caja menor, sección Conceptos de gasto.
La cuenta de cada banco y medio de pago está en Cuentas bancarias y medios de pago.

Caja no es la caja POS. Caja es una cuenta contable, donde se registra el efectivo. La caja POS es el punto de venta donde el cajero abre un turno; se configura en Cajas POS y turnos.

Pasos para confirmar la revisión

Una empresa nueva trae una configuración propuesta. Arriba dice Configuración propuesta, pendiente de revisión hasta que alguien la confirme, y el paso Revisar la configuración contable del asistente de configuración sigue pendiente.

Lea Modo por tipo de documento y Cuentas por defecto, con su contador si tiene uno, y cambie lo que haga falta.
Toque Confirmar la revisión. No tiene que cambiar nada para confirmar. Si tiene cambios sin guardar, el botón dice Guardar y confirmar la revisión y hace las dos cosas.
Si arriba dice Hay cuentas por revisar, cambie primero las cuentas que se indican: el botón se habilita cuando ya no queda ninguna.

Al terminar, arriba queda Revisión confirmada con la fecha. Si llegó desde el asistente, Bodegix lo devuelve al paso.

Qué debe ver al terminar

El aviso "Configuración contable guardada." o "Revisión de la configuración contable confirmada.".
Los documentos nuevos con el modo que eligió: contabilizados en Comprobantes, en la pestaña Borradores o en Por contabilizar.

Si algo no sale

"Deben ser cuentas activas de último nivel: 1105" (con los códigos que correspondan) al guardar: esa cuenta tiene subcuentas o está inactiva. Elija una subcuenta que acepte movimiento.
"Estas cuentas no existen o no aceptan movimiento: ... Elija otras y confirme de nuevo." al confirmar: cambie esas cuentas, guarde y confirme otra vez.
Hay cuentas por revisar después de haber confirmado: a una cuenta de aquí le crearon subcuentas en el plan de cuentas y ya no acepta movimiento. Elija la subcuenta y toque Guardar y confirmar la revisión.
No puedo cambiar nada: le falta el permiso de configurar la contabilidad. Pídaselo al administrador.
Los documentos que ya esperaban no tomaron la cuenta nueva: use Volver a proponer en Contabilidad > Por contabilizar.

Relacionado

Revisada el 10 de octubre de 2026.