Configurar impuestos y retenciones

En Configuración > Impuestos y retenciones están el IVA, el impuesto al consumo y las retenciones que Bodegix usa en ventas, compras y gastos. Aquí verá cuáles trae, cómo crear uno (por ejemplo, la ReteICA de su municipio), qué cuenta contable usa cada uno y por qué un producto lleva un solo IVA.

Antes de empezar

• Para crear y editar impuestos necesita el permiso de crear y editar terceros, productos, impuestos y centros de costo. Por defecto lo tienen los roles jefe y administrador. Quien solo tiene permiso de consulta ve la lista, pero no la puede cambiar.
• Tenga a mano las tarifas y las cuentas que le indique su contador. Bodegix trae una configuración inicial, pero cada empresa debe revisarla.

Los impuestos que trae Bodegix

Toda empresa nueva arranca con estos:

No trae ReteICA ni ICA: los dos son de cada municipio, y cada empresa los configura con el municipio y la tarifa que le dé su contador (vea "ICA y ReteICA por municipio", más abajo).

Una empresa no responsable de IVA también los tiene, pero no se los puede poner a sus productos (vea "Si la empresa no es responsable de IVA", más abajo). Le sirven para registrar el IVA que le cobran sus proveedores en las compras, y quedan listos el día en que pase a ser responsable. Lo mismo pasa con INC8 para quien no es responsable del impuesto al consumo. El impuesto a las bolsas plásticas no viene en ninguna: se agrega con un botón. Vea El impuesto a las bolsas plásticas.

Qué hace cada tipo

• IVA: se suma al precio de venta. En compras y gastos es IVA descontable: no se suma al costo del inventario. Si la empresa no es responsable de IVA, no lo puede descontar y se suma al costo o al gasto (vea más abajo).
• Impuesto al consumo: se suma al precio de venta. En compras y gastos no es descontable: se suma al costo del producto o al gasto.
• Exento y Excluido: el producto no cobra IVA, pero la factura dice cuál de los dos es. La DIAN los trata distinto: pregúntele a su contador cuál le corresponde a cada producto.
• ICUI (ultraprocesados) e IBUA (bebidas azucaradas): solo los cobra quien produce o importa el producto. El ICUI es un porcentaje y el IBUA un valor por unidad, según el contenido del envase. El IVA se calcula sobre el precio sin ellos: no hay impuesto sobre impuesto. Si usted compra el producto para revenderlo, no los cree en la ficha: elíjalos en la línea de Nueva compra cuando el proveedor se los cobre, y van al costo.
• Industria y comercio (ICA): es la tarifa de su actividad en un municipio. No se le cobra al cliente ni va en los productos.
• Retención en la fuente, Retención de IVA y Retención de ICA: no van en los productos. Se marcan en cada compra o gasto, y se restan de lo que se le paga al proveedor. Vea cómo se calculan en Registrar una compra con retenciones.

Si la empresa no es responsable de IVA

Quien no es responsable de IVA no puede sumarle IVA al precio: la ley se lo prohíbe y, si lo hace, lo obliga a cumplir con todo lo de un responsable (Estatuto Tributario, art. 437, parágrafo). Bodegix lo toma de Configuración > Datos de la empresa, casilla 53 del RUT: con la 49 (persona natural) o la 53 (persona jurídica) la empresa no es responsable de IVA; con la 48, sí. Mientras nadie confirme esos datos, cuenta lo que eligió al registrarse.

Si la empresa no es responsable de IVA:

• La ficha del producto no ofrece IVA, exento ni el impuesto a las bolsas plásticas, y lo dice debajo de los impuestos. El producto va Sin IVA o Excluido de IVA.
• Un producto que ya tenía IVA lo avisa al abrirlo, con el botón Quitar ese impuesto. Mientras no lo quite, la venta de ese producto no se deja guardar.
• La plantilla de Excel para importar productos no trae IVA de ejemplo ni en la lista, y una fila con IVA no se importa.
• La venta, la cotización, la remisión, la factura de remisiones y la nota débito no se dejan guardar si llevan IVA, y el mensaje dice en qué productos.
• La venta sin internet (o la hoja del talonario) que suba con IVA queda sin ese impuesto y con un aviso para el jefe, porque ya se hizo. Lo que pagó el cliente queda como precio: la venta suma lo mismo que se cobró y su comprobante cuadra.
• En Impuestos y retenciones, el IVA sigue en la lista: es el que usan Nueva compra y Gastos para registrar el que le cobra el proveedor.
• Ese IVA que le cobra el proveedor no es descontable: solo lo descuenta quien es responsable de IVA (Estatuto Tributario, art. 485). Bodegix lo suma al costo del producto en el inventario (el kardex queda con lo que de verdad pagó) y, en el comprobante, lo deja en la cuenta de inventario, de costo o del gasto, en una línea aparte que dice IVA al costo. Una devolución al proveedor lo saca igual. Vea Llevar la contabilidad si el negocio está a su nombre.

El impuesto al consumo de restaurantes y bares sigue la misma idea (ET art. 512-13): no lo cobra quien tiene la 50 en la casilla 53, ni la persona natural no responsable de IVA que no tiene la 33.

El régimen que cuenta es el de la fecha del documento: si la empresa pasa a responsable de IVA desde el 1 de enero, ese día ya puede ponerle IVA a sus productos, con el IVA que ya está en la lista. Antes de ese día, Bodegix lo rechaza.

Hoy Bodegix no registra en las ventas las retenciones que le practican sus clientes: las retenciones de esta pantalla son las que usted practica en compras y gastos.

Crear un impuesto o una retención

Usted decide tres cosas: el tipo, la tarifa y, en la retención en la fuente, el concepto. El nombre, el código, el código DIAN y la cuenta salen de ahí, igual que cuando crea un impuesto sin salir de una compra, un gasto o la ficha del producto, y todo se puede cambiar.

1. En Configuración > Impuestos y retenciones, pulse Crear impuesto.
2. En Tipo elija el tipo, por ejemplo Retención en la fuente; no se puede cambiar después.
3. En Tarifa (%) escriba la tarifa entre 0 y 100, con coma decimal y hasta 4 decimales, por ejemplo 2,5 o 0,966.
4. Si es una retención en la fuente, elija su Concepto del formulario 350. Si es ICA o ReteICA, elija el Municipio, que es obligatorio.
5. Revise el Nombre que propone Bodegix, por ejemplo "Retención en la fuente compras 2,5%". Revise el Código, por ejemplo RETEFUENTE2_5: no se puede cambiar después.
6. Revise la Cuenta PUC, por ejemplo 2365 para la retención en la fuente.
7. Pulse Crear impuesto: si falta algo, el campo dice qué y el cursor va a él.

Si es un IVA con una tarifa distinta de 0, 5 o 19 %, al pulsar Crear impuesto Bodegix pregunta ¿La tarifa es correcta?, con un mensaje como "En Colombia el IVA es 0 %, 5 % o 19 %. ¿Seguro que la tarifa es 19,5 %?". Pulse Sí, es correcta para crearlo así, o Corregir la tarifa: no se crea nada y puede cambiarla.

Lo que escriba a mano en el nombre, el código, el Código DIAN o la cuenta ya no cambia con la tarifa. Si el código ya existe, aunque esté inactivo, va con _2. El código lleva letras sin tilde, números o guion bajo, de 2 a 20 caracteres.

Por ejemplo, una retención por compras del 2,5 %: Tipo Retención en la fuente, Tarifa (%) 2,5 y Concepto Compras. Bodegix propone el nombre, el código RETEFUENTE2_5, el código DIAN 06 y la cuenta 236540, si está en su plan de cuentas.

Si su contador le da la tarifa de ReteICA o de ICA en por mil, divídala entre 10 para escribirla en porcentaje: por ejemplo, 6 por mil es 0,6 %.

ICA y ReteICA por municipio

Cada municipio fija sus tarifas y nombra a sus agentes de retención, así que Bodegix no trae ninguna. Cree una por cada municipio:

1. En Tipo, elija Retención de ICA (o Industria y comercio (ICA)).
2. En Municipio, busque el municipio por su nombre o su código DANE. Es obligatorio.
3. Escriba la tarifa en porcentaje y la cuenta: para la ReteICA, una subcuenta de 2368 por municipio (por ejemplo, 236805 Medellín). Así el certificado de retención y la declaración salen por cada municipio.

Al elegir el municipio de una ReteICA, Bodegix busca una subcuenta de 2368 con el nombre del municipio y la propone. Si no la hay y usted configura la contabilidad, debajo de la cuenta ofrece crearla, por ejemplo Crear la subcuenta 236801 ReteICA Bogotá D.C.: púlselo y queda creada y elegida. Si la 2368 ya tiene movimientos, antes pregunta si su saldo pasa a la subcuenta, como en el plan de cuentas.

Si escribe la misma cuenta que ya usa la ReteICA de otro municipio, el formulario lo dice, por ejemplo "La 2368 ya la usa ReteICA Medellín (Medellín): en la misma cuenta, los certificados y la declaración de ICA de los dos municipios salen sumados con Medellín.", y al guardar pregunta si la deja ahí: Guardar en la misma cuenta o Cancelar para elegir otra.

En la lista, el municipio sale debajo del tipo. Una ReteICA creada antes de que existiera el municipio dice Falta el municipio: ábrala, elíjalo y guarde.

La ReteICA se ofrece en Nueva compra y Gastos a toda empresa del régimen ordinario que la haya creado. A una empresa del régimen simple (casilla 53 con la 47) no se le ofrece: el ICA va dentro del impuesto del régimen simple.

Código DIAN

Es el código con que el impuesto viaja en la factura electrónica. Se elige de la lista de tributos de la DIAN, que se puede buscar por código o por nombre (escriba "reten" para ver las retenciones). Al elegir el Tipo, Bodegix pone el que le corresponde: 01 para el IVA y el exento, 04 para el impuesto al consumo, 03 para el ICA, 05, 06 y 07 para las retenciones de IVA, en la fuente y de ICA, 22 para las bolsas, 34 para el IBUA y 35 para el ICUI. El excluido queda en Sin código.

Si elige otro, debajo del campo se lee cuál usa la DIAN para ese tipo; se puede guardar igual. El mismo aviso sale en un impuesto creado antes sin código: elija el que dice y guarde. En las retenciones puede dejarlo vacío: Bodegix pone el código al enviar el documento soporte.

Cuenta PUC

Es la cuenta contable del impuesto. Debe existir en el plan de cuentas y recibir movimientos; si no, el campo queda en rojo y dice qué hacer para que las ventas y compras con el impuesto no queden en Por contabilizar. La excepción es una cuenta del plan estándar de Bodegix que su empresa todavía no tiene (por ejemplo, la 2495 en una empresa creada antes de que Bodegix la trajera): debajo del campo dice, en gris, que se crea sola con el primer documento que la use, y no hay que hacer nada. Así la usa Bodegix:

En el comprobante de la venta, cada impuesto va en su propia línea con su base, aunque compartan cuenta: "Impuesto generado: IVA 19 %", "Impuesto generado: IVA 5 %", "Impuesto generado: INC 8 %". Así Impuestos detallados y las declaraciones salen por impuesto.

En una empresa creada antes de que Bodegix trajera las subcuentas 249510, 249515 y 249520, la cuenta propuesta es la 2495 si no tiene subcuentas; si ya las tiene (por ejemplo, la 249505 de las bolsas), se propone la subcuenta y se crea sola con la primera venta.

Si su contador crea subcuentas debajo de la cuenta de un impuesto (por ejemplo, debajo de 2408), esa cuenta deja de recibir movimientos: cambie aquí la Cuenta PUC del impuesto a la subcuenta. Bodegix no lo cambia solo. Vea El plan de cuentas.

Concepto del formulario 350

Cada retención en la fuente dice en qué renglón de la declaración mensual va: salarios y pagos laborales, honorarios, servicios, compras, arrendamientos, autorretenciones u otros. Es obligatorio al crear una. Con él, el reporte Retención en la fuente por concepto separa la base y el valor de cada renglón.

Las empresas nuevas traen todas las subcuentas de la 2365 del PUC, con la retención de compras en la 236540 y la de servicios en la 236525. Al crear una retención, la cuenta propuesta sale del concepto, la del PUC: 236505 salarios, 236515 honorarios, 236520 comisiones, 236525 servicios, 236530 arrendamientos, 236540 compras, 236575 autorretenciones y 236570 otros, solo si la subcuenta está en su plan de cuentas (si no, queda vacía para que su contador la elija o la agregue desde Buscar en el PUC). La 236520 es de comisiones: si una retención por servicios todavía apunta a ella, Bodegix la contabiliza en la 236525; cámbiele la cuenta.

Agregar las retenciones de la tabla

En vez de crear una por una las retenciones en la fuente que más se usan, pulse Agregar retenciones de la tabla en Configuración > Impuestos y retenciones. Salen con casillas las que la empresa aún no tiene, cada una con su tarifa:

Marque las que necesita y pulse Agregar. Cada una queda con su concepto del formulario 350 y la subcuenta de 2365 de ese concepto (por ejemplo, 236515 para honorarios), como si la creara a mano; después puede cambiarla igual que cualquier otra. Si la empresa ya tiene una retención con el mismo concepto y la misma tarifa, no sale en la lista. Las bases mínimas en UVT no se aplican solas: revíselas en cada compra.

La ReteICA no está en la tabla porque su tarifa la fija cada municipio: Crear la ReteICA de su municipio (el de Datos de la empresa) abre el formulario de un impuesto nuevo con el tipo y el municipio ya elegidos, para que escriba la tarifa.

Cambiar la tarifa o desactivar un impuesto

1. En la lista, toque el impuesto.
2. En Editar impuesto, cambie el Nombre, la Tarifa (%), el Código DIAN o la Cuenta PUC.
3. Para dejar de usarlo, quite la marca de Impuesto activo.
4. Pulse Guardar cambios. Si cambió la tarifa de un IVA a una distinta de 0, 5 o 19 %, Bodegix pregunta ¿La tarifa es correcta? antes de guardar, como al crearlo.

Una tarifa nueva aplica a los documentos nuevos: los ya emitidos conservan la suya. Los productos que tienen ese impuesto se actualizan solos: su precio sin impuestos no cambia, cambia lo que paga el cliente. Los impuestos no se borran, solo se desactivan.

Un impuesto o una retención inactivo tampoco aparece al registrar compras y gastos.

Un solo IVA por producto

En la ficha del producto (Catálogo > Productos), los impuestos se eligen en grupos:

• IVA: una sola opción entre Sin IVA, cada tarifa de IVA, el exento y el excluido.
• Impuesto al consumo: No cobra o la tarifa.
• Impuesto a las bolsas plásticas: No es una bolsa o el impuesto, si la empresa lo creó.
• ICUI e IBUA: No lleva o el impuesto, si la empresa los creó (solo productores e importadores).

El IVA y el impuesto al consumo están a la vista junto al precio. El de las bolsas, el ICUI y el IBUA van en la sección plegada Más impuestos, que cerrada dice cuál lleva el producto o que no lleva ninguno. Es la misma ficha al crear un producto desde una venta, una compra o la caja.

Un producto puede llevar IVA e impuesto al consumo juntos, porque hay bienes que llevan los dos. Lo que no puede es llevar dos IVA (19 % y 5 % sumarían 24 %, una tarifa que no existe) ni el exento o el excluido junto con una tarifa. Las retenciones no aparecen en la ficha. La misma regla aplica al importar productos desde Excel.

Si la empresa es responsable de IVA, un producto nuevo arranca con el IVA 19%. Si lo guarda sin IVA, Bodegix pregunta "¿Excluido o exento?" y le dice qué marcar: si es exento, "IVA exento 0%"; si es excluido, "Excluido de IVA". Pulse Guardar sin IVA solo si de verdad no lleva ninguno.

Los productos que se guardaron antes con dos IVA salen en la lista con la marca Revisar impuestos. Mientras no los corrija, siguen cobrando la suma. Ábralos, elija un solo IVA y guarde.

Qué debe ver al terminar

• El impuesto en la lista, con su Código, Nombre, Tipo, Tarifa, Cuenta y el estado Activo. Puede filtrar la lista por Tipo.
• Un IVA o un impuesto al consumo nuevo aparece como opción en la ficha del producto y en el campo Impuesto de cada línea de Nueva compra.
• Una retención nueva aparece en Retenciones que practica la empresa de Nueva compra y en Retenciones de Gastos.

Si algo no sale

• "Ya hay un impuesto con ese código" (en el campo) o "Ya existe un impuesto con ese código": use otro código. Si el que existe está inactivo, puede activarlo de nuevo.
• "Escriba un porcentaje entre 0 y 100.": la tarifa es mayor que 100, tiene más de 4 decimales o tiene letras.
• "Escriba un valor en pesos mayor que cero.": el valor por bolsa o por unidad está en cero o tiene letras.
• El código no se acepta: use solo letras sin tilde, números y guion bajo, de 2 a 20 caracteres.
• "Escriba la tarifa.", "Elija el concepto del formulario 350." o "Elija el municipio." junto al campo: falta ese dato. El botón Crear impuesto no se apaga: al pulsarlo dice qué falta.
• "Un producto lleva un solo IVA: elija uno entre ...": el producto tiene dos opciones de IVA, o exento o excluido junto con una tarifa. Deje una sola.
• "Un producto lleva un solo impuesto al consumo: elija uno entre ...": deje uno solo. Lo mismo con "un solo ICUI" y "un solo IBUA".
• "Una bolsa plástica no lleva ICUI ni IBUA": quite uno de los dos del producto.
• "Escriba la cuenta PUC: sin ella, las ventas con este impuesto quedan en Por contabilizar.": un ICUI o un IBUA necesita su cuenta. Deje la que propone Bodegix o escriba la que le diga su contador.
• "La ... ya la usa ReteICA ...": otra ReteICA de otro municipio está en esa cuenta. Cree la subcuenta propia del municipio con el botón que aparece debajo, o elija otra.
• "Elija el municipio de esta ReteICA" (o de este ICA): falta el municipio. Búsquelo en Municipio.
• "Solo el ICA y la ReteICA llevan municipio": los demás impuestos son nacionales; deje el municipio vacío.
• "El ICA no se asigna a productos": el ICA no se le cobra al cliente. Quítelo del producto.
• "impuesto que no aplica a productos: ..." al importar productos: la fila trae una retención o un impuesto inactivo. Quítelo del archivo: las retenciones se marcan en cada compra. Vea Importar productos desde Excel.
• "No se puede cobrar IVA 19%: la empresa no es responsable de IVA...": según Datos de la empresa, la empresa no es responsable de IVA. Quite el IVA del producto (o de los productos que nombra el mensaje, en Catálogo > Productos). Si su RUT sí tiene la 48, corrija Datos de la empresa.
• "Impuestos inactivos: ..." al guardar un producto: el producto tiene un impuesto que se desactivó, y la ficha no deja quitarlo. Active de nuevo ese impuesto, cambie el producto a otro y guárdelo; después puede volver a desactivarlo.
• No puede abrir un impuesto de la lista: su rol solo consulta. Pídale el cambio al jefe o al administrador.
• Un impuesto nuevo no sale en Nueva compra: revise que esté activo y recargue la página.
• Una venta o compra quedó en Por contabilizar por la cuenta del impuesto: la cuenta no existe o ya no recibe movimientos. Corríjala aquí y vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo.

Relacionado

• El impuesto a las bolsas plásticas
• Datos de la empresa
• Registrar una compra con retenciones
• Registrar un gasto con su soporte y manejar la caja menor
• Cómo contabiliza Bodegix cada operación
• Importar productos desde Excel
• Por qué rechazaron una factura electrónica y cómo corregirla

Revisada el 9 de octubre de 2026.