Centros de costo

Los centros de costo sirven para separar los movimientos contables por sede, área o proyecto, y ver después cuánto se gastó o se ganó en cada uno. Se crean en Configuración > Centros de costo y se pueden organizar unos dentro de otros.

Para qué sirven

Ver el balance, el estado de resultados o el auxiliar de una cuenta solo de una sede, un área o un proyecto.
Repartir la nómina entre las áreas donde trabaja cada empleado.
Agrupar centros: un reporte de un centro incluye los que dependen de él. Por ejemplo, si "Sede norte" depende de "Ventas", el reporte de "Ventas" incluye "Sede norte".

Bodegix crea uno llamado General con cada empresa nueva.

Antes de empezar

Para crear o editar centros de costo necesita el permiso de crear y editar terceros, productos, impuestos y centros de costo. Lo traen los roles admin y jefe. El rol contador los consulta y los usa en reportes, y los crea sin salir de un comprobante, pero no los edita. El rol nomina los ve y los elige en la ficha del empleado, pero no los crea ni entra a esta pantalla.
Defina con la contadora cómo quiere separar la empresa antes de crearlos.

Pasos para crear un centro de costo

Es el mismo formulario que se abre al crear un centro de costo sin salir de un comprobante, un gasto o una nómina, o desde Nuevo y Ctrl+K.

En Configuración > Centros de costo, toque Crear centro de costo.
Escriba el Nombre, por ejemplo Proyecto hospital: una sede, un área o un proyecto.
Revise el Código: sale del nombre, como PROYECTO-HOSPITAL, y no se puede cambiar después de crear.
En Depende de (opcional) elija el centro del que hace parte, o déjelo en Ninguno.
Toque Crear centro de costo.

El código nunca repite uno que ya exista: si ya está, propone PROYECTO-HOSPITAL-2. Puede cambiarlo antes de crear: admite letras, números, punto, guion y guion bajo, hasta 20 caracteres, y se guarda en mayúsculas.

Qué debe ver al terminar

El aviso "Centro de costo guardado." y el centro en la lista, debajo del centro del que depende, con el estado Activo.

Editar o desactivar un centro de costo

Toque el centro en la lista. Se abre Editar centro de costo.
Cambie el Nombre o Depende de.
Para dejar de usarlo, quite la marca Centro activo. Si tiene centros activos debajo, desactívelos primero: el reporte de un centro incluye los que dependen de él.
Toque Guardar cambios.

Los centros de costo no se borran. Uno inactivo ya no se ofrece al elegir el centro de costo de un empleado, y lo que ya se registró con él se conserva.

Dónde se asigna

En todas las pantallas el centro se elige de la misma lista: cada centro debajo del que depende y con el camino completo (Sede norte › Ventas), así dos centros con el mismo nombre en sedes distintas no se confunden. Escriba parte del nombre para buscarlo.

Sedes o bodegas: en Configuración > Bodegas, el campo Centro de costo de cada sede (también al crearla). Las ventas (Nueva venta, la caja POS, las cotizaciones y remisiones que se facturan), las compras, los gastos pagados con plata de su caja POS y los movimientos de inventario de esa sede lo toman solos. Si la sede no tiene uno, Crear uno con el mismo nombre lo crea con su nombre en un clic. Una venta o una compra sin bodega no tiene sede de dónde tomarlo: quien puede elegirlo lo pone en el campo Centro de costo del documento.
Cajas menores: en Compras > Caja menor, el campo Centro de costo de cada caja. Sus gastos, la apertura y los reembolsos lo toman solos.
En el documento: quien crea centros de costo o registra comprobantes ve Centro de costo en Nueva venta, la remisión, la compra, el gasto, la entrada y el ajuste, con el de la sede, y puede elegir otro o Sin centro de costo. A los demás no se les muestra: el documento lleva el de la sede.
Nómina: en Nómina > Empleados, el campo Centro de costo de cada empleado. La causación de la nómina, la prima, las cesantías y la liquidación de contrato van al centro del empleado.
Comprobantes manuales: en Contabilidad > Comprobantes > Nuevo comprobante, la columna Centro de costo de cada línea.
Saldos iniciales: la columna de centro de costo del archivo CSV.

Lo ya registrado no cambia al asignar o cambiar el centro de una sede o de una caja menor: toma el nuevo lo que se registre desde ese momento. Un traslado entre sedes con centros distintos pasa el costo de la mercancía de un centro al otro. Vea ¿Puedo ver la contabilidad separada por sede?.

En qué reportes salen

Contabilidad > Reportes contables, Balance por centro de costo: cada cuenta abierta por centro. Lo que no tiene centro sale como "Sin centro de costo".
Contabilidad > Reportes contables, filtro Centro de costo en Balance de prueba, Balance por tercero, Estado de resultados y Auxiliar por cuenta. El auxiliar muestra además el centro de cada movimiento.
Contabilidad > Libros oficiales: el libro diario exportado (Excel o CSV) trae la columna Centro de costo.
Inicio > Ventas y rentabilidad y Compras > Compras por proveedor y producto pueden agrupar por centro de costo. Lo que se vendió o compró en una sede sin centro de costo sale como "Sin centro de costo".
El cierre del ejercicio salda las cuentas de resultado por centro de costo.

Si algo no sale

"Ya existe un centro de costo con ese código": use otro código.
"La jerarquía formaría un ciclo": eligió en Depende de un centro que depende del que está editando. Elija otro.
"Sede Norte tiene centros activos debajo: Bodega Norte. Desactívelos primero." junto al formulario: el centro que quiere desactivar tiene otros activos que dependen de él. Desactive primero esos (o cámbielos de Depende de) y vuelva a intentarlo.
"Jerarquía demasiado profunda": la cadena de centros pasa de 20 niveles. Cuélguelo más arriba.
"Escriba el nombre del centro de costo (mínimo 2 caracteres)." junto al nombre: el botón no se apaga; al pulsarlo dice qué falta y lleva el cursor ahí.

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Revisada el 8 de octubre de 2026.