El tablero y los reportes de ventas y compras

El tablero resume cómo va el negocio en un día: ventas, margen, cartera vencida, lo que hay en caja y bancos, lo que se debe a proveedores, lo que sale por la nómina del mes, gastos y productos por debajo del mínimo. Los reportes de ventas y de compras abren cada cifra por día, por mes, por cliente, producto, vendedor o proveedor, y se pueden exportar a Excel o a CSV.

Quién ve cada pantalla

• Por defecto, los roles administrador, jefe y contador tienen los dos permisos. El cajero no: si entra a estas pantallas ve "Sin acceso".
• El administrador, el jefe y el contador llegan al tablero al iniciar sesión. La cajera llega a la caja POS y el bodeguero a las existencias: vea La pantalla de inicio.
• En Ventas por mes, la columna Margen solo la ve quien tiene los reportes gerenciales, porque sale del costo.

Lo que tienen en común

• Ventas sin impuestos. Las cifras de ventas son antes de IVA e INC, salvo la columna Total con impuestos de Ventas diarias.
• Las anuladas no cuentan. Una venta anulada sale de los reportes en la fecha en que se hizo la venta, no en la de la anulación. Si anula hoy una venta del mes pasado, baja la cifra del mes pasado.
• El día de la venta es el de Colombia, aunque el computador tenga otra zona horaria.
• El costo es el costo promedio del kardex en el momento en que salió la mercancía. Los productos que no manejan inventario (por ejemplo, un servicio) no tienen costo en estos reportes, así que su margen sale completo.
• Tardan unos segundos. El tablero y los reportes se alimentan de cada venta, compra, gasto y movimiento de inventario unos segundos después de registrarse. La venta y su costo llegan por separado, así que justo después de vender el margen puede verse distinto por un momento.
• No se actualizan solos. Si tiene la pantalla abierta, recárguela para ver lo último.
• Filtros en la dirección. El período y la agrupación quedan guardados en la dirección de la página: se conservan al volver atrás o recargar, y puede guardar el enlace en favoritos.
• El período, en Período. Ventas diarias, Ventas y rentabilidad y Compras por proveedor y producto eligen el período con los mismos atajos de todos los reportes: Mes anterior, Año en curso y los demás, o Personalizado para escribir Desde y Hasta. Abren con el último período que usted eligió en ese reporte o, la primera vez, con el mes en curso hasta hoy. Vea Elegir el período de un reporte.
• Rango máximo de un año en los reportes con fechas.

El tablero

En el menú, Inicio > Tablero. Arriba lo saluda y dice, por ejemplo, "Buenos días, Ana. Así va el negocio hoy, sábado 26 de septiembre." (nombre de ejemplo).

Ver otro día

En Ver el tablero al, elija la fecha. El tablero muestra las cifras de ese día y de ese mes hasta ese día. Para regresar, pulse Volver a hoy.

Qué muestra

De arriba abajo:

• Contabilidad, primero, solo para quien registra comprobantes y no vende (el contador). Vea más abajo.
• Cuatro tarjetas con las cifras principales, justo debajo del saludo. En el celular van de a dos por fila. Cada una abre el reporte que la explica, con la fecha del tablero.
• Disponible, Por pagar a proveedores y Nómina del mes: lo que hay, lo que se debe y lo que sale. Vea Las tarjetas.
• Pendientes urgentes: lo que no puede esperar, cada aviso con su enlace. Cada aviso lo ve solo quien puede resolverlo:
  • Resoluciones de facturación por vencer o sin números (Ver resoluciones).
  • La nómina electrónica del mes anterior por enviar, con su plazo: el décimo día hábil del mes (Ver nómina electrónica).
  • El tope de microempresa, cuando los ingresos del año en curso van cerca del tope o los del año anterior lo superaron (Ver el tope). Es una estimación con la contabilidad.
  • Facturas de proveedor que vencen hoy o mañana, por ejemplo "Vence hoy una factura de proveedor por $ 1.120.000." (Ver cuentas por pagar).
  • Documentos electrónicos que no han salido porque falta activar la facturación electrónica, y documentos rechazados, con error o sin respuesta.
  • Cajas POS que dejaron de reportarse con el turno abierto (Ver ventas sin conexión), ventas hechas sin conexión con avisos por revisar (Revisar) y cartas de contingencia para la DIAN que faltan por enviar (Ver las cartas).
  • Lotes vencidos que siguen en el inventario o que vencen pronto (Ver lotes).
  • Pagos en línea que no se aplicaron a ninguna factura (Ver pagos).
• Primeros pasos: mientras falte configurar algo, una sola línea con el avance, por ejemplo "3 de 8 listos". Ver los pasos despliega la lista, Continuar abre el asistente y la equis la oculta.
• Accesos rápidos: Vender en la caja POS, Nueva venta, Registrar compra, Registrar gasto y Entrada de inventario. Cada persona ve solo los que su rol puede usar. En el celular van en una fila que se desliza de lado.
• Resumen del día y Pregúntele a sus datos, en una sola tarjeta: si la empresa tiene encendidas las Funciones con IA. Vea El resumen del día en el tablero y Preguntarle a sus datos en el tablero.
• Contabilidad, plegada, para quien registra comprobantes y también vende (el dueño o el administrador): una línea con lo que falta, por ejemplo los borradores y los documentos por contabilizar que hay. Ver detalle la abre y Plegar la cierra; el tablero lo recuerda en ese equipo. Abierta muestra los borradores, los documentos por contabilizar, los saldos iniciales si faltan y el último mes cerrado (por ejemplo, "Último mes cerrado: agosto de 2026" o "Ningún mes cerrado todavía"), cada uno con su enlace, Ir a Comprobantes y los accesos Nuevo comprobante, Por contabilizar con cuántos documentos esperan (por ejemplo, Por contabilizar (3)), Balance de prueba del mes y Conciliación bancaria. Las cifras son las de "Pendientes de la contabilidad" en Comprobantes, del año en curso. El contador ve la tarjeta abierta y arriba, y esos accesos en la fila de accesos rápidos.
• Ventas por día: la gráfica del mes frente al mes anterior. Con Por día y Acumulado cambia la forma de verla, y Ver tabla muestra los números.
• Más vendidos del mes: los cinco productos que más vendieron, en pesos sin impuestos, con lo vendido en su unidad (2,5 lb, 3 unidades).
• Gastos del mes: el total y su reparto en Gastos y caja menor, Compras de servicios y Nómina. Incluye los gastos y la caja menor, las compras de servicios sin impuestos y el costo total de la nómina aprobada. La mercancía no está aquí: es costo cuando se vende. Debajo, Últimos seis meses grafica los gastos de cada mes; el del tablero cuenta hasta su día.
• Utilidad del mes: el margen del mes menos los gastos del mes, y su porcentaje sobre las ventas, con barras de ventas, costo de lo vendido y gastos. Sale en rojo si da pérdida. Es una cifra de gestión, no el estado de resultados: quien ve la contabilidad tiene debajo Ver el estado de resultados del mes, que lo abre del primero del mes al día que muestra el tablero. Si en el mes hay comprobantes en borrador, la tarjeta lo dice ("La contabilidad todavía no lo refleja: 156 comprobantes del mes están en borrador.", con Revisarlos) y el enlace pasa a Ver el estado de resultados preliminar, que los suma. El estado de resultados solo cuenta lo contabilizado, y una empresa nueva deja todo sin contabilizar hasta que el contador lo revisa: por eso puede decir $ 0 mientras el tablero ya muestra la utilidad. Vea Estado de resultados.
• Cartera por edades: lo que le deben, en columnas por vencer, 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90 y más de 90 días, a la fecha del tablero. Solo lo ve quien consulta ventas.
• Bajo el mínimo: los productos por debajo de su mínimo en cada bodega, con Pedir al proveedor y el enlace a control de existencias. Solo lo ve quien consulta inventario.

Las tarjetas

Cuando no hay ventas en el día o el mes con que se compara, la tarjeta dice "Sin datos para comparar". Debajo de las tarjetas se recuerda: "Ventas sin impuestos; las anuladas no cuentan."

Debajo de las cuatro tarjetas van Disponible, Por pagar a proveedores y Nómina. Son saldos a hoy, aunque el tablero muestre otro día.

• Disponible suma también los comprobantes en borrador, porque una empresa que empieza deja todo en borrador y sin ellos vería $ 0. Cuando hay alguno, la tarjeta lo dice: "Preliminar: incluye 12 comprobantes en borrador."
• En Nómina, una quincena todavía sin liquidar sale sin monto ("Sin liquidar todavía"), y una prestación que vence ese mes o el siguiente y no se ha calculado sale con su fecha y sin monto, por ejemplo la prima de servicios de diciembre, con "Vence el 20 de diciembre: calcúlela para saber el monto". Al calcularla en Nómina > Prestaciones, su monto entra en lo que falta.

A una fecha pasada

• La cifra de Cartera vencida se calcula a esa fecha: cuenta las ventas a crédito y los abonos hasta ese día, no los posteriores. La cartera inicial que cargó al empezar cuenta en cualquier fecha. Para el dato al corte, pulse la tarjeta. Abre Cartera con esa fecha de corte.
• Bajo el mínimo, Pendientes urgentes, Contabilidad, Disponible, Por pagar a proveedores y Nómina siempre muestran cómo están las cosas hoy.

Ventas y rentabilidad

En el menú, Inicio > Ventas y rentabilidad. Muestra las ventas sin impuestos frente a su costo, agrupadas como usted elija.

1. Elija el Período.
2. En Agrupar por, elija Producto, Categoría, Cliente, Vendedor, Bodega o Centro de costo.
3. Si quiere un segundo nivel, elíjalo en Luego por. Por ejemplo, Cliente y luego Producto muestra qué compró cada cliente.
4. Lea las columnas Cantidad, Ventas, Costo, Margen y Margen %. Un margen negativo sale en rojo.

Encima de la tabla sale el resumen del rango. Por ejemplo: "Ventas $ 1.000.000, costo $ 600.000, margen $ 400.000 (40,0 %)".

Y dos gráficas:

• Margen por el grupo elegido: los ocho que más margen dejan, con sus ventas. Con Luego por, suma el primer nivel.
• Ventas y margen por mes: cuando el rango toca dos meses o más. Los meses de los extremos van completos, aunque el rango empiece o termine a mitad de mes.
• Las ventas sin cliente salen como "Consumidor final".
• Un dato que falta sale como "Sin dato", y las ventas de bodegas sin centro de costo, como "Sin centro de costo".
• El buscador de la tabla encuentra un producto, un cliente o lo que haya elegido en Agrupar por y Luego por, sin cambiar el resumen ni las gráficas.

Ventas diarias

En el menú, Inicio > Ventas diarias. Muestra cada día del rango con sus documentos y sus ventas.

• Filtros: Período y Agrupar por (Bodega o Vendedor).
• Si el rango tiene ventas en más de un día, arriba sale la gráfica Ventas sin impuestos por día, con el total y el promedio diario. El promedio es de los días con ventas, no de todos los días del rango.
• Columnas: Día, Bodega o Vendedor, Documentos, Ventas sin impuestos y Total con impuestos.
• Para encontrar una fila, escriba en el buscador de la tabla la bodega (o el vendedor) o el día. La búsqueda solo recorta la tabla: el total y la gráfica siguen siendo de todo el rango.
• En pantalla, el nombre del vendedor solo lo ve quien administra usuarios; los demás ven "Vendedor" con un código corto. En el archivo exportado (Excel o CSV) agrupado por vendedor, el vendedor sale con su nombre.

Ventas por mes

En el menú, Inicio > Ventas por mes. Compara los doce meses de un año con los mismos meses de otro.

• Elija el Año y con cuál Comparar con. Se pueden elegir el año actual y los cinco anteriores.
• Arriba salen las ventas de cada año, la Variación del año y la gráfica de los dos años.
• Columnas: Mes, las ventas de cada año, Documentos, Margen, Variación en pesos y Variación %.
• Si el mes con que se compara no tuvo ventas, la variación dice "Sin base".

Compras por proveedor y producto

En el menú, Compras > Compras por proveedor y producto. Muestra lo comprado sin impuestos, mercancía y servicios.

• Filtros: Período, Agrupar por (Proveedor, Producto o Centro de costo) y Luego por.
• Columnas: Documentos, Cantidad y Subtotal. Encima sale el total, por ejemplo "Compras sin impuestos $ 17.000", y una gráfica con los ocho proveedores (o productos, o centros de costo) a los que más se les compró.
• El buscador de la tabla encuentra un proveedor, un producto o un centro de costo, sin cambiar el total ni la gráfica.
• Cada compra cuenta en su Fecha, la que se escribió al registrarla. Las compras anuladas no cuentan.
• Los gastos de Compras > Gastos y de la caja menor no están en este reporte. Se ven en el tablero, en Gastos del mes.

Exportar a Excel

En cada reporte, pulse Exportar y elija el formato. Excel (.xlsx) trae los valores como números, listos para sumar y filtrar; CSV (.csv) es texto separado por punto y coma que se abre con doble clic en Excel en español, con las tildes y los decimales bien, o se lleva a otro programa; sus fechas van como en la pantalla, por ejemplo 07/10/2026. En los reportes con fechas, el botón queda apagado si al rango le falta una fecha, si está al revés o si no hay datos.

Si algo no sale

• "Elija la fecha inicial." o "Elija la fecha final.": falta una de las dos fechas. El reporte no consulta nada hasta que estén las dos.
• "La fecha inicial es posterior a la final.": invierta las fechas.
• "El rango máximo es de un año": acorte el rango a un año o menos.
• "Sin acceso": su rol no tiene el permiso de esa pantalla. Pídale al administrador que se lo agregue en Configuración > Roles.
• "No hay ventas en ese rango." o "No hay compras en ese rango.": no hubo movimientos en esas fechas, o se registraron hace muy poco. Espere unos segundos y recargue.
• Registré una venta y no aparece: espere unos segundos y recargue la página. Si después de unos minutos sigue sin aparecer, pida ayuda con el número de la venta.
• El margen de un producto sale del 100 %: ese producto no maneja inventario, así que no tiene costo en los reportes. Si sí maneja inventario y la venta es de hace un momento, su costo aún no ha llegado: espere unos segundos y recargue.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.