Kardex, costo promedio y sugerido de compra

El kardex muestra cada entrada y salida de un producto, con el saldo y el costo promedio que dejó. Con él, con Existencias y con Control de existencias usted sabe cuánto hay, cuánto vale, qué está por agotarse y cuánto comprar.

Antes de empezar

• Para consultar existencias, kardex y control de existencias basta el permiso de consultar existencias y kardex (lo tienen todos los roles por defecto, salvo nómina).
• Para definir mínimos y máximos necesita el permiso de crear y editar bodegas (roles admin y jefe).
• Todo se lleva por producto y por bodega: cada bodega tiene su propio saldo y su propio costo promedio.

Existencias: cuánto hay en cada bodega

En Inventario > Existencias cada fila es un producto en una bodega, con su Nivel frente al mínimo y el máximo, la Existencia, lo Disponible (sin lo reservado por ventas en curso; Agotado si no queda nada), el Costo promedio y el Valor. Al pulsar la fila se abre su kardex en esa bodega. El botón de los tres puntos de cada fila tiene Ver kardex, Ver ficha del producto, Registrar entrada, Ajustar a lo contado, Trasladar y Mínimo y máximo, según su rol. Todo eso se explica en Existencias: cuánto hay de cada producto y qué hacer desde cada fila.

El kardex de un producto

1. En el menú, Inventario > Kardex.
2. En Producto, busque el producto por nombre o código. Con el producto elegido, Ver ficha (junto a Cambiar) muestra sin salir lo disponible en cada bodega y el precio; Abrir la ficha completa lleva a su ficha.
3. En Bodega, elija una bodega o deje Todas.

También llega desde Existencias: al pulsar la fila de un producto se abre su kardex en esa bodega.

Arriba de la lista está el Saldo actual: con una bodega, lo que hay hoy en ella, su costo promedio y su valor; con Todas, el total y lo de cada bodega, por ejemplo "Saldo actual en todas las bodegas 17 (Tienda 5, Bodega principal 12)".

La lista abre en el movimiento más reciente, según la fecha del documento. Con una bodega elegida y sin filtros, el Saldo de la primera fila es el saldo actual de esa bodega; con Todas, cada línea lleva el saldo de su bodega. Hacia abajo y en las páginas siguientes (50 movimientos por página) van los anteriores. Para leerlo desde el saldo inicial, en Orden elija Más antiguo primero.

Cada línea muestra Fecha, Movimiento, Bodega, Cantidad (las salidas con signo menos), Costo unitario, Saldo, Costo promedio, Documento, Registró y Motivo. Documento lleva a lo que movió la mercancía: el ajuste AJ-3, la entrada, el traslado, la toma física, la venta, la compra o la remisión. Registró dice quién lo hizo.

• La Fecha es la del documento, no la del día en que se registró. Una compra con factura del 1 registrada el 27 aparece el 1, y los saldos de los días siguientes ya la incluyen. Al pasar el puntero por la fecha se ve cuándo se registró ("Registrado el ...").
• Con Todas, el saldo y el costo promedio de cada línea son los de la bodega de esa línea.
• Período y Movimiento filtran lo que se ve, pero el saldo de cada línea sigue siendo el real, calculado con todos los movimientos.

Qué significa cada movimiento:

Cómo se calcula el costo promedio ponderado

Bodegix lleva un costo promedio por producto y por bodega, con estas reglas:

• Cada entrada (saldo inicial, compra, entrada, sobrante, traslado recibido) recalcula el promedio: valor que había más valor que entra, dividido por las unidades que quedan.
• Cada salida (venta, remisión, faltante, traslado enviado) sale al promedio vigente; la devolución a proveedor sale al costo con que entró con esa compra. El promedio no cambia.
• Si antes de una entrada el saldo estaba en cero o en negativo, el promedio pasa a ser el costo de esa entrada.
• Una compra anulada sale al costo con que entró, y el promedio se recalcula con el valor que queda.

Por ejemplo (cifras de ejemplo), así se vería el kardex de un producto en una bodega:

• El 5: había 10 unidades por $ 100.000 y entran 20 por $ 260.000. Son 30 unidades por $ 360.000, y $ 360.000 / 30 = $ 12.000.
• El 8: la venta sale al promedio, $ 12.000. Quedan 25 unidades por $ 300.000 y el promedio sigue en $ 12.000.
• El 12: entran 5 unidades por $ 90.000. Son 30 unidades por $ 390.000, y $ 390.000 / 30 = $ 13.000.

Ese día, Existencias mostraría 30 unidades, costo promedio $ 13.000 y valor $ 390.000.

Una compra registrada con fecha atrasada se ubica en su fecha en el kardex y en la valoración, pero no cambia el costo de las ventas que ya se contabilizaron entre esa fecha y el día en que se registró. Por eso conviene registrar las compras el mismo día en que llegan.

Mínimos, máximos y alertas

El mínimo es el punto de reorden: cuando la existencia baja de ahí, aparece la alerta. El máximo es hasta dónde repone el sugerido de compra.

1. En el menú, Inventario > Existencias.
2. En la fila del producto en la bodega que quiere configurar, pulse el botón de los tres puntos (en el celular, Acciones) y elija Mínimo y máximo.
3. En Mínimo y máximo de ..., escriba el Mínimo y el Máximo. Deje un campo vacío para quitar ese límite. El enlace Ver entradas y salidas de este producto abre su kardex. Debajo de cada campo se lee cómo quedó la cantidad, con la unidad del producto, igual que en Entradas, traslados y ajustes y en la toma física: 1500 dice "1.500 unidades", 1,5 dice "1,5 unidades" y 2,5 en un producto por kilo, "2,5 kg". Sin coma, el punto es decimal: 1.500 se guarda como 1,5, así que la lectura sale en color de aviso con "En la cantidad el punto separa los decimales: si son 1.500 unidades, escriba 1500.". Lo que se guarda es lo que dice esa lectura.
4. Pulse Guardar límites.

Al terminar aparece "Mínimos y máximos guardados.". Los productos bajo el mínimo salen en Inventario > Control de existencias, vista Bajo el mínimo, de mayor a menor faltante, con una gráfica de los ocho a los que más les falta. La columna Faltan es el mínimo menos la existencia. Solo cuentan productos y bodegas activos. Si hay otra bodega de dónde traerlos, Traer lo que le falta a ... arma el traslado (con una bodega elegida en Bodega, el de esa).

Para muchos productos a la vez, Inventario > Mínimos y máximos muestra la tabla de una bodega con la Venta diaria de cada producto (los últimos 30 días, menos devoluciones). Escriba en la tabla (Enter baja a la fila siguiente), use Pegar desde Excel (código o nombre, mínimo y máximo) o Calcular con las ventas (7 días para el mínimo y 30 para el máximo, redondeado hacia arriba). Todo queda como borrador hasta Guardar los límites; después, Deshacer devuelve los valores de antes.

Sugerido de compra

En Inventario > Control de existencias, vista Sugerido de compra. También se llega con Pedir al proveedor en Existencias y en el tablero.

Con Incluir lo que no tiene mínimo (marcada de entrada), los productos sin mínimo entran con los límites de Calcular con las ventas: el mínimo alcanza para 7 días de venta y el máximo para 30. La columna Mín. y máx. dice "por las ventas" en esos. Lo que no se vendió en los días de historia no se sugiere. Si desmarca la casilla, solo salen los que tienen mínimo.

• Días de historia (30 por defecto): los días de ventas con que se calcula la venta diaria.
• Días de entrega (7 por defecto): lo que tarda el proveedor en traer el pedido.

La regla, como la dice la pantalla: "Se pide cuando lo disponible, menos lo que se venderá mientras llega el pedido, queda bajo el mínimo; la cantidad repone hasta el máximo."

Por ejemplo (cifras de ejemplo), para un producto con mínimo 10, máximo 40 y costo promedio de $ 13.000:

• Hay 20 disponibles y en los últimos 30 días se vendieron 60: la Venta diaria es 2.
• El proveedor tarda 7 días: mientras llega se venden 14, así que quedarían 6.
• 6 queda por debajo del mínimo (10): hay que pedir.
• Se repone hasta el máximo: Comprar 40 menos 6, es decir 34.
• El Costo estimado es 34 x $ 13.000 = $ 442.000.

Tenga en cuenta:

• La venta diaria cuenta las ventas menos las devoluciones. Las remisiones no entran en la cuenta.
• Si el producto no tiene máximo, se repone hasta el mínimo.
• La cantidad se redondea hacia arriba a unidades enteras.
• Alcanza para dice para cuántos días alcanza lo disponible a la venta diaria.
• Proveedor es el de la última compra de cada producto; el filtro Proveedor deja solo lo que se le pide a uno ("¿qué le pido a Pinturas y Acabados?"). Sin proveedor son los que nunca se han comprado.
• Crear órdenes arma una orden de compra por proveedor (y por bodega, si hay varias) con la cantidad sugerida y el costo de la última compra, y las deja sin enviar en Compras > Órdenes de compra para revisarlas y enviarlas. Con Revisar antes de crear la orden se abre llena para cambiarla antes de guardar; los productos sin proveedor se arman con Elegir el proveedor.
• Descargar baja la lista en Excel o en CSV para enviarla o trabajarla en Excel. Para hacer el pedido, vea Órdenes de compra y cuentas por pagar.

Valoración y movimientos del período

En Inventario > Control de existencias:

• Valoración: en Con corte a elija Hoy, Fin del mes anterior, el 31 de diciembre del año anterior o, con Personalizado, la Fecha de corte. Cuenta todo lo de ese día. Muestra la cantidad, el costo promedio y el valor de cada producto en cada bodega a esa fecha, y arriba el valor total. Se arma desde el kardex por la fecha de cada documento, sumando lo que entró a su costo y restando lo que salió a su costo, que es lo mismo que registra la contabilidad en la cuenta de inventario. Descargar baja el detalle en Excel o en CSV.
• Entradas y salidas del período: en Período elija el período con los atajos de todos los reportes (Mes anterior, Trimestre anterior, Año en curso y los demás) o, con Personalizado, escriba Desde y Hasta. Abre con el último período que usted eligió aquí o, la primera vez, con el mes en curso hasta hoy. Muestra por producto y bodega el Saldo inicial, las Entradas, las Salidas y el Saldo final, en cantidad y en valor. El período puede ser de hasta un año. Arriba, Rotación: lo que más se mueve grafica los ocho productos con más rotación: las salidas al costo (ventas, traslados y ajustes) divididas por el valor promedio entre el saldo inicial y el final. Por ejemplo, "4 veces" quiere decir que en el período salió cuatro veces lo que normalmente hay en la bodega.
• Quietos: lo que tiene existencia y no se vendió en 30, 60, 90 o 180 días (90 de entrada), con su valor al costo promedio, la Última venta y la Última compra, de mayor a menor valor: la plata parada en la estantería, que sirve para saber qué dejar de pedir o qué rebajar. Lo que llegó hace menos de esos días no cuenta, porque aún no ha tenido tiempo de venderse. El tablero lo resume en "Plata quieta" bajo Bajo el mínimo. Descargar baja la lista.

Valoración y entradas y salidas comparten el período: la valoración se corta en la fecha final de los movimientos. Vea Elegir el período de un reporte.

En todas las vistas puede filtrar por Bodega o dejar Todas.

Si algo no sale

• "El mínimo no puede ser mayor que el máximo": corrija uno de los dos.
• En las acciones de una fila no sale Mínimo y máximo (o Ajustar a lo contado): su rol no tiene el permiso de crear y editar bodegas (o el de ajustar inventario). Pídaselo al administrador; vea Crear usuarios y asignar roles.
• En las acciones no sale Trasladar: la empresa tiene una sola bodega activa, o la fila es de una bodega inactiva.
• Un producto no aparece en Existencias: todavía no ha tenido movimientos en esa bodega. Registre su saldo inicial o su compra.
• "Este producto todavía no tiene movimientos.": no hay entradas ni salidas de ese producto.
• "No hay nada que comprar con estos parámetros.": todo sigue por encima de su mínimo con los días elegidos, o lo que no tiene mínimo no se vendió en los días de historia.
• "Ningún producto tiene mínimo": desmarcó Incluir lo que no tiene mínimo y ningún producto lo tiene. Márquela o póngalos en Mínimos y máximos.
• "No había existencias a esa fecha." o "Sin movimientos ni saldos en el período.": revise la fecha o el período, y la bodega elegida.
• "El período no puede superar un año", "La fecha final es anterior a la inicial" o "La fecha inicial es posterior a la final.": elija un atajo en Período o corrija Desde y Hasta en Personalizado.
• En el kardex la primera fila es del saldo inicial: en Orden quedó Más antiguo primero. Elija Más reciente primero o pulse Limpiar filtros.
• El valor de la Valoración no cuadra con la cuenta de inventario: revise si hay documentos de inventario en borrador o en Contabilidad > Por contabilizar. Vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo.

Relacionado

• Existencias: cuánto hay de cada producto y qué hacer desde cada fila
• Registrar una entrada o un ajuste de inventario
• Trasladar mercancía entre bodegas
• Cargar existencias y saldos iniciales
• Órdenes de compra y cuentas por pagar
• Registrar una compra con retenciones
• Reportes contables y libros oficiales

Revisada el 10 de octubre de 2026.