Lotes, fechas de vencimiento y seriales

¿Qué productos están por vencerse? Con lotes y fechas de vencimiento (droguerías, alimentos, cosméticos) o con seriales (celulares, computadores, electrodomésticos), Bodegix sabe qué vence pronto, no deja vender lo vencido y le dice en qué compra entró y en qué venta salió cada lote o cada unidad.

Antes de empezar

• Se activa por producto. En Catálogo > Productos, abra el producto y, en la sección Inventario y lotes, en Lotes y seriales elija Lote y fecha de vencimiento o Serial de cada unidad. Solo aparece en productos que manejan inventario.
• Para ver Inventario > Lotes y vencimientos basta el permiso de consultar existencias y kardex. Para asignar lotes o sacar del inventario un lote vencido se necesita el permiso de ajustes de inventario (roles admin y jefe).

Registrar el lote al recibir la compra

1. En Compras > Nueva compra, agregue el producto, la cantidad y el costo como siempre.
2. Debajo de la línea aparecen Lote y Vence. Si el empaque no trae lote (frutas, lácteos), basta la fecha: Bodegix lo identifica por ella.
3. Si llegó en varios lotes, pulse Llegó en otro lote y escriba cuánto llega de cada uno. Los lotes deben sumar la cantidad de la línea.
4. Para un producto con serial, escriba (o escanee) un serial por renglón. Deben ser tantos como unidades y no pueden repetirse.

Si la fecha ya pasó, el campo avisa "Ya venció: no se podrá vender." Las entradas manuales de Inventario > Entradas, traslados y ajustes piden lo mismo.

Cómo sale la mercancía

• Al vender, sale primero lo que vence primero. No importa en qué orden llegó: si el lote A vence en marzo y el B en enero, se vende primero el B.
• Lo vencido no se vende. Si la venta necesita unidades de un lote vencido, la caja POS responde "No se puede vender mercancía vencida" y dice qué lote venció. Venda de otro lote o saque lo vencido del inventario.
• En la caja, el producto con serial pide el de cada unidad. Al agregarlo aparece Seriales de con el nombre del producto: escanee el serial de la unidad que se lleva el cliente (uno por renglón). Cobrar se activa cuando hay un serial por unidad y ninguno se repite. Si el serial no está en la bodega de la caja POS o ya está en otra venta en curso, la caja POS lo dice y no cobra.
• Sin internet, la caja POS no puede revisar el serial: la venta sube igual y, si ese serial ya no estaba, sale otro por orden.
• Al anular una venta o hacer una devolución, cada unidad vuelve a su mismo lote o serial.
• Al anular una compra, salen los mismos lotes que entraron con ella, hasta donde alcancen.
• En un traslado o un faltante puede elegir el lote o el serial que sale; si no elige, sale el que vence primero. En el traslado, el lote llega a la otra bodega con su código y su fecha.

Lo que vence pronto y lo vencido

¿Qué productos están por vencerse o ya se vencieron? En Inventario > Lotes y vencimientos:

Cada vista dice entre paréntesis cuántos tiene. Filtre por Bodega si tiene varias. Cada lote muestra el producto, el lote o serial, cuándo vence ("Vence en 12 días", "Vence mañana", "Venció hace 3 días"), la bodega, la cantidad y su Estado: Por vencer, Vencido, Vigente, Sin vencimiento o Ya salió.

El tablero de Inicio avisa cuando hay lotes vencidos o que se vencen en los próximos 30 días, por ejemplo "2 lotes vencidos siguen en el inventario y 5 vencen en los próximos 30 días.".

Sacar del inventario un lote vencido

1. En Lotes y vencimientos, vista Vencidos, pulse el lote.
2. Pulse Sacar del inventario.
3. Lea ¿Sacar este lote del inventario?: dice cuánto sale y que queda como pérdida. Confirme con Sacar del inventario.

Sale "Salió del inventario.". Bodegix registra un ajuste por vencimiento de ese lote, al costo promedio, con el motivo "Baja por vencimiento del lote ...": en el kardex queda como Ajuste (faltante) y en la contabilidad como faltante de inventario. Se necesita el permiso de ajustar inventario (roles admin y jefe).

Para sacar todo lo vencido de una vez, en la vista Vencidos pulse Dar de baja los vencidos y confirme. Si solo quiere algunos, márquelos en la casilla de cada fila y el botón dice Dar de baja los 3 elegidos. Sale un ajuste por bodega, con un renglón por producto que nombra sus lotes, y el aviso dice su número, por ejemplo "Salieron 4 lotes vencidos con el ajuste AJ-5.".

En la toma física

Al aplicar una toma física, un faltante de un producto con lotes saca primero los lotes que vencen primero. Un sobrante de un producto con lote o serial entra sin lote: asígnelo después en la vista Sin lote (vea Mercancía sin lote).

Seguir un lote o un serial

Pulse un lote (o busque un serial en Todos) para ver su Historia: con qué compra o entrada llegó, en qué venta, remisión, traslado, ajuste o toma física salió y cuándo. Sirve para una garantía o para retirar un lote que el laboratorio pidió devolver.

Mercancía sin lote

Lo que había antes de activar los lotes en un producto queda sin lote: se sigue vendiendo, pero después de los lotes vigentes. Para asignarlo:

1. En Lotes y vencimientos, vista Sin lote, pulse Asignar lote (o Asignar seriales).
2. Escriba la cantidad, el lote y la fecha (o los seriales).
3. Pulse Asignar.

Asignar un lote no cambia la existencia ni el costo, por eso no aparece en el kardex; queda en la historia del lote y en el registro de actividad.

Preguntas frecuentes

¿El costo cambia por lote? No. El costo sigue siendo el promedio del producto en la bodega; el lote dice qué unidades son y cuándo vencen.

¿Puedo recibir el mismo lote con otra fecha? Sí. Bodegix lo guarda como otro lote, para no frenar la compra por un error de digitación; revíselo en Todos.

La caja dice que el serial no está en la bodega. Ese serial no entró a la bodega de esta caja POS o ya se vendió. Búsquelo en Todos: si está en otra bodega, trasládelo; si es otro equipo, escanee el de la caja POS que se lleva el cliente.

Me dice que el serial ya está en inventario. Ese serial entró antes y no ha salido. Revise en Todos dónde está; si fue una devolución por garantía, primero tiene que haber salido con la venta.

Revisada el 10 de octubre de 2026.