Toma física de inventario

La toma física compara lo que hay en el estante con lo que dice Bodegix y ajusta la diferencia. Bodegix guarda el saldo de cada producto a la hora del conteo (el corte), usted escribe lo que contó y, al aplicar la toma, los sobrantes entran y los faltantes salen del inventario con su comprobante contable.

Antes de empezar

• Abrir, aplicar o cancelar una toma necesita el permiso de ajustes de inventario (roles admin y jefe).
• Escribir lo contado necesita el permiso de mover inventario: el bodeguero puede contar, pero no aplicar.
• Cada bodega tiene una sola toma abierta a la vez.

Abrir la toma

1. En Inventario > Toma física, pulse Nueva toma física (o, desde cualquier pantalla, Nuevo > Nueva toma física).
2. Elija la bodega.
3. En Hora del conteo, elija Se cuenta ahora o Ya se contó y escriba la fecha y la hora en que se contó. Bodegix compara lo contado con el saldo de esa hora: lo que se vendió o entró después no cuenta como diferencia. Si ya aplicó una toma en esa bodega, la hora debe ser posterior a cuando la aplicó.
4. En Qué se cuenta, elija una opción:
   • Todos los productos: los que tienen existencias en la bodega.
   • Una o varias categorías: marque las categorías (por ejemplo, Lácteos y huevos para contar ese pasillo). Trae solo los productos de esas categorías con existencias en la bodega.
   • Solo algunos: la toma empieza vacía y los productos se agregan al leerlos.
5. Marque las opciones que necesite:
   • Dejar en cero lo que no se cuente: al aplicar, lo que nadie contó queda en cero. Se puede con todos los productos o con las categorías elegidas (solo los productos de esas categorías); con Solo algunos, no.
   • Contar a ciegas: mientras la toma esté abierta, quien cuenta sin permiso de aplicarla (el bodeguero) no ve el saldo del sistema, la diferencia, el costo ni los totales de sobrantes y faltantes: cuenta lo que hay en el estante, no lo que debería haber. Quien aplica la toma sí lo ve todo, y la toma lo muestra con la marca A ciegas.
   • No dejar vender ni mover mercancía de la bodega mientras se cuenta: mientras la toma esté abierta, la caja POS no puede vender de esa bodega y no se hacen entradas, ajustes ni traslados en ella. Las compras que se registren sí entran; el formulario y la toma abierta lo dicen ("Las compras que se registren sí entran; no cambian la diferencia."). Nueva venta avisa apenas se elige la bodega bloqueada.
6. Pulse Abrir la toma.

Contar

Lo contado se guarda solo: no hay que pulsar ningún botón. Puede contar con el lector de código de barras, con la cámara del celular, escribiendo en la tabla o con una hoja de Excel, y mezclarlos.

En el celular la toma se cuenta de uno en uno (Cómo contar: Uno a la vez): cada producto sale en grande con su categoría, en el orden de las categorías y luego del nombre, como está en el estante. Toque + por cada unidad o escriba la cantidad, y pulse Siguiente (o Enter). Anterior vuelve al producto de antes, y al leer un código con el lector o la cámara la pantalla salta a ese producto. Empieza en el primero sin contar y abajo dice cuántos quedan. Para ver la tabla, elija Lista.

Con el lector de código de barras

Al abrir la toma, el cursor queda en Leer código, arriba de la tabla.

1. Lea el código de barras del producto. Cada lectura suma 1 a lo contado de ese producto, la fila sube a la vista con la marca Recién leído y arriba se lee, por ejemplo, "Aceite vegetal El Molino 1 L: 3 contados".
2. Para sumar varios de una vez, escriba la cantidad y un asterisco antes de leer, por ejemplo 12*, y luego lea el código: suma 12. La cantidad se lee como en Contado: 1.500* suma 1,5 y el aviso dice "si son 1.500 unidades, escriba 1500": para sumar mil quinientas, escriba 1500* antes de leer.
3. Si el producto no está en la toma, se agrega con lo leído y con el saldo que tenía a la hora del corte.
4. Si el código no es de ningún producto, Bodegix lo dice y ofrece Crear producto con el código de barras ya puesto. Al crearlo queda contado.

Sin lector, en el celular o la tableta pulse el botón de la cámara junto a Leer código y ponga el código de barras dentro del recuadro: cada código leído suma 1, con un pitido y una vibración corta, y la cámara sigue abierta para el siguiente. Para contar otro igual, quite el código de la cámara y vuelva a ponerlo. Si escribió 12* en Leer código antes de abrirla, el primer código leído suma 12. La primera vez, el navegador pide permiso para usar la cámara. La cámara también está en Entradas, traslados y ajustes, en Nueva compra y en el buscador de Catálogo > Productos.

También puede escribir en Leer código el código del producto o parte del nombre y pulsar Enter. Si hay varios que coinciden, elija con las flechas y Enter.

Si el lector leyó un código estando en la columna Contado, Bodegix no lo toma como una cantidad: lo cuenta como una lectura, igual que en Leer código, y deja el campo como estaba, aunque ya tuviera una cantidad. También funciona 12* y la lectura escritos ahí: suma 12 al producto leído y el Contado donde estaba el cursor no cambia.

Escribiendo en la tabla

Escriba la cantidad en la columna Contado y pulse Enter: el cursor baja al Contado del producto siguiente, así se recorre la lista sin el mouse. Lo escrito se guarda al pasar al siguiente o a los pocos segundos de dejar de escribir. Los decimales van con coma, por ejemplo 2,5 o 0,125 para lo que se pesa.

Debajo de Contado se lee cómo quedó la cantidad, con la unidad del producto, igual que en Entradas, traslados y ajustes y en Mínimo y máximo: 1500 dice "1.500 unidades", 1,5 dice "1,5 unidades" y 2,5 en un producto por kilo, "2,5 kg". Con coma, los puntos son de miles: 1.234,5 es mil doscientos treinta y cuatro y medio. Sin coma, el punto es decimal: 1.500 se guarda como 1,5 y la lectura sale en color de aviso con "En la cantidad el punto separa los decimales: si son 1.500 unidades, escriba 1500.". Lo que se guarda es lo que dice esa lectura, y el aviso sigue debajo después de guardarse, hasta que vuelva a escribir en esa línea.

Con los filtros Sin contar o Con diferencia, el producto en el que escribe se queda en la lista hasta que cambie de vista, aunque ya esté contado o quede sin diferencia; Enter también baja al siguiente.

Para encontrar un producto, escriba en Buscar producto su nombre, su código o su código de barras.

Lo que dice la barra de abajo

• Guardado: todo lo contado ya está en Bodegix. Puede cerrar la pantalla o seguir en otro equipo.
• Guardando…: está enviando lo último que leyó o escribió. Si acaba de crear un producto desde Leer código, puede tardar unos segundos mientras se registra en el inventario; se guarda solo.
• Sin guardar: algo no se pudo guardar y la barra dice por qué. Si fue la conexión, Bodegix lo intenta otra vez solo; también puede pulsar Reintentar. Lo contado sigue en la pantalla mientras tanto.

Si leyó un producto que la toma no recibe (por ejemplo, lo desactivaron en el catálogo mientras contaba), la barra dice cuál y por qué; lo demás se guarda igual. Pulse Entendido para cerrar el aviso. Después de Reintentar, Entendido o de elegir entre dos conteos, el cursor vuelve a Leer código para seguir leyendo.

Si intenta salir de la toma con algo sin guardar, Bodegix primero lo guarda; si no puede, le pregunta si quiere salir sin guardar. Si contó algo y todo quedó guardado, le pregunta ¿Salir de la toma?: con Salir se va y la toma sigue abierta para continuarla después desde Inventario > Toma física, en este u otro equipo; con Quedarme sigue contando. Si solo abrió la toma para mirarla, sale sin preguntar.

Varias personas contando la misma toma

Varias personas pueden contar a la vez, cada una en su equipo, y la pantalla trae cada tanto lo que contaron las demás.

• Las lecturas siempre se suman: si una persona lee 3 aceites en el estante y otra 2 en la trastienda, quedan 5.
• Si usted escribe una cantidad en un producto y, mientras tanto, otra persona guardó otra, Bodegix no borra ninguna de las dos: la barra de abajo muestra las dos cantidades y usted elige Dejar la suya, la de la otra persona o Sumar los dos. También puede escribir el total en Contado.
• Escribir solo el costo de un sobrante no cambia lo que contó otra persona en ese producto.

Con Excel

Pulse Descargar hoja de conteo. La hoja trae el código y el nombre de cada producto, pero no el saldo del sistema, para que se cuente a ciegas. Escriba lo contado en Contado (con coma para los decimales: 1,5; en la hoja, un número como 1.500 se rechaza porque puede ser mil quinientos o uno y medio y no hay dónde ver cómo se leyó antes de guardar) y súbala en Archivo del conteo. En la columna Código puede ir el código del producto o su código de barras. Las filas vacías no borran lo ya contado, así que puede subir una hoja por cada pasillo. Lo que trae la hoja reemplaza lo contado de esos productos.

Use los filtros Sin contar y Con diferencia para revisar antes de aplicar.

Aplicar la toma

Pulse Aplicar la toma. Bodegix guarda primero lo que falte por guardar y luego, por cada producto con diferencia (no se puede aplicar mientras haya un conteo con la elección pendiente entre dos personas o una cantidad que no es un número):

• Sobrante (se contó más): entra al costo promedio vigente. Si el producto no tiene costo todavía, Bodegix pide el costo unitario en esa línea antes de aplicar; ese costo solo se usa para productos sin costo. Se escribe como todo valor en pesos: 8.600 es ocho mil seiscientos y al salir del campo queda con sus puntos de miles.
• Faltante (se contó menos): sale al costo promedio. Si el producto maneja lotes, salen primero los que vencen primero.

La diferencia se aplica sobre el saldo de hoy: si el corte decía 10, se contaron 8 y después se vendieron 3, queda en 5. Todo queda en el kardex como Toma física TF-número y en la contabilidad como un ajuste de inventario con la fecha de la toma.

Si quiere descartar la toma sin tocar el inventario, pulse Cancelar la toma y escriba el motivo.

Preguntas frecuentes

La caja dice "La bodega está en toma física". La toma se abrió sin dejar vender ni mover mercancía de la bodega. Aplique o cancele la toma para volver a vender. Las ventas sin internet sí suben, porque la mercancía ya salió.

Al aplicar dice que el faltante es mayor que lo que hay ahora. Después del corte salió mercancía de ese producto y el faltante es mayor que lo que queda hoy. Revise el conteo de ese producto o el kardex desde la hora del corte.

¿Qué pasa con lo que no conté? Si no marcó Dejar en cero lo que no se cuente, queda igual. Si lo marcó, sale todo lo que había al corte.

¿Puedo contar con las cajas vendiendo? Sí, porque Bodegix compara con el saldo a la hora del corte. Para que el resultado sea exacto, las cajas POS deben estar conectadas: una venta hecha sin internet antes del corte y subida después se descuenta dos veces. Si no puede asegurarlo, abra la toma sin dejar vender ni mover mercancía de la bodega.

¿El bloqueo de la bodega detiene las compras? No detiene la llegada: una compra que se recibe mientras se cuenta entra igual, así que cuente ese producto después o registre la compra al terminar. Anular una compra o devolver mercancía al proveedor sí espera a que se aplique o se cancele la toma.

Un sobrante de un producto con serial o con lote. Entra sin serial y sin lote; asígnelo luego en Inventario > Lotes y vencimientos, vista Sin lote.

Leí un producto y no aparece en la tabla. Revise el filtro Ver y Buscar producto: con Sin contar elegido, lo que cuenta se queda en la lista hasta que cambie de vista y, al volver a elegirla, ya no aparece. Si el producto no estaba en la toma, aparece en cuanto Bodegix lo guarda.

Al abrir por categoría no trae productos. La toma trae solo los productos de esas categorías con existencias en la bodega a la hora del corte. Revise en Catálogo > Productos que tengan la categoría puesta; lo que encuentre de otras categorías, léalo y se agrega.

Revisada el 10 de octubre de 2026.