Crear, editar o desactivar una bodega (sede, sucursal o tienda)

¿Cómo creo una bodega o una sede nueva? En Configuración > Bodegas, con Crear bodega. Cada bodega (o sede, sucursal o tienda) lleva sus propias existencias, su propio costo promedio, su dirección, su teléfono para la tirilla y su centro de costo para ver la contabilidad por sede. Aquí también verá cómo editarla, desactivarla y cómo cambiarle el nombre a "bodega".

Antes de empezar

Para crear, editar o desactivar bodegas necesita el permiso de crear y editar bodegas (roles admin y jefe). Los demás roles ven la lista, pero no la cambian.
Su licencia fija cuántas bodegas activas puede tener. La pantalla Bodegas lo dice arriba, por ejemplo: "Su licencia permite 1 bodega activa; hay 1 en uso.".
También puede crear una bodega sin salir de otra pantalla: en cualquier lista de bodegas (una venta, una compra, un traslado), escriba el nombre de una que no existe y elija Crear bodega. Es el mismo formulario.

Crear una bodega

Es el mismo formulario, con los mismos campos en el mismo orden, en Configuración > Bodegas, al crearla sin salir de otra pantalla (con Nuevo o desde una lista) y en el asistente.

Vaya a Configuración > Bodegas.
Pulse Crear bodega.
Escriba el Nombre. El Código sale solo del nombre ("Sede Envigado" da SEDE-ENVIGADO) y no repite uno que ya exista; puede cambiarlo antes de crearla. Queda en mayúsculas y no se puede cambiar después.
Si quiere, el Municipio, la Dirección y su Código postal:
- Si la bodega queda donde la empresa, pulse Usar la dirección de la empresa: copia la de Datos de la empresa con sus partes, su código postal y su municipio (si el de la bodega está vacío), sin escribirla otra vez. Debajo del botón ve cuál es.
- Si queda en otro lugar, escríbala o pulse Construir dirección para armarla con la nomenclatura del generador de direcciones de la DIAN, con las mismas reglas de Datos de la empresa; vea La dirección, el código postal y el teléfono. El código postal es el de su dirección y empieza por el departamento del municipio de la bodega, como el de la empresa: si no, lo dice junto al campo. Si cambia la dirección que copió, Bodegix le pide revisarlo.
Si quiere, el Teléfono de la bodega, con su Extensión si es un fijo: el mismo campo de Datos de la empresa (una línea 01 8000 también sirve y se guarda tal cual). La tirilla de las cajas POS de esa bodega lo imprime; si lo deja vacío, imprime el de la empresa.
Si quiere, el Centro de costo de la bodega: las ventas, la caja POS, las compras, los gastos pagados con su caja y los movimientos de inventario de esa bodega lo toman solos, y así el balance y el estado de resultados por centro de costo son los de cada sede. Si todavía no existe, pulse Crear uno con el mismo nombre y se crea con el nombre de la bodega en un clic. Si la bodega ya tiene mercancía al darle (o cambiarle) el centro, la contabilidad pasa ese inventario al centro nuevo, al costo promedio (comprobante "Traslado entre sedes"). Vea ¿Puedo ver la contabilidad separada por sede?.
Pulse Crear bodega.

La dirección de la bodega se ve completa en la lista y en el paso de bodegas del asistente ("Carrera 6 A # 45 - 50") y, si tiene caja POS y queda en otra dirección que la empresa, sale en la tirilla debajo de la de la empresa con el nombre de la bodega, y con su municipio si es otro que el de la empresa. La dirección de la empresa sale en la tirilla con su municipio, como en la hoja carta. El municipio, la dirección y el teléfono se piden igual al crearla sin salir de otra pantalla (con Nuevo o desde una lista) y en el asistente.

Si un dato tiene un problema (por ejemplo, un nombre de una sola letra o un código con espacios), Bodegix no la crea y no borra lo que escribió: el campo queda marcado con su mensaje, el cursor va a ese campo y junto a los botones aparece "No se guardó. Corrija..." con el nombre de cada campo; pulse uno para ir a él. Lo mismo pasa al crearla sin salir de otra pantalla o desde el asistente.

Al terminar aparece "Bodega creada." y la bodega sale en la lista como Activa. Para vender desde una bodega nueva, créele una caja POS en Configuración > Cajas POS y turnos; vea Abrir y cerrar el turno de caja POS. La primera bodega también se puede crear desde el asistente de configuración.

Si ya tiene todas las bodegas activas que permite su licencia, al pulsar Crear bodega Bodegix no abre el formulario y dice "Su licencia permite ... y ya están en uso": desactive una que no use o pida ampliar la licencia. Con Nuevo o desde una lista sale la ventana Su licencia no admite otra bodega: Pedir más bodegas abre el formulario de ayuda con la solicitud ya escrita, y Cerrar deja el cursor donde estaba. Vea Cómo pedir ayuda.

Editar o desactivar una bodega

Vaya a Configuración > Bodegas y pulse la fila de la bodega.
En Editar bodega, cambie el Nombre, el Municipio, la Dirección, el Código postal, el Teléfono o el Centro de costo (lo toman los documentos que se registren desde ahora; lo ya registrado no cambia). Si la dirección se construyó por partes, Editar la dirección por partes la abre con sus partes y sus complementos. Si cambia la dirección, revise que el código postal siga siendo el de la nueva ubicación.
Para desactivarla, quite la marca de Bodega activa.
Pulse Guardar cambios.

Antes de desactivar una bodega, Bodegix revisa dos cosas:

Que ninguna caja activa la use. Si alguna la usa, no deja seguir y dice cuál, por ejemplo: "La bodega no se puede desactivar: la usa Caja 1 (con el turno abierto). Cierre el turno y desactive la caja en Cajas POS y turnos antes.". Si su usuario no ve las cajas POS, el aviso llega al guardar: "No se puede desactivar la bodega Principal: la usa la caja Caja 1. Cierre su turno si está abierto y desactive la caja en Cajas POS y turnos antes.". Con cajas POS activas no hay forma de desactivarla igual.
Que no le queden existencias. Si le quedan, abre el aviso La bodega todavía tiene existencias con lo que queda, por ejemplo "La bodega Principal todavía tiene existencias (Café molido 500 g: 4). Trasládelas o ajústelas antes, o confirme para desactivarla igual.". Lo recomendado es pulsar Cancelar y trasladar esa mercancía a otra bodega. Si pulsa Desactivar igual, la mercancía queda fuera de las ventas y los movimientos, pero su valor sigue contando en el inventario.

Una bodega inactiva no aparece para elegir en Entradas, traslados y ajustes ni en Importar datos. Para volver a usarla, márquela de nuevo como Bodega activa; cuenta otra vez dentro del límite de la licencia.

Llamarlas sedes, sucursales o tiendas

Si en su negocio no les dicen bodegas, escoja cómo se llaman: Bodegas, Sedes, Sucursales, Tiendas u Otro nombre (por ejemplo "Almacén" o "Punto de venta", con su plural y si se dice "la" o "el"). Bodegix usa ese nombre en el menú, los formularios, los filtros y los reportes; lo registrado no cambia.

Vaya a Configuración > Tipo de empresa y módulos, o en Configuración > Bodegas pulse Cambiar el nombre.
En Cómo llama a sus bodegas, pulse el nombre. Se guarda al tocarlo y sale "Listo: desde ahora se llaman sedes." (o el nombre que eligió). Mientras guarda, las opciones quedan quietas un momento: espere el aviso antes de tocar otra.
Para un nombre propio pulse Otro nombre, escriba Una y Varias, elija cómo se dice y pulse Guardar el nombre.

Solo lo cambia el administrador de la empresa (el mismo permiso de Tipo de empresa y módulos); rige para todos los usuarios. También se escoge en el paso de bodegas del asistente de configuración. En esta guía se dice "bodega", pero en su pantalla sale el nombre que eligió.

Qué debe ver al terminar

"Bodega creada." o "Bodega guardada." y la bodega en la lista de Configuración > Bodegas con su Código, Nombre, Dirección, Centro de costo (si usted ve los centros de costo) y Estado.
La bodega nueva para elegir en ventas, compras y Entradas, traslados y ajustes.

Si algo no sale

"Su licencia permite 1 bodega activa y ya está en uso." (o el número de bodegas activas de su licencia): ya llegó al límite. Desactive una bodega que no use o pulse Pedir más bodegas para pedir que amplíen la licencia.
"Ya existe una bodega con ese código": el código ya lo tiene otra bodega, aunque esté inactiva. Use otro.
"Revise el código: formato no válido.": el código tiene espacios u otros símbolos. Use letras, números, punto, guion o guion bajo, hasta 20 caracteres.
"Mínimo 2 caracteres en el nombre.": complete el nombre.
"Otra operación está guardando estos mismos datos. Intente de nuevo en un momento." (al cambiar cómo se llaman las bodegas): otro cambio de la empresa se estaba guardando a la vez. Espere unos segundos y pulse el nombre otra vez.
"La bodega no se puede desactivar: la usa ...": cierre el turno y desactive esa caja POS en Configuración > Cajas POS y turnos, y vuelva a intentarlo.
"No se puede desactivar la bodega ...: la usa la caja ..." (o "la usan las cajas ..."): una caja POS activa vende de esa bodega y aquí no hay Desactivar igual. En Configuración > Cajas POS y turnos cierre el turno de esa caja POS si está abierto, desactívela y vuelva a intentarlo.
"La bodega ... todavía tiene existencias ...": traslade o ajuste lo que queda, o pulse Desactivar igual.

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Revisada el 8 de octubre de 2026.