Hacer, contabilizar y anular un comprobante contable (asiento manual o nota de contabilidad)

Un comprobante contable (también le dicen asiento, asiento manual, nota contable o nota de contabilidad) se carga en Contabilidad > Comprobantes con el botón Nuevo comprobante. Ahí mismo se ven los borradores, se contabilizan, se descartan y se anulan los comprobantes que ya se contabilizaron. Es la forma de corregir una cuenta (por ejemplo, pasar un valor que quedó en la cuenta equivocada), registrar un ajuste o anular un asiento.

Antes de empezar

Para ver los comprobantes basta con consultar la contabilidad. Para cargar, contabilizar, descartar o anular necesita el permiso de registrar y aprobar comprobantes contables: lo traen los roles admin, jefe y contador. Sin ese permiso no aparece Nuevo comprobante.
Las ventas, compras, gastos, nóminas y movimientos de inventario arman su propio asiento: no los cargue a mano. El comprobante manual es para lo que no viene de un documento, como un ajuste, una reclasificación, una depreciación o el pago de un impuesto. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.
Las cuentas deben aceptar movimiento (sin subcuentas y activas). Si la que necesita no existe, la puede crear desde el mismo campo. Vea El plan de cuentas.

Pasos para cargar un comprobante

Ejemplo: pagó el arriendo de octubre, $ 1.500.000, por transferencia. El gasto va al débito y el banco al crédito.

En Contabilidad > Comprobantes, toque Nuevo comprobante.
En Fecha deje el día del hecho: trae la de hoy y no acepta fechas futuras ni de un mes cerrado. En Descripción escriba de qué se trata, con tres letras o más, por ejemplo "Arriendo de octubre".
En la primera línea, en Cuenta escriba el código o el nombre y elíjala de la lista, por ejemplo 5120 Arrendamientos. Si quiere, en Detalle escriba una nota de esa línea, por ejemplo "Local del centro".
En Tercero busque por nombre o NIT el cliente, el proveedor o la persona; si dice "Esta cuenta exige tercero.", no se contabiliza sin él. En Centro de costo elija la sede o el área si la cuenta lo pide; si no, deje Ninguno.
En la primera línea escriba el valor en Débito, por ejemplo 1.500.000: cada línea lleva débito o crédito, no los dos. En la segunda línea elija la cuenta de la contrapartida, por ejemplo 1110 Bancos, y escriba el valor en Crédito.
Si necesita más líneas, toque Agregar línea; Enter en el crédito de la última línea también agrega otra.

En el celular cada línea sale como una tarjeta: Cuenta, Detalle, Tercero y Centro de costo uno debajo de otro, Débito y Crédito lado a lado y la papelera arriba a la derecha. Debajo de Agregar línea van Total débito y Total crédito.

Revise el cuadre: los débitos y los créditos deben sumar igual y debe decir "El comprobante cuadra."; si no, dice la diferencia.
Toque Contabilizar: solo se activa cuando cuadra y no falta nada de lo que dice "Para contabilizar hace falta:". Si otra persona lo debe revisar, toque Guardar borrador: se activa igual que Contabilizar y queda sin número, fuera de los libros.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que Contabilizar.

Crear lo que falta y quitar líneas

Si la cuenta que busca no existe, la puede crear desde el mismo campo. Si el tercero no existe, toque Crear tercero al final de la lista, complete la ficha y toque Crear y usar; igual con Crear centro de costo. Enter pasa al campo siguiente y no contabiliza. También puede abrir el formulario con Ctrl+K y escribir "Nuevo comprobante contable".

Para quitar una línea, toque su papelera o pulse Ctrl+Supr con el cursor en ella. Debajo sale, por ejemplo, "Se quitó la línea 3, cuenta 5305." con Deshacer. Un comprobante tiene al menos dos líneas.

Pegar las líneas desde Excel

Si tiene el asiento en una hoja de cálculo, copie sus columnas y péguelas con Ctrl+V en la cuenta de cualquier línea. Bodegix entiende tres columnas (cuenta, débito y crédito), cuatro (con el detalle después de la cuenta), cinco (con el NIT del tercero) o seis (con el código o el nombre del centro de costo). Si la primera fila son los títulos, la salta. Las líneas pegadas reemplazan las vacías y sale, por ejemplo, "Se pegaron 12 líneas."; si una cuenta no existe o no se encuentra el tercero, lo dice en "Revise:" para que lo corrija antes de contabilizar.

Copiar un comprobante

En el detalle de un comprobante, Copiar abre uno nuevo con las mismas líneas y la fecha de hoy, para la provisión o el ajuste que se repite. Copiar invertido lo abre con el débito y el crédito cambiados y la descripción "Reversión de …", para devolver un ajuste del mes anterior. Nada se guarda hasta que toque Contabilizar o Guardar borrador.

Si el comprobante no cuadra

Mientras los débitos y los créditos no sumen igual, abajo dice, por ejemplo, "Diferencia de $ 50.000: débitos y créditos deben ser iguales." y Contabilizar queda apagado. En el celular la diferencia sale en la barra fija de abajo, junto a Contabilizar, y Cancelar, Guardar como plantilla y Guardar borrador están en Más; los atajos de teclado no se muestran.

Toque Llevar la diferencia a la línea 2 (con el número de la primera línea que tiene cuenta y no tiene valor): Bodegix escribe ahí la diferencia, en el lado que falta. Si todas las líneas tienen valor, el botón dice Llevar la diferencia a una línea nueva y agrega una línea con el valor; escríbale la cuenta.
Al lado de los botones, "Para contabilizar hace falta:" dice qué más falta, por ejemplo "la descripción", "al menos dos líneas", "cuentas que acepten movimiento", "un valor en débito o en crédito en cada línea" o "el tercero de la línea 2".
Si una cuenta exige tercero o centro de costo, la línea dice "Esta cuenta exige tercero." o "Esta cuenta exige centro de costo." y no se contabiliza hasta llenarlo. "Esta cuenta suele llevar tercero." es solo un aviso. Vea cuentas que exigen tercero o centro de costo.

Guardar un borrador

Guardar borrador deja el comprobante sin número y fuera de los libros, para que otra persona lo revise y lo contabilice. Se activa con las mismas condiciones de Contabilizar: el comprobante debe cuadrar.

Los borradores están en Contabilidad > Comprobantes, pestaña Borradores. La pestaña dice cuántos hay, por ejemplo Borradores (3). Ahí también llegan los asientos de las ventas, compras y demás documentos cuando su modo es Borrador.
Un borrador no se edita desde la app. Al tocarlo solo se ve, con dos botones: Descartar borrador y Contabilizar. Si hay que cambiarle algo a un borrador que usted cargó, descártelo y cargue el comprobante de nuevo, ya corregido.
Si el borrador vino de un documento (una venta, una compra, un gasto o una nómina) y hay que cambiarle algo, descártelo: el documento vuelve a Contabilidad > Por contabilizar, desde donde lo abre en el editor, lo corrige y lo contabiliza. Vea Por contabilizar.

Pasos para contabilizar o descartar un borrador

En Contabilidad > Comprobantes, elija Borradores en Estado.
Toque el borrador en la lista: se abre su detalle, con la fecha y las líneas.
Si está bien, toque Contabilizar: sale, por ejemplo, "Comprobante Manual 19 contabilizado.".
Si no sirve, toque Descartar borrador y confirme con Descartar: sale "Borrador descartado.".

Contabilizar varios borradores a la vez

En la pestaña Borradores, marque las casillas de la izquierda (la del título elige todos los de la página) y toque Contabilizar los elegidos. Contabilizar todos los de este filtro toma los que cumplen la búsqueda, el tipo y las fechas que tenga puestos, le dice cuántos son y cuánto suman, y pide confirmar. Cada borrador se contabiliza por su cuenta: si uno no se puede (por ejemplo, su mes está cerrado), sigue en borrador y la pantalla dice cuál y por qué, sin detener los demás.

Anular un comprobante contabilizado

Un comprobante o asiento contabilizado no se borra ni se edita. Si se equivocó, se anula con otro comprobante que lo revierte, y después se carga el correcto.

En Contabilidad > Comprobantes, elija Contabilizados en Estado.
Toque el comprobante en la lista para abrir su detalle; si hay muchos, filtre por Desde y Hasta.
Revise la Fecha de la reversión: trae la del comprobante si su mes está abierto, o la de hoy si ese mes está cerrado.
Toque Anular con reversión, lea "¿Anular este comprobante?" y toque Anular.

Sale "Comprobante anulado." y el comprobante pasa a la pestaña Anulados. Si venía de una venta, compra, gasto o nómina, el aviso dice "Comprobante anulado. El documento quedó en Pendientes para contabilizarlo de nuevo.": ese documento vuelve a Por contabilizar con el mismo asiento como propuesta.

La Fecha de la reversión no puede ser anterior a la del comprobante ni posterior a hoy, y debe caer en un mes abierto. Si es más vieja que los días hacia atrás de la empresa, Bodegix pregunta ¿La fecha es correcta?; si lo es, toque Sí, es correcta. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
Si el movimiento está en una conciliación bancaria cerrada, primero reabra la conciliación. Vea Conciliar una cuenta de bancos con el extracto.

Lo que no se anula desde Comprobantes

En estos casos el detalle no muestra Anular con reversión y dice por qué:

Una anulación: "Este comprobante anula a otro; no se anula.". Si el original debía seguir vigente, regístrelo de nuevo desde Por contabilizar o con un comprobante manual.
El cierre del ejercicio: se reabre en Contabilidad > Cierre del mes, sección Cierre del ejercicio. Vea Cerrar un período contable.
Los saldos iniciales: se anulan en Configuración > Saldos iniciales, con su misma fecha. Vea Cargar y anular los saldos iniciales contables.
Una reclasificación a una subcuenta nueva: "Una reclasificación a subcuentas no se anula.". Si hace falta, cargue un comprobante manual.

Buscar y exportar comprobantes

Arriba elija el Estado: Borradores, Contabilizados, Anulados o Todos, y si quiere las fechas en Desde y Hasta.
En Buscar comprobantes escriba un número de comprobante, el nombre o NIT de un tercero, una cuenta, un valor (por ejemplo 1.035.000) o una palabra de la descripción. En Tipo elija ventas, costo e inventario, compras, gastos y caja menor, nómina, manuales o bancos. La búsqueda queda en la dirección de la página.
Toque un comprobante para ver sus líneas: cuenta, tercero con su documento, centro de costo, detalle, débito y crédito. Si viene de un documento, el detalle lleva a él, por ejemplo Ver venta FE650 o Ver compra FE-8038. Un comprobante manual no lleva enlace.
Exportar descarga en Excel o CSV los comprobantes que se ven con el estado y las fechas elegidas, una fila por línea, con la identificación y el nombre del tercero y el centro de costo.

El número y el tipo de cada comprobante

Cada tipo lleva su propio consecutivo: Manual, Inventario, Venta, Compra, Nómina, Cierre, Saldos iniciales, Bancos (las notas bancarias de la conciliación) y Reclasificación. El número se asigna al contabilizar: un borrador dice "(borrador)" en lugar del número. Lo que usted carga con Nuevo comprobante es de tipo Manual. Los gastos, la caja menor y los ajustes de saldo con proveedores van en el consecutivo de Compra, pero se nombran por lo que los originó: Gasto, Gasto anulado, Caja menor, Ajuste de saldo o Ajuste de saldo anulado.

Plantillas

Si un comprobante se repite (el arriendo, la administración, una depreciación fija), guárdelo como plantilla: en el editor o en el detalle de un comprobante toque Guardar como plantilla. Para usarla, toque Desde plantilla junto a Nuevo comprobante, elíjala (las más usadas salen primero) y llene solo los valores que faltan. Una plantilla también puede dejar sola el borrador cada mes o cada quincena. Vea Plantillas de comprobante y comprobantes recurrentes.

Los asientos de las ventas, compras, gastos, nóminas e inventario los arma Bodegix solo, con las cuentas de la configuración contable (vea Configurar cómo se contabiliza cada documento). Retiro del propietario aparece junto a Nuevo comprobante cuando el negocio es de una persona natural (vea Llevar la contabilidad si el negocio está a su nombre).

Qué debe ver al terminar

El aviso con el número que le tocó, por ejemplo "Comprobante Manual 19 contabilizado.", y la lista abierta en Contabilizados con el comprobante a la vista. Si guardó un borrador, "Borrador guardado." y la lista en Borradores.
El comprobante en el Auxiliar por cuenta y en el Libro diario del mes. Vea Reportes contables y libros oficiales.

Si algo no sale

"Para contabilizar, la línea 2 (cuenta 220505) necesita tercero." (o centro de costo): esa cuenta lo exige. Elija el tercero o el centro de costo en esa línea.
"Estas cuentas no aceptan movimiento: 1105 (tiene subcuentas)" (o "inactiva"): use la subcuenta o active la cuenta en el plan de cuentas. Si es un borrador de un documento, descártelo y contabilícelo desde Por contabilizar con la cuenta correcta.
"El comprobante no cuadra": los débitos y los créditos no suman igual. Use Llevar la diferencia a la línea o corrija los valores.
"El período 2026-08 está cerrado" (con el mes que corresponda): la fecha cae en un mes cerrado. Use otra fecha o reabra el mes. Vea Cerrar un período contable.
"La fecha del comprobante (...) es futura: use la de hoy o una anterior.": corrija la fecha.
"La fecha del comprobante (...) es anterior al inicio de la contabilidad en Bodegix (...)": use una fecha desde el inicio de la contabilidad o, si de verdad empezó antes, cambie esa fecha en Datos de la empresa. Pasa también al tocar Contabilizar en el borrador de una venta, compra u otro documento con fecha anterior al inicio: corrija la fecha del borrador, cambie la fecha de inicio o descarte el borrador.
"La anulación no puede quedar antes del comprobante que anula": en Fecha de la reversión use la fecha del comprobante o una posterior.
"El comprobante está en la conciliación bancaria cerrada al ...: reábrala antes de anularlo": reabra esa conciliación, anule el comprobante y vuelva a cerrarla.
No veo Nuevo comprobante ni los botones del detalle: le falta el permiso de registrar y aprobar comprobantes. Pídaselo al administrador. Vea Crear usuarios y asignar roles.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.