Llevar la contabilidad si el negocio está a su nombre (persona natural)

Si el negocio está a su nombre (persona natural), su contabilidad tiene cuatro diferencias con la de una sociedad: el capital va en la cuenta 3130, lo que usted saca para lo personal se registra como retiro, los libros los firma usted como propietario y, si no es responsable de IVA, el IVA de sus compras es parte del costo. Bodegix lo hace solo cuando Configuración > Datos de la empresa dice que es una persona natural.

Antes de empezar

Revise Configuración > Datos de la empresa: el tipo de persona y la casilla 53 del RUT. Vea Datos de la empresa.
Para registrar comprobantes necesita el permiso de registrar y aprobar comprobantes contables (roles admin, jefe y contador).

El capital: cuenta 3130

La persona natural no tiene capital social. Lo que pone en el negocio, más las utilidades y menos lo que retira y las pérdidas, es su capital: la cuenta 3130 Capital de personas naturales, dentro del grupo 31 del plan de cuentas.

Bodegix la agrega al plan de cuentas cuando la empresa queda como persona natural, también si ya existía.
Si su contador no eligió otra, en Configuración > Configuración contable la Contrapartida de saldos iniciales y los Retiros del propietario quedan en la 3130: el saldo inicial del capital va ahí.
En el balance general (estado de situación financiera), en el libro de inventarios y balances, en los cambios en el patrimonio y en los formatos de estados de Bodegix, el grupo 31 dice Capital. En el plan de cuentas conserva el nombre del PUC.
En el flujo de efectivo los retiros salen como Aportes y retiros del propietario.

Registrar un retiro del propietario

Cuando saca dinero del negocio para sus gastos personales:

Vaya a Contabilidad > Comprobantes y pulse Retiro del propietario.
El comprobante ya trae la descripción y dos líneas: débito a la 3130 (o la cuenta de retiros que eligió su contador) y crédito a Caja.
Escriba el valor en el débito de la primera línea y en el crédito de la segunda (o escriba solo el débito y toque Llevar la diferencia a la línea 2).
Si el dinero salió de un banco, cambie la cuenta de la segunda línea por la del banco.
Pulse Contabilizar.

Así lo personal no se confunde con los gastos del negocio. El botón Retiro del propietario solo aparece cuando Datos de la empresa dice que es una persona natural. Los demás comprobantes se hacen con Nuevo comprobante: vea Hacer, contabilizar y anular un comprobante contable.

La firma de los libros

Los libros oficiales, el libro fiscal y los estados financieros (al imprimirlos desde Contabilidad > Reportes contables) llevan arriba su nombre con su cédula, el nombre comercial y el NIT, y al final la línea de firma del Propietario, con su nombre y su cédula, y la del Contador público, tarjeta profesional. En una sociedad el encabezado lleva la razón social y la primera firma es la del representante legal.

El IVA de sus compras si no es responsable de IVA

Quien no es responsable de IVA no puede descontar el IVA que le cobran (Estatuto Tributario, art. 485). Bodegix lo suma al costo:

En el inventario: si compra 10 unidades a $ 10.000 más IVA, cada una queda a $ 11.900 en el kardex.
En el comprobante de la compra o del gasto: el IVA va a la misma cuenta de inventario, costo o gasto, en una línea aparte que dice IVA al costo, y no a la 2408.
Una devolución al proveedor saca ese IVA del mismo lugar donde lo puso la compra, aunque después se haya corregido el régimen en Datos de la empresa.

Cuenta el régimen del día de la factura: si pasa a ser responsable de IVA, las compras de antes del cambio siguen al costo y las nuevas ya descuentan el IVA. Lo ya contabilizado no se cambia solo; si hace falta, su contador lo reclasifica con un comprobante.

Qué debe ver al terminar

En Contabilidad > Plan de cuentas, la 3130 Capital de personas naturales.
En Comprobantes, el retiro contabilizado con débito a la 3130.
En una compra con IVA, la línea IVA al costo en la cuenta de inventario o de gasto.

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Revisada el 5 de octubre de 2026.