Conciliar una cuenta de bancos con el extracto

La conciliación bancaria compara el extracto del banco de un mes con la cuenta de bancos en libros. Cada movimiento del extracto se cruza con su movimiento en Bodegix; lo que queda sin cruzar explica la diferencia: consignaciones y cheques en tránsito, y cargos del banco que aún no están registrados, como el 4x1000 o las comisiones. Cuando la diferencia es cero, la conciliación se cierra y queda firmada.

Antes de empezar

• Para verla basta con consultar la contabilidad. Para cargar el extracto, cruzar, registrar notas bancarias y cerrar necesita el permiso de registrar y aprobar comprobantes (roles admin, jefe y contador).
• Cada cuenta del banco debe tener su subcuenta de último nivel en el plan de cuentas, bajo 1110 (bancos) o 1120 (cuentas de ahorro). Por ejemplo, 111005 Bancolombia corriente. Vea El plan de cuentas.
• Tenga a mano el extracto del mes: el Excel o CSV que descarga del portal del banco. Si trae la columna de saldo o las filas de saldo anterior y final, no tiene que escribir los saldos.
• Solo cuentan los comprobantes contabilizados. Un borrador o un documento en Por contabilizar todavía no movió la cuenta. Si hay alguno de la cuenta hasta el último día del período, la conciliación abierta lo avisa con Ver los borradores e Ir a Por contabilizar: contabilícelos antes de cerrar.

Crear la conciliación

1. En Contabilidad > Conciliación bancaria, toque Nueva conciliación.
2. Elija la Cuenta de bancos, por ejemplo 1110 Bancos.
3. Revise Desde y Hasta: Bodegix propone el período que sigue a la última conciliación, por ejemplo el mes de septiembre.
4. En Extracto del banco arrastre el Excel o CSV que descarga del banco, o tóquelo para elegirlo; Bodegix lee los movimientos y los saldos.
5. Revise el Saldo anterior según el extracto: viene del saldo final de la conciliación anterior o del archivo. Revise el Saldo final según el extracto: si el archivo no lo trae, escríbalo como aparece en el extracto.
6. Toque Crear conciliación: si el saldo anterior más lo que entró menos lo que salió no da el saldo final, antes el aviso muestra la diferencia.

Bodegix reconoce las columnas Fecha, Descripción, Referencia y el valor, sea en una columna con signo (Valor) o en dos (Débitos y Créditos, o Retiros y Consignaciones). Debajo del saldo leído dice leído del extracto (más abajo se explica de dónde salen). Si su banco no trae las columnas así, toque Descargar plantilla del extracto debajo del archivo. El aviso también dice si hay movimientos fuera de las fechas Desde y Hasta. La conciliación se crea con los movimientos del extracto ya cargados y cruza de una vez los que coinciden con los libros en valor y fecha, como Cruzar automáticamente: el aviso dice cuántos se cruzaron. Si no cargó el archivo en el panel, toque Cargar extracto dentro de la conciliación.

Cruzar y cerrar la conciliación

1. Si cargó el extracto después de crear la conciliación, toque Cruzar automáticamente: cruza los movimientos con el mismo valor y fechas a menos de una semana.
2. Cruce a mano lo que falte: marque las líneas del extracto y los movimientos en libros que corresponden, con la misma suma de los dos lados. Toque Cruzar seleccionados: así se cruza, por ejemplo, un abono del datáfono que junta varias ventas.
3. Para ver la contrapartida de lo que solo trae el banco, toque Sugerir cuentas: debajo de cada línea aparece la cuenta sugerida.
4. Toque Registrar las sugeridas para contabilizar de una vez las notas que tienen cuenta sugerida.
5. Para una sola nota, como el 4x1000 o una comisión, toque Registrar en esa línea, elija la contrapartida y toque Contabilizar.
6. Mire el resumen: debe decir Cuadra con el extracto. Toque Cerrar conciliación: queda firmada con las partidas en tránsito.

La conciliación se cierra desde el último día del período (el Hasta), con el extracto completo; antes, Cerrar conciliación no se deja tocar.

Las notas bancarias

Lo que ya registró antes con una descripción parecida (el 4x1000, la cuota de manejo) aparece solo con la cuenta sugerida, sin tocar Sugerir cuentas. En Registrar las sugeridas quite las que no correspondan y elija Un comprobante por mes (uno solo, con una línea por nota y su línea de bancos) o Uno por nota; al tocar Contabilizar, cada nota queda cruzada con su línea del extracto.

Los intereses que paga el banco van a una subcuenta de 4210 (financieros) que exista en su plan de cuentas; con una cuenta que no existe, Contabilizar no se deja tocar.

Cruzar automáticamente cruza primero los que comparten la referencia. La nota bancaria crea un comprobante de tipo Bancos con la fecha y el valor de la línea, ya cruzado. Con sugerencia, la cuenta y el tercero ya vienen llenos: revíselos o cámbielos (la equis junto al tercero lo quita). Si la sugerencia no trae tercero, viene el banco, cuando la cuenta bancaria lo tiene como tercero en Contabilidad > Cuentas bancarias y medios de pago (vea Cuentas bancarias y medios de pago); también queda el banco en las notas registradas en grupo que no traen tercero. En Tercero también puede buscar por nombre o NIT y, si no existe, tocar Crear tercero: se abre su ficha con lo que escribió y, al tocar Crear y usar, queda en la nota. Si la descripción nombra a alguien que está en Terceros, la sugerencia trae ese tercero (más abajo se explica de dónde salen las cuentas sugeridas).

De dónde salen los saldos leídos del extracto

• Saldo final: de la fila de saldo final del archivo ("Saldo final" manda sobre "Saldo actual" o "Saldo al corte") o, si no la trae, del saldo del movimiento más reciente en la columna Saldo. Las filas de saldo promedio, disponible o en canje no se toman como saldo final ni como movimientos.
• Saldo anterior: de la fila de saldo anterior ("Saldo anterior", "Saldo inicial") o del saldo del movimiento más antiguo menos ese movimiento. Si la cuenta ya tiene una conciliación, se deja el saldo final de esa conciliación; si el banco dice otro, el aviso de la diferencia lo muestra.
• Sirve el extracto ordenado del más antiguo al más reciente o al revés.
• Puede cambiar cualquiera de los dos: al escribir otro valor deja de decir leído del extracto.

Cómo se lee el resumen

Lo que queda en tránsito al cerrar pasa a la conciliación del mes siguiente, donde se cruza cuando el banco lo muestre. Lo mismo pasa con las líneas del extracto que no se registraron: aparecen marcadas De un extracto anterior.

La primera conciliación de una cuenta fija desde cuándo se concilia: lo registrado antes de esa fecha se da por conciliado. Si el extracto de ese primer mes trae un cheque o una consignación que ya estaba en libros desde antes, márquelo solo y toque Marcar como ya registrado antes.

De dónde salen las cuentas sugeridas

• Primero, de lo que usted ya registró: si antes contabilizó una nota bancaria con una descripción parecida (por ejemplo "GMF 4X1000" con otra referencia), se sugiere la misma cuenta y el mismo tercero, también si la registró en grupo. Esto no usa la IA ni tiene límite, y aparece solo al abrir la conciliación.
• Para las demás líneas se consulta la IA, si la empresa tiene encendido el módulo Funciones con IA y usted tiene permiso para usarlas. Esas sugerencias llevan un destello. A la IA (Google, Gemini API, en Estados Unidos) van la descripción, la referencia y si el dinero entra o sale, con la lista de cuentas de la empresa; no van los valores. Cada vez que toca Sugerir cuentas y hace falta la IA cuenta como una de las 50 consultas del mes de la empresa.
• Nada se contabiliza solo: la sugerencia llena el formulario de Registrar o entra en Registrar las sugeridas, y usted confirma.

Qué debe ver al terminar

• La conciliación con el estado Cerrada en la lista de Conciliación bancaria.
• Las notas bancarias que registró, en Contabilidad > Comprobantes, con el tipo Bancos.
• La siguiente conciliación de la cuenta ya propone el período y el saldo que siguen.

Si algo no sale

• "Los movimientos del extracto suman ..., pero del saldo anterior al final hay ..." al crear: un saldo está mal escrito o el archivo no trae todos los movimientos del mes. Compare con el extracto del banco; si el saldo anterior viene de la conciliación anterior y el banco dice otro, revise esa conciliación.
• "... fuera del período" al crear: el archivo trae movimientos de otro mes. Ajuste Desde y Hasta o deje en el archivo solo los del período.
• "Las líneas del extracto no explican el cambio de saldo": lo cargado no suma la diferencia entre el saldo anterior y el final. Falta o sobra una línea, o un saldo está mal escrito; corríjalo con Corregir saldos del extracto o vuelva a cargar el extracto y elija Reemplazar.
• "La conciliación no cuadra": queda una diferencia sin explicar. Busque en el extracto una línea sin cruzar que sí esté en libros con otro valor o fuera del período, o un movimiento contabilizado en la cuenta equivocada.
• "La cuenta ya tiene una conciliación abierta": cierre o borre la abierta antes de empezar otra.
• "Solo se reabre la última conciliación de la cuenta": para cambiar un mes viejo, reabra primero los siguientes.
• "El comprobante está en la conciliación bancaria cerrada al ..." al anular un comprobante: ese movimiento ya se firmó como pasado por el banco. Reabra la conciliación antes de anularlo.
• "El abono anulado está en la conciliación bancaria cerrada al ...: reábrala y contabilice esta anulación" en Por contabilizar: se anuló en Ventas un abono (o en Compras un pago) que ya estaba en una conciliación cerrada. La reversión espera ahí: reabra la conciliación y toque Contabilizar en ese documento; el cruce del abono se suelta y la conciliación queda por cuadrar de nuevo.
• "La conciliación va hasta el ...: ciérrela desde ese día": el período aún no termina. Espere al último día y cargue el extracto completo.
• "Para los demás se necesitan las funciones con IA" al sugerir: solo hubo sugerencias por lo registrado antes. Un administrador puede encender el módulo Funciones con IA y darle el permiso de usarlas a su rol.
• "La empresa ya usó las sugerencias con IA de este mes": siguen las sugerencias por lo registrado antes; las de la IA vuelven el primer día del mes siguiente.
• No aparece la cuenta del banco: falta la subcuenta en el plan de cuentas o la cuenta 1110 tiene subcuentas y eligió la general.

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Revisada el 9 de octubre de 2026.