Órdenes de compra y cuentas por pagar

Con una orden de compra deja por escrito lo que le pidió a un proveedor y después la recibe como compra, completa o por partes. En Cuentas por pagar ve lo que le debe a cada proveedor según el vencimiento y desde ahí llega a pagar cada factura.

Antes de empezar

Crear órdenes, recibirlas y pagar a proveedores necesita el permiso de registrar compras (jefe y administrador). Consultar las órdenes y las cuentas por pagar solo necesita el permiso de consultar compras, que también tiene el contador.
El proveedor debe estar en Compras > Proveedores (vea Crear un proveedor y consultar su ficha) y, si la orden lleva productos que manejan inventario, debe haber una bodega activa. Una orden de solo servicios va sin bodega.
La orden de compra no mueve inventario ni contabilidad. Eso pasa cuando la recibe como compra.

Crear una orden de compra

En Compras > Órdenes de compra, pulse Nueva orden; también está en Nuevo > Nueva orden de compra.
En Proveedor busque por nombre o NIT y elíjalo.
Elija la Bodega de entrada, donde va a llegar la mercancía; viene propuesta la de la última compra a ese proveedor.
Revise la Fecha. Si la sabe, ponga la Entrega esperada (opcional), que no puede ser anterior a la fecha de la orden.
En Productos y servicios agregue cada producto por nombre, código o con el lector. Escriba la Cantidad, por ejemplo 10. Revise el Costo unitario sin IVA: llega el de la última compra, cámbielo si el proveedor le cotizó otro.
Pulse el botón con el total, por ejemplo Guardar orden por $ 250.000.

En el computador, Ctrl+Enter hace lo mismo que el botón del último paso.

Cada línea lleva también Desc. % e Impuesto, como en Nueva compra, y debajo del costo dice de qué compra salió ("Última compra: $ 7.003 el 02/10/2026 (FC-244)."). Con el lector, cada código entra con cantidad 1 y el cursor queda en el producto vacío siguiente; leerlo otra vez suma 1. Enter pasa al campo siguiente y no guarda la orden (agregar productos con el lector o con el teclado). Si quiere, escriba Observaciones (opcional); antes de guardar, Vista previa muestra cómo le llegará al proveedor. Vea La bodega propuesta. Si todo lo que pide son servicios, la Bodega de entrada es opcional y puede dejar Sin bodega; sin el módulo Inventario, el campo no aparece.

Enviar la orden al proveedor

En Compras > Órdenes de compra, toque la orden para abrirla.
Pulse Imprimir o guardar PDF y mándesela al proveedor. El documento le pide citar el número de la orden en la factura.
Pulse Marcar enviada.

Bodegix no envía la orden por correo: usted la manda impresa o en PDF.

Editar una orden

Si el proveedor no tiene todo lo que pidió o la orden quedó mal, edítela en vez de anularla y escribirla otra vez. Se puede mientras está en Borrador o Enviada y todavía no ha recibido mercancía.

En Compras > Órdenes de compra, toque la orden para abrirla.
Pulse Editar. Se abre Editar orden de compra OC-3 con todo cargado: proveedor, bodega, entrega esperada, productos con su cantidad, costo, descuento e impuesto, y observaciones.
Cambie lo que haga falta: por ejemplo, la Cantidad del café de 10 a 6, quitar un producto o agregar otro. La Fecha no cambia: es la de la orden.
Pulse Guardar cambios por $ ... (o Ctrl+Enter).

La orden conserva su número (OC-3) y su estado, y vuelve a abrirse con los cambios. Si ya estaba Enviada, arriba dice que el proveedor tiene la versión anterior, con el botón Imprimir la versión nueva: imprímala o guárdela en PDF y mándesela otra vez.

La edición queda en el registro de actividad como "Editó una orden de compra", con el número de la orden y lo que cambió, por ejemplo Productos "Café 500 g x 10 a $ 12.000,00" antes y "Café 500 g x 6 a $ 12.000,00" después.

Si mientras editaba alguien recibió mercancía contra esa orden, al guardar sale junto al botón "La orden OC-3 ya recibió mercancía: ya no se puede editar." y lo que editó sigue en pantalla para que lo revise. Desde ese momento la orden solo se recibe o se cierra; lo que falte, pídalo en otra orden.

Recibir la mercancía

Abra la orden en Compras > Órdenes de compra.
Pulse Recibir mercancía, o Recibir lo pendiente si ya llegó una parte.
Se abre Nueva compra con un aviso que dice qué orden está recibiendo (por ejemplo, la OC-3). El proveedor, la bodega y los productos vienen llenos, con las cantidades pendientes. Una orden sin bodega se recibe sin bodega si todo son servicios; si trae productos que manejan inventario, elija la bodega al recibirla.
Cambie cada Cantidad por lo que llegó en esta factura.
Escriba el número en Factura del proveedor, marque las retenciones y elija la forma de pago.
Pulse Registrar compra por $ ....

El paso 5 se explica en Registrar una compra con retenciones. La orden pasa a Recibida en parte o a Recibida. En su detalle, la columna Recibido dice cuánto llegó de cada producto (por ejemplo, "6 de 10") y Recibida con lista las compras que la recibieron, con su factura o su documento soporte (por ejemplo, "FC-8, documento soporte DS5").

Algunas cosas que conviene saber:

Puede agregar a la compra productos que no estaban en la orden, como un flete. No cambian la orden.
Una orden en Borrador también se puede recibir, aunque no se haya marcado como enviada.
Bodegix no compara el costo de la factura con el de la orden: revíselo usted antes de registrar.
Si después anula una compra que recibió la orden, la orden vuelve a quedar con esa cantidad pendiente.

Si llega más de lo pedido

Bodegix deja recibir de más, pero pide confirmarlo:

Mientras escribe, la línea avisa, por ejemplo: "La orden tenía 4 por recibir: llegan 1 de más. Al registrar se pide confirmarlo."
Al pulsar Registrar compra por $ ..., sale "¿Recibir más de lo pedido?" con el detalle de qué producto llega de más, por ejemplo: "Café 500 g: llegan 5 y quedaban 4 por recibir."
Si el proveedor de verdad mandó de más y lo va a recibir, pulse Sí, recibir. Si fue un error, pulse Cancelar y corrija la cantidad.

En el detalle de la orden, esa línea queda marcada con lo que llegó de más. En el ejemplo, la orden pedía 10, ya habían llegado 6 y ahora llegan 5: dice "11 de 10" y debajo "1 de más".

Estados de una orden

Estado	Qué significa	Qué puede hacer
Borrador	Creada, sin enviar	Editar, Marcar enviada, Anular o Recibir mercancía
Enviada	Ya se le mandó al proveedor	Editar, Anular o Recibir mercancía
Recibida en parte	Llegó una parte	Recibir lo pendiente o Cerrar sin recibir lo pendiente
Recibida	Llegó todo	Nada más
Anulada	Se anuló sin recibir nada	Nada más
Cerrada	Se dejó de esperar lo pendiente	Nada más

Anular pide confirmar en "¿Anular esta orden de compra?" con Anular orden. Cerrar sin recibir lo pendiente pide confirmar con Cerrar orden. En la lista, el filtro Estado tiene la opción Por recibir para ver las órdenes que esperan mercancía.

Consultar las cuentas por pagar

En el menú, Compras > Cuentas por pagar. Arriba ve el total Por pagar y lo Vencido, con el porcentaje que es del saldo, y la gráfica Saldo por vencimiento con lo que suma cada edad.

La tabla muestra, por proveedor, cuántos Documentos tiene con saldo y cuánto hay en cada edad: Por vencer, 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90 y Más de 90 días de vencido, y el Total. La edad se cuenta desde la fecha de vencimiento de cada factura. Si un proveedor le debe a usted (una devolución de una compra ya pagada o una compra anulada con pagos), debajo de su nombre dice A favor y cuánto, y al tocarlo lo explica: cóbreselo o crúcelo en contabilidad antes de pagarle. Una devolución al proveedor baja el saldo de su factura desde el día en que se registró; con una fecha de corte anterior, la factura sale con el saldo que tenía. Vea Devolver mercancía al proveedor o registrar su nota crédito.

Puede usar estos filtros:

Fecha de corte: muestra los saldos como estaban ese día.
Buscar proveedor: por nombre.
Vencimiento: Solo con saldo vencido.
Exportar (Excel o CSV): descarga la tabla.

Toque un proveedor para ver lo que Le debe en total, lo Vencido y sus Facturas por pagar, la que vence primero arriba, con avisos como "Vence en 20 días" o "Vencida hace 3 días". Cada una dice qué documento es: Factura FE-482913 si el proveedor le facturó, o Documento soporte DS5 si usted lo emitió por un proveedor que no factura.

Pagar a un proveedor

En Compras > Cuentas por pagar, toque el proveedor en la tabla: se abre lo que Le debe en total y sus Facturas por pagar.
En la factura que va a pagar, toque Pagar: el pago se abre en el mismo panel, con el saldo de la factura.
Revise Sale de, la Fecha del pago y la Referencia (opcional).
Pulse el botón con el valor, por ejemplo Pagar 1 factura por $ 142.800.

No sale de Cuentas por pagar: el panel vuelve a las facturas que quedan. Para abonar solo una parte, baje el valor de la factura antes de pagar. Para pagar varias del mismo proveedor, márquelas o toque Marcar todas. Luego pulse Pagar 3 facturas por $ 420.000.

El número de la factura abre la compra completa. Ahí también se paga, en Registrar pago al proveedor: revise Sale de: Efectivo (caja general), Banco, un medio que sea una cuenta, como Nequi, o Tarjeta.

Escriba el Valor, por ejemplo 142.800. Si paga toda la factura, pulse Todo el saldo.
Revise la Fecha del pago: trae la de hoy y no acepta fechas futuras ni anteriores a la factura.
Si quiere, escriba la Referencia (opcional): el número de la transferencia, del voucher o del recibo, por ejemplo TRF 004512.
Pulse el botón con el valor, por ejemplo Registrar pago de $ 142.800.

Sale de abre en lo último que usted usó al pagar a un proveedor (la primera vez, en Banco). Si la transferencia fue ayer, ponga la fecha de ayer.

Si la fecha es más vieja que los días que su empresa acepta sin preguntar, sale "¿La fecha es correcta?". Pulse Sí, es correcta si de verdad pagó ese día, o Corregir la fecha.

Puede pagar por partes: el saldo baja con cada pago. Cuando queda en cero, la compra dice Pagada. También llega a las facturas con saldo desde Compras > Compras, con el filtro Saldo en Con saldo por pagar.

Qué pago esta semana: ver por factura y pagar en lote

En Cuentas por pagar, cambie a Por factura para ver todas las facturas con saldo de todos los proveedores, ordenadas por vencimiento, en cuatro tramos: Vencidas, Vencen en los próximos 7 días, Vencen del día 8 al 15 y Más adelante o sin vencimiento, cada uno con lo que suma. Toque un tramo para ver solo esas facturas; tóquelo otra vez para verlas todas.

Para pagar lo de la semana, marque Marcar todo el tramo en Vencidas y en Vencen en los próximos 7 días, o marque factura por factura. Abajo se ven las facturas marcadas, sus proveedores y el total; pulse Pagar las marcadas. Cada factura arranca por todo su saldo y puede bajarla para abonar. Con Sale de, la fecha y la referencia una sola vez, queda un pago por proveedor, cada uno con sus facturas: en contabilidad sale un solo comprobante de egreso por proveedor, "Pago a proveedor de 2 facturas", con una línea de banco por el total para cruzarla con la transferencia del extracto.

Si el pago sale de Banco, al registrarlo el panel muestra una transferencia por proveedor: el banco, la cuenta y el valor, con Copiar en cada una para pegarla en el portal de su banco y Archivo de pagos (Excel o CSV) para el pago masivo. La cuenta es la de la ficha del proveedor, en Cuenta para pagarle; quien no la tiene sale aparte, en Sin cuenta registrada. Pulse Listo para volver a la lista.

Si anula uno de los pagos de un egreso de varias facturas, se anulan todos los de ese proveedor en ese egreso; el diálogo lo advierte antes. El pago en lote no sale del cajón de la caja POS: eso se paga factura por factura desde la compra.

Pagar la siguiente factura del mismo proveedor

Después de registrar un pago aparece un botón con el nombre del proveedor y el vencimiento, por ejemplo Pagar la siguiente de Tostadora SAS (vence 20/10/2026), con el número de esa factura y su saldo. Es la que sigue en Cuentas por pagar: la que vence primero. Al pulsarlo se abre esa factura con el cursor en Valor y con la misma Fecha del pago y la misma Referencia, porque muchas veces una sola transferencia paga varias facturas; cámbielas si no aplican.

Por ejemplo, para pagar las 9 facturas de un proveedor: tóquelo en Cuentas por pagar, toque la primera factura y, en cada una, Todo el saldo, Registrar pago de $ ... y Pagar la siguiente. Cuando no le quedan más, dice, por ejemplo, "Tostadora SAS no tiene más facturas con saldo.".

Tenga en cuenta:

El pago queda con la Fecha del pago que usted eligió. Así cuenta en Cuentas por pagar a una fecha de corte y en contabilidad: una transferencia de ayer registrada hoy ya no se debe en el corte de ayer.
En contabilidad, Efectivo (caja general) sale de la cuenta de caja; Banco o Tarjeta, de la cuenta de bancos de la configuración contable; y un medio de su empresa, como Nequi, de la cuenta de ese medio (la misma donde cae lo que le pagan con él; si no tiene una, de la de bancos), vea Medios de pago. No toca el turno de la caja POS.
El comprobante del pago lleva la referencia, por ejemplo "Pago a proveedor, compra 19, factura FV-88 de Tostadora SAS, ref. TRF 004512", y cada una de sus líneas también: la ve en el Auxiliar por cuenta de bancos o de proveedores y en su exportación, para cruzarla con el extracto.
En el detalle de la compra, cada pago dice de dónde salió y su referencia, por ejemplo "Salió de Banco, ref. TRF 004512".
Un descuento por pronto pago o una diferencia pequeña que no se va a pagar (unos centavos) se cierra con Ajustar saldo en el detalle de la compra (permiso de ajustar saldos); vea Ajustar el saldo de una factura. Lo que no hay son anticipos a proveedores antes de la factura: el único anticipo es el que se registra con la compra.
Si la red falla al registrar un pago, recargue la página y revise el saldo antes de volver a pulsar el botón, para no registrarlo dos veces.

El comprobante contable de la compra y del pago

Bodegix hace solo los comprobantes contables de las compras y de los pagos a proveedores: no hay que cargarlos a mano en Contabilidad > Comprobantes. Al registrar la compra (la factura del proveedor) crea el de la compra, con el inventario o el gasto, el IVA, las retenciones y lo que se le debe al proveedor; vea Registrar una compra. Al registrar el pago a un proveedor crea el comprobante del pago (el comprobante de egreso): débito a Proveedores y crédito a la cuenta de donde salió el dinero. Según el modo de las compras en Configuración > Configuración contable, cada uno queda contabilizado de una vez, queda en la pestaña Borradores de Contabilidad > Comprobantes para que el contador lo contabilice, o espera en Por contabilizar con el asiento ya armado. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Anular un pago mal registrado

Si registró un pago en la compra equivocada, por un valor errado o dos veces, anúlelo y registre el correcto. El pago no se borra: queda en la compra marcado como anulado, con el motivo.

Para anular necesita el permiso Anular compras registradas por error (roles jefe y administrador). Registrar pagos no basta.

Abra la compra en Compras > Compras (o desde Cuentas por pagar, tocando el proveedor y la factura).
En la lista de pagos, junto al pago, pulse Anular.
Se abre ¿Anular este pago? con el valor, la fecha y de dónde salió, por ejemplo "Pago de $ 142.800 del 22/09/2026, que salió de Banco, ref. TRF 004512.". Revise que sea el que quiere anular.
Escriba el Motivo, por ejemplo "Era el pago de la FV-90". Debe tener al menos 5 letras.
Pulse Anular pago. Para no anular nada, pulse Cancelar o Escape.

Qué pasa al anular:

Sale el aviso Pago anulado. El valor volvió al saldo de la compra.
El pago queda con la etiqueta Anulado, el valor tachado y debajo la fecha en que se anuló y el motivo.
El valor vuelve al saldo de la compra, y la compra vuelve a Cuentas por pagar.
En contabilidad, el comprobante del pago se revierte con otro, "Anulación del pago a proveedor", con la fecha del día en que lo anuló: el dinero vuelve a caja o bancos y la deuda con el proveedor vuelve a la cuenta de proveedores. Si el pago todavía estaba en borrador o en Por contabilizar, simplemente desaparece de ahí. Si salió del banco y ya está en una conciliación bancaria cerrada, la reversión espera en Por contabilizar hasta que se reabra esa conciliación.
Las retenciones no cambian: son de la compra, no del pago.
Las cuentas por pagar a una fecha de corte cuentan el pago hasta el día en que se anuló.
Queda en el registro de actividad como "Anuló un pago a proveedor", con el motivo.

No se puede anular un pago que ya está anulado, lo pagado de contado o el anticipo que se registró con la compra (si quedó mal, anule la compra, como se explica en Registrar una compra con retenciones), ni un pago de una compra anulada. Tampoco si el mes de hoy ya está cerrado en contabilidad: la reversión del pago lleva la fecha del día de la anulación; pida al contador que reabra el mes.

Qué debe ver al terminar

La orden en Compras > Órdenes de compra con su estado: Borrador, Enviada, Recibida en parte o Recibida.
Al recibirla, la compra en Compras > Compras y las existencias aumentadas en la bodega.
En Cuentas por pagar, el proveedor con su saldo en la edad que corresponde.
Después de pagar, el pago en el detalle de la compra con la fecha del pago y "Salió de Banco, ref. ...", el saldo rebajado y Pagar la siguiente si el proveedor tiene más facturas con saldo.

Si algo no sale

"El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha del pago"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
"¿Recibir más de lo pedido?": llegó más de lo pendiente. Confirme con Sí, recibir o cancele y corrija la cantidad. Si cancela, el mensaje queda en pantalla y la compra no se registra.
"... ya fue recibida, cerrada o anulada": esa orden ya no recibe mercancía. Si llegó algo más, regístrelo como una compra sin orden.
"... es de otro proveedor": la compra tiene un proveedor distinto al de la orden. Deje el de la orden.
"Elija la bodega de la orden de compra: lleva productos que manejan inventario y llegan a una bodega.": la orden pide al menos un producto que maneja inventario. Elija la Bodega de entrada; una orden de solo servicios no la necesita.
"Productos desconocidos o inactivos" al recibir: un producto de la orden se desactivó después de pedirlo. El mensaje no dice cuál: revise en Catálogo > Productos los productos de la orden, active el que esté inactivo o quite esa línea de la compra.
"La entrega esperada no puede ser anterior a la fecha de la orden": corrija la fecha de entrega.
"La orden OC-... ya recibió mercancía: ya no se puede editar" (o "está anulada" o "está cerrada"): la orden cambió mientras la editaba, quizás desde otro computador. Lo editado sigue en pantalla; vuelva a la orden para ver lo recibido y pida lo que falte en otra orden.
No aparece Editar en la orden: la orden ya recibió mercancía, está anulada o cerrada, o su rol solo consulta compras.
"Supera el saldo de $ ...": el valor del pago es mayor que lo que se debe. Pulse Todo el saldo.
"No puede ser posterior a hoy." o "La fecha del pago no puede ser posterior a hoy": la fecha del pago es futura. Ponga el día en que pagó; si aún no ha pagado, regístrelo cuando pague.
"No puede ser anterior a la factura (...)" o "La fecha del pago no puede ser anterior a la factura (...)": antes de la factura no se le pudo pagar esa factura. Revise la fecha o si está en la compra correcta.
No aparece Nequi (u otro medio) en Sale de: el medio está apagado en Configuración > Medios de pago, o no es de transferencia (las tarjetas se pagan con Tarjeta y la transferencia con Banco).
"El pago debe ser mayor que cero y hasta el saldo" o "La compra no tiene saldo pendiente": la compra ya está pagada o el valor no sirve. Recargue la página para ver el saldo actual.
No aparece Anular junto al pago: le falta el permiso Anular compras registradas por error, el pago ya está anulado o es lo pagado al registrar la compra.
"El pago ya está anulado": alguien lo anuló antes, quizás desde otro computador. Recargue la página.
"Lo pagado al registrar la compra no es un pago posterior: no se anula aparte": ese pago es parte de la compra. Si la compra quedó mal, anule la compra.
"La compra está anulada: sus pagos ya no se pueden anular" o "Pago no encontrado": la compra cambió mientras la tenía abierta. Recargue la página.
"El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha de la anulación"): la reversión del pago iría en un mes cerrado. Pida al contador que reabra el mes.
El botón Anular pago está gris: el motivo tiene menos de 5 letras.
No aparece el botón Recibir mercancía, Anular o Registrar pago: su rol solo consulta compras, o la orden ya está en un estado que no lo permite (vea la tabla de estados).
Un proveedor no sale en Cuentas por pagar: no tiene facturas con saldo a la fecha de corte. Las compras de contado quedan pagadas desde el principio.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.