Crear un proveedor y consultar su ficha (lo que le debe y lo que le compra)
¿A quién le compro, cuánto le debo a cada proveedor y cómo creo uno nuevo? En Compras > Proveedores está la lista con lo que le debe a cada uno, y al tocar un proveedor se abre su ficha: lo que le debe y lo vencido, lo que le ha comprado, sus compras y sus datos. Un proveedor que también es cliente se registra una sola vez.
Antes de empezar
- Para ver Proveedores necesita el permiso de consultar compras y cuentas por pagar (roles admin, jefe y contador). La ficha pide además el de consultar terceros, porque muestra sus datos.
- Para crear o editar un proveedor necesita el permiso de crear y editar terceros (roles admin y jefe).
- Si va a emitirle documento soporte (porque no le factura), llene su dirección, municipio y código postal: el documento soporte los pide. Vea Documento soporte.
Crear un proveedor
- En Compras > Proveedores, pulse Crear proveedor.
- Elija el Tipo de documento, por ejemplo NIT. Escriba el Número; con NIT, el DV se calcula si lo deja vacío.
- Para no escribir el resto, use Llenar con el RUT, Llenar con datos de la DIAN o Llenar con el RUES. Si el RUES o el RUT lo tienen con otro tipo de documento, Cambiar a NIT y usar estos datos lo cambia de un clic.
- Si es empresa, escriba la Razón social, y si es persona, Primer nombre y Primer apellido.
- En Es deje marcado Proveedor; si también le vende a él, marque Cliente.
- Elija el Régimen de IVA: en la casilla 53 del RUT, 48 es Responsable de IVA y 49, No responsable de IVA.
- En Contacto llene el correo donde envía sus facturas, el teléfono, el municipio y la dirección. En Condiciones de pago escriba el Plazo para pagarle (días); con 0 queda De contado.
- Si quiere, agregue Notas, que solo ve su equipo. Pulse Guardar.
Llenar con el RUT lee el PDF del RUT con la dirección y el régimen: es lo más completo para un proveedor. Si es persona, también puede escribir Otros nombres y Segundo apellido. El plazo propone el vencimiento de sus facturas de compra.
En Personas de contacto puede agregar con quién trata, y el Código postal va con la dirección.
Si un dato tiene un problema, el proveedor no se guarda y no se borra lo escrito: junto a los botones sale "No se guardó. Corrija estos N campos:" con un enlace a cada uno. Los campos se explican en Clientes y proveedores, y la ficha de cada uno y en Tipos de documento y nombres de las personas.
También puede crearlo sin salir de Nueva compra, la orden de compra o un gasto: escriba el nombre o el NIT en Proveedor y elija Crear proveedor. Vea Crear un cliente o un proveedor sin salir de la venta o la compra. Si ya es su cliente, búsquelo y elija Usar también como proveedor: no lo cree otra vez.
Buscar un proveedor y ver cuánto le debe
En Compras > Proveedores, cada fila muestra Nombre, Documento, Teléfono, Plazo y Le debemos (lo que le debe hoy, igual que en Cuentas por pagar).
- En Buscar, escriba el nombre o el documento (también sirve el teléfono o el correo).
- Estado: Activos (el de siempre), Inactivos o Todos.
- Con Columnas puede agregar Municipio y Régimen de IVA, por ejemplo para los certificados de retención.
- Exportar (Excel o CSV) baja la lista con sus datos, el municipio y el plazo.
Para ver las facturas vencidas de todos los proveedores por edades, use Compras > Cuentas por pagar. Vea Cuentas por pagar.
La ficha del proveedor
Toque un proveedor en la lista para abrir su ficha. También llega desde una compra, una orden, un gasto o Cuentas por pagar (Ver ficha del proveedor). Arriba dice su documento, el Plazo para pagarle y si también es cliente, y estas cifras:
| Cifra | Qué es |
|---|---|
| Le debemos | Lo que le debe hoy por sus compras. Si hay algo vencido, dice cuánto. |
| A favor generado | Lo que ha quedado a su favor por devoluciones de compras ya pagadas y compras de contado anuladas. Es un acumulado: su cobro se cruza en contabilidad. |
| Le hemos comprado | El total de las compras, cuántas son y el promedio, sin lo que se le devolvió. Las anuladas no cuentan. |
| Última compra | La fecha de la última y desde cuándo es proveedor. |
Debajo hay dos pestañas:
- Compras: cada compra (
FC-...) con su factura o documento soporte, la fecha, el Estado (vence, vencida, Por pagar, Pagada, Contado o Anulada), el Total y el Saldo. Con saldo deja solo las que le debe. Toque una para abrirla y pagarla. A la derecha, Lo que más le compramos, ya sin lo devuelto. - Datos y contactos: sus datos, las personas de contacto y las notas.
Arriba, Editar datos corrige sus datos (quien crea terceros) y Nueva compra abre una compra con el proveedor ya elegido (quien registra compras). Nueva orden abre una orden de compra con él. Si le debe algo, Pagar abre sus facturas por pagar, todas marcadas, para pagarlas en un solo egreso; desmarque las que no va a pagar. En Lo que más le compramos, Pedir otra vez abre una orden con ese producto y el último costo que le pagó. Quien ajusta saldos ve en cada compra con saldo Ajustar saldo; vea Ajustar el saldo de una factura.
Si le paga por transferencia, en Editar datos llene Cuenta para pagarle: el Banco, el Tipo de cuenta y el Número de cuenta, sin guiones. Al pagarle en lote desde Cuentas por pagar, Bodegix arma con ella el archivo para el portal del banco.
Desactivar un proveedor
Si ya no le compra, en su ficha pulse Editar datos, quite la marca de Proveedor activo: aparece para facturar, comprar y en los buscadores y pulse Guardar cambios. Queda con la etiqueta "Inactivo: no aparece para registrar compras" y deja de salir en la lista (se ve con Estado en Inactivos). Sus compras y lo que le debe no cambian.
Si algo no sale
- "Ya existe un tercero con ese documento: ...": ese proveedor (o un cliente con ese documento) ya está registrado. Búsquelo en Catálogo > Terceros; si es cliente, úselo también como proveedor.
- "¿Es otro tercero?" con "El número ... ya está registrado como ...": el mismo número existe con otro tipo de documento (por ejemplo, la cédula y el NIT de la misma persona). Si es la misma, use la que existe; si de verdad es otra, pulse Sí, es otro.
- "... está inactivo. Para usarlo como proveedor, quien maneja Terceros debe activarlo": pida que lo activen en Catálogo > Terceros.
- No ve Crear proveedor ni Editar datos: su rol solo consulta. Pídale al administrador; vea Crear usuarios y asignar roles.
- La columna Le debemos no sale: su rol no consulta las cuentas por pagar.
- Un proveedor no aparece al registrar una compra: está inactivo o no está marcado como Proveedor. Ábralo en Catálogo > Terceros y revíselo.
Relacionado
- Registrar una compra con retenciones
- Órdenes de compra y cuentas por pagar
- Cuentas por pagar
- Clientes y proveedores, y la ficha de cada uno
Revisada el 10 de octubre de 2026.