Registrar un gasto con su soporte y manejar la caja menor

Registre en Compras > Gastos lo que la empresa paga y no es mercancía (un taxi, papelería, aseo), con la foto o el PDF del recibo. Si esos gastos salen de una caja menor, aquí verá también cómo abrir el fondo, asignar su custodio y reembolsarlo.

Los gastos que la cajera pagó con plata del cajón aparecen arriba, en Pagos de la caja por registrar, con el valor y la foto: pulse Registrar y complete el concepto sin volver a escribir el valor. Vea Pagar una compra o un gasto con plata del cajón de la caja POS.

Antes de empezar

Para registrar gastos se necesita el permiso "Registrar gastos en las cajas menores a su cargo". Por defecto lo tienen los roles jefe y administrador. Si el custodio de la caja es, por ejemplo, un cajero, agregue ese permiso a su rol. Vea Crear usuarios y asignar roles.
Crear conceptos, abrir cajas menores y reembolsarlas necesita el permiso de registrar compras (jefe y administrador).
Debe existir al menos un concepto de gasto activo. Quien registra compras lo puede crear ahí mismo, desde la lista Concepto del gasto.
Un gasto con IVA o con retención necesita el proveedor. Quien registra compras lo crea desde el campo Proveedor; si el custodio no puede, pídale al jefe que lo cree antes en Catálogo > Terceros.

Crear los conceptos de gasto

Los conceptos agrupan los gastos (transporte, aseo, papelería) y dicen a qué cuenta contable van.

Una empresa nueva ya trae una lista con su cuenta: Arriendo (512010), Energía eléctrica (513530), Acueducto y alcantarillado (513525), Teléfono e internet (513535), Transporte y fletes (513550), Aseo y cafetería (519525), Papelería (519530), Honorarios (511095), Mantenimiento y reparaciones (514510), Publicidad (523560), Comisiones bancarias (530515) y Gastos bancarios (530505). Cambie la cuenta o desactive los que no use. Si su lista está vacía, Agregar los conceptos sugeridos la llena; los que ya tenga con el mismo nombre se quedan con su cuenta.

Vaya a Compras > Gastos, vista Conceptos de gasto (quien registra compras). También están en Compras > Caja menor y en Configuración > Conceptos de gasto.
Pulse Nuevo concepto.
Escriba el Nombre, por ejemplo Transporte.
En Cuenta contable, escriba la cuenta de gasto (por ejemplo, 513595). Bodegix sugiere cuentas del plan y muestra el nombre de la que escribió.
Pulse Guardar concepto.

La cuenta debe ser de gasto o de costo: empieza por 5, 6 o 7. Si escribe otra, por ejemplo la 236515 (la retención por honorarios, que es un pasivo), al guardar Bodegix pregunta ¿Los gastos de este concepto van a la 236515?, porque cada gasto se contabilizaría contra ella y no saldría en el estado de resultados. Pulse Sí, usar la 236515 solo si su contador se lo indicó; si no, Cancelar y elija una cuenta de gasto.

La cuenta debe estar en el plan de cuentas y recibir movimientos. La excepción es una cuenta del plan estándar de Bodegix que su empresa todavía no tiene: debajo del campo dice, en gris, por ejemplo, "La cuenta 5140 (Gastos legales) todavía no está en el plan de cuentas de la empresa. Es del plan estándar de Bodegix: se crea sola con el primer documento que la use. No tiene que hacer nada.", y el concepto se guarda. Con el primer gasto, contabilidad la crea con el nombre del plan estándar y lo deja en el registro de actividad. Lo mismo vale para la cuenta de una caja menor. Vea El plan de cuentas.

La columna Cuenta de la lista muestra el código y el nombre de la cuenta, por ejemplo "5120 Arrendamientos". Si quien mira no ve la contabilidad, solo el código.

Si deja la cuenta vacía, el concepto usa la de "Gasto por defecto" de la configuración contable, y la lista lo dice ("La de gasto por defecto (513595 Otros gastos diversos)"). Si esa cuenta tampoco existe, el panel del concepto lo dice al dejar la cuenta vacía ("Sin cuenta, sus gastos quedan en Por contabilizar: no hay una cuenta de gasto por defecto en Configuración contable.") y la lista marca "Sin cuenta: los gastos quedan por contabilizar": ponga la cuenta en el concepto o pídale a su contador que configure Gasto por defecto (compras de servicios y conceptos de gasto sin cuenta) en Configuración > Configuración contable.

También puede crearlo sin salir del gasto: en Compras > Gastos, abra la lista Concepto, escriba el nombre y elija Crear concepto "...". Se abre un panel con el nombre y la cuenta (opcional), con los mismos avisos; pulse Crear y usar y el concepto queda elegido en el gasto, con lo demás que llevaba escrito.

Para dejar de usar un concepto, tóquelo en la lista, quite la marca de Concepto activo: aparece al registrar gastos y pulse Guardar concepto.

Abrir una caja menor

En el menú, vaya a Compras > Caja menor y pulse Nueva caja menor.
Escriba el Nombre, por ejemplo Sede norte. En Sale de y en las listas se ve como Caja menor: Sede norte.
En Monto del fondo, el valor con que arranca, por ejemplo $ 500.000.
En Custodio, elija la persona que la maneja. Necesita el permiso de registrar gastos en su rol.
En Sale de, diga de dónde sale el dinero: Efectivo (caja general) o Banco.
En Cuenta contable (opcional), deje vacío para usar la cuenta de caja menor de la configuración contable, o escriba otra.
En Centro de costo, elija el de la sede donde está la caja: sus gastos, la apertura y los reembolsos lo toman solos. Si solo una sede tiene centro de costo, ya viene puesto. Si no existe, Crear uno con el mismo nombre lo crea con el nombre de la caja en un clic. Se ve si su usuario consulta los centros de costo.
Pulse Abrir caja menor.

La apertura queda con la fecha de hoy y pasa a contabilidad: entra a la caja menor y sale del banco o de la caja general.

Desde Compras > Gastos también puede abrirla sin salir: en Sale de, escriba el nombre y elija Crear caja menor "...". Pide el monto, el custodio (si no puede ver los usuarios, queda usted) y de dónde sale el dinero, en el mismo Sale de; usa la cuenta de caja menor de la configuración contable.

Registrar un gasto

En Compras > Gastos, revise Sale de: Efectivo (caja general), Banco o una caja menor, por ejemplo Caja menor: Sede norte.
Elija el Concepto, por ejemplo Transporte. Debajo va el Proveedor si lo tiene; con impuesto o retenciones es obligatorio. Escriba la Descripción, con tres letras o más, por ejemplo Taxi a la DIAN.
Escriba el Valor sin IVA, por ejemplo 18.000. Revise la Fecha: no puede ser posterior a hoy ni de un mes cerrado en contabilidad.
Si el recibo trae IVA, elija el Impuesto; con El valor incluye IVA encendido, escriba el total del recibo y la base sale de él.
Si quiere, escriba el Número de factura o recibo (opcional).
Si practica retenciones, elíjalas en Retenciones, una de cada tipo.
Pulse Foto del recibo y tome la foto o elija el archivo.
Pulse Registrar gasto: se activa con concepto, descripción, valor y de dónde sale; con impuesto, también el proveedor.

Al guardarlo sale, por ejemplo, "Gasto G-59 registrado.".

También está en Nuevo > Registrar gasto. Con una caja menor elegida, debajo de Sale de dice cuánto tiene, por ejemplo "Disponible en la caja: $ 383.500". Si lo pagó con plata del cajón, elija Caja POS: Caja 1 (turno de Ana) y el turno recibe el retiro solo; vea Pagar una compra o un gasto con plata del cajón de la caja POS. Lo del impuesto, el proveedor y las retenciones se explica en las secciones siguientes.

El valor con el IVA incluido

Al elegir un IVA o un impuesto al consumo con el valor todavía vacío, se enciende El valor incluye IVA y el campo se llama Valor con IVA: escriba el total del recibo tal cual.
Debajo sale el desglose, por ejemplo "Base $ 92.000 + IVA $ 17.480 = $ 109.480". El gasto se registra con esa base, ese IVA y justo ese total.
Si ya escribió el valor antes de elegir el impuesto, el interruptor queda apagado: lo escrito es el valor sin IVA. Puede encenderlo o apagarlo cuando quiera. Sin impuesto no aparece.
Más en Escribir los precios con el IVA incluido o sin él.

De dónde sale el dinero

Debajo de Sale de dice: "Caja general es el efectivo de la empresa en contabilidad; no saca plata del turno de la caja POS." Efectivo (caja general) es la cuenta de caja de la contabilidad: el turno de la caja POS no se entera.
Si la empresa no tiene cajas menores activas, no aparece ninguna y el campo viene en Efectivo (caja general). Con una sola caja menor, viene en ella; con varias, elija.
Después, el campo abre en lo último que usted usó en este navegador: si pagó el último gasto desde Banco, el siguiente abre en Banco.
El custodio solo ve su caja menor en Sale de: sus gastos siempre salen de ella.

Vea De dónde sale el dinero de un pago.

Impuesto, retenciones y proveedor

Impuesto: deje Sin impuesto o elija el IVA o el impuesto al consumo que trae el recibo. Se calcula sobre el Valor sin IVA. Si la empresa no es responsable de IVA en la fecha del gasto, ese IVA no se descuenta y la pantalla lo dice: "IVA al gasto: ... se suman al gasto (ET art. 485)." Si el impuesto no está, quien gestiona el catálogo escribe la tarifa (por ejemplo 19) y elige Crear impuesto "19"; la cuenta contable y el código DIAN se completan después en Configuración > Impuestos y retenciones.
Retenciones: hay una lista por cada tipo que la empresa tiene configurado y puede practicar (Retención en la fuente, ReteIVA, ReteICA), con Sin retención y las tarifas activas de ese tipo. Con los datos de la empresa confirmados, solo aparecen las que le corresponden según su RUT en la fecha del gasto; si no le corresponde ninguna, no aparece ninguna (vea Corregir los datos de la empresa). Elija la que practica en cada una. Si la empresa practica un tipo y aún no tiene ninguna tarifa, la lista aparece igual para crearla ahí (la retención en la fuente pide su concepto del formulario 350; la ReteICA se crea en Configuración > Impuestos y retenciones, porque lleva el municipio). Se calculan igual que en compras y se redondean al peso. Vea Registrar una compra con retenciones.
Proveedor: con impuesto o retención es obligatorio, porque quedan a su nombre. La pantalla lo avisa: "Con impuesto o retenciones el proveedor es obligatorio: quedan a su nombre."

Antes de guardar, Bodegix muestra cuánto sale de la caja. Por ejemplo, un taxi de $ 50.000 con retención en la fuente de servicios 4 %: "Salen $ 48.000 de Caja menor: Sede norte, retenido $ 2.000". Una resma de papel de $ 20.000 con IVA 19 % saca $ 23.800 ($ 20.000 + $ 3.800 de IVA).

Bodegix no aplica bases mínimas de retención: si elige una, la calcula sobre cualquier valor. Elíjala solo cuando corresponda.

Un gasto no genera documento soporte ante la DIAN. Si le pagó a una persona que no está obligada a facturar y necesita el documento soporte, regístrelo como compra. Vea Documento soporte.

El soporte en foto o PDF

Foto del recibo abre la cámara en el celular o deja elegir un archivo del computador. Acepta fotos y PDF. En el celular es lo primero del formulario: tome la foto y luego llene el valor y el concepto; en el computador está al final.
El archivo puede pesar hasta 3 MB. Las fotos se reducen solas antes de subirlas; los PDF se suben tal cual.
En Gastos registrados, debajo del estado de cada gasto sale Soporte con un clip para ver el recibo, o "Sin soporte".
Hoy el soporte solo se adjunta al registrar el gasto: después no se puede agregar ni cambiar desde la pantalla.

Gastos registrados

Toque una fila (o llegue a ella con Tab y pulse Enter) para ver el detalle del gasto: proveedor, número de recibo, impuesto, retenciones, lo pagado y de dónde salió, con Ver soporte, Anular gasto (quien registra compras) y Repetir.

La lista muestra el número (G-7), la fecha, el concepto, lo Pagado, la columna Salió de y el Estado: Por reembolsar (salió de caja menor y aún no se repone), Reembolsado, Pagado (salió de Efectivo (caja general) o de Banco) o Anulado. La columna Salió de usa los mismos nombres del campo Sale de. El custodio solo ve los gastos de su caja.

Van 50 por página, el más reciente primero. Arriba puede buscar por número (G-7 encuentra solo ese gasto; desde un comprobante, Ver gasto G-7 llega así), concepto, descripción, número de recibo o proveedor, y filtrar por Período, Salió de (Efectivo (caja general), Banco o Caja menor, solo el jefe) y Estado (Por reembolsar, Sin soporte o Anulados). Sin soporte deja los que no tienen la foto o el PDF del recibo, para reclamarlos; arriba de la lista, por ejemplo "4 gastos de este mes sin soporte" los muestra con un toque. Exportar (Excel o CSV) descarga lo filtrado.

En Compras > Caja menor, los Conceptos de gasto también se buscan por nombre o cuenta y se filtran por Activos o Inactivos.

El comprobante contable del gasto

Al registrar el gasto, Bodegix crea solo su comprobante contable, con la cuenta del concepto y la cuenta de donde salió el dinero. No tiene que cargarlo a mano en Comprobantes. Los gastos usan el modo de las compras en Configuración > Configuración contable: según ese modo, el comprobante queda contabilizado de una vez (Automático), queda en la pestaña Borradores de Contabilidad > Comprobantes para que el contador lo contabilice (Borrador), o espera en Por contabilizar con el asiento ya armado (Manual). Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Repetir un gasto de cada mes

El arriendo, los honorarios, la vigilancia o el internet se pagan cada mes con el mismo proveedor, el mismo valor y las mismas retenciones. No los escriba de nuevo:

En Gastos registrados, busque el del mes pasado, por ejemplo G-58, y pulse Repetir en su fila. También puede tocar la fila para ver el detalle del gasto y pulsar Repetir ahí.
El formulario queda con el concepto, el proveedor, el impuesto, las retenciones, Sale de, el valor y la descripción del gasto que repite. El mes de la descripción avanza: "Honorarios de revisoría fiscal 10/2026" pasa a "Honorarios de revisoría fiscal 11/2026". También avanza un mes escrito con su nombre ("septiembre" pasa a "octubre"). Un nombre con mayúscula que coincide con un mes, como "Julio César" o "calle Mayo", no cambia; "Arriendo de Mayo" sí pasa a "Arriendo de Junio".
La Fecha queda en la de hoy, y el Número de factura o recibo y la foto quedan vacíos: son de cada gasto. El cursor queda en el número del recibo; escríbalo.
Revise lo demás y pulse Registrar gasto. Nada se guarda antes.

Si el formulario ya tenía datos escritos, Bodegix pregunta ¿Repetir G-...? antes de reemplazarlos. Si los impuestos y retenciones no se pudieron cargar, Repetir no llena nada y lo dice: intente de nuevo en un momento.

Una retención que la empresa ya no practica en la fecha nueva (según Datos de la empresa), o un impuesto o una retención que se desactivó, no se copia, y el formulario lo dice, por ejemplo: "No se copió Retención honorarios 10%: ya no aplica en la fecha del gasto." Elija la que corresponda, si aplica. Lo mismo pasa con un concepto que se desactivó (queda por elegir) y con una caja menor que ya se cerró: el formulario lo dice para que revise Sale de antes de registrar.

La sugerencia "Igual que el de ..."

Si registra el gasto desde cero, al elegir el Proveedor Bodegix busca su último gasto (sin contar los anulados); con el Concepto ya elegido, el último con los dos. Si lo hay, debajo del proveedor aparece un botón, por ejemplo "Igual que el de septiembre: $ 2.100.000, Retención honorarios 10%"; sin concepto elegido, el botón dice también cuál trae: "Igual que el de septiembre: Honorarios, $ 2.100.000, ...". Púlselo y el formulario se llena como con Repetir, con la fecha que tenga el formulario. Si ya había escrito la descripción, el valor o el impuesto, pregunta ¿Usar G-...? antes de reemplazarlos. El botón nombra solo lo que se va a copiar: una retención que ya no aplica no aparece en él. Si no hay un gasto anterior de ese proveedor (o de ese concepto con él), no aparece nada.

Reembolsar la caja menor

Cuando la caja se va quedando sin dinero, el jefe la repone con lo gastado. Se hace desde Compras > Gastos, sin salir de donde registra los gastos:

En Compras > Gastos, arriba, la tarjeta de cada caja menor dice lo Disponible, por ejemplo "$ 383.500 de $ 500.000", y cuántos gastos tiene por reembolsar.
Pulse Reembolsar $ 116.500 en la tarjeta de la caja. El botón muestra lo gastado ($ 500.000 - $ 383.500).
Lea el resumen: qué caja repone, cuántos gastos pendientes cubre y a cuánto vuelve la caja.
En Sale de, elija Efectivo (caja general) o Banco.
En Fecha del reembolso, ponga el día en que entregó el dinero. No puede ser posterior a hoy ni anterior al último gasto que repone.
Pulse Reembolsar $ 116.500.

La caja vuelve a su monto y sus gastos pasan a Reembolsado.

También puede hacerlo desde Compras > Caja menor (o Ver cajas menores, en la tarjeta): el mismo botón está en la fila de cada caja y abre el mismo panel.

Si la caja no tiene gastos por reembolsar, en lugar del botón dice "Nada por reembolsar". El custodio ve en Gastos la tarjeta de su caja con lo disponible, pero no el botón: reembolsar es de quien registra compras.

Cambiar el custodio o cerrar la caja

En Compras > Caja menor, toque la fila de la caja.
Cambie el Nombre, el Custodio o el Centro de costo (lo toman los gastos y reembolsos que se registren desde ahora; lo ya registrado no cambia).
Pulse Guardar cambios.

Para cerrar la caja, no puede tener gastos sin reembolsar. En ese mismo panel:

Marque Cerrar la caja y devolver su saldo de $ ....
En Vuelve a, elija Efectivo (caja general) o Banco.
Revise la Fecha del cierre.
Pulse Cerrar y devolver $ ....

Una caja cerrada no se reabre: si la necesita otra vez, cree una nueva. Hoy no se puede cambiar el monto del fondo ni registrar un arqueo con faltante o sobrante. Para cambiar el monto, cierre la caja y abra una nueva con el monto correcto.

Anular un gasto mal registrado

Si registró un gasto con otro valor, otro concepto o dos veces, anúlelo y regístrelo de nuevo. Lo hace quien registra compras (jefe y administrador):

En Gastos registrados, toque la fila del gasto, por ejemplo G-7.
En el detalle, pulse Anular gasto.
Lea lo que pasa: se revierte su asiento contable con la fecha de hoy; si salió de una caja menor, el valor vuelve a lo disponible; si salió de la caja POS, el retiro vuelve a Pagos de la caja por registrar.
Escriba el Motivo (al menos 5 caracteres) y pulse Anular gasto.

Sale "Gasto anulado." y el gasto queda en Anulado. Para registrarlo bien, Repetir le llena el formulario con lo mismo.

Un gasto que ya se reembolsó con la caja menor no se anula aquí: el detalle dice "Este gasto ya se reembolsó con la caja menor: no se anula aquí. Corríjalo con un comprobante contable.", y lo corrige su contador.

Qué debe ver al terminar

El mensaje "Gasto G-... registrado." y el gasto en Gastos registrados, con su estado y el clip del soporte.
En la caja menor, lo disponible rebajado en lo que salió.
Al repetir un gasto, el formulario lleno con el mes siguiente en la descripción, la fecha de hoy y vacíos el recibo y la foto, hasta que pulse Registrar gasto.
Después de un reembolso, la caja en su monto completo y los gastos en Reembolsado.
Al anular un gasto, el mensaje "Gasto anulado." y el gasto en Anulado.
En contabilidad, el comprobante del gasto, contabilizado o en borrador según la configuración. Vea Cómo contabiliza Bodegix cada operación.

Si algo no sale

"La fecha del gasto (...) es anterior al inicio de la operación ... en Bodegix (...)" (o la de la apertura, el reembolso o el cierre): corrija la fecha. Si es más vieja que los días hacia atrás que acepta la empresa, Bodegix pregunta ¿La fecha es correcta?: pulse Sí, es correcta o Corregir la fecha. Vea Poner las fechas de inicio en Bodegix y los días hacia atrás.
"El mes de ... está cerrado en contabilidad" (con "la fecha del gasto", "de la apertura", "del reembolso" o "del cierre"): el contador ya cerró ese mes y su comprobante no se podría contabilizar. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que reabra el mes; vea Cerrar un período contable.
"No tiene una caja menor a su cargo. Pida al jefe que le asigne una.": el jefe debe abrir una caja con usted como custodio, o pasarle una existente.
"La caja menor no alcanza; pida un reembolso." o "La caja menor solo tiene ...; solicite un reembolso primero": el gasto supera lo disponible. Pídale al jefe el reembolso.
El botón Registrar gasto no se activa: falta el concepto, una descripción de al menos 3 caracteres, el valor o de dónde sale (con varias cajas menores, Sale de dice "Elija de dónde sale"), o falta el proveedor en un gasto con impuesto o retención.
"Un gasto con impuesto o retenciones necesita el proveedor: quedan a su nombre": elija el proveedor.
"Solo se registran gastos de la caja menor a su cargo": sin permiso de compras, solo se registran gastos de la propia caja menor.
"El soporte supera 3 MB": el gasto sí quedó guardado, sin soporte. Sin recargar la página y sin cambiar los demás datos, pulse Cambiar foto, elija un archivo más liviano (una foto en vez de un PDF escaneado) y pulse otra vez Registrar gasto: Bodegix reconoce el mismo gasto y solo le agrega el soporte. Si ya recargó la página, busque el gasto en Gastos registrados antes de registrarlo de nuevo.
"El soporte debe ser una foto ... o un PDF": el archivo es de otro tipo. Tome una foto o guárdelo como PDF.
"Concepto de gasto desconocido o inactivo": el concepto se desactivó. Elija otro o pídale al jefe que lo active.
"No está en el plan de cuentas o no recibe movimientos." al escribir una cuenta: esa cuenta no existe o tiene subcuentas, y no es una del plan estándar que Bodegix crea sola. Use una de las que sugiere el campo o créela en el plan de cuentas. Vea El plan de cuentas.
"Reembolse o anule primero su gasto pendiente" (o "sus ... gastos pendientes") al cerrar la caja: reembólsela primero.
"El reembolso no puede ser anterior al último gasto que repone": ponga una fecha igual o posterior a la del último gasto.
La lista Custodio sale vacía: para ver los usuarios se necesita el permiso de crear usuarios. Pídale al administrador que abra la caja.
"La cuenta ... no es de gasto ni de costo (clases 5, 6 y 7)...": el concepto lleva una cuenta que no es de gasto. Elija una que empiece por 5, 6 o 7, o confirme la que escribió si su contador se lo indicó.
"El gasto ya está anulado" o "El gasto ya se reembolsó; corríjalo con un comprobante contable" al anular: recargue la lista; un gasto reembolsado lo corrige su contador.
"Ya existe una caja menor con ese nombre" o "Ya existe un concepto de gasto con ese nombre": use otro nombre o edite el que ya existe.
El gasto quedó en Por contabilizar: falta la cuenta del concepto, de la caja menor o de un impuesto. Vea Por contabilizar: qué es y cómo vaciarlo.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.