Registrar una compra desde la foto o el PDF de la factura
En Nueva compra, Bodegix puede leer la foto o el PDF de la factura del proveedor y llenar el formulario: proveedor, número, fechas, forma de pago y productos. Usted revisa todo y registra la compra como siempre. Nada se guarda hasta que pulse Registrar compra.
Antes de empezar
- Necesita el permiso de registrar compras y que la empresa tenga encendidas las Funciones con IA (Configuración > Tipo de empresa y módulos). Si no ve Leer la factura con IA, falta alguna de las dos. Con las funciones apagadas, quien puede encender módulos ve en Nueva compra la línea Lea la factura desde una foto: active Funciones con IA en Configuración, que lleva allá.
- Bodegix busca el proveedor por el NIT y cada producto por lo que usted eligió antes para ese código del proveedor, por su código, su código de barras o su nombre. Lo que no exista se crea desde la misma compra con lo leído.
- Sirve una foto o el PDF de la factura electrónica, de hasta 5 MB. Las fotos grandes se achican solas antes de subirlas.
Leer la factura
- En el menú, Compras > Compras, pulse Nueva compra.
- En Leer la factura con IA, pulse Subir foto o PDF y elija el archivo. En el celular puede tomar la foto en ese momento.
- Espere a que diga Se leyó...: el formulario queda lleno con lo que se leyó.
- Lea los avisos en naranja y corrija lo que digan (vea la sección siguiente).
- Elija la Bodega de entrada (si la compra trae productos que manejan inventario; con solo servicios es opcional) y las retenciones que practica: eso no está en la factura.
- Compare el Total factura del resumen con el del papel y pulse Registrar compra por $ ....
Para que se lea bien, tome la foto de frente, con buena luz y con la factura completa, sin cortar los bordes.
Qué revisar
- El proveedor no está en Terceros: pulse en el recuadro de la lectura el botón Crear con su nombre y su NIT, por ejemplo Crear Molinos del Sur SAS (NIT 900.555.111-6). Se abre el alta rápida con el NIT, el dígito de verificación y la razón social de la factura, y con Responsable de IVA si la factura cobra IVA (solo el responsable puede cobrarlo). Si ninguna línea lo cobra, el Régimen de IVA queda en Elija el régimen: el proveedor puede vender productos excluidos y ser responsable igual; mírelo en su RUT. Revise y pulse Crear proveedor: queda elegido.
- Está en Terceros, pero no como proveedor (por ejemplo, es su cliente): el campo Proveedor queda con su NIT y le ofrece Usar también como proveedor. Púlsela y queda elegido (vea Usar también como proveedor o como cliente).
- Una línea no coincide con un producto: debajo de la línea dice qué decía la factura. Busque el producto en Producto, o pulse Crear producto "...": se abre con la descripción como nombre, el código del proveedor (en Código de barras si lo es o en Referencia del proveedor) y lo que costó en la factura a la vista. Escriba el precio de venta y pulse Crear y usar: queda en la línea con el costo de la factura. También puede quitar la línea. Si en el catálogo hay productos con nombre parecido, la línea dice ¿Es este? con hasta tres: tocar uno lo pone en la línea, antes de crear uno repetido.
- Se emparejó sola con lo que eligió antes para este proveedor: Bodegix recuerda el producto que quedó en cada línea leída cuando registra la compra, por el código del proveedor (o por la descripción, si no trae código). Si ya no quiere que lo haga, pulse Olvidar lo elegido en esa línea; si el producto era otro, cámbielo y al registrar se recuerda el nuevo.
- Se eligió por el nombre: confirme que sea el producto correcto; si no, cámbielo.
- Las líneas no suman el total de la factura: revise cantidades, costos y descuentos. Los costos van sin IVA.
- Impuesto: si la factura trae un IVA distinto al del producto, la línea queda con el de la factura.
La IA puede equivocarse con números borrosos o letras a mano. Usted es quien registra la compra: revise siempre antes de guardar.
La segunda factura del mismo proveedor
La primera vez usted elige o crea los productos que Bodegix no reconoció. Al registrar, Bodegix recuerda cada elección para ese proveedor. En la siguiente factura del mismo proveedor, esas líneas llegan con su producto y el recuadro dice cuántas se emparejaron solas. Lo recordado es de su empresa y de ese proveedor: otro proveedor con el mismo código no lo usa.
Lecturas por mes
La empresa tiene un número de lecturas por mes. Cuando quedan pocas, el recuadro dice cuántas. Si se acaban, registre la compra a mano; el primer día del mes siguiente vuelve a empezar. Una foto que no es una factura también gasta una lectura.
Qué pasa con la foto
La foto o el PDF se envían a Google (Gemini API), en Estados Unidos, para que la inteligencia artificial los lea, y Bodegix no los guarda. Guarde el archivo original de la factura como lo hace hoy.
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Revisada el 10 de octubre de 2026.