Abrir, reembolsar y cerrar una caja menor, y crear los conceptos de gasto

¿Cómo se abre un fondo de caja menor, cómo se repone cuando se acaba la plata y dónde se crean los conceptos de gasto? Todo está en Compras > Caja menor: cada fondo tiene un custodio que registra sus gastos en Compras > Gastos, y el reembolso lo vuelve a llenar con lo gastado. Abajo, en la misma pantalla, están los Conceptos de gasto (también en Configuración > Conceptos de gasto).

Antes de empezar

• Abrir, reembolsar y cerrar cajas menores, y crear conceptos, necesita el permiso de registrar compras (roles admin y jefe).
• El custodio necesita en su rol el permiso "Registrar gastos en las cajas menores a su cargo". Si es, por ejemplo, un cajero, agréguelo a su rol; vea Crear usuarios y asignar roles.
• Para elegir el custodio en la lista se necesita ver los usuarios (permiso de crear usuarios). Si la lista sale vacía, pídale al administrador que abra la caja.

Abrir una caja menor

1. En Compras > Caja menor, pulse Nueva caja menor.
2. Escriba el Nombre, por ejemplo Sede norte: en Sale de y en las listas se verá como "Caja menor: Sede norte".
3. En Monto del fondo escriba el valor con que arranca, por ejemplo $ 500.000.
4. En Custodio elija quién la maneja; necesita el permiso de registrar gastos en su rol.
5. En Sale de diga de dónde sale el dinero: Efectivo (caja general) o Banco.
6. En Centro de costo elija el de la sede donde está la caja: sus gastos y reembolsos lo toman solos.
7. Pulse Abrir caja menor: se activa con el nombre, el monto y el custodio.

En Cuenta contable (opcional) deje vacío para usar la de caja menor de la configuración contable, o escriba otra. Si solo una sede tiene centro de costo, ya viene puesto.

Sale "Caja menor abierta." y la caja aparece en la lista con su Custodio y lo Disponible. La apertura queda con la fecha de hoy y pasa a contabilidad: entra a la caja menor y sale del banco o de la caja general.

Reembolsar (reponer) la caja menor

Cuando la caja se va quedando sin plata, se repone con lo gastado:

1. En Compras > Caja menor, en la fila de la caja, pulse Reembolsar $ .... El botón dice lo gastado desde el último reembolso. También está en la tarjeta de la caja en Compras > Gastos.
2. En Reembolsar caja menor, lea qué caja repone, cuántos gastos pendientes cubre y a cuánto vuelve.
3. En Sale de, elija Efectivo (caja general) o Banco.
4. En Fecha del reembolso, ponga el día en que entregó el dinero. No puede ser posterior a hoy ni anterior al último gasto que repone.
5. Pulse Reembolsar $ ....

Sale "Reembolso registrado.", la caja vuelve a su monto y sus gastos pasan a Reembolsado. Si la caja no tiene gastos pendientes, en lugar del botón dice "Nada por reembolsar". La columna Por reembolsar dice cuántos gastos esperan reembolso.

Crear un concepto de gasto

Los conceptos (aseo, transporte, papelería) agrupan los gastos y dicen a qué cuenta contable van.

1. En Compras > Caja menor, baje a Conceptos de gasto (o en Compras > Gastos, vista Conceptos de gasto) y pulse Nuevo concepto.
2. Escriba el Nombre, por ejemplo Transporte.
3. En Cuenta contable, escriba la cuenta de gasto, por ejemplo 513595. Si la deja vacía, usa la de gasto por defecto de la configuración contable.
4. Pulse Guardar concepto.

Sale "Categoría guardada.". Para dejar de usar un concepto, tóquelo, quite la marca de Concepto activo: aparece al registrar gastos y pulse Guardar concepto. En la lista, Buscar concepto busca por nombre o cuenta y Estado filtra los activos o los inactivos. Si la columna Cuenta dice "Sin cuenta: los gastos quedan por contabilizar", ponga la cuenta en el concepto o pida al contador la cuenta de gasto por defecto. Más detalle en Crear los conceptos de gasto.

Cambiar el custodio o cerrar la caja

1. En Compras > Caja menor, toque la fila de la caja.
2. Cambie el Nombre, el Custodio o el Centro de costo (lo toman los gastos y reembolsos que se registren desde ahora).
3. Pulse Guardar cambios. Sale "Caja menor guardada.".

Para cerrarla, la caja no puede tener gastos sin reembolsar. En el mismo panel, en Cerrar la caja:

1. Marque Cerrar la caja y devolver su saldo de $ ....
2. En Vuelve a, elija Efectivo (caja general) o Banco.
3. Revise la Fecha del cierre y pulse Cerrar y devolver $ ....

Una caja cerrada queda Inactiva y no se reabre: si la necesita otra vez, abra una nueva. Hoy no se puede cambiar el monto del fondo: para eso, ciérrela y abra otra con el monto correcto.

Qué debe ver al terminar

• La caja en la lista con su custodio, lo Disponible (por ejemplo "$ 383.500 de $ 500.000") y el botón para reembolsarla cuando tenga gastos.
• Después de un reembolso, la caja en su monto completo y Nada por reembolsar.
• Los conceptos nuevos en la lista Concepto de Compras > Gastos.

Si algo no sale

• "Ya existe una caja menor con ese nombre" o "Ya existe un concepto de gasto con ese nombre": use otro nombre o edite el que ya existe.
• "La cuenta ... no está en el plan de cuentas o no recibe movimientos.": esa cuenta no existe o tiene subcuentas. Use una de las que sugiere el campo. Vea El plan de cuentas.
• "Tiene ... gastos sin reembolsar: reembólselos o anúlelos antes de cerrarla." o "Reembolse o anule primero su gasto pendiente" (o "sus ... gastos pendientes"): reembolse la caja y después ciérrela.
• "El reembolso no puede ser anterior al último gasto que repone": ponga una fecha igual o posterior a la del último gasto.
• "El mes de ... está cerrado en contabilidad": la fecha de la apertura, el reembolso o el cierre cae en un mes cerrado. Use una fecha de un mes abierto o pida al contador que lo reabra.
• El botón Abrir caja menor está gris: falta el nombre, el monto o el custodio.
• El custodio no ve su caja en Gastos: su rol no tiene el permiso de registrar gastos. Agrégueselo.

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Revisada el 10 de octubre de 2026.